Forma pisemna dokumentów jako anachronizm

Wyzwania współczesnych czasów, a w szczególności w okresie pandemii wirusa SARS-CoV-2 wywołującego chorobę COVID-19, często spotykają się z oporem i hamulcem archaicznych zapisów prawnych i ich wykładni. Nie przystają one do wymogów i obostrzeń nakładanych innymi przepisami i rozporządzeniami.

Jakie są przykłady problemów dotyczących przedsiębiorstw, pracowników i innych uczestników rynku pracy w kontekście obowiązujących, przestarzałych przepisów?

Przykładem konfliktu między brzmieniem obowiązujących przepisów z wyzwaniami obecnych czasów jest konieczność zachowania formy pisemnej wszędzie tam, gdzie przepisy mówią o dokonaniu czynności na piśmie. Takiego zdania są sędziowie Sądu Najwyższego (SN), którzy w wyroku z dnia 21 stycznia 2021 roku (sygn. akt III PSKP 2/21) zanegowali korespondencję w formie mailowej i potwierdzali wymóg formy pisemnej do zawiadomienia organizacji związkowej o zamiarze wypowiedzenia pracownikowi umowy zawartej na czas nieokreślony, argumentując tym, że ustawa i stosowna uchwała wymaga tego na piśmie. Dodać tu trzeba koniecznie, że sędziowie przywołali tu uchwałę z 19 maja 1978 roku, a więc dokument z ubiegłej epoki. Zaaprobowali tym samym tezę od dawna nieaktualną i nieprzystającą do szybko zmieniających się realiów, ale mimo tego dominującą. To bardzo kontrowersyjna sprawa, ponieważ ustawodawca w kodeksie pracy (KP) wcale nie wymaga formy pisemnej, a przewiduje skuteczne poinformowanie związkowców przez pracodawcę o zamiarze wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę na piśmie. Tym bardziej, że i literalna i systemowa wykładnia przepisów, a w tym i KP, potwierdza rozróżnienie formy pisemnej i wymogu dokonania czynności na piśmie. To oznacza, że wszędzie tam, gdzie prawo przewiduje wymóg pisemności (łagodniejszy) nie trzeba zachowywać formy pisemnej (surowszej) i korespondencja e-mailowa jest wystarczająca. To dotyczy jak najbardziej również zamiaru konsultowania ze związkami zawodowymi wypowiedzenia umowy o pracę. Każda sprzeczna z tym teoria, a zatem i ta, która została zaprezentowana we wspomnianym wyroku SN, nie ma żadnego uzasadnienia. Jest to o tyle niezrozumiałe, że pracodawcy i pracownicy oczekują od ustawodawcy i sędziów optymalnych, pomocnych rozwiązań, które będą adekwatne do współczesnych czasów i wymogów, a nie kurczowego trzymania się rozwiązań sprzed kilkudziesięciu lat.

Jakie zmiany nastąpiły w kodeksie cywilnym, które wynikają z dostosowania go do aktualnych warunków?

Zapisy kodeksu cywilnego (KC) w części dotyczącej zachowania dokumentowej formy czynności prawnej, w swym aktualnym brzmieniu, potwierdzają, iż wystarczy złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej to oświadczenie. Natomiast dokumentem jest każdy nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

We wspomnianym wyżej wyroku SN stwierdzone zostało, że konsultacje ze związkami zawodowymi to kwestia szczególna, w pełni uregulowana w prawie pracy, a zatem nie zachodzą żadne przesłanki ku temu, by stosować się do zapisów prawa cywilnego. KC według sędziów stosuje się wówczas, kiedy sprawa dotyczy materii nieuregulowanych w KP. Eksperci sądzą natomiast, że właśnie forma czynności prawnej jest takową nieunormowaną kwestią w KP, ponieważ nie ma w tym akcie prawnym przepisów określających zasady dokonywania czynności prawnych z zakresu prawa pracy.

Celem wprowadzenia nowelizacji KC było urealnienie możliwości tak, by przepisy nie były regulacjami martwymi. Równanie zatem w skutkach formy pisemnej z wymogiem piśmienności jest w sprzeczności z celem, którym kierował się ustawodawca dokonując zmian w KC.

