Zasady prawidłowo przeprowadzonej rekrutacji

Niewątpliwie w obecnych czasach warto znać zasady prawidłowo przeprowadzonej rekrutacji pracowników. W tym kontekście bowiem rozmowa kwalifikacyjna wymaga od pracodawcy profesjonalizmu oraz przestrzegania różnych norm, a w tym przede wszystkim zasad równego traktowania. Stąd też nie wolno zadawać pytań wykraczających poza kwestie związane z wykonywaniem obowiązków, bowiem może to naruszać dobra osobiste kandydata do pracy.

O czym zatem warto wiedzieć w kontekście właściwego prowadzenia procesu rekrutacji?

Warto sobie uzmysłowić, iż prowadzenie rekrutacji nie jest obecnie prostym zadaniem. Tutaj bowiem wprawdzie wstępna selekcja kandydatów coraz częściej odbywa się przy wsparciu narzędzi wykorzystujących rozwiązania sztucznej inteligencji, lecz wciąż istotne znaczenie ma bezpośrednia rozmowa kandydata z przedstawicielem pracodawcy. W tym aspekcie cały proces musi być zgodny z obowiązującym prawem, a to niestety, z uwagi na rozbudowane regulacje prawne, stanowi dziś prawdziwe pole minowe dla nieprzygotowanych osób.

W powyższym aspekcie na szczególną uwagę zasługują najnowsze zmiany wprowadzone do kodeksu pracy, które zaczną obowiązywać już 24 grudnia 2025 roku. Zmiany te są konsekwencją wejścia w życie w czerwcu 2023 roku dyrektywy w sprawie równości i przejrzystości wynagrodzeń, gdzie na ich pełne wdrożenie Polska ma czas do 7 czerwca 2026 roku.

W powyższym zakresie najważniejszą dla procesu rekrutacji zmianą jest zobowiązanie pracodawców do poinformowania kandydata przed jego zatrudnieniem o wysokości oferowanego wynagrodzenia, zarówno w formie widełek płacowych bądź też minimalnego początkowego progu. Powyższe ma zwiększyć przejrzystość procesu rekrutacji oraz ograniczyć lukę płacową, zwłaszcza ze względu na płeć.

Tak naprawdę kandydata do pracy trzeba będzie poinformować o wysokości wynagrodzenia przewidzianego na stanowisku objętym rekrutacją, przy czym pojęcie to należy rozumieć szeroko, stąd też obejmuje to nie tylko pensję zasadniczą, ale również wszelkie dodatki, premie, jak i inne składniki płacowe. Stąd też pracodawca będzie zatem musiał wskazać przedział wynagrodzenia w postaci widełek od do lub jego konkretną początkową wysokość, a przekazanie takiej informacji będzie dopuszczalne na różnych etapach postępowania rekrutacyjnego, w zależności od przyjętej przez danego pracodawcę procedury.

Sama informacja o wynagrodzeniu będzie mogła być zamieszczona w treści ogłoszenia o pracę lub przekazana kandydatowi przed rozmową o pracę. Alternatywnie dane te będą mogły być przekazane przed samym nawiązaniem stosunku pracy, gdy nie zostaną wcześniej ujawnione.

Warto podkreślić, iż w praktyce pracodawcy nadal nie będą musieli publikować widełek płacowych w ogłoszeniach o pracę, bowiem będą mogli przekazać te informacje na późniejszym etapie procesu rekrutacyjnego, pod warunkiem zachowania przejrzystości samego procesu i umożliwienia kandydatowi do pracy świadomego udziału w negocjacjach. Same dane o wynagrodzeniu powinny być udostępnione w formie papierowej lub elektronicznej, z odpowiednim wyprzedzeniem.

Pamiętać przy tym należy, iż część przepisów odnoszących się do jawności wynagrodzeń wejdzie w życie później, wraz z pełnym wdrożeniem unijnej dyrektywy, co nastąpi najpóźniej w 2026 roku.

Jakie jeszcze aspekty warto znać w kontekście prawidłowo przeprowadzonego procesu rekrutacji?

Co do zasady przedstawiciel pracodawcy powinien odpowiednio przygotować się do rozmowy rekrutacyjnej, formułując pytania w sposób przemyślany oraz adekwatny do stanowiska pracy, natomiast nieznajomość CV kandydata, czy też zadawanie ogólnikowych pytań, są w tym aspekcie przejawami braku profesjonalizmu i szybko prowadzą do negatywnej oceny pracodawcy.

