Nowe obowiązki informacyjne dla pracodawców

Od dnia 16 maja bieżącego roku w dokumentach wysyłanych do organu rentowego powstanie nowy obowiązek informacyjny, dotyczący podawania kodu zawodu osoby ubezpieczonej. Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) tłumaczy to celami statystycznymi, choć pracodawcy mają co do tego wątpliwości.

Jak urzędnicy ZUS tłumaczą potrzebę zbierania danych o kodach zawodu osób ubezpieczonych?

Otóż zdaniem Gertrudy Uścińskiej, prezesa ZUS, panująca epidemia pokazała, iż istotnym elementem w budowaniu właściwej polityki państwa jest posiadanie podstawowej wiedzy statystycznej. I właśnie temu celowi służy nowy obowiązek informacyjny.

Te dane mają przysłużyć się do tworzenia lepszych polityk publicznych, w tym chociażby polityki rynku pracy, edukacyjnej czy też zdrowotnej. Wiedza pozyskana obecnie stworzy możliwości chociażby oszacowania w których zawodach występuje największa zachorowalność i w jakich okresach.

Obecnie w zgłoszeniu do ubezpieczenia społecznego trzeba podawać między innymi:

• numer PESEL osoby zgłaszanej
• imię i nazwisko
• datę urodzenia
• nazwisko rodowe
• obywatelstwo
• płeć
• tytuł ubezpieczenia
• adres zameldowania
• stałe miejsce pobytu

Poza tym wskazuje się również stopień niepełnosprawności, jak i informuje o przyznanym prawie do emerytury bądź renty. I od 16 maja bieżącego roku lista ta zostanie rozszerzona o kod zawodu.

Ów nowy obowiązek informacyjny wynika z ustawy z dnia 14 maja 2020 roku o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (Dz.U. z 2020 r. poz. 875).

Jak zauważa Łukasz Kozłowski z Federacji Przedsiębiorców Polskich, zmiana ta nie jest zbyt radykalna, tym niemniej wpłynie na zwiększenie obowiązków informacyjnych pracodawców. Stąd też czekają oni już z utęsknieniem na realizację zapowiedzi organu rentowego w sprawie reformy sposobu rozliczania składek, a także obliczania i wypłaty zasiłków, co ułatwiłoby płatnikom realizowanie ich obowiązków.

Zdaniem jednak doktora Antoniego Kolka z Pracodawców RP, nowe obowiązki budzą pewien niepokój, gdyż pośród pracodawców zaczynają pojawiać się pytania, czy w tym przypadku, pod przykrywką zbierania danych statystycznych, nie mamy do czynienia z czymś innym, jak chociażby wykorzystaniem zebranych danych do częstszych kontroli zwolnień lekarskich.

Jak na takie wątpliwości reagują urzędnicy organu rentowego?

Zdaniem Gertrudy Uścińskiej obawy pracodawców są bezpodstawne, gdyż zebrane dane o kodach zawodu mają być wykorzystane do celów statystycznych. Na ich podstawie będzie można dokonywać analizy przyczyn absencji chorobowych, w zależności od wykonywanego zawodu, jak i oceny wysokości świadczeń w korelacji z danym zawodem czy też przeprowadzać bilans wpływów składek do Funduszu Ubezpieczeń Społecznych i wydatków na świadczenia w ramach danej grupy zawodowej.

Generalnie nowy obowiązek informacyjny nie dotyczy osób już zgłoszonych do systemu ubezpieczeń społecznych, a zatem obejmie tych, którzy podlegają takiemu zgłoszeniu począwszy od 16 maja bieżącego roku.

Co jeszcze jest istotne w kontekście nowego obowiązku informacyjnego?

Jeżeli pracownik zostanie zgłoszony z jakimś kodem zawodu, który jednak po czasie ulegnie zmianie, wówczas pracodawca powinien zgłosić taką zmianę na odpowiednim formularzu. Z dniem zgłoszenia takiej zmiany, informacja ta zostanie również zaewidencjonowana przez ZUS.

Sam obowiązek poinformowania organu rentowego o zmianach wynika z zasad ogólnych, gdzie mowa jest o konieczności zawiadamiania ZUS o wszelkich zmianach w stosunku do stanu wykazanego w zgłoszeniu.

Sam kod zawodu winien być zgodny z klasyfikacją zawodów określoną przepisami rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy oraz zakresu jej stosowania (DzU. Z 2018 r. poz. 227).

Organ rentowy dokona dostosowania programów „Płatnik” oraz aplikacji „ePłatnik” do zmian i wymogów z tym związanych, by odpowiedni kod zawodu można było wybrać z rozwijanej listy podpowiedzi. Zmiany w tym zakresie wejdą w życie z dniem 16 maja 2021 roku.

A co jeszcze wynika z nowych przepisów odnośnie kodu zawodu?

Istotnym jest, iż przy wypełnianiu kodu zawodu należy kierować się faktycznie wykonywanymi obowiązkami, a nie wykształceniem zgłaszanej osoby. Obowiązek dotyczy też samozatrudnionych, jak i zleceniobiorców, będących zarówno płatnikami składek, jak i ubezpieczonymi.

Podsumowując, organ rentowy wprowadza nowy obowiązek informacyjny dla przedsiębiorców, w postaci konieczności podawania od dnia 16 maja bieżącego roku kodu zawodu osoby zgłaszanej do ubezpieczenia. Według zapewnień urzędników organu rentowego celem zbierania tych danych jest statystyka i prowadzenie analiz pod kątem wybranej grupy zawodowej. Pracodawcy mają jednak wątpliwości, czy tak rzeczywiście się stanie, czy też również dane wykorzystane zostaną do celów kontrolnych. Póki co nie wiadomo do końca jak to będzie i czy zapewnienia urzędników ZUS okażą się wiarygodne.