Pracodawcy powinni być już gotowi na nowe zasady pracy zdalnej oraz badań trzeźwości

Pracodawcy powinni być już przygotowani na wprowadzenie nowych zasad pracy zdalnej oraz tych dotyczących badań trzeźwości pracowników. Dobiegły bowiem już końca prace sejmowe nad nowelizacją kodeksu pracy, wprowadzającą powyższe zagadnienia, a tymczasem wiele przedsiębiorstw nie zaczęło jeszcze wdrażać przepisów w tym aspekcie. Eksperci natomiast zachęcają wręcz do podjęcia działań na tym polu jeszcze przed wejściem w życie owej nowelizacji kodeksu pracy.

Co zatem jest wiadomym obecnie odnośnie do nowelizacji kodeksu pracy, dotyczącej pracy zdalnej oraz badań trzeźwości pracowników?

Otóż dobiegły końca prace w Sejmie RP nad największą od lat nowelizacją kodeksu pracy, która przewiduje między innymi nowe zasady badania trzeźwości pracowników, przeprowadzania narkotestów oraz wdrożenia pracy zdalnej. Tym samym zasady badania pracowników na obecność alkoholu czy też narkotyków mogą zmienić się już za dwa tygodnie, bowiem tyle wynosi vacatio legis tych przepisów (2 tygodnie od momentu opublikowania przepisów w Dzienniku Ustaw). Z kolei po upływie dwóch miesięcy od tej daty wejdą w życie nowe regulacje dotyczące pracy zdalnej. I wszystko wskazuje na to, iż może to nastąpić już w połowie marca bieżącego roku.

Jak podkreśla Katarzyna Sarek-Sadurska, partner w Kancelarii Deloitte Legal, niestety większość pracodawców nie zaczęła jeszcze wdrażać nowych przepisów, bowiem wyszli oni z założenia, iż wolą pracować na ostatecznej wersji nowelizacji, by później nie zmieniać przyjętych rozwiązań. Tymczasem tempo implementacji regulacji dotyczących badań trzeźwości zależy chociażby od tego, czy w danym zakładzie pracy funkcjonuje związek zawodowy. Wówczas bowiem można się spodziewać, iż podczas negocjowania zmian w przepisach wewnętrznych, przedstawiciele związku zawodowego mogą chcieć uzgadniać dodatkowe kwestie, dotyczące chociażby inflacyjnej podwyżki wynagrodzeń. W ten sposób negocjacje mogą się przeciągać. Inaczej natomiast jest w przedsiębiorstwach, gdzie zmiany trzeba uzgadniać jedynie z przedstawicielami pracowników. Wówczas rozmowy powinny pójść znacznie szybciej.

Z kolei Bartosz Tomanek, adwokat i partner Zarządzający Zespołem PCS/Littler w Gdańsku, podkreśla, iż przedsiębiorcy rozpoczynający prace nad wdrożeniem nowych zasad badania trzeźwości, czy też wykonywania narkotestów, przede wszystkim pamiętać powinni o właściwym upoważnieniu do przetwarzania danych osobowych badanych osób. Z doświadczeń wynika bowiem, iż pracodawcy dość powszechnie zapominają, że takie upoważnienie nie może dotyczyć przykładowo zewnętrznego podmiotu, czyli firmy ochroniarskiej, której zlecono prowadzenie testów na bramie wejściowej do zakładu pracy. Upoważnienie takie bowiem musi być wystawione na konkretną osobę, która takie badania będzie prowadziła.

Pamiętać również należy i o tym, iż w myśl nowych przepisów zmiany w regulaminie pracy w zakresie badania trzeźwości wejdą w życie dopiero po upływie 14 dni od ich ogłoszenia. Jak zatem zauważa Bartosz Tomanek, realnie pracodawcy, u których funkcjonują regulaminy pracy bądź też zmiany ogłaszane są obwieszczeniem, mogą już teraz wprowadzić nowe zasady badania trzeźwości pracowników, a wejdą one w życie po upływie 14 dni, czyli tak naprawdę razem z wejściem w życie nowelizacji kodeksu pracy. To zaś sprawi, iż już od pierwszego dnia obowiązywania nowych przepisów, będą oni mogli prowadzić badania trzeźwości pracowników na nowych zasadach.

Na co jeszcze powinni zwrócić uwagę pracodawcy w kontekście obowiązywania nowych przepisów?

