Praca zdalna według nowych zasad

Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji kodeksu pracy (KP), który trafi teraz do prac parlamentarnych. Jego wejście w życie spowoduje wreszcie prawne unormowanie zasad pracy zdalnej, gdyż obecnie funkcjonuje ona tylko na podstawie specustawy covidowej.

Co zatem wiadomo obecnie o zasadach pracy zdalnej?

Co do zasady kwestia pracy zdalnej uregulowana została na podstawie zapisów specustawy covidowej z marca 2020 roku. I zgodnie z tymi zapisami pracodawcy mają prawo wysłać pracownika celem wykonywania pracy zdalnej w trakcie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego bądź stanu epidemii, ogłoszonego w związku z zagrożeniem chorobą COVID-19 i w okresie do trzech miesięcy po odwołaniu ww. stanów.

Rządzący pragną jednak, by praca zdalna przestała być jedynie rozwiązaniem tymczasowym, a stała się formą zatrudnienia dostępną na stałe w KP. Jak podkreśla Marlena Maląg, minister rodziny i polityki społecznej, taka inicjatywa to z jednej strony odpowiedź na potrzeby rynku w tym zakresie, a z drugiej szansa na poprawę możliwości zatrudnienia dla chociażby rodziców małych dzieci czy też opiekunów osób niepełnosprawnych.

Zdaniem ekspertów na takim rozwiązaniu zyskają również pracodawcy, gdyż na skutek uregulowania pracy zdalnej na stałe w KP zwiększą się możliwości rekrutacyjne, gdyż poszukiwanie pracowników bez ograniczeń wynikających z lokalizacji wykonywania obowiązków ułatwia im pozyskiwanie specjalistów z różnych części kraju.

Obecnie bowiem, jak wynika z badania przeprowadzonego przez agencję Michael Page, potencjalnych pracowników w ogłoszeniu o pracę najbardziej interesuje lokalizacja (dla 59% respondentów), a następnie typ umowy (dla 47% respondentów) oraz nazwa stanowiska (dla 44% respondentów). Dopiero później pojawiają się informacje dotyczące wynagrodzenia (dla 37% respondentów) oraz poziomu stanowiska (dla 24% respondentów).

Niewątpliwie też nowe rozwiązanie w zakresie pracy zdalnej może oznaczać dla pracodawców również dodatkowe oszczędności wynikające chociażby z możliwości wynajmowania mniejszego biura.

Jakie zatem zmiany nastąpią w zakresie pracy zdalnej w polskim ustawodawstwie?

Podstawowym założeniem nowelizacji KP jest zastąpienie występującej już w kodeksie telepracy bardziej elastyczną formą, mianowicie pracą zdalną. Projekt nowelizacji wprowadza definicję pracy zdalnej, zgodnie z którą będzie to wykonywanie pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Wykonywanie pracy na odległość nie pozbawi jednak pracownika prawa do przebywania na terenie zakładu pracy na zasadach ogólnie przyjętych dla ogółu pracowników. Przewiduje się, iż praca zdalna będzie mogła być wykonywana w dwóch wariantach, mianowicie:

• całkowitym – tylko w formie zdalnej
• hybrydowym – czyli przykładowo dwa dni w domu i trzy dni w biurze

Dziś praktycznie wiele przedsiębiorstw oferuje zarówno jeden, jak i drugi model wykonywania pracy swym pracownikom.

Nowe przepisy przewidywać będą również możliwość polecenia pracownikowi pracy zdalnej w przypadkach szczególnych. Zatem w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego bądź stanu epidemii i w okresie trzech miesięcy po ich odwołaniu pracodawca będzie mógł polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej. Uczynić to będzie mógł również wówczas, gdy czasowo nie będzie mógł zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy, z powodu działania siły wyższej (przykładowo z powodu pożaru czy też zalania). Polecenie wykonywania pracy zdalnej możliwym będzie, jednakże pod warunkiem, iż bezpośrednio przed wydaniem tego polecenia pracownik złoży oświadczenie, iż posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Projekt nowelizacji przewiduje również sytuację, gdy pracodawca będzie musiał uwzględnić wniosek pracownika o pracę zdalną. Nie będzie mógł odmówić tej formy wykonywania pracy pracownicy w ciąży czy też pracownikowi wychowującemu dziecko do ukończenia 4 roku życia. Poza tym przewiduje się, iż pracodawca nie będzie mógł odmówić przyjęcia wniosku pracownika o pracę zdalną, jeżeli jest on rodzicem dziecka mającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu. Dotyczy to również rodzica dziecka posiadającego orzeczenie o niepełnosprawności lub dziecka mającego opinię o szczególnych potrzebach edukacyjnych, jak i pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności. W opisanych powyżej przypadkach pracodawca nie będzie musiał uwzględniać wniosku pracownika o wykonywani pracy w sposób zdalny tylko wówczas, gdy nie będzie to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez takiego pracownika. O przyczynie odmowy zatrudniający będzie zobowiązany poinformować pracownika.

A jakie obowiązki ciążyć będą na pracodawcy w związku z pracą zdalną?