Stąd też niebywale istotnym elementem rozmowy rekrutacyjnej jest uważne słuchanie kandydata, zachowanie pozytywnej mowy ciała, jak i kulturalnej postawy. Coraz częściej bowiem kandydaci oceniają brak precyzyjnych informacji w ogłoszeniu i nieuzyskanie ich podczas rozmowy rekrutacyjnej negatywnie, jak i też w ten sam sposób oceniają zbyt długi proces rekrutacyjny. A jednocześnie źle odbierany jest również brak feedbacku po spotkaniu, niejasna komunikacja oraz niedotrzymywanie obiecanych terminów, jak chociażby dotyczących powiadomienia o wynikach rekrutacji.

Niedopuszczalnym jest również krytykowanie poprzednich pracodawców kandydata, czy też ocenianie go przez pryzmat wyglądu, wieku lub sposobu mówienia, kosztem oceny jego kwalifikacji. W tym zakresie komunikacja niewerbalna może istotnie wpłynąć na wzajemne postrzeganie stron, jednakże jej błędna interpretacja nie powinna przesądzać o ocenie kompetencji kandydata. Pamiętać należy ponadto, iż rozmowa kwalifikacyjna nie ma służyć zaspokajaniu ciekawości rekrutera, lecz wyłonieniu najlepszego kandydata do pracy, spełniającego oczekiwania i potrzeby danego przedsiębiorstwa.

Ważnym jest, iż podczas rekrutacji pracodawca nie może zadawać pytań dotyczących prywatnych aspektów życia kandydata, które nie mają związku z wykonywaniem obowiązków na danym stanowisku pracy. Dotyczy to w szczególności stanu cywilnego, dzieci oraz planów rodzicielskich. A jednocześnie niedopuszczalnymi są również pytania o takie aspekty życia, jak:

• wyznanie
• poglądy polityczne
• przynależność do związków zawodowych
• orientacja seksualna
• pochodzenie etniczne
• narodowość
• język ojczysty
• niepełnosprawność

Dociekania rekrutera w wyżej wymienionym zakresie stanowić mogą niedopuszczalny przejaw dyskryminacji oraz naruszać dobra osobiste kandydata do pracy. Wyjątek stanowić mogą tutaj jedynie ewentualne pytania o stan zdrowia, gdy dana informacja ma znaczenie z punktu widzenia wykonywania zadań zawodowych. Dotyczy to chociażby niepełnosprawności w zawodach wymagających specyficznych zdolności fizycznych, lub też pracy w przypadku ciąży, jak i bezpieczeństwa w przypadku kierowców bądź pilotów.

W powyższym aspekcie zdarza się zatem, iż osoby prowadzące rekrutację próbują niejako pośrednio uzyskać powyższe informacje, zadając pytania o plany urlopowe czy też sposób spędzania czasu wolnego, jak i zwyczaje rodzinne. Jednakże takie działanie może być postrzegane jako próba obejścia konstytucyjnego prawa do prywatności.

Sam proces rekrutacji nie jest bezpośrednio uregulowany w kodeksie pracy, poza nielicznymi przepisami odnoszącymi się do danych osobowych kandydatów czy też zakazu dyskryminacji podczas nawiązywania stosunku pracy. W tym aspekcie kodeks pracy koncentruje się przede wszystkim na relacji pracownik-pracodawca, a nie na etapie poprzedzającym owo zatrudnienie.

Tym niemniej jednak przepisy prawa pracy odnoszące się do rekrutacji akcentują dwa niebywale istotne elementy, mianowicie:

• ochronę danych osobowych kandydata
• eliminowanie nierówności

Z tego też względu pytania o wiek osoby ubiegającej się o zatrudnienie uznać należy za niedopuszczalne, albowiem prowadzić może to do dyskryminacji ze względu na wiek.

Co jeszcze ma znaczenie w kontekście prawidłowo prowadzonego procesu rekrutacji?

Istotnym jest, iż w czasie procesu rekrutacji pracodawca może żądać od kandydata tylko danych niezbędnych do przeprowadzania owego procesu, a zatem takich danych, jak:

• imię/imiona
• nazwisko
• data urodzenia
• inne dane kontaktowe

W tym kontekście przekazanie przez kandydata dodatkowych informacji, jak chociażby o hobby czy też w postaci zdjęcia, jest całkowicie dobrowolne i wynika raczej z przyjętego zwyczaju, aniżeli z obowiązku prawnego. Stąd też, gdy kandydat zdecyduje się na ich ujawnienie, powinien on zadbać o to, by były one adekwatne, a gdy chodzi natomiast o fotografię, to powinna mieć ona profesjonalny, służbowy charakter.

Pracodawca może domagać się od kandydata podania dodatkowych informacji jedynie wówczas, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku pracy. W tym aspekcie mowa jest chociażby o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych czy też przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. A jednocześnie, w zgodzie z aktualnym brzmieniem kodeksu pracy oraz ustawy o RODO, pracodawca musi zapewnić kandydatowi pełną przejrzystość procesu przetwarzania jego danych osobowych, poprzez przekazanie klauzuli informacyjnej, określając chociażby tożsamość administratora danych osobowych oraz cel ich przetwarzania.

