Ekwiwalent za fotel do pracy w domu, a kwestie podatkowe

Ekwiwalenty za pracę w domu nadal budzą wiele niejasności. Nie ma bowiem w tym względzie jasnych uregulowań i pracodawcy, jak i pracownicy, opierać muszą się na poszczególnych interpretacjach urzędników skarbowych.

Jak zatem należy podejść do podatkowych kwestii w kontekście zwrotu za zakup biurowego krzesła?

Otóż wnioski z najnowszej interpretacji przepisów podatkowych dokonanej przez dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) są następujące:

Osoba pracująca zdalnie z powodu epidemii nie zapłaci podatku PIT, gdy otrzyma od pracodawcy zwrot wydatku na zakup biurowego krzesła. Natomiast przychód podlegający opodatkowaniu będą mieć natomiast stali telepracownicy oraz osoby pracujące zdalnie w sposób incydentalny. Przy czym opodatkowana byłaby tylko nadwyżka ekwiwalentu ponad wyliczony wcześniej przez pracodawcę miesięczny koszt zużycia krzesła do pracy zdalnej.

Podstawą powstałych problemów i potrzebnych w związku z tym szczegółowych interpretacji jest fakt, iż polskie przepisy nie przewidują szczególnych zasad opodatkowania rekompensat od pracodawcy za wydatki ponoszone w związku z pracą zdalną. Dlatego też wszelkie tego typu dodatkowe świadczenia, wykraczające poza pensję, stanowią przychód ze stosunku pracy.

Wyjątki są w tym względzie nieliczne i obejmują (zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT) ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Problem jest generalnie w tym, iż pracodawca musi samodzielnie wyliczyć wartość ekwiwalentu, która będzie odpowiadała zużyciu sprzętu. A to może być trudne, zwłaszcza w sytuacji, gdy organy podatkowe w swych interpretacjach indywidualnych dość jednoznacznie nie zgadzają się na ustalenie tutaj ryczałtu.

Generalnie zatem należy założyć, iż jeśli ustawodawca nie wprowadzi jakichś szczególnych rozwiązań dla takich ekwiwalentów, wówczas będą one opodatkowane jak wynagrodzenia.

Czego zatem konkretnie dotyczy najnowsza interpretacja dyrektora KIS?

Otóż generalnie odnosi się ona właśnie do problemu opodatkowania ekwiwalentu. Wynika z niej między innymi taki wniosek, iż osoby pracujące w domu z powodu zagrożenia epidemicznego nie musza martwić się o podatek od sfinansowanego przez pracodawcę zakupu do celów służbowych.

Pytanie o interpretację zadał oddział zagranicznego przedsiębiorcy, który postanowił jednorazowo sfinansować podwładnym zakup krzesła biurowego w związku z telepracą. Pracownicy mieliby dostarczać pracodawcy paragony, rachunki czy też faktury, a ten chciał dokonywać im zwrotu odpowiedniej kwoty.

Założenie było takie, iż akcja miałaby zostać skierowana do stałych telepracowników, jak i osób pracujących w domu incydentalnie, jak i tych, którzy przeszli na pracę zdalną jedynie z powodu zagrożenia epidemicznego.

Pracodawca uważał, iż żadna z tych osób nie uzyska przychodu podlegającego opodatkowaniu, tym samym nie będzie musiał potrącać zaliczek PIT od wypłaconych zwrotów pieniędzy za zakup foteli biurowych.

Argumentem za takim rozumowaniem był wyrok Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2004 roku (sygn. akt K 7/13), zgodnie z którym nieodpłatne świadczenia mogą być opodatkowane wyłącznie, jeśli zostały one spełnione w interesie pracownika. A w tym przypadku nie było o tym mowy, gdyż w czasie epidemii to pracodawcy zależało na ciągłości pracy i dlatego postanowił zwrócić pracownikom koszty zakupu krzeseł biurowych. Poza tym ów pracodawca przywołał też interpretacje dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 16 lutego 2016 roku.

Jak do tego zagadnienia odniósł się dyrektor KIS?

Otóż zgodził się on z tymi argumentami, lecz jedynie w części. Potwierdził on mianowicie, iż nie będzie przychodu podatkowego, gdy zwrot kosztów zakupu krzesła otrzymają osoby pracujące w domu z powodu zagrożenia epidemicznego. Podstawą prawną do takiej interpretacji jest w tym przypadku art. 77 ustawy antykryzysowej z dnia 19 czerwca 2020 roku (Dz.U. z 2020 r. poz. 1086), zgodnie z którym pracodawca może polecić podwładnym wykonywanie pracy zdalnej w okresie zagrożenia epidemicznego i do trzech miesięcy po jego odwołaniu. Przepisy te bowiem nakazują pracodawcy zapewnienie narzędzi i materiałów do pracy zdalnej.

Jednakże inaczej będzie w sytuacji, gdy pracownik jest stale na telepracy, bądź przeciwnie, pracuje z domu tylko incydentalnie. Wtedy sytuacji, zgodnie z art. 67.11 kodeksu pracy podwładnym przysługuje ekwiwalent za używanie własnego sprzętu do celów służbowych. Przy ustalaniu jego wysokości bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy.

Tym samym dyrektor KIS uznał, iż w tym przypadku wypłacane świadczenie będzie przychodem pracownika, z tym, że może być ono zwolnione z podatku na podstawie art. 21, ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT. Jednocześnie zastrzegł, iż to pracodawcy muszą samodzielnie oszacować wysokość ekwiwalentu, przy czym musi być on „przeliczany na miesięczny koszt zużycia krzesła i odnoszony do rzeczywiście świadczonej w danym miesiącu pracy w formie zdalnej.”

Ta interpretacja sprawia, iż taki zakup będzie tylko częściowo zwolniony z podatku, nadwyżka będzie natomiast opodatkowana jako przychód ze stosunku pracy, co wymaga od pracodawcy dokonania potrącenia zaliczek na PIT.

Podsumowując, sprawa ekwiwalentów nadal pozostaje dla pracodawców trudnym tematem do załatwienia. Generalnie bowiem z najnowszej interpretacji dyrektora KIS wynika, iż nie będzie podlegać podatkowi ekwiwalent wypłacony pracownikowi pracującemu zdalnie na podstawie zagrożenia epidemicznego. W przypadku natomiast stałego telepracownika lub tez osoby świadczącej pracę w formie zdalnej sporadycznie, taki zwrot od pracodawcy podlegać będzie opodatkowaniu PIT, po potrąceniu części, która jest zwolniona. Generalnie nadal jest to sprawa trudna i skomplikowana.