Coraz większe oszczędności przedsiębiorców w kontekście zachowania zasad bhp

Trudna sytuacja gospodarcza, wysoka inflacja oraz spadek produkcji sprawiają, iż przedsiębiorcy coraz częściej zaczynają szukać przeróżnych sposobów na wprowadzanie oszczędności w kontekście rosnących cen nośników energii. W niektórych przedsiębiorstwach trwa przykręcanie bądź całkowite zakręcanie kaloryferów, zmniejszanie liczby żarówek w pokojach, zakaz używania czajników elektrycznych, wyłączanie lodówek i mikrofalówek w pokojach socjalnych czy też nawet zakręcanie ciepłej wody. Nie brakuje pomysłów na bardzo nieracjonalne działania.

Co zatem powinniśmy wiedzieć o możliwych oszczędnościach oraz o elementach, na których oszczędzać nie wolno?

Generalnie od kilku tygodni zaobserwować można, iż wielu przedsiębiorców zaczęło intensywnie dokonywać przeglądu kosztów, które można jeszcze ewentualnie obniżyć. Już w okresie epidemii zmniejszono powierzchnie biurowe, pracodawcy starają się również ograniczać częstotliwość wymiany sprzętu, jak i też podejmują przeróżne inne działania. Bez względu bowiem na branżę, w której działa dany podmiot, odczuwalne są dziś generalnie dla wszystkich podwyżki cen energii elektrycznej oraz grzewczej. Wiele przedsiębiorstw wprowadziło już bądź też planuje wprowadzić oszczędności pozwalające zmniejszyć koszty ich zużycia, a pomysły w tym względzie są przeróżne, chociażby:

• kierowanie pracowników do pracy zdalnej
• przykręcanie bądź też całkowite zakręcanie kaloryferów
• zmniejszanie liczby żarówek w pokojach
• zakaz używania czajników elektrycznych
• wyłączanie lodówek i mikrofalówek w pokojach socjalnych
• zakręcanie ciepłej wody

W tym kontekście warto jednak zastanowić się, gdzie są granice tych oszczędności i przeciwko czemu pracownicy mogą zaprotestować, a pracodawca nie ma do tego prawa.

Generalnie sposobów na wprowadzanie oszczędności jest wiele, jednak o ile racjonalne wydaje się zobowiązywanie pracowników do wyłączania światła po opuszczeniu pomieszczeń czy też całkowitego wyłączenia urządzeń po godzinach pracy bądź też gotowania wody w czajnikach w ilości odpowiadające faktycznym potrzebom, o tyle już wyłączanie ogrzewania czy też ograniczenie natężenia oświetlenia w godzinach pracy stanowić mogą poważne naruszenie podstawowego obowiązku pracodawcy. Pamiętać bowiem należy, iż w myśl art. 94 pkt. 4 kodeksu pracy do podstawowych obowiązków pracodawcy należy zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Z kolei w myśl art. 207 par. 2 kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników poprzez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki.

Pracodawca jest w szczególności obowiązany:

• organizować pracę w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy
• zapewniać przestrzeganie w zakładzie pracy przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, wydawać polecenia usunięcia uchybień w tym zakresie oraz kontrolować wykonanie tych poleceń
• reagować na potrzeby w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy oraz dostosowywać środki podejmowane w celu doskonalenia istniejącego poziomu ochrony zdrowia i życia pracowników, biorąc pod uwagę zmieniające się warunki wykonywania pracy
• zapewnić rozwój spójnej polityki zapobiegającej wypadkom przy pracy i chorobom zawodowym, uwzględniając zagadnienia techniczne, organizację pracy, warunki pracy, stosunki społeczne oraz wpływ czynników środowiska pracy
• uwzględniać ochronę zdrowia młodocianych, pracownic w ciąży lub karmiących dziecko piersią oraz pracowników niepełnosprawnych w ramach podejmowanych działań profilaktycznych
• zapewniać wykonanie nakazów, wystąpień, decyzji i zarządzeń wydawanych przez organy nadzoru nad warunkami pracy
• zapewniać wykonanie zaleceń społecznego inspektora pracy

Ważnym jest również, iż wskazane powyżej obowiązki dotyczą pracodawcy zatrudniającego inne osoby fizyczne, które wykonują pracę na podstawie innej umowy aniżeli stosunek pracy.

