Podwyższone koszty uzyskania przychodów aktualne pomimo pracy wykonywanej zdalnie

Okazuje się, iż praca wykonywana w warunkach domowych zdalnie nie pozbawia pracownika prawa do stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu. Generalnie przysługują one osobom dojeżdżającym do pracy z innej miejscowości, co nie ma miejsca w warunkach wykonywania jej zdalnie. Tym niemniej, w ocenie urzędników resortu finansów, nadal prawo to przysługuje takim osobom.

Co wiadomo o kosztach uzyskania przychodów dla pracownika?

Zasadniczo w rozliczeniach podatkowych każdy pracownik ma prawdo do stosowania zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodów. Taka sytuacja dotyczy uzyskiwania dochodów z tytułu:

• stosunku służbowego
• stosunku pracy
• spółdzielczego stosunku pracy
• pracy nakładczej

Z kolei wyróżnia się dwie wysokości owych zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodów, które wynoszą:

• standardowe – 250 zł miesięcznie, czyli 3.000 zł rocznie
• podwyższone – 300 zł miesięcznie, czyli 3.600 zł rocznie

Podwyższone koszty uzyskania przychodu można zastosować wówczas, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy.

Jak zatem odnieść podwyższone koszty uzyskania przychodów do wykonywania pracy w formie zdalnej?

Otóż w tym kontekście powstała wątpliwość czy pracownik wykonujący pracę w formie zdalnej, pomimo, iż nie ponosi kosztów dojazdu do pracy z innej miejscowości w tym czasie, nadal może stosować podwyższone koszty uzyskania przychodu. I odpowiedź urzędników resortu finansów jest taka, iż wykonywanie pracy w formie zdalnej nic tutaj nie zmienia. To generalnie dobra informacja zarówno dla pracodawców, jak i pracowników.

W swym stanowisku resort finansów wyjaśnia bowiem, iż podwyższone koszty uzyskania przychodów przysługują niezależnie od faktycznego miejsca wykonywania pracy na polecenie pracodawcy.

Generalnie bowiem co do zasady wysokość zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodów (branych pod uwagę między innymi przy obliczaniu zaliczki na PIT) jest uzależniona od tego, jaką odległość musi pokonać zatrudniony z miejsca zamieszkania do pracy. Jeżeli ma blisko, wówczas można odliczyć 250 zł, jeżeli jednak dojeżdża z innej miejscowości, to odliczenie wynosi 300 zł. Taka konstrukcja jest sposobem ustawodawcy na rekompensowanie pracownikowi podwyższonych kosztów dojazdu do pracy.

Tymczasem w okresie epidemii wielu pracodawców zdecydowało się na powierzenie pracownikom możliwości wykonywania pracy w formie zdalnej. A to oznaczało, iż faktycznie nie ponosi on kosztów dojazdu do pracy. Tym samym wielu pracodawców zaczęło się zastanawiać, czy mogą nadal takie podwyższone koszty stosować wobec swych pracowników. Błąd bowiem w tym zakresie spowodować mógłby, iż pracodawca będzie zmuszony do dokonywania korekt rozliczenia podatkowego i dopłaty nienależnie potrąconych kwot z podatku PIT.

Jak zatem resort finansów konkretnie odniósł się do tej kwestii?

Otóż stanowisko resortu finansów jest korzystne zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Urzędnicy twierdzą, iż w czasie epidemii podwyższone koszty uzyskania przychodów nadal się należą, pomimo faktycznego wykonywania pracy z domu.

Warunkiem jednak jest, jak przypominają urzędnicy resortu finansów, złożenie przez pracownika oświadczenia o spełnieniu warunków do stosowania kosztów w tej podwyższonej wysokości. A złożone przez pracownika oświadczenie stosuje się do momentu, aż pracownik nie powiadomi o zmianie stanu faktycznego.

Istotne w stanowisku urzędników resortu finansów jest też to, iż podwyższone koszty przysługują „niezależnie od faktycznego miejsca wykonywania pracy na polecenie pracodawcy”.

