Praca w domu w kontekście ekwiwalentu i podatku

Generalnie rzecz ujmując, ekwiwalenty za pracę zdalną wykonywaną w warunkach domowych są opodatkowane jak klasyczne wynagrodzenie. Wprawdzie istnieje zwolnienie z podatku PIT, jednak jest ono obarczone zdecydowanie nadmiernym formalizmem, stąd też najprawdopodobniej się nie sprawdzi w praktyce.

Jak obecnie wygląda sytuacja z ekwiwalentami za pracę w warunkach home office?

Otóż niedawno w mediach ukazała się informacja, iż pewna holenderska fundacja wpadła na pomysł, by pracodawcy, kierując pracowników do wykonywania pracy w formie zdalnej, wypłacali im ekwiwalent w wysokości 2 euro dziennie. Ta kwota miałaby rekompensować między innymi koszt amortyzacji mebli, zużycia własnej wody, kawy, herbaty, czy też korzystania z prywatnej toalety.

Zachodzi więc pytanie, czy polski pracownik, wykonujący pracę zdalnie, również mógłby domagać się takiej rekompensaty na bazie istniejących przepisów polskiego prawa. I jak wówczas ewentualnie wyglądałaby sprawa jego opodatkowania.

Otóż w Polsce obecnie pracę zdalną można świadczyć na bazie przepisów o pracy zdalnej (wprowadzonych w życie przez specustawę covidową z dnia 2 marca 2020 roku), jak i na podstawie przepisów o telepracy (unormowanych w kodeksie pracy). Zarówno jednak ani jedno, ani drugie uregulowanie, nie przewiduje obowiązku wypłaty jakichkolwiek dodatkowych świadczeń na rzecz pracownika wykonującego swoje obowiązki w tej formie.

Takie regulacje nie zostały wprowadzone również na gruncie europejskim. Sama telepraca jest wynikiem konsensusu pomiędzy pracownikiem, a pracodawcą. Natomiast praca zdalna, zasadniczo jest mniej sformalizowana i ma na celu ochronę osób zatrudnionych przed zakażeniem wirusem SARS-CoV-2 wywołującym chorobę COVID-19.

W tej sytuacji trudno wyobrazić sobie sytuację, by pracownik, kierowany do wykonywania pracy zdalnej celem ograniczenia ryzyka zakażenia, miał otrzymywać dodatkowe świadczenia od pracodawcy z tego tytułu. Byłoby to bowiem rozwiązanie wysoce nieekonomiczne.

Co jeszcze wynika z obecnych uregulowań odnośnie pracy w warunkach home office?

Generalnie pracownik, zgodnie z polskim systemem prawnym, nie ma też prawa mieć roszczenia do pracodawcy, jeżeli w czasie wykonywania pracy zdalnej, jak i telepracy, zniszczeniu ulegną używane do tego celu prywatne meble. Tym samym więc nie może domagać się rekompensat za zużycie czy uszkodzenie krzesła, porysowanie biurka czy też uszkodzenie ekspresu do kawy.

Z kolei pracodawca nie może oczekiwać, iż pracownik do wykonywania obowiązków służbowych będzie wykorzystywał prywatny laptop czy też będzie posługiwał się prywatnym sprzętem audiowizualnym (jak chociażby mikrofon, słuchawki, czy też kamera). Jeśli bowiem pracodawca uzna taki sprzęt za konieczny, wówczas powinien pracownikowi takowy dostarczyć.

Jeżeli natomiast chodzi o zużycie takich rzeczy jak kawa, herbata czy też papier toaletowy, to również i w tym przypadku pracownik nie ma prawa domagać się zwrotu kosztów. Nie ma bowiem do tego żadnej podstawy prawnej, a ponadto wyliczenie wysokości takiego ekwiwalentu byłoby praktycznie niemożliwe, gdyż zużywa te produkty w innym stopniu. Poza tym, jeśli pracownik jest na utrzymaniu rodziców bądź innej osoby, to tak naprawdę kosztów tych nie ponosi on, a utrzymujące go osoby.

Z drugiej jednak strony nic nie stoi na przeszkodzie, by pracodawca przyznał takie świadczenie z własnej inicjatywy. Wypłatę takich dodatków przewidywać może układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania czy też sama umowa o pracę. Jednakże przyznając takie dodatki należy mieć na uwadze, iż nie wolno naruszyć zasady równego traktowania, przyznając przykładowo dodatkowe świadczenie pracownikom biurowym, z pominięciem osób zatrudnionych na hali produkcyjnej, którzy nie mogą swych obowiązków wykonywać zdalnie.

