Czy każdą informację o kandydacie do pracy można wykorzystać

Generalnie nie każdą dostępną w sieci informację o kandydacie do pracy można wykorzystać. W tym względzie szczególną ostrożność należy zachować w odniesieniu do przeglądania mediów społecznościowych. Nie jest bowiem do końca uregulowane do jakiego stopnia mogą być one podstawą oceny w trakcie procesu rekrutacji.

Jak zatem podejść do zagadnienia wykorzystywania informacji dostępnych w sieci w odniesieniu do kandydata do pracy oraz jego oceny?

Niewątpliwie postępująca aktywność w sieci, a zwłaszcza w mediach społecznościowych, znajduje również odzwierciedlenie na rynku pracy. Obecne procesy rekrutacyjne nie sprowadzają się już jedynie do weryfikacji nadesłanego CV, czy też listu motywacyjnego, lecz niejednokrotnie polegają również na dokładnym prześwietleniu kandydata do pracy za pośrednictwem wszelkich dostępnych kanałów i źródeł. W tym kontekście zatrudniający poszukują informacji u poprzednich pracodawców, obserwując również jednak konta na portalach społecznościowych, i to zarówno tych o stricte biznesowym charakterze, jak i typowo prywatnych.

Takie postępowanie wynika z chęci minimalizacji ryzyka zatrudnienia kandydata, który w istocie nie ma deklarowanych umiejętności czy też wykształcenia. Pamiętać również należy o tym, iż na rynku spotkać się można wręcz z fabrykami dyplomów, gdzie bez problemu da się kupić każdy dokument potwierdzający kwalifikacje w dowolnej dziedzinie. Dokonując jednak takiej weryfikacji warto zastanowić się nad tym, czy obowiązujące przepisy wyznaczają granice dopuszczalnego weryfikowania informacji podanych przez kandydata bądź też poszukiwania takowych informacji bez jego zgody. Zatem czy informacje zamieszczone przez kandydata na portalu Facebook czy też Instagram mogą być brane pod uwagę do jego oceny dokonywanej przez przyszłego pracodawcę.

Stosunkowo nowym trendem w tym kontekście jest wywodzący się z Wielkiej Brytanii oraz USA tak zwany background screening, polegający na prześwietleniu i potwierdzaniu informacji podanych przez kandydata w składanych dokumentach aplikacyjnych, zarówno przez samych pracodawców, agencje rekrutacyjne, jak i specjalistyczne podmioty oferujące tego typu usługi. Stosowanie tej metody uzasadnione jest z reguły obawą przed ewentualnymi skutkami zatrudnienia niewłaściwego pracownika, czy też stratami finansowymi bądź wizerunkowymi.

Background screening cieszy się szczególnym zainteresowaniem przy rekrutacji specjalistów i wyborze kadr wyższego szczebla, między innymi w takich podmiotach jak instytucje finansowe, administracja państwowa czy też placówki oświatowe. W praktyce najczęściej ogranicza się to do weryfikacji prawdziwości informacji na temat wykształcenia, doświadczenia zawodowego czy też posiadanych kwalifikacji. Zdarzają się jednak przypadki prześwietlania życia prywatnego aplikującego, w tym jego poglądów, orientacji seksualnych, aktywności społecznych czy stanu rodzinnego. Tym samym chodzi więc o weryfikację informacji, których kandydat nie ma obowiązku ujawniać w swoim CV. W praktyce odbywa się to też często bez wiedzy i zgody samego zainteresowanego, co rodzi pytania o zgodność takiego działania zarówno z prawem pracy, jak i przepisami dotyczącymi danych osobowych.

W tym kontekście kodeks pracy dość szczegółowo określa zakres informacji, jakich pracodawca żądać może od kandydata do zatrudnienia. Są to generalnie dane mające znaczenie dla jego oceny w procesie rekrutacji, bądź też wymagane wprost przepisami. Informacje dodatkowe pracodawca może pozyskać na podstawie udzielonej przez zainteresowanego dobrowolnej zgody. Zasadą jest, iż w toku rekrutacji oraz zatrudnienia dane gromadzi się na podstawie oświadczeń, odpowiednio kandydata bądź też pracownika.

Dopiero jednak w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia pracodawca może żądać ich udokumentowania. Dotyczy to jednak wyłącznie tych danych, które zostały przez aplikującego podane, a nie dodatkowych informacji. Tym samym pracodawca, nawet za zgodą kandydata, nie może pozyskiwać na jego temat informacji, co do których ten nie wyraził świadomej i wyraźnej zgody. Dotyczy to chociażby zdolności finansowej kandydata, nabytych kompetencji, konfliktów w poprzednim miejscu pracy, posiadanych umiejętności czy też okresu zatrudnienia u innego pracodawcy.

