Kiedy możliwa odmowa udzielenia urlopu bezpłatnego

Urlop bezpłatny jest pewnym szczególnym przywilejem pracownika i pracodawca ma prawo odmówić zgody na jego udzielenie. Wynika z to z faktu, iż pracownik nawiązując stosunek pracy zobowiązał się do wykonywania pracy na rzecz podmiotu zatrudniającego, tymczasem składając wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego, w pewnym sensie ogranicza swoje zobowiązania w odniesieniu do pracodawcy.

Co zatem winniśmy wiedzieć o zasadach udzielania urlopu bezpłatnego?

Otóż zgodnie z art. 174 par. 1 kodeksu pracy (KP) pracodawca na pisemny wniosek pracownika może mu udzielić bezpłatnego urlopu, lecz również ma prawo do odmowy udzielenia takiego urlopu. Zatem decyzja pracodawcy jest arbitralna i swobodna, na którą obowiązujące przepisy prawa pracy nie mają wpływu. Z kolei pracownik, by móc z bezpłatnego urlopu skorzystać, musi uzyskać zgodę pracodawcy.

Tym samym do skutecznego udzielenia urlopu bezpłatnego koniecznym jest zgodne oświadczenie woli dwóch stron stosunku pracy, czyli pracodawcy i pracownika. I podobnie jak w przypadku rozwiązania umowy za porozumieniem stron, brak konsensusu oznacza brak możliwości skorzystania z tego uprawnienia.

Z prawnego punktu widzenia udzielenie urlopu bezpłatnego jest w istocie umową o urlop bezpłatny, gdyż obie strony muszą złożyć zgodne oświadczenia woli, mając pełną swobodę w ich wyrażaniu. W tej sytuacja jedynie pracodawca jest ograniczony ogólnymi zasadami prawa pracy, w szczególności w odniesieniu do równego traktowania pracowników i ich niedyskryminowania.

Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego (SN) z dnia 21 października 2003 roku (sygn. akt I PK 559/02), wniosek pracownika o urlop bezpłatny powinien wskazywać czas trwania urlopu, co z jednej strony oznacza, iż pracodawca bez uzgodnienia z pracownikiem nie może mu udzielić urlopu w czasie innym, niż określony w jego imiennym wniosku, zaś z drugiej strony, że do pracodawcy należy decyzja, czy udzieli owego urlopu w wymiarze oznaczonym przez pracownika, czy też w wymiarze krótszym.

Tym samym udzielenie urlopu bezpłatnego nie jest obowiązkiem pracodawcy, a jedynie jego prawem, czyli zatrudniający nie jest związany wnioskiem pracownika o udzielenie urlopu bezpłatnego. Zatem pracownik ma obowiązek upewnić się, czy takowy urlop został mu udzielony i w jakim wymiarze, by wiedzieć od kiedy może zaprzestać świadczenia pracy oraz kiedy powinien zgłosić się do pracy w związku z zakończeniem tego urlopu bezpłatnego.

W tym kontekście wspomniany wyrok SN zapadł na bazie sprawy, gdzie stan faktyczny był następujący. Pracodawca rozwiązał umowę o pracę bez wypowiedzenia na bazie art. 52 par. 1 pkt 1 KP z tej przyczyny, że pracownica nie uzyskała zgody na urlop bezpłatny, o którego udzielenie zwróciła się w formie pisemnej i w terminie w nim oznaczonym jako dzień rozpoczęcia urlopu bezpłatnego nie stawiła się w pracy.

W okresie przed rozwiązaniem owej umowy o pracę pracownica ta korzystała kilkakrotnie z urlopów bezpłatnych, a w tej sytuacji złożyła ona wniosek, wskazując czasokres jego trwania. Pracodawca jednak na owym wniosku wyraził częściową zgodę, skracając z własnej woli czas jego trwania, czego nie sprawdziła owa pracownica. I sędziowie uznali, iż w tej sytuacji zachowanie pracodawcy polegające na rozwiązaniu umowy o pracę ze skutkiem natychmiastowym, nie naruszało przepisów prawa.

W uzasadnieniu wyroku sędziowie SN powołali się również na wyrok SN z dnia 15 marca 2001 roku (sygn. akt I PKN 306/00), zgodnie z którym złożenie przez pracownika wniosku o udzielenie urlopu wypoczynkowego nieprzewidzianego w planie urlopów i rozpoczęcie tego urlopu bez akceptacji pracodawcy stanowi ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. W tym kontekście sędziowie uzasadnili podobieństwo tym, iż z punktu widzenia obowiązków pracowniczych (o których mowa w art. 100 par. 2 pkt 1 KP) taka sama jest sytuacja pracownika, który składa wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego nieprzewidzianego w planie urlopów i nie czekając na decyzję pracodawcy przestaje stawiać się do pracy, jak sytuacja pracownika, który składa wniosek o urlop bezpłatny z podaniem czasu jego trwania i nie mając pewności co do decyzji pracodawcy, zgłasza się do pracy w czasie ocenionym przez siebie jako właściwy.

Co zatem jest najważniejsze w kontekście urlopu bezpłatnego dla pracownika?

Generalnie pamiętać należy przede wszystkim, iż wniosek pracownika o udzielenie urlopu bezpłatnego nie ma charakteru wiążącego dla pracodawcy. Poza tym pracodawca nie wyrażając zgody na udzielnie takiego urlopu nie ma obowiązku podawania uzasadnienia swego stanowiska. Tym samym nieudzielenie urlopu bezpłatnego, nawet bezzasadne, nie rodzi odpowiedzialności wykroczeniowej, gdyż brak jest penalizacji takiego czynu w KP.

Co nie zmienia oczywiście faktu, iż pracownik zawsze może podnieść zarzut dyskryminacji, który w zasadzie wystarczy tylko uprawdopodobnić, by ciężar dowodu spoczął na pracodawcy. Wówczas bowiem pracodawca będzie musiał dowieść, iż odmawiając urlopu bezpłatnego nie zastosował kryteriów dyskryminujących.

Ważnym jest również i to, że sam urlop bezpłatny jest w zasadzie czymś wyjątkowym w relacjach pracodawca – pracownik, ponieważ istotą stosunku pracy jest wykonywanie pracy w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, w zamian za co pracownikowi przysługuje ekwiwalent w postaci wynagrodzenia za pracę. Tymczasem okres urlopu bezpłatnego oznacza de facto zawieszenie stosunku pracy, gdy zatrudniony nie wykonuje pracy i nie otrzymuje w zamian wynagrodzenia.

Zatem z uwagi na ów szczególny charakter, jaki posiada urlop bezpłatny, pracodawca może odmówić zgody na niego, gdyż nawiązując stosunek pracy pracownik zobowiązał się do wykonywania pracy na rzecz podmiotu zatrudniającego, a składając wniosek o urlop bezpłatny niejako ogranicza swe zobowiązania wobec pracodawcy.

Podsumowując, w kontekście urlopu bezpłatnego bardzo ważnym jest, iż ma on szczególny charakter, niejako zawieszający prawa i obowiązki wynikające ze stosunku pracy. Tym samym pracodawca ma prawo odmówić pracownikowi takiego urlopu, gdyż zatrudniając go chciał, by ten świadczył dla niego pracę. Poza tym, sam wniosek o urlop bezpłatny nie ma dla pracodawcy charakteru wiążącego, stąd też pracodawca może się do niego przychylić, zmienić czas jego trwania, jak i nie wyrazić na niego zgody. Przy czym nie musi on podawać żadnego uzasadnienia swego stanowiska w tym względzie.