Tylko w razie wymogu sporządzenia oświadczenia woli w formie pisemnej dokument musi przybrać postać pisma spełniając wymóg „na piśmie” z własnoręcznym podpisem autora, co jest zgodne z dochowaniem formy pisemnej, a w przypadku wymogu piśmienności wystarczy utrwalenie oświadczenia przy użyciu znaków alfabetu w formie zbliżonej do dokumentowej.

Jaka jest specyfika prawa pracy odnośnie wymogu zawiadamiania na piśmie związku zawodowego o planowanych zwolnieniach pracowników?

Otóż prawo pracy w gruncie rzeczy cechuje niski formalizm. Ustawodawca określił swoiste ramy zagadnień związanych ze stosunkiem pracy, tym samym zezwolił na samodzielne kreowanie pozostałych kwestii. Zatem zapis art. 38 par 1 KP, który mówi „O zamiarze wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę zawartej na czas nie określony pracodawca zawiadamia na piśmie reprezentującą pracownika zakładową organizację związkową, podając przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy.” nie oznacza wprowadzenia sztywnej procedury i sankcjonowanie wszystkich odstępstw od niej, a głównie osiągnięcie celu w postaci utrwalenia na piśmie samego zawiadomienia przy użyciu znaków alfabetu.

Dlaczego dawniej temat pojęć formy pisemnej i wymogu piśmienności nie budziły tylu kontrowersji i co oznacza pojęcie dynamicznej wykładni?

Dwa przywołane akty prawne, czyli KP i uchwała, na którą powołał się SN w swym wyroku zostały ukształtowane kilkadziesiąt lat temu, kiedy nowoczesne nośniki danych nie występowały jeszcze tak powszechnie, jak teraz. To oznacza, że wtedy można było utożsamiać z sobą dwa sporne pojęcia, chociaż nie miało to żadnej podstawy interpretacyjnej, jednakże nie powodowało chaosu prawnego.

Interpretacja przepisów prowadząca do wywyższenia treści przepisu nad jego literalne brzmienie w zgodzie ze zmieniającymi się warunkami społeczno-politycznymi jest istotą wykładni dynamicznej. Treść normy prawnej ulega zmianie w czasie wraz ze zmianą sytuacji i okoliczności. W omawianym przypadku wyroku SN nie została zastosowana wykładnia dynamiczna, a przecież wydawałoby się, że szybko postępująca informatyzacja zachodzących w gospodarce zjawisk i ciągła digitalizacja przeróżnych procesów, wymuszają wręcz podanie w wątpliwość obowiązujących przepisów i pojęć. Eksperci są zgodni co do tego, że można uznać, iż jeśli współczesny ustawodawca od dawna nie zmienia obowiązujących norm i opowiada się on za ich utrzymaniem i stosowaniem w nowych warunkach, to musi przyjąć dynamiczną wykładnię, by dostosować archaiczne przepisy do współczesnych warunków. Odnosząc ten wywód do wspomnianego wyroku SN, według ekspertów, dokonanie czynności na piśmie nie musi oznaczać zachowania formy pisemnej.

Podsumowując, nawyki młodego pokolenia związane z szybkim rozwojem nowych technologii i powszechnie panująca digitalizacja oraz od ponad roku wpływająca na niemalże wszystkie zjawiska społeczno-gospodarcze, pandemia wirusa SARS-CoV-2 wywołującego chorobę COVID-19, sprawiają, iż obowiązujące, często archaiczne w swym brzmieniu i sensie,  przepisy prawa, a w tym zapisy kodeksu pracy i opracowane na jego podstawie uchwały i rozporządzenia, muszą być interpretowane przy zachowaniu wykładni dynamicznej. To oznacza, że do lamusa powinien odejść wymóg zachowania formy pisemnej, której miejsce, jeśli jest to możliwe, może z powodzeniem zająć forma elektroniczna. Niestety nie wszystkie instytucje idą z duchem czasu, stąd mamy jeszcze do czynienia z wyrokami sądowymi, które są całkowicie niezrozumiałe, a nawet i śmieszne.