Czym różni się podróż służbowa od delegacji pracownika?

Pracownik może wykonywać swoją pracę poza miejscem stałego zatrudnienia. Cały proces jest niezależny od stanowiska, funkcji czy rodzaju pracy, ale ustalenie, czy jest to podróż służbowa czy oddelegowanie, jest już bardzo istotne.

Pracodawca podejmuje decyzję o formie wyjazdu pracownika do pracy, jednak jest to zależne od charakteru zadań, które są realizowane przez pracownika. Aspekt decyzji jest niezbędny do rozliczenia płacowego oraz księgowego. Podróż służbowa wymaga od pracodawcy wypłaty diet oraz zwrotu kosztów poniesionych na podróż oraz nocleg, gdzie dwie ostatnie pozycje są zwolnione z opodatkowania oraz składek ZUS. W przypadku oddelegowania nie ma obowiązku wypłaty tych należności, chociaż jest taka możliwość, ale podlega wtedy opodatkowaniu oraz stanowi podstawę do naliczenia składek ZUS.

Podróż służbowa

Definicję podróży służbowej podaje Kodeks pracy art. 775 § 1. Uważa się za nią wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Zgodnie z doktryną prawa pracy oraz w orzecznictwie, charakter podróży służbowej powinien być okazjonalny, nietypowy oraz niecodzienny. Maksymalny czas trwania podróży służbowej to trzy miesiące, jednak przepisy nie wskazują konkretnej liczby miesięcy. Pracodawca wysyła swojego pracownika w podróż służbową, która jest ograniczona do wykonania konkretnego zadania, które musi być zdefiniowane, oraz ma wyznaczony termin i konkretne miejsce realizacji. Pracownik ma dotrzeć na miejsce wykonywania zleconego zadania, które znajduje się poza wynikającym z umowy o pracę miejscem stałego świadczenia pracy. Co istotne, za podróż służbową nie uważa się wykonywanie pracy w różnych miejscowościach, jeżeli pracownik jest zobowiązany do stałego wykonywania zadań w tych miejscach.

Oddelegowanie

Oddelegowanie jest czasową zmianą miejsca wykonywania pracy przez pracownika. Delegowanie reguluje dyrektywa 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996 roku. W ramach świadczenia usług pracownik oddelegowany jest do wykonywania swojej pracy na terytorium innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej. Według przepisów wyjazd pracownika może być nazywany delegacją, gdy przedsiębiorstwo delegujące pracownika robi to na własny rachunek i pod swoim kierownictwem na terytorium innego państwa UE, w ramach umowy zawartej między firmą delegującą a odbierającą usługę, która działa w państwie członkowskim. Przedsiębiorstwo, które deleguje pracownika ma być w tej samej grupie przedsiębiorstw, jak firma, do której wysyła swojego pracownika. Parlament Europejski i Rada w dyrektywie nakładają obowiązek istnienia stosunku pracy między firmą delegującą, a jej pracownikiem podczas trwania delegacji.  Oddelegowanie na okres dłuższy niż trzy miesiące wymaga wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy. Krótsze delegacje nie wymagają dokumentacji zdarzenia w świetle przepisów.

Podsumowanie podstawowych różnic

Miejsce wykonywania pracy. W podróży służbowej jest to wyjazd poza miejsce pracy, a w przypadku oddelegowania zmiana miejsca pracy.

Zobowiązania pracodawcy. Pracownik, który zostaje wysłany w podróż służbową dostaje wypłaconą dietę, zwraca mu się koszty noclegów oraz podróży, a pracownikowi, który jest oddelegowany, nie przysługują dodatkowe należności.

Podróżowanie. Podróż służbowa wiąże się z fizyczną podróżą, a oddelegowanie już niekoniecznie.

Czas. W obu przypadkach nie ma limitu czasowego.

Dokumentacja. Podróż służbowa nie wymaga dokumentów polecenia wyjazdu, a oddelegowanie wiąże się z umową o oddelegowaniu.