W licznych wyrokach sędziowie jednoznacznie orzekali, iż odstąpienie przez pracodawcę od niezbędnego minimum w zakresie bhp, szczególnie w odniesieniu do odpowiedniej temperatury w pomieszczeniach pracy oraz wody i urządzeń do celów higieniczno-sanitarnych może być uzależnione od względów technologicznych, lecz nie od sytuacji ekonomicznej i związanych z tym możliwości finansowych pracodawcy. Tym samym potrzeba wprowadzenia oszczędności w zakresie zużycia energii elektrycznej nie może być nadrzędna nad przestrzeganiem przepisów bhp i wypełnianiem wynikających z tego obowiązków.

Jakie są zatem wymogi odnośnie zapewnienia odpowiednich warunków cieplnych w pomieszczeniach pracy?

Zgodnie z par. 30 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy w pomieszczeniach pracy należy zapewnić temperaturę odpowiednią do rodzaju wykonywanej pracy, nie niższą niż 14°C, chyba że względy technologiczne na to nie pozwalają. Jednocześnie w pomieszczeniach, gdzie wykonywana jest lekka praca fizyczna oraz w pomieszczeniach biurowych, temperatura nie może być niższa niż 18°C. W praktyce jednak przyjmuje się, iż optymalna temperatura w pomieszczeniu pracy zapewniająca komfort termiczny powinna mieścić się w przedziale od 20°C do 23°C. W tym kontekście obniżenie temperatury do tej minimalnej wynikającej z przepisów bhp nie stanowi naruszenia obowiązków pracodawcy, jednakże należy mieć świadomość, iż szczególnie w odniesieniu do prac administracyjno-biurowych, może to znacząco wpłynąć na wydajność i efektywność zatrudnionych.

Innym sposobem szukania oszczędności przez pracodawców jest przenoszenie pracowników do większych pomieszczeń, a w pozostałych wyłączanie ogrzewania i oświetlenia. Takie działanie nie jest jako takie zabronione, pod warunkiem jednak, iż spełnione są wymagania bhp w zakresie wolnej przestrzeni. Z przepisów wynika bowiem, iż na każdego z pracowników jednocześnie zatrudnionych w pomieszczeniach stałej pracy powinno przypadać przynajmniej 13 m3 wolnej objętości pomieszczenia oraz co najmniej 2 m2 wolnej powierzchni podłogi.

A jak przepisy odnoszą się do wymogów zapewnienia odpowiedniego oświetlenia?

Pracodawca jest zobligowany do zapewnienia w pomieszczeniach stałej pracy oświetlenia dziennego, chyba, że jest to niemożliwe, bądź niewskazane ze względu na technologię produkcji, a na stosowanie oświetlenia wyłącznie elektrycznego pracodawca uzyskał zgodę właściwego państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego wydaną w porozumieniu z okręgowym inspektorem pracy. Niezależnie jednak od oświetlenia dziennego, w pomieszczeniach należy zapewnić oświetlenie elektryczne o parametrach zgodnych z polskimi normami. Przyjmuje się zasadę, iż oświetlenie stanowiska pracy i pomieszczeń pracy powinno zapewniać warunki pracy sprzyjające wykonywaniu zadań wzrokowych oraz stworzyć właściwe otoczenie świetlne. W tym kontekście pamiętać należy, iż nieprawidłowe oświetlenie w środowisku pracy odbija się negatywnie na wydajności i jakości pracy, sprzyjając możliwości popełnienia błędów oraz pogarszając łatwość dostrzegania źródeł zagrożenia. Zbyt ciemne oświetlenie powoduje również osłabienie koncentracji i obniżenie wydajności.

