Pracownicy powinni uważać na swą aktywność w mediach społecznościowych

Z praktyki wynika, iż pracownicy powinni uważać na swą aktywność w mediach społecznościowych. Tam bowiem, wbrew powszechnemu przekonaniu, każda aktywność może mieć charakter publiczny. Tym samym pracodawca sprawdzać może co publikują zatrudnione u niego osoby i jednocześnie wyciągać konsekwencje nawet za wpis na zamkniętej grupie.

Co jest zatem istotne w kontekście aktywności pracowników w mediach społecznościowych?

Zasadniczo media społecznościowe pozwalają adresować treści do szerszego grona osób, a nawet upubliczniać je w taki sposób, by trafiły do nieograniczonej liczby odbiorców. Przykładem są tutaj chociażby tak zwane virale, które to zjawisko pokazuje, że autor czy też inna osoba publikująca dane treści, częściowo tracą nad nimi kontrolę w momencie, gdy trafiają one do Internetu i nawet wówczas usunięcie postu, zdjęcia czy filmu nie gwarantuje całkowitego wyeliminowania danego materiału z obiegu.

W ostatnim czasie wiele virali miało związek z zatrudnieniem, jak chociażby pewna oferta pracy, gdzie jednym z wymogów było regularne korzystanie z sauny, czy też wzorowa postawa właścicieli marki paluszków „Beskidzkie” wobec pracowników w obliczu pożaru zakładu pracy. W tym aspekcie każdy pracodawca winien zdawać sobie sprawę z tego, że to co jego pracownicy publikują w mediach społecznościowych może mieć ogromny wpływ na jego pozycję rynkową. Jednocześnie należy tutaj zastanowić się, czy ograniczanie ewentualnej aktywności pracownikom nie byłoby zbyt dużą ingerencją w sferę prywatną i czy pracodawca ma jakieś narzędzia, aby tym procesem zarządzać.

Aby podejść do zagadnienia możliwości weryfikowania treści publikowanych przez pracowników w mediach społecznościowych należy przeanalizować przepisy dotyczące ochrony danych osobowych. Aby bowiem w ogóle było to dozwolone, należy zidentyfikować cel oraz podstawę prawną przetwarzania danych osobowych.

W tym przypadku podstawowym celem przetwarzania będzie ochrona interesów pracodawcy bądź realizacja spoczywających na nim obowiązków. Nie budzi wątpliwości, iż pracodawca ma uzasadniony interes w tym, aby tajemnice jego przedsiębiorstwa nie wyszły na jaw, a jednocześnie oczywistym jest również, iż każdy pracodawca stara się dbać o swoje dobre imię oraz właściwy wizerunek. Tutaj nikt nie ma wątpliwości, iż w dobie mediów społecznościowych nawet jedna opinia może istotnie wpłynąć na sytuację ekonomiczną przedsiębiorstwa, a wręcz przesądzić o jego pozycji rynkowej.

Stąd też, mając na względzie powyższe, uzasadnionym celem weryfikacji treści publikowanych w mediach społecznościowych może być przeciwdziałanie zarówno upowszechnianiu informacji niejawnych, jak i budowaniu negatywnego wizerunku pracodawcy na rynku. Może to dotyczyć w szczególności osób publicznie udostępniających informacje o swym miejscu zatrudnienia, nie należy bowiem do rzadkości, iż informacje o pracodawcy są jednymi z podstawowych, które udostępniają użytkownicy portali. Jednak zamieszczenie takiej informacji bezpośrednio pośród danych profilowych nie jest jedyną sytuacją uzasadniającą weryfikowanie publikacji pracownika, bo miejsce zatrudnienia ustalić można również w inny sposób, jak chociażby ze względu na publikowane treści czy informacje zamieszczone w innych serwisach.

Jak jeszcze spojrzeć można na zagadnienie podstaw do weryfikowania informacji zamieszczanych przez pracowników na portalach społecznościowych?

Generalnie jednym z podstawowych celów przetwarzania danych osobowych jest realizacja obowiązków spoczywających na pracodawcy, a w tym szczególnie obowiązku przeciwdziałania dyskryminacji i mobbingowi. W tym zakresie działania podejmowane na forum publicznym, a w tym również w mediach społecznościowych, mogą mieć istotne znaczenie dla wewnętrznych postępowań wyjaśniających i tutaj pozbawienie pracodawcy prawa do korzystania ze stosownej informacji nie ma uzasadnienia.

Podkreślić należy również, iż przetwarzanie danych osobowych w związku z prowadzoną weryfikacją nie oznacza stałego nadzoru nad profilami pracowników. Tutaj podstawową formą przetwarzania danych osobowych jest ich zbieranie, utrwalanie oraz wykorzystywanie i czynności te podejmowane są najczęściej w wyniku uzyskania przez pracodawcę informacji o możliwych nieprawidłowościach, pochodzących z innych źródeł. Stąd też weryfikacja treści z profili w mediach społecznościowych jest reakcją na potencjalne naruszenia, a związane z tym przetwarzanie następuje w związku z realizacją wskazanych celów.

