Zmiany w kodeksie pracy rodzą ryzyko po stronie pracodawców

Już w najbliższym czasie prawdopodobnie uchwalona zostanie bardzo potrzebna i oczekiwana nowelizacja kodeksu pracy wprowadzająca na stałe możliwość prewencyjnych kontroli trzeźwości pracowników oraz regulacje dotyczące pracy zdalnej. Okazuje się jednak, iż po wejściu w życie nowych przepisów o badaniu trzeźwości pracowników na 2 tygodnie może powstać luka prawna w tysiącach przedsiębiorstw, które będą musiały poczekać na wdrożenie nowych przepisów do regulacji wewnętrznych.

Co zatem wiadomo dziś o nowych regulacjach i ewentualnie powstałych w związku z tym problemach pośród przedsiębiorców?

Generalnie pracodawcy bardzo pilnie śledzą przebieg prac związanych z nowelizacją kodeksu pracy. Szczególnie jest to istotne ze względu na to, iż przewiduje się tam bardzo krótkie vacatio legis w odniesieniu do badania trzeźwości pracowników wynoszące raptem 14 dni.

W tym kontekście chociażby przewoźnicy kolejowi mają do sprawy różne podejście. Przykładowo Polregio informuje, iż skoro nie jest jeszcze znana ostateczna treść przepisów kodeksu pracy po nowelizacji, tym samym jest za wcześnie na wprowadzenie zmian w regulacjach wewnątrzzakładowych oraz na rozpoczęcie negocjacji ze związkami zawodowymi w tym zakresie.

A z kolei przedstawiciele PKP SKM w Trójmieście już obecnie planują wdrożenie zmian do obowiązujących w spółce procedur określonych w regulaminie pracy. Zgodnie jednak z nowelizacją kodeksu pracy wymagać to będzie ustawowego czasu na przyjęcie tej zmiany, czyli 30 dni na uzgodnienie ze związkami zawodowymi plus 14 dni na wejście w życie od dnia ogłoszenia zmian w regulaminie pracy.

Na tym tle powstaje wiele wątpliwości chociażby dotyczących tego czy pracodawcy mogą rozpocząć negocjacje dotyczące nowej treści przepisów wewnętrznych jeszcze przed wejściem nowelizacji kodeksu pracy w życie. Tymczasem od tego zależy, kiedy te zmiany mogą zacząć obowiązywać w poszczególnych przedsiębiorstwach.

Jak podkreśla Iwona Jaroszewska-Ignatowska, partner w Kancelarii Raczkowski, generalnie prace nad wdrożeniem nowych przepisów można, a nawet należy rozpocząć jeszcze przed ich wejściem w życie. Okazać się może jednak, iż tak naprawdę będziemy mieć jedynie do czynienia z sondowaniem stanowiska związków zawodowych. Jeżeli bowiem przedstawiciele pracowników będą chcieli uzależnić swoją zgodę na wdrożenie przepisów o trzeźwości chociażby od podwyżek, przyznawania pracownikom benefitów, czy też ograniczania planowanych zwolnień, wówczas mogą przedłużyć czas niezbędny na przeprowadzenie zmian. A tym samym pracodawca może nie mieć podstawy do przeprowadzania prewencyjnych badań pracowników na trzeźwość według nowych zasad.

Wówczas pracodawcy będą musieli odwołać się do przepisów o bezpieczeństwie pracy i do tej pory obowiązującego orzecznictwa Sądu Najwyższego, który na przeprowadzanie takich badań pozwalał. Przedstawiciele pracodawców winni jednak zadbać o to, by mogli oni ewentualnie udowodnić, iż niewdrożenie przepisów na czas nastąpiło nie z ich winy oraz że dochowali oni należytej staranności, negocjując z przedstawicielami związków zawodowych, a badania muszą prowadzić ze względu na ryzyko odpowiedzialności za skutki działania nietrzeźwych pracowników.

Co zatem dziś wiadomo o nowych zasadach badania trzeźwości, które mają wejść w życie?

Jak słusznie podkreśla Katarzyna Sarek-Sadurska, partner w Deloitte Legal, nowe przepisy są tak skonstruowane, iż jedynie zasady określone w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym będą mogły stanowić podstawę do przeprowadzenia badania trzeźwości pracowników. Co zatem bardzo ważne, takie zmiany we wszystkich przedsiębiorstwach, gdzie takie badania prowadzone są już obecnie, trzeba będzie wprowadzić wręcz w błyskawicznym tempie.

Jeżeli bowiem nawet pracodawca wcześniej uzgodni zmiany w regulaminie, to i tak będzie mógł je ogłosić dopiero po zmianie przepisów, a wtedy będzie musiało minąć kolejne 14 dni zanim wejdą one w życie. Ten okres przejściowy może trwać jeszcze dłużej w przypadku przedsiębiorstw, gdzie funkcjonują układy zbiorowe pracy, bowiem protokoły dodatkowe do układów trzeba zgłosić do Państwowej Inspekcji Pracy, która ma miesiąc na ich rejestrację.

Z kolei Agnieszka Fedor, partner w Kancelarii SKS podkreśla, że w przypadku prewencyjnych badań dotyczących trzeźwości ci przedsiębiorcy, którzy już obecnie prowadzą je bez wyraźnej podstawy prawnej, będą nadal to robili po zmianach, ryzykując jednak znacznie więcej niż obecnie, bowiem po wprowadzeniu nowelizacji w życie jasnym będzie, iż prowadząc takie badania bez zmiany regulaminu pracy czy też układu zbiorowego (chociażby wynikało to nie tylko z czasu potrzebnego na wdrożenie nowych regulacji, lecz także z braku zgody związków zawodowych na zakres albo sposób prowadzenia takich badań), pracodawca będzie naruszał wprost przepisy kodeksu pracy.

