Pracodawcy z obawami o paraliż systemu dotyczącego zatrudniania cudzoziemców

Zasadniczo pracodawcy zatrudniający cudzoziemców mają poważne obawy o możliwość paraliżu kluczowego dla nich portalu praca.gov.pl. Jest to o tyle istotne, iż ma to być jedyna droga do potwierdzania kopii umów zawartych z obcokrajowcami, co będzie prawdopodobnie nowym wymogiem. Obawy te są niestety uzasadnione, a ich przyczyną jest spodziewane wejście w życie nowych zasad dotyczących zatrudniania cudzoziemców.

Jakie są zatem zagrożenia dotyczące nowych zasad dotyczących zatrudniania cudzoziemców?

Co do zasady najnowsza ustawa z 20 marca 2025 roku o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP oczekuje już tylko na podpis Prezydenta RP. Jednym z nowych obowiązków nałożonych na pracodawców jest przekazywanie właściwemu organowi (a zatem zazwyczaj wojewodzie bądź też staroście), który wydał zezwolenie lub wpisał oświadczenie do ewidencji, kopii umowy zawartej z cudzoziemcem jeszcze przed rozpoczęciem przez niego pracy. Pracodawca będzie musiał przesłać ową kopię za pośrednictwem systemu praca.gov.pl.

Jak zauważa Agata Majewska, radca prawny z kancelarii Kopeć Zaborowski Adwokaci i Radcowie Prawni, w myśl brzmienia nowych przepisów będzie to warunek konieczny do spełnienia i to jeszcze przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi. Do tej pory pracodawcy nie musieli potwierdzać umowy zawartej z obcokrajowcem, a informowali jedynie o jego niestawieniu się do pracy lub zmianie miejsca zatrudnienia.

Jak z kolei zauważa adwokat Karolina Schiffter, partner w Kancelarii PCS/Littler, wprawdzie nieprzekazanie umowy nie będzie powodować, że cudzoziemiec zostanie zatrudniony nielegalnie, jednak naruszenie tego obowiązku będzie stanowić wykroczenie, które z kolei podlega karze grzywny w wysokości od 1.000,00 zł do 3.000,00 zł. Ponadto, w przypadku zezwolenia na pracę, stanowić to będzie podstawę do jego uchylenia i odmowy wydania kolejnych zezwoleń dla tego pracodawcy w przyszłości.

Generalnie przewiduje się, iż po poprawnym wysłaniu dokumentu do urzędu, użytkownik otrzyma automatyczne potwierdzenie na adres e-mail podany w danych konta praca.gov.pl i to potwierdzenie należy przechowywać na wypadek kontroli. Warto w tym miejscu zauważyć, iż z raportu Gi Group Holding „Barometr Rynku Pracy 2024” wynika, iż cudzoziemców zatrudnia obecnie ponad 18,0% przedsiębiorstw. I w sytuacji, gdy przyjdzie konieczność potwierdzania umowy nawet tylko przez część z tych podmiotów, to może niewątpliwie dojść do paraliżu całego systemu. Bywa bowiem niejednokrotnie, że jeden pracodawca przyjmuje na raz kilku cudzoziemców, stąd też pojawia się pytanie co w sytuacji, gdy nie będzie można wysłać dokumentów i czy można wówczas powierzyć obowiązki pracownikowi.

Adwokat Karolina Schiffter podkreśla, iż niewątpliwie pracodawcy mają istotne obawy o wydolność portalu praca.gov.pl, zastanawiając się na ile te przepisy będą rygorystycznie egzekwowane przez inspektorów i czy mogą oni faktycznie ponieść karę, gdy przykładowo załadują do systemu umowę 2 minuty po czasie. Dla wielu przedsiębiorców jest to nowy obowiązek, co oznacza często konieczność umówienia się z cudzoziemcem co najmniej dzień przed rozpoczęciem pracy, by zdążyć następnie przesłać dokumenty do systemu praca.gov.pl. Z dotychczasowych doświadczeń wynika, iż wielu pracodawców stosuje wielostronicowe wzorce umów, które będzie trzeba przekazać do urzędu, a niektóre z nich liczą nawet około 30 stron.

Jak z kolei dostrzega dr Magdalena Zwolińska, adwokat oraz partner w kancelarii HRLS, w ostatnim czasie liczba telefonów od zaniepokojonych pracodawców rośnie, gdzie przedsiębiorcy wyrażają poważne wątpliwości co do sprawnego funkcjonowania systemu teleinformatycznego, a także zasadności przesyłania kopii umów z cudzoziemcami organowi, który wydał dokumenty zezwalające na powierzenie pracy. W tym aspekcie przedsiębiorcy podkreślają bowiem, iż w praktyce organy te nie będą w stanie skutecznie weryfikować przesłanych umów z uwagi na ich znaczną liczbę oraz konieczność posiadania szczegółowej wiedzy z zakresu prawa pracy czy też prawa cywilnego.

Jakie zatem nowe zasady dotyczące zatrudniania cudzoziemców wprowadzi ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP?