Ważne też, by źródłem pochodzenia środków na rekompensaty nie był zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Jego celem bowiem nie jest rekompensowanie kosztów wykonywania pracy.

A jak polskie przepisy odnoszą się do kwestii opodatkowania ewentualnego ekwiwalentu za pracę wykonywaną w warunkach home office?

Otóż polskie przepisy nie przewidują szczególnych zasad opodatkowania dodatków, którymi pracodawcy mogliby ewentualnie rekompensować pracownikom wydatki ponoszone w związku z wykonywaniem pracy w warunkach domowych. Dlatego też, wszelkie tego typu dodatkowe świadczenia, stanowią przychód ze stosunku pracy, podlegający opodatkowaniu.

Są jednak od tej reguły wyjątki. Mianowicie zgodnie z art., 21 ist. 1 pkt 13 ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Zatem zwrot kosztów pracy zdalnej mógłby być zwolniony z podatku dochodowego, pod warunkiem, iż spełnione będą łącznie następujące przesłanki:

• wypłacenie dodatkowych środków jest związane z faktem używania przez pracownika określonych rzeczy w celu wykonywania pracy
• rzeczy wykorzystane przy wykonywaniu pracy stanowią własność pracownika
• wypłacane środki pracodawca określił jako ekwiwalent odpowiadający wydatkom pracownika

I o ile pierwszy z warunków nie budzi większych wątpliwości dla pracodawcy chcącego skorzystać z tej firmy wypłaty ekwiwalentu i skorzystania ze zwolnienia od podatku, o tyle już dwa kolejne takie wątpliwości powodują. Pracodawca będzie bowiem musiał jako płatnik ustalić, czy sprzęt wykorzystywany przez pracownika jest na pewno jego własnością, jak i tak wyliczyć ekwiwalent, by odpowiadał jego zużyciu.

Szczególnie trudne będzie tutaj ustalenie odpowiedniej wysokości ekwiwalentu, gdyż organy podatkowe w swych interpretacjach indywidualnych dość jednoznacznie nie zgadzają się na ryczałtowe określenie tej wielkości. Jeżeli zatem ustawodawca nie wprowadzi szczególnych rozwiązań dla takich ekwiwalentów, należy oczekiwać, iż pracodawcy nie będą ryzykować i wypłacany pracownikom ekwiwalent będzie opodatkowany na normalnych zasadach.

A jak w innych krajach próbuje się rozwiązać kwestie ekwiwalentu za pracę w warunkach home office?

Otóż ciekawym przykładem jest tutaj Nowa Zelandia. Tamtejszy urząd skarbowy podzielił ekwiwalenty na 3 zasadnicze grupy:

• wydatki różne, które do wysokości ok. 40 zł tygodniowo są bezwarunkowo zwolnione z opodatkowania
• wydatki związane z telekomunikacją (telefon, Internet), które mogą być bezwarunkowo zwolnione w opodatkowania do kwoty ok. 13 zł tygodniowo, a powyżej tej kwoty są zwolnione w 100%, 75%, 50% lub 25% w zależności od wykazania, jak bardzo sprzęt jest wykorzystywany do celów służbowych
• wydatki związane z wyposażeniem i umeblowaniem domu bezwarunkowo są zwolnione z podatku do kwoty ok. 1.025 zł rocznie, a powyżej tej kwoty są zwolnione częściowo lub całkowicie w zależności od wykazania, jak bardzo wyposażenie i umeblowanie jest wykorzystywane do celów służbowych.

Należy zauważyć, iż rozwiązania te są znacznie korzystniejsze od polskich zapisów, a ponadto są one w duchu zaufania do podatników i z chęcią wsparcia gospodarki.

Podsumowując, na chwilę obecną nie ma wypracowanych zasad wypłacania ekwiwalentów pracownikom za pracę wykonywaną przez nich w warunkach domowych. Zatem ewentualny dodatek z tego tytułu stanowi dobrą wolę pracodawcy. Ponadto, przewidziane w polskim systemie prawnym możliwości zwolnienia z opodatkowania są tak obwarowane, iż generalnie w praktyce pracodawcy z tego rozwiązania nie korzystają, a tym samym ewentualny ekwiwalent podlega normalnemu opodatkowaniu. Może zatem warto byłoby dokonać jakichś zmian w tym zakresie, bazując chociażby na przykładzie Nowej Zelandii, gdzie tamtejsze prawo uchwalane jest w duchu zaufania do podatników.