Po nowelizacji w kodeksie pracy będzie bowiem jasno sformułowane, iż prowadzenie badania trzeźwości pracowników bez zmiany regulaminu pracy bądź układu zbiorowego będzie stanowiło naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych. A tymczasem informacje o trzeźwości pracowników jako dotyczące ich zdrowia, traktowane są jako dane szczególnie chronione. Zatem pracodawcy badający trzeźwość osób zatrudnionych w okresie przejściowym będą narażali się na wysokie kary nakładane przez Urząd Ochrony Danych Osobowych. Mogą one sięgnąć nawet kwoty 20 mln euro, jednakże w praktyce są one dostosowane do wielkości karanego przedsiębiorstwa i powagi naruszenia przepisów.

W tym kontekście Agnieszka Fedor podkreśla, iż zupełnie nie rozumie, dlaczego ustawodawca, już od trzech lat zmagający się z uregulowaniem zasad pracy zdalnej, a z wprowadzeniem prewencyjnych badań trzeźwości jeszcze dłużej, daje pracodawcom tak mało czasu na przygotowanie się do zmian. Pracodawcy i partnerzy społeczni powinni mieć zdecydowanie więcej czasu na uzgodnienie tego jak nowe regulacje będą stosowane w danym przedsiębiorstwie, wypracowanie nowych procedur i poinformowanie zatrudnionych o tych zmianach.

Generalnie tak wynika przecież z podstawowej zasady, która winna rządzić procesem legislacyjnym, czyli przewidywalności prawa. Obecnie pracodawcy mogą bowiem przygotowywać się do wdrożenia nowych przepisów, bazując jedynie na projekcie zmian w zakresie nowelizacji kodeksu pracy. Tymczasem podstawowy problem jest taki, iż wciąż ulegać on może kolejnym zmianom. Tym samym wszelkie przygotowania i ewentualne uzgodnienia obarczone są całkiem sporym ryzykiem niepewności.

Szczególnie w odniesieniu do zagadnienia badania trzeźwości rozwiązaniem byłoby ustalenie, iż ograniczenia wynikające z konieczności ochrony danych osobowych nie mogą przeważać nad koniecznością zapewnienia bezpieczeństwa pracy oraz ochrony życia i zdrowia ludzi. W tym kontekście niestety Urząd Ochrony Danych Osobowych od lat prezentuje nieprzejednane stanowisko. Gdy na jednej szali jest bezpieczeństwo pracy, a na drugiej ochrona danych osobowych, zawsze niestety zwycięża ta druga opcja.

Jakie jeszcze kłopoty oczekiwać mogą na pracodawców w związku ze spodziewaną nowelizacją kodeksu pracy?

Niewątpliwie pracodawcy mogą mieć też problem z wdrożeniem nowych regulacji odnośnie pracy zdalnej. Tutaj wprawdzie obowiązywać ma dłuższy, bowiem dwumiesięczny okres vacatio legis, jednakże na pewno już teraz warto rozpocząć uzgodnienia i konsultacje z przedstawicielami związków zawodowych w sprawie wdrożenia nowych zasad pracy zdalnej, nim wejdą w życie przepisy po nowelizacji.

Jeżeli przedstawiciele związków zawodowych zgodzą się z propozycjami pracodawcy, wówczas już w pierwszym dniu obowiązywania nowych przepisów można podpisać porozumienie. Jeżeli zgody jednak nie będzie, wówczas 30 dniowy termin trzeba będzie liczyć dopiero od rozpoczęcia negocjacji po dniu wejścia w życie nowych przepisów. Zatem również i w tym przypadku może dochodzić do spóźnienia wdrożenia nowych regulacji, nawet uwzględniając proponowane tutaj dłuższe vacatio legis.

Generalnie zgodnie z proponowanymi przepisami nowelizacji pracodawcy będą musieli zwracać pracownikom koszty pracy zdalnej bądź płacić ryczałt nawet wówczas, gdy nie uzgodnią oni jeszcze treści porozumienia ze związkami zawodowymi lub nie wydadzą regulaminu pracy zdalnej.

Jak podkreśla Katarzyna Sarek-Sadurska, chociaż obecnie pracę według określonych już dawno w kodeksie pracy przepisów o telepracy świadczy raptem garstka pracowników, to dla nich nowelizacja przewiduje półroczny okres przejściowy, gdy tymczasem dla kilkuset tysięcy pracowników zdalnych nie ma tutaj ani jednego dnia przejściowego.

Podsumowując, spodziewane uchwalenie nowelizacji kodeksu pracy w zakresie nowych zasad badania trzeźwości pracowników oraz wykonywania pracy w sposób zdalny spowodować może po stronie pracodawców całkiem spore problemy i ryzyko. Okazuje się bowiem, iż przewidziane w projektowanych przepisach okresy vacatio legis są na tyle krótkie, iż rodzić one mogą problemy z wdrażaniem nowych przepisów. Szczególnie w odniesieniu do badania trzeźwości pracowników, gdy mamy do czynienia z raptem 14-dniowym okresem vacatio legis, co może sprawić całkiem spore perturbacje. Niestety ustawodawca nie zadbał o to, by pracodawcy mieli odpowiednio długi okres celem wdrożenia nowych regulacji, jak i oto, by obowiązywać mógł w tym zakresie okres przejściowy.