W tym kontekście ograniczanie pracownikom oświetlenia na stanowiskach pracy ze względu na oszczędności poprzez wyłączanie wybranych opraw czy też ograniczanie ich mocy bez wątpienia stanowi naruszenie przepisów bhp. Działania takie mogą być szkodliwe nie tylko dla zdrowia, lecz również stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa pracowników, w szczególności tych obsługujących maszyny czy urządzenia wyposażone chociażby w ostre czy też wirujące elementy.

Niedopuszczalnym jest również wyłączanie lub ograniczanie oświetlenia w szatniach, umywalniach, toaletach, pomieszczeniach socjalnych i ciągach komunikacyjnych, co również jest nieobojętne dla przemieszczających się tam osób. W tym kontekście dobrym rozwiązaniem będzie chociażby zamontowanie czujników ruchu, które automatycznie włączają oświetlenie, a po dłuższej nieobecności użytkownika pomieszczenia, wyłączają je.

A jak w kontekście oszczędności odnieść należy wysyłanie pracowników na pracę zdalną?

Generalnie zasady pracy zdalnej nie zostały jeszcze uregulowane, gdyż są one jeszcze w trakcie prac parlamentarnych. Zatem do tej pory mamy do czynienia jedynie z obowiązującym art. 3 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, który pozwala na stosowanie pracy zdalnej, jednakże w ścisłym powiązaniu z wygasającą epidemią COVID-19.

Zatem obecny stan prawny jest taki, iż w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania epidemii, pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie przez czas oznaczony pracy określonej w umowie o pracę poza miejscem jej stałego wykonywania. Warunkiem koniecznym jest wówczas posiadanie przez pracownika umiejętności i możliwości technicznych oraz lokalowych do wykonywania takiej pracy.

Pracodawca w takiej sytuacji odpowiada za zapewnienie narzędzi oraz materiałów potrzebnych do wykonywania pracy zdalnej, jak i obsługę logistyczną, jednakże nie ma tutaj mowy o zwrocie kosztów związanych ze świadczeniem takiej pracy. Takie regulacje mają dopiero znaleźć się w nowych, procedowanych obecnie przez parlament przepisach, jednak nawet wypłacanie ekwiwalentu, a tym samym rekompensowanie pracownikom ponoszonych kosztów, może być nadal bardziej korzystne, aniżeli opłacanie rachunków po cenach dla przedsiębiorstw, gdzie taryfy są znacznie wyższe od konsumenckich.

Praca zdalna może być zatem jednym ze sposobów na oszczędności u pracodawcy, aczkolwiek pod warunkiem, że koszty nie zostaną przerzucone na pracowników.

A jak przepisy odnoszą się do pomieszczeń socjalnych i poszukiwania oszczędności na tym polu?

Zgodnie z przepisami pracodawca zobowiązany jest zapewnić pracownikom między innymi jadalnie, których rodzaj, liczba i wielkość powinny być dostosowane do liczby zatrudnionych pracowników, stosowanych technologii oraz rodzajów pracy i warunków, w jakich ta praca jest wykonywana. Pracodawca zatrudniający do 20 pracowników powinien zapewnić im warunki do higienicznego spożywania posiłków, a jedyna sytuacja, gdy pracodawca może odstąpić od utworzenia pomieszczenia do spożywania posiłków, występuje wówczas, gdy pracownicy wykonują wyłącznie pracę o charakterze biurowym.

Ponadto pracodawcy zobligowani do zapewnienia pomieszczeń jadalni muszą je wyposażyć między innymi w urządzenia „do podgrzewania przez pracownika posiłku własnego”. Zatem pozbawienie pracowników dostępu do takich urządzeń, chociażby poprzez usunięcie z pomieszczeń kuchenek elektrycznych i czajników elektrycznych, będzie stanowiło naruszenie przepisów bhp.

