Badania lekarskie pracowników w okresie epidemii

W panującym czasie epidemii wirusa SARS-CoV-2 wywołującego chorobę COVID-19 nie trzeba wystawiać skierowań na przeprowadzenie badań lekarskich pracowników. Jeżeli jednak pracodawca zdecyduje się na to, może to uczynić w formie elektronicznej, przy czym pamiętać musi, iż nie może tam podawać informacji o niepełnosprawności zatrudnionego.

Co zatem wiadomo o elektronicznych skierowaniach w dobie epidemii?

Generalnie epidemia znacznie przyspieszyła elektronizację procesów w działach kadr, bądź nawet szerzej – HR. Główną przyczyną było to, iż klasyczny obieg dokumentów w warunkach pracy zdalnej jest znacznie trudniejszy. I jednym z elementów ułatwień w tym aspekcie są skierowania na badania w formie elektronicznej.

Takie skierowanie można przesłać pracownikowi drogą mailową, bez konieczności fizycznego odbierania go z działu kadr, jak i angażowania w tym celu tradycyjnej poczty czy też kuriera. Ważnym jest też to, iż obecnie najwięksi dostawcy usług medycyny pracy wdrażają platformy elektroniczne, by możliwym było elektroniczne rejestrowanie na badania profilaktyczne.

W tym kontekście zasadnym jest poruszenie kwestii, czy zatem na przeszkodzie takiej elektronizacji nie stoją obecnie obowiązujące przepisy z zakresu bhp, dotyczące badań lekarskich i wydawania skierowań celem ich przeprowadzenia.

Otóż okazuje się, iż takiej przeszkody nie ma, gdyż przepisy nie narzucają formy ani postaci w odniesieniu do wystawionego skierowania. Co też ważne, zdaniem urzędników resortu rozwoju ze względu na brak wymogu formy pisemnej zastrzeżonej w przepisach, nie ma konieczności stosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Zatem pracodawca może zdecydować o posługiwaniu się skierowaniem w postaci elektronicznej bez kwalifikowanego certyfikatu, a w przypadku pracownika pracującego zdalnie możliwym jest też przekazanie skierowania w formie skanu dokumentu papierowego. W tym miejscu zasadnym jest tylko zastanowienie się, czy wystawianie dokumentu w formie papierowej i następnie jego skanowanie oraz wysyłanie do pracownika ma sens, skoro elektroniczny dokument można podpisać podpisem kwalifikowanym i wysłać za pośrednictwem e-maila.

Dla kogo jeszcze ważne jest tak elastyczne stanowisko urzędników resortu rozwoju?

Otóż stanowisko urzędników Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii ma również duże znaczenie dla dostawców usług medycyny pracy. Daje ono bowiem podstawy i wręcz zielone światło do elektronizacji i przyspieszenia procesu zapisywania na badania, które można połączyć z jednoczesnym przesłaniem e-skierowania, które nie wymaga podpisu elektronicznego. Niewątpliwie automatyzacja takiego procesu ułatwi współpracę na linii pracodawca – placówka medycyny pracy.

Jednakże przy wdrażaniu takich rozwiązań należy pamiętać o wymaganiach dotyczących ochrony danych osobowych, a zwłaszcza wynikającej z RODO zasady „privacy by design” (czyli zasady prywatności w fazie projektowania), która wymaga uwzględnienia aspektu ochrony danych przy projektowaniu każdego nowego rozwiązania dotyczącego tej sfery.

Największe ryzyko budzi w tym zakresie objęcie taką platformą badań wstępnych, gdyż od kandydata do pracy można żądać jedynie ograniczonego katalogu danych osobowych. W tym aspekcie problemem może być sposób uwierzytelniania na takiej platformie, co może wymagać uzyskania dostępu również do nowych kategorii danych, których pracodawca nie powinien przetwarzać.

Zatem okazać się może, iż wdrożenie takich rozwiązań spowoduje konieczność uzyskania od kandydatów do pracy zgody na przetwarzanie danych innych, aniżeli wynika to wprost z art. 22.1 par. 1 kodeksu pracy.

A jak wygląda obecnie sytuacja z obowiązującym zawieszeniem wykonywania badań lekarskich?