A jak do informacji pozyskiwanych podczas procesu rekrutacji odnosi się Urząd Ochrony Danych Osobowych?

Generalnie prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) dopuszcza kontakt z byłymi pracodawcami, jeśli kandydat zgodzi się na to wyraźnie, w szczególności w formie pisemnego oświadczenia. Jeżeli jednak kandydat wyrazi takową zgodę, to zakres pytań nie może wykraczać poza dane przekazane wcześniej przez samego zainteresowanego. Zatem celem takiego kontaktu może być jedynie potwierdzenie informacji posiadanych już przez potencjalnego pracodawcę, a nie zaś poszerzenie ich zakresu, w szczególności o wiadomości, co do których rekrutujący obawia się, że mogły zostać zatajone przez kandydata.

Warto podkreślić, iż o ile prezes UODO dopuszcza możliwość kontaktu z byłym pracodawcą celem uzyskania bądź potwierdzenia referencji na podstawie zgody kandydata, to nie dopuszcza już takiego mechanizmu działania w relacji z uczelnią, celem potwierdzenia uzyskania jej dyplomu. Taka sytuacja jest bowiem niedopuszczalna, gdyż wymagałaby udostępnienia danych kandydata w celu jego identyfikacji, a to wymaga zapewnienia odpowiedniej podstawy prawnej.

Z kolei kwestia sprawdzenia konta kandydata do pracy na portalach społecznościowych, zwłaszcza tych o czysto prywatnym charakterze, tak naprawdę pozostaje nieuregulowana. Szczególnie jest to trudne w odniesieniu do branż kreatywnych, opierających swą aktywność na takich platformach jak Facebook, Instagram czy też TikTok, gdzie trudno jest nakreślić wyraźną granicę między tym, gdzie dany profil ma jeszcze charakter zawodowy, a gdzie już prywatny. A jej wyznaczenie jest o tyle istotne, iż w toku rekrutacji pracodawca może brać pod uwagę i oceniać tylko informacje niezbędne dla oceny kandydata jako potencjalnego pracownika, a nie zaś jako osoby prywatnej.

Generalnie prezes UODO jest zdania, że informacje zamieszczane przez kandydata do pracy w portalach społecznościowych jako takich nie powinny być wykorzystywane w procesie rekrutacji. Stąd tak ważne wydaje się rozróżnienie charakteru danego portalu, gdyż przykładowo te o charakterze profesjonalnym, jak chociażby LinkedIn, wykorzystywane są co do zasady właśnie do budowania zawodowej marki osobistej, a konta na nich są niejednokrotnie podlinkowane w dokumentach aplikacyjnych, co można interpretować jako zgodę na wykorzystywanie umieszczonych w nich danych właśnie w celu rozwoju kariery zawodowej. Warto w tym miejscu podkreślić, iż przeważająca część informacji na profesjonalnych portalach społecznościowych dotyczy przede wszystkim wykształcenia i doświadczenia zawodowego, a więc danych, do których przetwarzania pracodawca jest uprawniony na etapie rekrutacji na gruncie przepisów kodeksu pracy.

W tym kontekście odmiennie należałoby spojrzeć na konta na portalach społecznościowych, służących wyłącznie do celów prywatnych. Z reguły bowiem zawierają one informacje, do przetwarzania których pracodawca nie ma prawa bez zgody kandydata. W tym kontekście pamiętać należy, iż z uwagi na obowiązujące przepisy zakazujące dyskryminacji w zatrudnieniu, informacje na temat prywatnego życia kandydata zamieszczone na portalach społecznościowych w żaden sposób nie powinny wpływać na ocenę jego aplikacji. Dotyczy to zwłaszcza takich danych, jak stan rodzinny, poglądy polityczne czy też religijne, przynależność do różnego organizacji, jak i inne prywatne aktywności.

Niestety w praktyce zdarza się, iż aplikacje są odrzucane z powodu niestosownych zdjęć czy też niepochlebnych opinii o poprzednich pracodawcach, publikowanych przez kandydata na jego stronach w mediach społecznościowych, a nawet na podstawie przejawianych przez niego zdolności komunikacyjnych czy też sposobu wyrażania się. Podkreślić trzeba, iż samo przeglądanie prywatnego konta na portalu społecznościowym może nie stanowić naruszenia zasad równego traktowania i niedyskryminowania w rekrutacji, lecz to jednak na pracodawcy ciążyć będzie wówczas obowiązek udowodnienia, iż nie kierował się on przy ocenie kandydata danymi dotyczącymi jego sfery pozazawodowej.

