Jak przechowywać dokumenty RODO w biurze?

W każdej firmie co roku przybywa coraz więcej dokumentów, które wymagają archiwizacji i przechowywania. Nie są to jednak zwykłe kartki papieru, a bardzo ważne dokumenty, które często zawierają dane wrażliwe lub osobiste, a także wszelkie zgody, w tym RODO. Takie dokumenty wymagają odpowiedniego zabezpieczenia, a jednocześnie powinny być przechowywane tak, aby możliwy był do nich dostęp osób upoważnionych.

W każdej firmie co roku przybywa coraz więcej dokumentów, które wymagają archiwizacji i przechowywania. Nie są to jednak zwykłe kartki papieru, a bardzo ważne dokumenty, które często zawierają dane wrażliwe lub osobiste, a także wszelkie zgody, w tym RODO. Takie dokumenty wymagają odpowiedniego zabezpieczenia, a jednocześnie powinny być przechowywane tak, aby możliwy był do nich dostęp osób upoważnionych.

Gdzie przechowywać dokumenty RODO w firmie?

Na podmiotach prowadzących działalność ciąży obowiązek ochrony danych osobowych pracowników i klientów. Jednocześnie, firmy zobowiązane są do uzyskiwania zgód dotyczących przetwarzania danych osobowych od swoich klientów. W ten sposób, każdego dnia przedsiębiorstwa generują duże ilości dokumentów, które należy odpowiednio zabezpieczyć.
Ustawodawca nie wskazuje konkretnego sposobu przechowywania dokumentacji zawierającej dane osobowe, należy zatem stosować zabezpieczenia adekwatne do wartości danych i potencjalnych zagrożeń. Najczęściej stosowanym rozwiązaniem do przechowywania dokumentacji RODO są szafy zamykane na klucz. Największy wybór mebli do przechowywania dokumentacji znajdziesz na https://www.wyposazeniegaudia.pl. Meble te wykonane są z metalu, co gwarantuje solidność, wytrzymałość i wysoką jakość produktu.

W jakich szafach przechowywać dokumentację RODO?

Szafa przeznaczona do przechowywania dokumentacji powinna być przede wszystkim bezpieczna. Oznacza to, że powinna posiadać zamki, blokady lub czujniki, które uniemożliwią dostęp do niej osobom nieupoważnionym. Ponadto, szafa powinna być zamykana w taki sposób, aby osoby postronne nie mogły jej otworzyć. W tym celu stosuje się różne, w zależności od wagi przechowywanych dokumentów, zabezpieczenia:
– zamek na klucz – najczęściej stosowana forma zabezpieczenia, dostęp do szafy mają tylko osoby posiadające klucz. Zabezpieczenie takie jest wystarczające dla wielu dokumentów,
– zamek kodowy – taka szafa otworzy się tylko po wpisaniu odpowiedniego kodu, który może być cyklicznie zmieniany. Umożliwia większą kontrolę nad dostępem do akt,
– zamki na kartę – szafy z takim zabezpieczeniem posiadają czytniki kart, które umożliwiają otwarcie szafy. Dostęp do zawartości szafy mają tylko osoby posiadające odpowiednią kartę identyfikacyjną.
Ważne jest także, aby szafa do przechowywania dokumentów pozwalała na pogrupowanie dokumentów, powinna zatem posiadać półki lub przegródki, umożliwiające skatalogowanie kartoteki.

Z czego powinna być zrobiona szafa na dokumenty RODO?

Wiele firm przechowuje dokumentację w drewnianych szafach ze sklejki, w których jedynym zabezpieczeniem jest zamek na klucz. Szafy z takiego materiału nie są jednak wytrzymałe, często odkształcają lub załamują pod ciężarem papierowej dokumentacji.
Z kolei szafy metalowe są nie tylko bezpieczne (istnieją różne poziomy zabezpieczeń, mogą być nawet ognioodporne), posiadają one również systemy zapobiegające przypadkowemu otwarciu, a także zamki czasowe. Meble takie są również wyjątkowo trwałe, nie odkształcają się, nie rysują, ani nie załamują pod ciężarem wypełnionych segregatorów. Dostępność w szerokiej gamie rozmiarów pozwoli pomieścić każdą ilość dokumentów, a różne rozmiary umożliwiają optymalne dopasowanie do wielkości biura.