Praktyczne kłopoty z pracą zdalną

Przepisy o pracy zdalnej, wprowadzone na podstawie nowelizacji kodeksu pracy, obowiązują od kwietnia bieżącego roku. W praktyce jednak okazuje się, iż pracodawcy często odmawiają udzielania pracy zdalnej na wniosek składany przez uprzywilejowanych pracowników, co jest niezgodne z nowymi zapisami kodeksu pracy. Tym samym przedstawiciele Państwowej Inspekcji Pracy, choć niechętnie, to jednak będą musieli zacząć sprawdzać, czy odpowiedzi pracodawców odmawiające udzielenia pracy zdalnej, mają podstawy prawne. Jeśli takowych nie będzie, mogą posypać się kary i mandaty w tym aspekcie.

Wraz z rozwojem technologii zwiększa się także przestrzeń pracy. Z każdym rokiem coraz więcej osób odnajduje swoje powołanie w zawodach związanych z urządzeniami elektronicznymi i możliwościami twórczymi, jakie one dają. Ale jak zamienić swoje hobby w źródło dochodu? Odpowiedź jest prosta: zdalna praca. Na przykład, na zdalnapraca.com można znaleźć mnóstwo ofert pracy zdalnej, które mogą Cię zainteresować.

Co zatem jest istotne w kontekście nowych uprawnień i pracy zdalnej?

Generalnie nowe uprawnienia pracowników, wynikające z najnowszej nowelizacji kodeksu pracy, między innymi rodziców dzieci do 4 czy też 8 lat do wnioskowania o pracę zdalną, okazały się w praktyce bardzo popularne pośród zatrudnionych i chociaż pracodawcy mogą bez większych konsekwencji odmówić im zgody na pracę zdalną, często robią to niezgodnie z przepisami.

Przykładowo art. 67.19 kodeksu pracy, który daje rodzicom dzieci do 4 lat prawo do złożenia wniosku w tej sprawie, pozwala pracodawcy odmówić zgody na pracę zdalną ze względu na organizację czy też rodzaj pracy. Tymczasem wielu pracodawców w swych odmowach powołuje się nie na organizację czy rodzaj pracy, a na kwestie finansowe, jak chociażby brak środków na zakup laptopa czy też drukarki, niezbędnych do wykonywania pracy w formule zdalnej.

Jak zatem podkreśla Małgorzata Kurzynoga, profesor Uniwersytetu Łódzkiego, radca prawny i partner w kancelarii Baran Książek Bigaj, pracodawcy tacy popełniają błąd, bowiem w myśl art. 67.19 par. 6 kodeksu pracy, przyczyną odmowy może być organizacja i rodzaj pracy. W tym kontekście organizacja pracy jest niczym innym jak zarządzaniem procesem pracy w danym przedsiębiorstwie, a rodzaj pracy jest zakresem zadań powierzonych poszczególnym osobom. Tym samym ustawodawca nie zezwolił na odmowę zgody na pracę zdalną z przyczyn finansowych leżących po stronie pracodawcy.

W powyższym kontekście odmiennie jest to uregulowane w art. 188.1 kodeksu pracy, mówiącym o udzieleniu elastycznej pracy, w tym między innymi właśnie pracy zdalnej, na wniosek pracownika rodzica dziecka do 8 roku życia. W tym przypadku bowiem pracodawca rozpatrując taki wniosek, powinien wziąć pod uwagę nie tylko potrzeby pracownika, lecz również potrzeby i możliwości przedsiębiorstwa, a w tym zapewnienia normalnego toku pracy, organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. W tym przypadku przyczyny finansowe odmowy udzielenia zgody na pracę zdalną są jak najbardziej uzasadnione, bowiem wynikają one z możliwości pracodawcy, którego po prostu może nie być stać na sfinansowanie zakupu laptopa, drukarki czy też niszczarki do dokumentów.

Jak zatem konkretnie brzmią nowe przepisy w odniesieniu do pracy zdalnej i uprzywilejowanych pracowników?

Otóż obecnie, zgodnie z kodeksem pracy, pracodawca ma obowiązek uwzględnić wniosek o udzielenie pracy zdalnej pracownika:

• wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia
• rodzica dziecka: legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności, określone w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych
• sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo o znacznym stopniu niepełnosprawności
• rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu, w myśl art. 4 ust. 3 ustawy z 4 listopada 2016 roku o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”

W powyższym zakresie pracodawca może odmówić zgody na pracę zdalną, gdy nie jest to możliwe ze względu na:

• organizację pracy
• rodzaj wykonywanej pracy przez pracownika

Z kolei wniosek o zastosowanie elastycznej organizacji pracy, a w tym właśnie o pracę zdalną, złożyć może rodzic dziecka do 8 roku życia i pracodawca rozpatrując taki wniosek, uwzględnić powinien:

• potrzeby pracownika, w tym termin oraz przyczynę konieczności korzystania z elastycznej organizacji pracy
• potrzeby i możliwości pracodawcy, w tym konieczność zapewnienia normalnego toku pracy
• organizację pracy
• rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika

Jak zatem w praktyce ocenić obecnie stosowanie nowych przepisów odnośnie do pracy zdalnej?