Zdaniem Bartosza Tomanka bardzo dobrym pomysłem jest wprowadzenie możliwości badania trzeźwości pracowników również przez przedsiębiorstwa zatrudniające wyłącznie pracowników biurowych. Takie badania nie muszą być później prowadzone, jednak warto je przygotować i wprowadzić do regulaminu pracy, by wysłać do zatrudnionych jasny sygnał, że w każdej chwili mogą być oni pod tym kątem przebadani. Wówczas bowiem pracownik, który nie czuje się zbyt pewnie po wydarzeniach poprzedniego wieczora, zastanowi się dwa razy, czy może przyjść do pracy, czy może nie lepiej byłoby, żeby wziął urlop na żądanie, bądź też złożył wniosek o możliwość pracy z domu. Może to być bowiem w tym kontekście doskonała forma prewencji w takich przypadkach.

Pracodawcy też powinni bardzo mocno zwrócić uwagę na zmiany w zasadach pracy zdalnej. Zdaniem mecenas Katarzyny Sarek-Sadurskiej, najważniejszym aspektem wprowadzenia nowych przepisów w zakresie pracy zdalnej są kwestie finansowe. Wiele przedsiębiorstw nie zaplanowało bowiem w tegorocznych budżetach pieniędzy na wypłatę ryczałtów za pracę zdalną, a tymczasem będą oni musieli znaleźć na to środki, ograniczając inne wydatki, bądź też po zmianach dokonując wezwania pracowników do powrotu do pracy stacjonarnej. Z badania przeprowadzonego przez Deloitte wynika, iż aż 37,0% zatrudnionych zdalnie deklaruje, że szybciej zmieni pracę, aniżeli zgodzi się na zwiększenie dni pracy z biura. Pracodawcy na pewno powinni wziąć to pod uwagę, jak i to, że ryczałt dla pracujących z domu nie może być za niski, bowiem będzie on podlegał kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, jak i za wysoki, bowiem będzie wówczas przedmiotem zainteresowania Administracji Skarbowej i kontrolerów Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Ryczałt jest bowiem zwolniony z podatku i składek, jego zawyżenie może być zakwestionowane jako forma ukrytego wynagrodzenia, wypłacanego bez należnych danin publicznoprawnych.

Z kolei mecenas Bartosz Tomanek podkreśla, iż dwa miesiące vacatio legis, jakie ustawodawca przyjął dla wejścia w życie nowych przepisów o pracy zdalnej, jest terminem wymagającym, aczkolwiek wykonalnym, na wdrożenie w praktyce nowych zasad w każdym przedsiębiorstwie. Warto jednak, by pracodawcy nie tylko przepisali do przepisów wewnętrznych regulacje zawarte w kodeksie pracy po nowelizacji, lecz uzupełnili je również o dodatkowe bardzo ważne kwestie. Na pewno można i należy uregulować zasady ochrony danych osobowych przetwarzanych w czasie pracy w domu, jak i zasady poufności. Niewątpliwie ważne jest również uregulowanie takich kwestii, jak chociażby:

• czas pracy zdalnej
• zgłaszanie obecności podczas pracy zdalnej
• kwestia przerw i końca pracy zdalnej
• rozliczanie nadgodzin w pracy zdalnej

Pracodawca będzie miał również prawo oczekiwać od pracownika, by włączył on kamerkę w czasie spotkań organizowanych online, co było nawet przedmiotem niedawnego wyroku, który zapadł w Holandii. Jednocześnie nie można jednak żądać od pracownika, by ta kamerka była włączona przez cały czas trwania pracy zdalnej, bowiem mogłoby to oznaczać naruszenie prywatności zatrudnionego.

Podsumowując, po zakończeniu procesu legislacyjnego w Sejmie RP wszystko wskazuje na to, iż największa w ostatnich latach nowelizacja kodeksu pracy lada moment będzie podpisana przez prezydenta RP i wejdzie w życie. Tym samym już w przeciągu najbliższych 2-3 tygodni spodziewać się można rozpoczęcia okresu obowiązywania nowych zasad dotyczących badania trzeźwości oraz obecności narkotyków u zatrudnionych. Jednocześnie w połowie marca bieżącego roku powinny wejść w życie nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej. Pomimo tak bliskiej już perspektywy obowiązywania nowych przepisów okazuje się, iż wiele przedsiębiorstw nie zaczęło jeszcze wdrażać przepisów o trzeźwości, jak i tych dotyczących pracy zdalnej. Tymczasem eksperci zachęcają pracodawców, by działania wdrażające rozpocząć już teraz, by móc później sprawnie wprowadzić w życie nowe regulacje. Tym bardziej, iż obowiązków i uzgodnień potrzebnych do wprowadzenia nowych regulacji jest w tym wypadku całkiem sporo, a negocjacje, chociażby ze związkami zawodowymi, zająć mogą trochę czasu. Generalnie zatem przed pracodawcami w najbliższym czasie jest wiele wyzwań natury zarówno organizacyjnej, jak i finansowej.