Pracodawca ma prawo zażądać od kandydata podania numeru PESEL lub innych danych identyfikacyjnych dopiero po pozytywnym zakończeniu procesu rekrutacji, czyli w momencie nawiązania stosunku pracy. Jeżeli osoba zatrudniona nie posiada takiego numeru, pracodawca może wymagać przedstawienia innego dokumentu potwierdzającego tożsamość pracownika, jak na przykład paszportu.

Ważnym jest też, iż przechowywanie danych osobowych kandydata jest dozwolone aż do upływu terminu przedawnienia potencjalnych roszczeń związanych z dyskryminacją w procesie rekrutacji, czyli maksymalnie przez 3 lata. Potwierdzenie na to znajdziemy chociażby w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 20 lutego 2024 roku (sygn. akt III OSK 2700/22). Wydaje się zatem, że stanowisko owego sądu jest słuszne, chociażby w kontekście obaw przedsiębiorców przed wnoszeniem roszczeń przez niedoszłych pracowników między innymi o dyskryminację podczas procesu rekrutacji. Tutaj bowiem usunięcie wspomnianych danych wcześniej mogłoby pozbawić ich możliwości obrony przed tego typu oskarżeniami.

Jednocześnie, w zgodzie z art. 18.3a kodeksu pracy, pracodawcy muszą traktować wszystkich kandydatów do pracy równo, niezależnie od:

• płci
• wieku
• rasy
• religii
• pochodzenia etnicznego
• niepełnosprawności

Zasada taka obejmuje nie tylko relacje pracodawca-pracownik, ale również sam proces rekrutacji, stąd też kryteria doboru pracowników do zatrudnienia powinny być obiektywne i oparte na mierzalnych przesłankach, co umożliwi pracodawcy skuteczną obronę przed ewentualnymi zarzutami dotyczącymi dyskryminacji.

Powyższe w praktyce oznacza, iż już na etapie formułowania ogłoszenia o pracę pracodawca nie może wykazywać wymagań odnoszących się do określonych cech osobistych kandydata, jak chociażby płci. Stąd też niedopuszczalnym jest obecnie kierowanie oferty zatrudnienia wyłącznie do kobiet, bądź też tylko do mężczyzn, na dane stanowisko pracy.

Warto sobie uświadomić, iż pracodawcy, począwszy od 24 grudnia 2025 roku, będą zobowiązani tak konstruować ogłoszenia o pracę oraz opisy stanowisk pracy, by nie zawierały one znamion dyskryminujących ze względu na płeć. A zatem w praktyce zakazane będzie używanie nazw sugerujących zatrudnienie wyłącznie kobiet lub też wyłącznie mężczyzn, takich chociażby jak „kierownik” czy też „asystentka”. Koniecznością będzie zatem stosowanie neutralnego określenia, jak chociażby „pracownik biura” czy też „specjalista/ specjalistka do spraw”.

Do nazw stanowisk pracy będzie można używać także częściej feminatywów. Stąd też zamiast ogłoszenia komunikującego poszukiwanie „młodego, dynamicznego specjalisty” będzie można wskazać, że poszukuje się po prostu „doświadczonego specjalisty/specjalistki”. A natomiast zamiast „kierownika magazynu” będzie można poszukiwać „osoby kierującej zespołem”, „osoby na stanowisko kierownicze w magazynie” bądź też „kierownika/ kierowniczki magazynu”. Ponadto dopuszczalne będzie również dodanie obok stanowiska oznaczenia M/K, bądź też innego równoważnego odpowiednika, wskazującego na obie płcie.

W powyższym aspekcie różnicowanie ze względu na płeć dopuszczalne będzie jedynie w uzasadnionych sytuacjach, jak chociażby wtedy, gdy wymagania owe dotyczą specyfiki pracy, bądź też w sytuacji ochrony rodzicielstwa.

Podsumowując, warto sobie uświadomić, iż sam proces rekrutacji nie jest obecnie zadaniem łatwym i warto się do niego odpowiednio przygotować. Sama rozmowa kwalifikacyjna z kandydatem wymaga niebywałego profesjonalizmu, odpowiedniego przygotowania i przestrzegania zasad równego traktowania. Stąd też rekruter musi wiedzieć o co może poprosić, jakie pytania może zadać, a jakich nie z uwagi chociażby na możliwość naruszenia dóbr osobistych kandydata do pracy. A jednocześnie cały proces rekrutacji musi być transparentny, przejrzysty i nie powodujący żadnych roszczeń w kontekście potencjalnej dyskryminacji.