Jak podkreśla Bartosz Tomanek, adwokat i partner zarządzający zespołem PCS/Littler w Gdańsku, generalnie pracodawcy winni zadbać o umieszczenie w odpowiedzi na wniosek uprzywilejowanego pracownika odpowiedniej przyczyny. Zamiast bowiem twierdzić, iż nie stać ich na udzielenie im pracy zdalnej, powinni powołać się na organizację pracy czy też rodzaj pracy, które to uniemożliwiają. W powyższym zakresie paradoksem jest to, iż najczęściej wydatki, czyli sprawy finansowe, wstrzymują zgody pracodawców na udzielenie możliwości pracy wykonywanej z domu, co zgodnie z art. 67.19 par. 6 nie może być jednak wprost przyczyną odmowy.

Już w trakcie prac legislacyjnych pracodawcy apelowali o szersze uwzględnienie w przepisach możliwości odmowy, jednak przepisy nie przewidują chociażby odwołania pracownika uprzywilejowanego z pracy zdalnej, gdy spadnie efektywność czy też jakość jego pracy. Istotne jest również i to, że organizacji pracy nie powinno się rozumieć jedynie jako samych możliwości technicznych przeniesienia świadczenia pracy poza biuro, a należałoby to pojęcie rozumieć znacznie szerzej. To bowiem, czy praca jest zdaniem pracodawców zorganizowana w sposób zapewniający efektywny tok wykonywania zadań, czy ma miejsce przestrzeganie zasad współpracy ze współpracownikami czy też z kontrahentami, powinno być w całości właśnie rozumiane jako organizacja pracy.

Obecnie przedstawiciele Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) stoją na stanowisku, iż nie będą oni merytorycznie oceniać odmów udzielenia pracy zdalnej, skupiając się jedynie na sprawdzeniu, czy odpowiedź odmowna pracodawcy została udzielona w terminie. W powyższym zakresie odmienne zdanie przedstawia prof. Małgorzata Kurzynoga, podkreślając, iż skoro odmowa uwzględnienia wniosku uprzywilejowanego pracownika narusza nowe przepisy, to należałoby skorzystać z zamieszczonej w nich sankcji w postaci grzywny nakładanej przez inspektora pracy. Z kolei mecenas Bartosz Tomanek podkreśla, iż z uwagi na to, że pracodawcy częstokroć źle uzasadniają odmowy udzielenia pracy zdalnej, to przedstawiciele inspekcji pracy prawdopodobnie w niedalekiej przyszłości zmienią swoje podejście do badania przyczyn odmów i zaczną to również analizować.

Co jeszcze powinno mieć znaczenie dla pracodawców w kontekście stosowania w praktyce nowych przepisów o pracy zdalnej?

Otóż pracodawcy winni bardzo uważać na jakiekolwiek odstępstwa od zasady pracy w biurze, jeżeli bowiem zgodzą się oni udzielić pracy zdalnej na wniosek jednego uprzywilejowanego pracownika, to powinni również uwzględnić wnioski wszystkich pozostałych. Jeżeli z kolei odmówią, może spowodować to roszczenie o odszkodowanie za nierówne traktowanie.

Podobnie będzie również w sytuacji, gdy w danym przedsiębiorstwie funkcjonuje model pracy hybrydowej, który akurat uprzywilejowanego pracownika nie obejmuje, gdyż ten do tej pory o to nie zawnioskował. Wówczas, jeśli rodzaj pracy na to pozwala, pracodawca nie może, nie narażając się na konsekwencje, odmówić udzielenia pracy zdalnej takiej osobie. Chyba, że tego, o co wnioskuje dany pracownik, nie da się pogodzić z przyjętym modelem hybrydowym.

Jak zauważa Dawid Jakub Zdebiak, partner w kancelarii DT Gujski Zdebiak, jeżeli pracodawca odmówi pracy zdalnej wbrew przepisom, wówczas sąd nakazać może pracodawcy umożliwienie pracownikowi wykonywania pracy w formule zdalnej bądź przyznać odszkodowanie pracownikowi, który rozwiązał umowę o pracę bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków pracodawcy.

W powyższym zakresie możliwe są również inne roszczenia odszkodowawcze po stronie takiego pracownika, szczególnie w sytuacji, gdy poniósł on dodatkowe koszty wynikające z odmowy zastosowania pracy zdalnej. Taką sytuacją może być chociażby zatrudnienie niani, która będzie odbierać dziecko z przedszkola czy też szkoły, zanim pracownik zdąży wrócić z biura.

Podsumowując, nowe przepisy o pracy zdalnej obowiązują od kwietnia bieżącego roku i budzą one sporo praktycznych wątpliwości w odniesieniu do uprzywilejowanych pracowników, mogących występować o zastosowanie wobec nich pracy zdalnej. Pracodawcy często odmawiają takiej możliwości pracownikom, przy czym, jeśli czynią to wobec uprzywilejowanych pracowników, czyli chociażby rodziców małych dzieci, wówczas nagminnie robią to wbrew przepisom, bowiem nie powołują się na takie możliwości odmowy, jakie im kodeks pracy oferuje. Obecnie przedstawiciele Państwowej Inspekcji Pracy będą musieli zacząć sprawdzać to, czy odmowy pracodawców mają właściwe podstawy prawne, a w efekcie mogą tutaj zastosować różnego rodzaju kary i mandaty. Poza tym ważne jest również i to, iż pracownikowi, któremu niesłusznie odmówiono możliwości pracy zdalnej, może się należeć odszkodowanie. Szczególnie wtedy, gdy w związku z tym poniósł on dodatkowe koszty. Tym samym pracodawcy powinni bardzo dokładnie przeanalizować nowe przepisy kodeksu pracy i jeśli już dokonują odmowy udzielenia zgody na pracę zdalną uprzywilejowanemu pracownikowi, wówczas koniecznie muszą oni powoływać się na takie możliwości, jakie oferują im nowe przepisy.