Zauważyć warto ponadto, iż działanie takie nie stanowi monitoringu w rozumieniu przepisów kodeksu pracy, bowiem monitoring polega na prowadzeniu stałego nadzoru, a nie jedynie doraźnej weryfikacji.

Warto również zauważyć, iż gdy chodzi o podstawy prawne przetwarzania danych osobowych pracownika we wskazany powyżej sposób, to w przypadku zwykłych danych jest to realizacja obowiązku prawnego ciążącego na pracodawcy lub uzasadniony interes prawny, w zależności od celu podejmowanego działania. O ile jednak sama realizacja obowiązku prawnego nie budzi wątpliwości z uwagi na przepisy kodeksu pracy, o tyle ustalenie uzasadnionego interesu wymaga dodatkowych wyjaśnień. Tutaj bowiem przepisy wskazują, by zaszła niezbędność przetwarzania do zrealizowania przyjętego celu, a jednocześnie interesy, prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, nie mogą mieć charakteru nadrzędnego.

W praktyce często można spotkać się z argumentem, iż sprawdzanie treści publikowanych przez pracownika w mediach społecznościowych jest naruszeniem prawa do prywatności pracownika. Tutaj jednak nie należałoby zapominać o tym, iż wstawianie jakichkolwiek treści w mediach społecznościowych jest formą ich publicznego udostępniania, a okoliczności tej nie zmieniają nawet takie czynniki jak zamknięte grupy na portalach społecznościowych bądź ograniczony dostęp do profilu. Podkreślić bowiem należy, iż publikując cokolwiek w Internecie autor tak naprawdę traci wpływ na to, do jak szerokiego grona osób trafią dane treści.

W rezultacie ochrona prywatności nie powinna stanowić nadrzędnej wartości nad celem administratora danych osobowych, gdyż samo opublikowanie informacji przenosi ją do sfery publicznej. Wykorzystanie ich przez określony podmiot jest wówczas uzasadnione, w szczególności, że źródłem inicjatywy jest właśnie uprzednio opublikowana przez osobę, której dane dotyczą, określona informacja. Tym samym ochrona danych osobowych nie powinna stanowić przeszkody dla możliwości sprawdzenia przez pracodawcę aktywności zatrudnianych przez niego osób w mediach społecznościowych, a wręcz przeciwnie, w niektórych sytuacjach jest to nie tylko uzasadnione, ale wręcz i wskazane.

Co zatem uczynić może pracodawca, gdy aktywność pracownika w mediach społecznościowych godzi w jego interesy?

Generalnie wiele zależy od tego o jakim rodzaju naruszenia mowa jest w kontekście aktywności pracownika w mediach społecznościowych i godzenia w interesy zakładu pracy czy też innych pracowników. Najczęściej spotykamy się w tej sytuacji z negatywnymi komentarzami na temat pracodawcy, współpracowników czy też przełożonych, a czynnikiem decydującym o ocenie pod kątem możliwości wyciągnięcia konsekwencji jest prawdziwość opublikowanych informacji.

Tutaj pamiętać należy, iż o ile wyrażanie krytycznych poglądów nie jest zabronione, o tyle ich obraźliwa forma może uzasadniać pociągnięcie pracownika do odpowiedzialności. Takie działania są bowiem sprzeczne z obowiązkiem dbania o dobro zakładu pracy i przestrzeganiem zasad współżycia. Pracownicy mają prawo do krytyki, przy czym musi być ona oparta na rzetelnych informacjach. Istotna jest również forma publikowanych treści, bowiem używanie obraźliwych sformułowań stanowi niezależną podstawę do wyciągnięcia konsekwencji i to nawet wówczas, jeśli pozostała część komunikatu stanowi dozwoloną krytykę. Tutaj bowiem tego rodzaju publikacje mogą być szkodliwe, a w tym naruszać autorytet pracodawcy bądź przełożonych w oczach pozostałych pracowników i jednocześnie zniechęcać potencjalnych kandydatów do podjęcia współpracy.

Stąd też pracodawca zawsze musi przeprowadzić analizę, dokonując oceny danego zdarzenia i dopiero wówczas wyciągać stosowne konsekwencje. W tym zakresie potencjalnymi konsekwencjami może być chociażby:

• rozmowa dyscyplinująca
• nałożenie kary porządkowej
• rozwiązanie umowy o pracę w trybie z wypowiedzeniem
• rozwiązanie umowy o pracę w trybie dyscyplinarnym
• odpowiedzialność odszkodowawcza

Istotnym zagadnieniem jest również możliwość podejmowania decyzji o awansie czy też zatrudnieniu danej osoby, w oparciu o jej wizerunek w Internecie. Tutaj problematyka aktywności w mediach społecznościowych dotyczy zatem nie tylko pracowników, lecz również uczestników rekrutacji.