Jak zauważa Ewa Czop, associate partner w JP Weber, stanowisko urzędników Ministerstwa Finansów jest zgodne z literalnym brzmieniem przepisów. Ustawa o podatku dochodowym PIT nie mówi przecież, iż warunkiem zastosowania podwyższonych kosztów jest wykonywanie obowiązków w zakładzie pracy.

Jednakże z drugiej strony celem podwyższonych kosztów uzyskania przychodów jest zrekompensowanie dodatkowych wydatków związanych z dojazdem do pracy. A taka sytuacja nie ma miejsca, gdy w grę wchodzi wykonywanie pracy w warunkach home office.

Zatem, jak uważa Ewa Czop, dobrze byłoby, gdyby minister finansów wydał w tym zakresie objaśnienia podatkowe, które będą chroniły podatników.

A jak inni eksperci oceniają taki stan rzeczy?

Otóż zdaniem Michała Rodaka, doradcy podatkowego z Grant Thornton, przepisy należałoby po prostu zmienić i wprowadzić nową kategorię – zryczałtowanych podwyższonych kosztów dla przychodów uzyskiwanych z pracy zdalnej.

Należy bowiem pamiętać, iż obecne przepisy zostały ustalone w czasach, gdy zdecydowana większość pracowników wykonywała pracę z siedziby pracodawcy, a praca zdalna była czymś wyjątkowym i nader sporadycznym. Tymczasem obecnie rzeczywistość w tym zakresie znacznie się zmieniła, a home office stał się czymś normalnym. Tymczasem pracownicy wykonujący pracę z warunkach domowych ponoszą dodatkowe koszty jej wykonywania, podobnie jak ci dojeżdżający z innej miejscowości.

Eksperci uważają, iż wątpliwości w tym zakresie nie ma, gdy pracownik pojawi się w biurze chociaż raz w miesiącu. Organy podatkowe bowiem do tej uznawały, iż prawo do uwzględnienia podwyższonych kosztów uzyskania przychodów przysługuje, gdy pracownik w danym miesiącu przepracował chociażby jeden dzień. I z uwagi na powyższe, analogicznie należałoby podejść do sytuacji wykonywania pracy w formie zdalnej.

Zdaniem Michała Rodaka, jeśli pracownik mieszkający poza miejscowością pracodawcy i wykonujący pracę w formie zdalnej, odwiedzi siedzibę pracodawcy chociaż jeden dzień w miesiącu, wówczas powinny zostać mu naliczone podwyższone koszty uzyskania przychodu.

Inaczej jednak będzie, gdy pracownik taki cały miesiąc przepracuje w domu. Dotychczas bowiem sądy administracyjne łączyły prawo do podwyższonych kosztów uzyskania przychodów ze świadczeniem pracy w miejscowości innej niż położenie siedziby pracodawcy (czego przykładem jest wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 3 marca 2016 roku, sygn. akt II FSK 30/14).

W tym względzie należy jednakże pamiętać o dwóch elementach, mianowicie:

• wyrok zapadł w czasach, gdy o epidemii i przymusie pracy zdalnej nikt nie słyszał
• istnieje pierwszeństwo prawa stanowionego i jego interpretacji przez sąd, nad opiniami i interpretacjami urzędniczymi

Podsumowując, z jednej strony mamy do czynienia z korzystaną zarówno dla pracodawców, jak i pracowników, interpretacją urzędników resortu finansów odnośnie możliwości stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów również w przypadku wykonywania pracy w formie zdalnej. Z drugiej jednak strony, na co wskazują eksperci, sytuacja nie jest tak jednoznacznie oceniania przez sądy, co może powodować różne interpretacje w tym zakresie w praktyce. Zdecydowanie lepszym rozwiązaniem byłaby na pewno nowelizacja przepisów i zauważenie w niej takiej kategorii, jak praca wykonywana zdalnie.