Pracodawca zostanie zobowiązany do zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy w sposób zdalny. Po stronie pracodawcy będzie również zapewnienie serwisu, instalacji i konserwacji owych narzędzi, jak i pokrycie kosztów związanych z ich eksploatacją, jak i kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych związanych ze zdalnym wykonywaniem obowiązków. Rolą pracodawcy będzie również zapewnienie pracownikowi odpowiednich szkoleń, niezbędnych do wykonywania pracy w sposób zdalny.

Ważnym jest w tym względzie, iż projekt nowych przepisów przewiduje możliwość używania prywatnych narzędzi, jak chociażby komputera, celem świadczenia pracy w sposób zdalny, jednakże obie strony muszą wyrazić na to zgodę. Warunkiem jest jednakowoż, by prywatne narzędzia i materiały pracy wykorzystywane podczas jej świadczenia zapewniały jej bezpieczeństwo. W tej sytuacji pracownikowi przysługiwać będzie ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Pracownik wykonujący swe obowiązki w sposób zdalny musi liczyć się również z tym, iż podlegał on będzie kontroli ze strony pracodawcy. Owa kontrola odbywać się będzie mogła w godzinach pracy na zasadach określonych w porozumieniu zawieranym z zakładową organizacją związkową, regulaminie, poleceniu bądź porozumieniu zawartym z pracownikiem. Ważnym jest jednak, iż wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych zgodnie z ich przeznaczeniem.

Jakie jeszcze uregulowania dotyczyć będą zasad pracy wykonywanej w sposób zdalny?

Otóż zgodnie z projektem nowelizacji KP przewiduje się, iż pracownik i pracodawca mogą umówić się, że praca będzie wykonywana zdalnie od razu przy zawieraniu umowy, bądź też mogą postanowić o tym w trakcie trwania zatrudnienia (zasady pracy zdalnej określone zostaną w aktach wewnątrzzakładowych).

Ważnym jest również, iż nieokreślenie zasad pracy zdalnej w regulaminie nie zamyka drogi do jej świadczenia. Możliwe będzie bowiem określenie owych zasad w poleceniu wykonywania pracy zdalnej (gdy pracodawca będzie uprawniony do wydania pracownikowi takiego polecenia) bądź też w porozumieniu zawartym pomiędzy pracodawcą, a pracownikiem.

Zgodnie z projektem w sytuacji uzgodnienia pracy zdalnej w trakcie trwania zatrudnienia każda ze stron będzie miała również prawo do wycofania się z pracy zdalnej w dowolnym momencie, celem powrotu do wykonywania pracy w sposób tradycyjny. Wystarczy wówczas złożenie odpowiedniego wniosku w tym temacie. Powrót do tradycyjnego wykonywania obowiązków następuje wówczas w ustalonym przez obie strony terminie bądź w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku w tym temacie.

A jakie jeszcze inne zmiany zakłada projekt nowelizacji KP?

Otóż poza unormowaniem na stałe zasad dotyczących pracy zdalnej, projekt nowelizacji przewiduje dla pracodawców wprowadzenie przepisów umożliwiających im przeprowadzenie kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu. Warunkiem przeprowadzenia takiej kontroli jest to, iż musi być ona niezbędna do zapewnienia ochrony zdrowia i życia pracowników lub innych osób bądź ochrony mienia.

Nowe przepisy przewidują, iż pracodawca będzie miał obowiązek niedopuszczenia do pracy pracownika, w którego organizmie zostanie stwierdzona obecność alkoholu wskazująca na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości lub środka działającego podobnie do alkoholu. Powyższe dotyczy również sytuacji, gdy zajdzie uzasadnione podejrzenie, iż pracownik stawił się do pracy w stanie nietrzeźwości, w stanie po użyciu alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu bądź spożywał alkohol lub zażywał wymienione środki w czasie pracy.

Na pracownika w powyżej opisanych sytuacjach będzie mogła zostać nałożona kara porządkowa, czyli upomnienie, nagana lub kara pieniężna. Samo badanie stanu nietrzeźwości pracownika bądź badanie na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzać będzie mogła również policja.

Wprowadzenie takich rozwiązań powinno przysłużyć się zmniejszeniu liczby przypadków, gdy pracownik wykonywałby powierzone mu przez pracodawcę zadania, znajdując się w stanie po użyciu substancji czy środków negatywnie wpływających na jego sprawność psychofizyczną. Wpłynie to również pozytywnie na bezpieczeństwo pracowników, innych osób, jak i ochronę mienia.

Podsumowując, skierowana do prac parlamentarnych nowelizacja KP stanowi z jednej strony odpowiedź na zmieniające się potrzeby polskiego rynku pracy w kwestii uregulowania zasad pracy zdalnej i badania trzeźwości pracowników, a z drugiej strony uelastycznia zasady wykonywania obowiązków służbowych. Jest to od dawna wyczekiwana inicjatywa ustawodawcza, gdyż praca zdalna na stałe wpisała się już do polskiego krajobrazu gospodarczego, będąc cenionym rozwiązaniem zarówno przez pracodawców, jak i pracowników. Powoduje ona bowiem szereg ułatwień i oszczędności po obu stronach stosunku pracy, nie mając zasadniczo wpływu na ewentualny spadek wydajności pracy, czego obawiano się już od chwili jej wprowadzenia na bazie przepisów specustawy covidowej.