Co jeszcze powinno mieć znaczenie w kontekście wykorzystywania przeróżnych informacji podczas oceny kandydata do pracy?

Generalnie już od kilku lat przepisy kodeksu pracy wprost upoważniają pracodawcę do przetwarzania dodatkowych danych kandydata i pracownika na podstawie udzielonej zgody, lecz cały czas mamy do czynienia z wątpliwościami odnośnie podobnego postępowania w warunkach rekrutacji i zatrudniania. Szczególnie dotyczy to dobrowolności takiej zgody, przy wzięciu pod uwagę faktu, czemu miałaby ona służyć i jakie pośrednie bądź też bezpośrednie konsekwencje może to powodować. Pomimo kodeksowego zakazu niekorzystnego traktowania bądź wyciągania negatywnych konsekwencji z tytułu odmowy bądź wycofania zgody na podanie przez kandydata dodatkowych informacji, w praktyce taka postawa aplikującego niejednokrotnie podważać może zaufanie pracodawcy co do jego wiarygodności, a podsycać wręcz obawy przed zatrudnieniem osoby fałszującej czy też koloryzującej informacje na temat swego wykształcenia, doświadczenia bądź kompetencji.

Niezależnie jednak od kwestii dobrowolności, problematyczne może się okazać również określenie zakresu danych, których miałaby takowa zgoda dotyczyć. Warto bowiem podkreślić, iż wyrażając zgodę zarówno kandydat, jak i podmiot rekrutujący, często nie mają wiedzy, jakie dane na skutek prześwietlenia jego profilu zostaną pozyskane, a w szczególności, czy nie będą to dane osobowe szczególnej kategorii, jak chociażby zdrowie, przynależność związkowa czy też karalność. Dlatego też z dużą ostrożnością należy podchodzić do kwestii gromadzenia jakichkolwiek informacji, pozyskiwanych od kandydata na pracownika na podstawie jego zgody, niezależnie od tego, czy następuje to z jego inicjatywy, czy też z inicjatywy pracodawcy.

Generalnie działania rekrutera powinna cechować przejrzystość i transparentność. Oznacza to, iż kandydat na każdym etapie rekrutacji ma prawo do pełnej informacji na temat zakresu i źródeł danych przetwarzanych w jej toku oraz okoliczności wpływających na odrzucenie aplikacji, czy też przejście do kolejnego etapu oraz kręgu podmiotów, którym jego dane zostały w związku z rekrutacją udostępnione. W szczególności zaś kandydat ma prawo otrzymać od rekrutującego kompleksowe zestawienie zawierające zgromadzone w toku rekrutacji informacje.

Tym samym jak widać, metoda background screeningu okazać się może zarówno pomocna, jak i niebywale niebezpieczna dla pracodawcy. Na pewno pozwala ona na dokładniejszą weryfikację wiarygodności kandydata na dane stanowisko, lecz wiąże się też z ryzykiem pozyskania danych o szczególnym charakterze. Generalnie metoda ta powinna ograniczać się do potwierdzenia prawdziwości informacji już podanych przez kandydata, a nie służyć pozyskiwaniu na jego temat jakichkolwiek danych za jego plecami. Jest to bowiem narzędzie wymagające wyważenia ryzyka, bowiem z jednej strony mamy opcję zatrudnienia nieodpowiedniego kandydata, lecz z drugiej strony zarzut przetwarzania jego danych osobowych niezgodnie z przepisami bądź naruszeniem wobec niego zakazu dyskryminacji z uwagi na kierowanie się czynnikami, które nie mogą być brane pod uwagę w toku procesu rekrutacji.

Podsumowując, podczas procesu rekrutacji pamiętać należy, iż nie każdą dostępną w sieci informację o kandydacie do pracy można wykorzystywać. W tym kontekście szczególną ostrożność należy zachować przeglądając media społecznościowe, gdyż do końca nie jest uregulowane do jakiego stopnia mogą być one podstawą oceny w trakcie rekrutacji, o ile jednak mowa o mediach społecznościowych o profilu zawodowym. Ważnym jest bowiem, iż z uwagi na obowiązujące przepisy zakazujące dyskryminacji w zatrudnieniu, w tym również na etapie rekrutacji, dane na temat prywatnego życia kandydata do pracy zamieszczane na jego prywatnych kontach na profilach typu Facebook, Instagram czy też TikTok, nie mogą w żaden sposób wpływać na ocenę jego aplikacji.