W powyższym jednak kontekście pracodawca powinien pamiętać, iż podstawowymi czynnikami oceny pracownika czy też kandydata do pracy powinny pozostawać jego umiejętności, kwalifikacje oraz jakość pracy. To jednak nie oznacza, że wizerunek kreowany w mediach społecznościowych nie ma żadnego znaczenia, bowiem cechy osobiste również są istotnym czynnikiem na gruncie decyzji personalnych, ponieważ wyznaczają one predyspozycje do pełnienia danej funkcji.

Na pewno nie można uznać, iż każda osoba może pełnić dowolną funkcję, gdyż powierzenie funkcji kierowniczej nieodpowiedniej osobie może mieć negatywny wpływ na cały zespół i rzutować na interesy pracodawcy. Innym przykładem może być również konfliktowy charakter w kontekście stanowiska wymagającego umiejętności pracy w zespole czy też zarządzania relacjami z klientami.

Tym samym uznać należy, iż pracodawca ma prawo uwzględniać wizerunek przedstawiony przez pracownika czy też kandydata w mediach społecznościowych przy ocenie jego osoby, a w szczególności pod kątem potencjalnego zatrudnienia. Tutaj nie chodzi na pewno o zasięgi danego profilu kandydata, lecz o treści zamieszczane w mediach.

Warto również pamiętać, iż informacje publikowane w sieci nie zawsze są prawdziwe, stąd też pracodawcy, chcący korzystać z takich publicznych informacji celem oceny pracownika czy kandydata, powinni najpierw zweryfikować, czy odpowiadają one rzeczywistości.

Istotnym jest ponadto, iż w dobie Internetu i mediów społecznościowych publiczne kreowanie wizerunku jest ułatwione, a przez to coraz bardziej powszechne. W rezultacie zatem problemów z treściami publikowanymi przez pracowników czy kandydatów do pracy w mediach społecznościowych będzie przybywać. To wszystko bowiem zapewne wpływać będzie na ocenę predyspozycji do pracy i w rezultacie stanowić niejednokrotnie podstawy podejmowanych przez pracodawcę decyzji. Niewątpliwie nie zawsze będą to decyzje negatywne, bowiem chociażby dobrze prowadzony profil zawodowy na portalu LinkedIn już niejednej osobie zagwarantował awans czy też zatrudnienie.

Co jeszcze jest istotne w kontekście aktywności pracowników w mediach społecznościowych?

Ważnym jest zatem, iż aktywność w mediach społecznościowych pracowników jest jednym z wyzwań, z którym mierzą się pracodawcy. Tutaj analiza możliwości podejmowania określonych działań może nie być wystarczająca, a ważną cechą nowoczesnych pracodawców winna być umiejętność prowadzenia komunikacji z pracownikami, a w szczególności w sprawach mogących budzić negatywne emocje.

Na pewno zatem pomocnym, a w praktyce wręcz niezbędnym rozwiązaniem, byłaby tutaj polityka korzystania z mediów społecznościowych, która powinna pełnić funkcję przede wszystkim informacyjną. Wówczas pracownicy mieliby przejrzyste informacje o możliwości zweryfikowania treści publikowanych w mediach społecznościowych celem prowadzonych w tym zakresie działań, a także o potencjalnych skutkach. Konsekwentne stosowanie takich narzędzi pozwoli skutecznie zarządzać aktywnością pracowników w mediach społecznościowych, przy czym niewątpliwie nie chodzi tutaj o narzucanie czy też cenzurowanie publikowanych treści, lecz o minimalizowanie ryzyka umieszczenia publikacji, godzących w interesy pracodawcy bądź pracowników.

W sytuacji zatem, gdy pracodawca stosuje politykę korzystania z mediów społecznościowych, naruszenie obowiązków z nich wynikających może być dodatkowym argumentem w przypadku sporu, a w szczególności sporu sądowego. Podstawą wyciągniętych konsekwencji nie będzie bowiem wówczas naruszenie obowiązków wynikających z ogólnych zasad, lecz ze skonkretyzowanych obowiązków spoczywających na pracowniku, zgodnie z wewnętrznymi regulacjami zakładowymi.

Podsumowując, pracownicy i pracodawcy pamiętać winni o tym, iż wbrew powszechnemu przekonaniu, każda aktywność w mediach społecznościowych może mieć docelowo charakter publiczny, wbrew zamierzeniom jej autora. W sytuacji bowiem, gdy pracownik zamieści tam jakiekolwiek treści, tak naprawdę traci on nad tym kontrolę i to niezależnie od tego, czy treści te będą zamieszczone na zamkniętej grupie, czy też nie. Tym samym pracodawca może weryfikować co publikują w mediach społecznościowych zatrudnione przez niego osoby bądź też kandydaci do pracy i wyciągać przeróżnego rodzaju konsekwencje za wpis z użyciem wulgarnych zwrotów, czy też wpis godzący w dobre imię zakładu pracy, jak i zatrudnionych osób.