W tym kontekście powstaje pytanie, czy czajnik elektryczny może zostać zakazany w tych miejscach pracy, gdzie są tylko stanowiska biurowe i pracodawca nie ma obowiązku wydzielenia pomieszczenia do spożywania posiłków. Teoretycznie, gdyby pracodawca zdecydował się na takie rozwiązanie, to nikt nie mógłby mu zarzucić naruszenia jakiegokolwiek przepisu. W tym względzie jednak pracodawca winien kierować się dobrą praktyką i dbałością o minimalne potrzeby pracowników, a tym samym zapewnić jakiś punkt, gdzie będą mogli oni korzystać z dostępu do gorącej wody do zaparzenia herbaty czy też kawy.

Jakie jeszcze działania podjąć mogą pracodawcy celem szukania oszczędności?

Generalnie rosnące kwoty rachunków i coraz gorsza sytuacja gospodarcza sprawić mogą, iż pracodawcy pod kątem szukania oszczędności będą niezwykle kreatywni. O ile jednak swym działaniem nie będą naruszali obowiązujących przepisów i zasad bhp, o tyle nie można im w tym zakresie niczego zarzucić.

Pośród działań, które niewątpliwie przyczynią się do wprowadzenia oszczędności, wymienić można chociażby:

• dokonanie audytu energetycznego budynku
• efektywne planowanie pracy
• przeprowadzenie analizy wykorzystywanych maszyn i urządzeń pod kątem zużycia energii elektrycznej
• edukowanie pracowników o dobrych praktykach polegających na gaszeniu światła po opuszczeniu pomieszczenia, wyłączaniu urządzeń po zakończeniu pracy bądź też o rozsądnym i nienadmiernym napełnianiem czajników elektrycznych
• wprowadzenie i egzekwowanie zakazu korzystania w pracy z prywatnych urządzeń, takich jak telefony, hulajnogi, skutery czy też samochody elektryczne

O czym jeszcze należałoby pamiętać pod kątem wprowadzania przeróżnego rodzaju oszczędności?

Naczelną zasadą dla pracodawcy winno być przestrzeganie przepisów i zasad dotyczących bhp. O ile bowiem nie ma co spodziewać się kontroli tematycznych związanych z oszczędnościami wdrażanymi przez pracodawców, o tyle można być niemal pewnym odwiedzin inspektora pracy, gdy niezadowolony ze zmian pracownik złoży skargę. Taka wizyta nie zawsze kończy się jedynie na upomnieniu, należy bowiem przypomnieć, iż przepisy prawa pracy przewidują odpowiedzialność wykroczeniową za niedopełnienie obowiązków wynikających z przepisów bhp.

W tym kontekście wysokość kar nie jest szczególnie odstraszająca w porównaniu z potencjalnymi oszczędnościami na rachunkach za energię elektryczną bądź cieplną, zwłaszcza w dużych przedsiębiorstwach. Znacznie większy jednak problem stanowić mogą potencjalne absencje chorobowe pracowników, związane chociażby z niedogrzanymi stanowiskami pracy. Warto zatem i również to wziąć pod uwagę, przed podjęciem nierozważnych działań, mających na celu wprowadzenie oszczędności za wszelką cenę.

Podsumowując, w dobie coraz trudniejszej sytuacji gospodarczej, rosnącej inflacji oraz znacznego wzrostu cen energii elektrycznej oraz cieplnej, pracodawcy podejmują przeróżnego rodzaju działania, mające za zadanie ograniczenie kosztów. W tym kontekście pracodawcy nie powinni jednak zapominać, iż mają oni zobowiązania wobec pracowników wynikające z przepisów bhp, dotyczące właściwych warunków pracy. Podkreślić również warto, iż odstąpienie od spełnienia wymogów wynikających z norm bhp z powodu złej sytuacji ekonomicznej i braku możliwości finansowych nie jest akceptowane jako działanie właściwe. Zatem z rozwagą podchodzić należy do pomysłu wprowadzenia oszczędności, bowiem o ile niektóre z nich są rzeczywiście akceptowalne i możliwe do wprowadzenia, o tyle niektóre finalnie przynieść mogą znacznie więcej problemów i strat, aniżeli zysków wynikających z oszczędności.