Zgodnie z art. 12a specustawy covidowej (czyli ustawy z dnia 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych; Dz.U. z 2020 r. poz. 1842, ze zm.) na okres epidemii zawieszono obowiązek wykonywania badań okresowych, lecz przepis ten nie do końca jest precyzyjny i przy jego stosowaniu pojawiają się wątpliwości.

Pytania, na które pracodawcom często trudno jest jednoznacznie odpowiedzieć, dotyczą takich kwestii, jak:

• czy zawieszenie obowiązku wykonywania badań oznacza również możliwość niewystawiania skierowań na nie?
• czy służby kadrowe powinny skierowania wydawać pracownikom, a jedynie ci nie muszą badań wykonywać?
• jak traktować badania lekarskie przeprowadzone pomimo zawieszenie obowiązku ich wykonywania w trakcie stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego?

W pierwszym kontekście pogląd instytucji rządowych ewoluował. Pierwotnie urzędnicy Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) twierdzili, iż skierowania należy wystawiać, powinny one znaleźć się z części B akt osobowych, natomiast samego badania wykonywać nie należy. Jednakże pogląd ten i stanowisko inspektorów pracy okazał się chybiony, gdyż epidemia trwa już ponad rok, bez perspektyw jej rychłego zakończenia, tym samym wszystkie wystawione skierowania należy i tak wystawiać na nowo.

W dniu 3 lutego bieżącego roku urzędnicy Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii przyjęli stanowisko, iż do czasu odwołania stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego nie ma obowiązku wystawiania skierowań na badania okresowe. Jednocześnie skierowania należy wystawić niezwłocznie po zakończeniu epidemii, by pracownicy zdążyli w terminie do 180 dni od jej zakończenia zdobyć odpowiednie orzeczenie lekarskie potwierdzające ich zdolność do pracy.

Z kolei w odniesieniu do problemu przeprowadzenia badań w czasie epidemii, pomimo braku obowiązku, w dniu 7 stycznia bieżącego roku urzędnicy resortu rozwoju przyjęli, iż badania okresowe mogą być wykonane w trakcie epidemii, a orzeczenia lekarskie wydane na ich podstawie zachowują ważność po jej zakończeniu. W tym kontekście kolejne badania należałoby wykonać w terminie po utracie ważności badania zrobionego podczas epidemii.

Co jeszcze jest istotne w kontekście skierowań na badania okresowe?

Otóż zgodnie ze stanowiskiem urzędników resortu rozwoju z dnia 18 lutego bieżącego roku, w skierowaniach na badania profilaktyczne pracodawcy nie powinni wskazywać, iż kierowany na nie pracownik jest niepełnosprawny (zdaniem urzędników nie ma podstaw prawnych do takiego działania).

Jednakże z drugiej strony taką informację powinien uzyskać lekarz prowadzący badania, lecz bezpośrednio od niepełnosprawnego pracownika. Stąd też należy przyjąć, iż orzeczenie o zdolności do pracy wydane przez lekarza medycyny pracy osobie ze stopniem niepełnosprawności jest podstawą dopuszczenia do pracy na danym stanowisku pomimo owej niepełnosprawności. Pracodawca nie ma bowiem żadnych podstaw, by przyjąć inne stanowisko w tym zakresie i dodatkowo oceniać stan zdrowia pracownika.

Podsumowując, panujący stan epidemii przyczynił się z jednej strony do znacznie szybszego rozwoju elektronizacji procesów związanych z obiegiem dokumentów, również w działach kadr. To zaś zaowocowało możliwością wystawiania skierowań na badania, jak i samej rejestracji na badania okresowe, równie z w postaci elektronicznej. Generalnie jednak pracodawcy powinni zwrócić uwagę na to, jakimi danymi osobowymi pracownika bądź kandydata dysponują i czy mają do tego uprawnienia. Poza tym nie powinni w skierowaniach na badania zamieszczać informacji o niepełnosprawności pracownika. I na to wszystko nakłada się jeszcze kwestia wstrzymania wykonywania badań, jak i wystawiania skierowań na nie, z powodu panującego stanu epidemii.