Dane osobowe kandydatów do pracy można przechowywać

Okazuje się, że można przechowywać dane osobowe kandydatów do pracy po zakończeniu rekrutacji. Tak wynika z wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, co jest stanowiskiem odmiennym od dotychczasowej interpretacji przepisów dokonywanej przez Urząd Ochrony Danych Osobowych.

Jakie znaczenie ma stanowisko sądu administracyjnego dla przedsiębiorców?

Generalnie wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (WSA) z dnia 4 sierpnia bieżącego roku (sygn. akt II SA/Wa 542/22) nie jest jeszcze prawomocny, tym niemniej ma już teraz duże znaczenie dla przedsiębiorców. Może on bowiem doprowadzić do zmiany stanowiska dotyczącego przechowywania danych osobowych kandydatów do pracy.

Sędziowie WSA uchylili bowiem decyzję prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), w której udzielił on upomnienia pracodawcy z powodu bezpodstawnego, zdaniem tegoż urzędu, przetwarzania danych kandydatki do pracy po zakończonym procesie rekrutacyjnym.

Przedstawiciele UODO upierali się bowiem przy swojej interpretacji przepisów przedstawionych w październiku 2018 roku, zgodnie z którą pracodawcy powinni usuwać informacje o kandydatach niezwłocznie po zakończeniu naboru, chyba, że osoba aplikująca wyraziła zgodę na ich przetwarzanie w celu wzięcia udziału w kolejnych, przyszłych postępowaniach rekrutacyjnych.

W tym kontekście sędziowie warszawskiego WSA nie podzielili stanowiska urzędników UODO i uznali, że przechowywanie takich danych jest uzasadnione interesem pracodawcy i uczestników naboru, gdyż w razie zarzutów dyskryminacji są one niezbędne do porównania sytuacji kandydatów i zweryfikowania, czy doszło do naruszenia zasady równego traktowania w zatrudnieniu (chociażby ze względu na płeć bądź wiek).

Z praktycznego punktu widzenia to, czy taka wykładania stanie się obowiązującą i czy przedsiębiorcy będą mogli bez obaw przechowywać dane kandydatów na zakończeniu naboru, zależy od tego, czy wspomniany wyrok się uprawomocni. Przedstawiciele UODO mogą bowiem złożyć skargę kasacyjną do Naczelnego Sądu Administracyjnego (NSA).

Na bazie jakiej konkretnej sprawy zapadł ten interesujący wyrok?

Otóż sprawa, którą zajmował się w WSA w Warszawie, dotyczyła przypadku, gdy kandydatka aplikowała do pracy w przedsiębiorstwie za pośrednictwem systemu elektronicznego (poprzez stronę internetową). Nie została ona zatrudniona, lecz w przedsiębiorstwie tym przechowywano jej dane po zakończeniu procesu rekrutacji, między innymi z uwagi na ochronę przed ewentualnymi roszczeniami wynikającymi z przeprowadzonego naboru (jak chociażby odnośnie zarzutów dyskryminacji). Takie działanie przedsiębiorstwa umożliwiało również samym kandydatom realizacje ich uprawdopodobnień odnośnie naruszenia zasady równego traktowania.

Kandydatka ta, będąc niezadowoloną z takiego stanu rzeczy, złożyła skargę do UODO w sprawie usunięcia jej danych osobowych. I 17 stycznia bieżącego roku przedstawiciele UODO wydali decyzję, w której udzielili upomnienia pracodawcy za naruszenie art. 5 ust. 1 lit. a i b w związku z art. 6 ustawy o RODO przez „bezpodstawne przetwarzanie danych osobowych” po zakończeniu rekrutacji.

Pracodawca nie zgodził się takim stanowiskiem UODO i wniósł skargę do WSA, którego sędziowie decyzję UODO uchylili, uznając, iż urzędnicy tegoż urzędu nieprawidłowo zinterpretowali prawnie usprawiedliwiony cel administratora (czyli pracodawcy w tym przypadku) i pominęli interesy innych osób biorących udział w rekrutacji.

Jak na praktykę gospodarczą wpłynąć może takie sądowe rozstrzygnięcie?

Otóż orzeczenie WSA może mieć istotne skutki praktyczne.  Zgodnie bowiem z wcześniejszym stanowiskiem UODO, pracodawca winien trwale usunąć dane osobowe kandydata, z którym nie zdecydował się zawrzeć umowy o pracę. Uczynić to należało niezwłocznie po zakończeniu procesu rekrutacji, czyli po podpisaniu umowy z nowym pracownikiem.

W poradniku UODO dla przedsiębiorców znalazło się bowiem stwierdzenie, iż: „Niedopuszczalne jest przetwarzanie danych tylko w celu zabezpieczenia się przed ewentualnym przyszłym i niepewnym roszczeniem osoby, której dotyczą. W przeciwnym razie może pojawić się wątpliwość, jak długo należy przetwarzać dane osobowe, jeżeli osoba ta nie zdecyduje się na wytoczenie powództwa przeciwko pracodawcy.”.

Przedstawiciele UODO argumentowali, iż w takiej sytuacji działanie pracodawcy w postaci nieusuwania danych osobowych stanowiłoby przetwarzanie danych kandydata na wszelki wypadek bądź na zapas, co jest po prostu niedopuszczalne. Poza tym podkreślono, iż przechowywanie danych kandydata po rekrutacji w związku z ewentualnym zarzutem dyskryminacji nie jest niezbędne z punktu widzenia pracodawcy, co nie uzasadnia ich przetwarzania.

Urzędnicy UODO wskazali jednocześnie, iż „osobiste przekonanie kandydata o tym, że jest dyskryminowany, nie jest równoznaczne z uprawdopodobnieniem przez niego wystąpienia dyskryminacji”. Dodatkowo brak danych innych kandydatów takie uprawdopodobnienie zdecydowanie utrudnia.

A jak eksperci oceniali takową interpretację przepisów dokonaną przez przedstawicieli UODO?

Generalnie taka wykładnia przepisów dokonana przez przedstawicieli UODO była ostro krytykowana przez ekspertów. Nierzadko zdarza się bowiem, iż kandydaci kontaktują się z niedoszłymi pracodawcami po upływie pewnego czasu od zakończenia rekrutacji, pytając o powody odrzucenia ich kandydatur. A brak danych uniemożliwia im w tym przypadku korzystanie z uprawnień antydyskryminacyjnych.

Pracodawcom z kolei utrudnia to nie tylko ochronę przed ewentualnymi roszczeniami ze strony kandydatów, lecz również realizację obowiązku przeciwdziałania dyskryminacji. Powinni oni bowiem mieć możliwość zweryfikowania, czy na poszczególnych etapach przeprowadzanych rekrutacji nie doszło do nierównego traktowania (poprzez przykładowe zastosowanie niewłaściwych kryteriów doboru do kolejnych etapów).

Podsumowując, omawiany wyrok sądu administracyjnego może mieć duże znaczenie dla rynku pracy, a szczególnie w odniesieniu do przebiegu procesów rekrutacyjnych. Zmiana zasad przechowywania danych kandydatów do pracy może stanowić też pewne ułatwienia zarówno dla kandydatów do pracy, jak i działów HR w przedsiębiorstwach. Przy czym mowa jest w tym kontekście nie tylko o sprawach związanych z potencjalną dyskryminacją, lecz również kontrolą przebiegu całego procesu rekrutacji.