Ujednolicone formularze do pracy zdalnej warto przygotować już teraz

Pomimo, iż nowe regulacje odnośnie pracy zdalnej nadal są w trakcie prac parlamentarnych, to pracodawcy powinni już teraz przygotowywać się do nowego ich brzmienia. Samo wykonywanie pracy na odległość będzie ułatwione, jednak szczególnie w zakresie ujednolicenia formularzy, pracodawcy mają sporo rzeczy do zrobienia. Wszystko po to, by później było lepiej dla wszystkich.

Co zatem jest istotne w kontekście nowych uregulowań dotyczących pracy zdalnej?

Sejm RP pracuje obecnie nad nowelizacją, która wprowadzić ma na stałe do polskiego porządku prawnego zasady dotyczące wykonywania pracy na odległość. Jednocześnie z kodeksu pracy (KP) zniknąć mają zapisy dotyczące telepracy, a ponadto uchylone zostaną przepisy dotyczące pracy zdalnej wprowadzanej na podstawie art. 3 ustawy z 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2021 r. poz. 2095 ze zm.).

Praca zdalna według nowych zasad to dodatkowe obowiązki administracyjne związane z jej rozpoczęciem, trwaniem oraz zakończeniem. W tym względzie pracodawcy obawiają się, iż nowa dokumentacja dotycząca pracy zdalnej sprawi, iż pojawią się dodatkowe dokumenty do podpisywania przez pracowników. Tymczasem epidemia COVID-19 pokazała, iż uzyskiwanie odręcznych podpisów przez pracowników wykonujących pracę poza biurem wcale nie jest proste.

Dlatego docenić należy, iż nowe przepisy o pracy zdalnej są bardziej przyjazne przedsiębiorcom i wprost wskazują, że wnioski i uzgodnienia dotyczące pracy zdalnej mogą być zawierane w formie papierowej lub elektronicznej. A właśnie forma elektroniczna na pewno ułatwi skuteczne i sprawne wdrożenie i zarządzanie pracą zdalną.

Co zatem ulegnie zmianie w porównaniu z dotychczasowym brzmieniem przepisów?

Generalnie obowiązujące dotychczas przepisy ogólne KP przewidywały w wielu sytuacjach konieczność zachowywania formy pisemnej, jak chociażby w odniesieniu do zawarcia umowy o pracę lub jej zmiany. Wprawdzie żaden z przepisów nie zastrzegał nieważności danej czynności z powodu niewłaściwej formy, jednak niezachowanie formy pisemnej w sytuacji zawierania umowy lub potwierdzania warunków zatrudnienia mogło narazić pracodawcę na odpowiedzialność wykroczeniową i w znacznym stopniu ograniczyć możliwości procesowe podczas ewentualnego sporu sądowego (w tym chociażby w sferze dowodowej).

Tymczasem będący w trakcie prac parlamentarnych projekt nowych przepisów przewiduje, iż wszystkie procesy związane z uzgodnieniem wykonywania pracy zdalnej lub jej warunkami będą mogły odbywać się w pełni zdalnie, przy wykorzystaniu formy elektronicznej.

W tym aspekcie bardzo ciekawa regulacja przewidziana została dla uzgodnienia wykonywania pracy zdalnej podczas zatrudnienia. Otóż uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej podczas zatrudnienia stanowi zmianę istotnych postanowień umowy, dla których KP przewiduje konieczność zachowania formy pisemnej. I projekt nowelizacji zawiera wyłączenie powyższego obowiązku, co w praktyce oznacza, iż brak konieczności tworzenia dodatkowej dokumentacji pracowniczej w postaci aneksu do umowy o pracę. Zatem strony umowy o pracę przy uzgadnianiu wykonywania pracy zdalnej nie będą zobowiązane do zachowania firmy pisemnej dla zmiany umów, co z kolei przekłada się na możliwość dokonania powyższych ustaleń w każdej innej formie, czyli również za pomocą wiadomości e-mail, komunikatorów internetowych czy też nawet za pośrednictwem wiadomości SMS.

Jak takie ułatwienie wpłynąć może na sytuację pracowników wykonujących pracę zdalnie?

Niewątpliwie brak wymagań dotyczących konieczności zachowania formy pisemnej z pewnością ułatwi i usprawni korzystanie z formuły pracy zdalnej przez pracodawców. W tym miejscu warto podkreślić, iż zdecydowanie wartym byłoby wprowadzenie w przedsiębiorstwach ujednoliconych zasad dotyczących składania wniosków i zawierania uzgodnień dotyczących pracy zdalnej.

W tym aspekcie chodzi przede wszystkim o to, by występowanie o pracę zdalną, jej udzielanie lub zakończenie, odbywało się na podstawie standardowych i jednolitych formularzy. Celem bowiem takiego ujednolicenia jest uporządkowanie tych procesów i sprawienie, iż wszyscy pracownicy traktowani są w sposób jednakowy (każdy musi spełnić te same wymagania i nie ma szybkich ścieżek).

To zapewni zarówno sprawne przetwarzanie samych wniosków oraz oświadczeń, bez narażania się na zarzut nierównego traktowania, faworyzowania określonej grupy pracowników oraz stosowania wobec niektórych bardziej dogodnych warunków wykonywania pracy zdalnej.

Jednolite reguły przetwarzania dokumentacji pracowniczej pozwolą również zapewnić odpowiednią ochronę przetwarzanych danych osobowych i sposobu ich przechowywania, co w perspektywie tak elastycznych form uzgodnień w zakresie wykonywania pracy zdalnej okazać się może ważną kwestią.

Podsumowując, pomimo, iż nowe uregulowania odnośnie pracy są jeszcze na etapie prac parlamentarnych, to pracodawcy winni już teraz zadbać o to, by ujednolicić zasady związane z pracą zdalną w swych przedsiębiorstwach. Ma to szczególnie duże znaczenie, gdyż nowo projektowane przepisy dopuszczają stosowanie zarówno formy pisemnej, jak i elektronicznej, odnośnie zawierania umowy, jak i uzgodnień dotyczących wykonywania pracy zdalnej. Takie elastyczne brzmienie przepisów jest dla pracodawców sporym ułatwieniem, lecz z drugiej strony sprawia, iż właśnie ujednolicenie zasad jest niezmiernie potrzebne.