Zasadniczo najważniejsze zmiany wynikające z ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP są następujące:

• ograniczenie wyłudzania zezwoleń na pracę w celu wjazdu do strefy Schengen, chociażby poprzez wprowadzenie nowych funkcjonalności w systemach informatycznych
• doprecyzowanie przesłanek wydania oraz odmowy wydania zezwolenia na pracę, w tym wprowadzenie obligatoryjnej przesłanki odmowy udzielenia zezwolenia, gdy pracodawca nie opłaca składek ZUS lub podatku PIT albo gdy nie prowadzi działalności gospodarczej uzasadniającej powierzenie pracy cudzoziemcowi w danym okresie, bądź został ustanowiony lub działa głównie w celu ułatwiania cudzoziemcom wjazdu do Polski
• zniesienie procedury testu rynku pracy, a zamiast tego ustawa przewiduje możliwość określenia przez starostę listy zawodów i rodzajów pracy, dla których nie będą wydawane zezwolenia na pracę cudzoziemcom, zamierzającym podjąć pracę na terenie danego powiatu
• pełna elektronizacja procedury wydawania zezwoleń na pracę, co skrócić ma terminy wydawania zezwoleń i usprawnić rozpatrywanie spraw
• rezygnacja z instytucji przedłużenia zezwolenia na pracę, a zamiast tego pracodawcy korzystać będą mogli z możliwości powierzenia pracy w oczekiwaniu na wydanie kolejnego zezwolenia na pracę, na tym samym stanowisku i w ramach tego samego rodzaju pracy
• wyższe kary grzywny za nielegalne zatrudnianie cudzoziemców, w wysokości od 3.000,00 zł do 50.000,00 zł za każdego cudzoziemca
• większa integracja cudzoziemców pracujących w Polsce, bowiem nowe przepisy przewidują możliwość stosowania programów integracyjnych dla cudzoziemców, a w tym pomoc w nauce języka polskiego czy też wyspecjalizowane punkty wspierania cudzoziemców na rynku pracy, tworzone przez urzędy pracy

Czy zatem obawy przedsiębiorców o funkcjonalność systemu informatycznego dostrzegane są przez ustawodawcę?

Istotnym jest, iż zagrożenia, które zgłaszają pracodawcy odnośnie do wydolności systemu informatycznego, dostrzegają również przedstawiciele Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. W tym zakresie urzędnicy tegoż resortu podkreślają bowiem, iż sam serwis praca.gov.pl będzie modernizowany i dostosowany do przepisów nowej ustawy, a prace mające na celu modernizację systemu zgodnie z nowymi przepisami, w tym wprowadzenie funkcjonalności dotyczącej przesyłania umów zawartych z cudzoziemcami, przeprowadzone zostaną po wejściu w życie nowych przepisów. W tym zakresie obowiązek przekazania kopii umowy powinien być spełniony za pomocą systemu teleinformatycznego, służącego realizacji zadań związanych z powierzeniem pracy cudzoziemcom, a obecnie brak w nim takiej funkcjonalności służącej przesyłaniu umów.

W powyższym aspekcie pracodawcy zastanawiają się jednak czy uda się to zrobić na czas i czy w praktyce system okaże się sprawny. Szczególnie, iż w przeszłości już niejednokrotnie bywało, że rządowe systemy okazywały się niewydolne. Ponadto pracodawcy zastanawiają się jak postąpić w sytuacji, gdy wystąpi problem z przesłaniem kopii dokumentów. Jest to o tyle istotne, iż przepisy nie przewidują alternatywnego sposobu przekazywania kopii umowy do urzędu.

Jak zatem zauważa Karolina Schiffter, kwestia przekazania dokumentów jest dość problematyczna, ponieważ ustawa wprost nie odnosi się do sytuacji, gdy występują problemy techniczne z realizacją nowego obowiązku i to pomimo, iż wskazuje się na sposób działania w razie nieprawidłowego funkcjonowania systemów w innych przypadkach, to jednak nie odnosi się to do trudności z przesłaniem kopii umowy zawartej z cudzoziemcem. Stąd też na chwilę obecną rozstrzygnięcie w zakresie właściwego sposobu działania podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcom nie jest niestety możliwe.

Niewątpliwie jednak pracodawca w takiej sytuacji nie może ponosić odpowiedzialności za nieprzesłanie kopii umowy w terminie, stąd też nie powinien on również rezygnować z powierzenia pracy cudzoziemcowi. W takim przypadku rekomendować można pracodawcy ewentualnie zrobienie printscreenu komunikatu pojawiającego się na stronie praca.gov.pl o braku możliwości przekazania umowy i podjęcie próby jej załadowania kolejnego dnia, aż do skutku. Niewątpliwie będzie to dowód w sprawie, gdy dojdzie do wymierzenia pracodawcy ewentualnej kary, ta bowiem może zostać nałożona tylko w razie zawinionego działania zatrudniającego.

Przewiduje się ponadto, iż sama ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP wejdzie w życie 1-go dnia miesiąca, następującego po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.

Podsumowując, czekająca już tylko na podpis Prezydenta RP ustawa z 20 marca 2025 roku o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP, wprowadza kilka nowych rozwiązań i obowiązków, szczególnie wobec pracodawców. W tym kontekście zatrudniający cudzoziemców obawiają się szczególnie paraliżu portalu praca.gov.pl, który ma być jedyną drogą do przesłania potwierdzenia kopii zawartej umowy z cudzoziemcem. Tak naprawdę do końca nie wiadomo co czynić w sytuacji, gdy ów portal rzeczywiście okaże się niewydolny i nie będzie technicznej możliwości spełnienia ustawowego obowiązku.