Czy przedsiębiorstwa chętniej korzystają z możliwości prowadzenia akt pracowniczych w wersji cyfrowej?

Od 1 stycznia 2019 roku przedsiębiorstwa mają możliwość prowadzenia akt pracowniczych w wersji elektronicznej. Sektor prywatny już od lat zgłaszał takie potrzeby, gdyż cyfryzacja wszelkich procesów postępuje w szybkim tempie. Tymczasem okazuje się, że jak do tej pory niewiele przedsiębiorstw skorzystało z tej możliwości.

 

Jak obecnie wygląda cyfryzacja akt elektronicznych?

 

Liczba przedsiębiorstw, która zdecydowała się na prowadzenie akt pracowniczych w wersji elektronicznej, jest naprawdę niewielka. Zdecydowana większość pozostawiła akta w formie mieszanej, gdzie część jest prowadzona w wersji elektronicznej, a część w formie papierowej. Wpływ na to mają przede wszystkim przyzwyczajenia pracowników działów kadr. Zdecydowanie najlepiej prowadzi im się akta osobowe w starej, papierowej wersji. Ale przykładowo ewidencja czasu pracy w większości prowadzona jest elektronicznie. To też kwestia już wcześniejszych zmian organizacyjnych, gdy elektroniczna ewidencja była po prostu wygodniejsza. Obecnie zaś trwa dostosowywanie różnych rozwiązań informatycznych do wymogów ustawy w zakresie prowadzenia elektronicznej dokumentacji akt pracowniczych.

 

Dlaczego tak mało przedsiębiorstw zdecydowało się na pełną cyfryzację dokumentacji pracowniczej?

 

Otóż przede wszystkim winne temu są wysokie wymagania warunków technicznych, jakie nakłada ustawa. To z kolei powoduje duże koszty wprowadzenia pełnej cyfryzacji w danym przedsiębiorstwie. Zgodnie z przepisami, system teleinformatyczny w którym przechowywana będzie dokumentacja pracownicza musi zapewniać między innymi integralność treści akt, identyfikację osób mających do nich dostęp oraz zabezpieczenie przed uszkodzeniem, utratą lub nieupoważnionym dostępem. Pracodawca został też zobowiązany do tworzenia i stosowania procedur zabezpieczających oraz opracowania zasad i planów przechowywania dokumentacji w długim okresie.

 

Ponadto, ustawodawca wprowadził też szereg wymogów związanych z przenoszeniem dokumentacji pomiędzy systemami teleinformatycznymi. Pracodawca musi między innymi zapewnić zgodność struktury technicznej pliku XML z metadanymi ze specyfikacją techniczną zamieszczoną na stronie Biuletynu Informacji Publicznej resortu pracy.

 

To wszystko powoduje, iż sam proces cyfryzacji akt pracowniczych jest kosztowny. Dotyczy to szczególnie mniejszych przedsiębiorstw, którym trudno znaleźć dodatkowe środki na przeprowadzenie tego procesu. W ich przypadku do rangi problemu urasta już nawet to, że zmiana dokumentacji z papierowej na elektroniczną wymaga posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej.

 

Co jeszcze jest przeszkodą w przejściu na cyfrową dokumentację akt pracowniczych?

 

Sam kodeks cywilny i jego prawne uwarunkowania są niekiedy przeszkodą w przejściu na cyfryzację dokumentacji. Po prostu przepisy nie zostały w tym względzie jeszcze uporządkowane i stanowią niemały problem. Przykładowo, harmonogram czasu pracy pracownika może być prowadzony w formie elektronicznej lub papierowej. Ale już z kolei indywidualny rozkład czasu pracy, ruchomy czas pracy, system skróconego tygodnia pracy lub pracy weekendowej można stosować tylko na podstawie pisemnego wniosku pracownika. To nie sprzyja cyfryzacji ani prowadzeniu dokumentacji w jednej formie.

 

Jakie zasady obowiązują odnośnie przechowywania dokumentacji?

 

Zgodnie z obowiązującymi zasadami pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego w którym ustało zatrudnienie. Przy czym przepisy szczegółowe mogą stanowić inaczej.

 

Były pracownik z kolei może taką dokumentację odebrać do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania akt przez przedsiębiorstwo.

 

W przypadku, gdy pracodawca dokona przekształcenia dokumentacji pracowniczej w postać elektroniczną, pracownik ma 30 dni na odbiór wersji papierowej. Po tym czasie dokumentacja papierowa może ulec zniszczeniu. Przedsiębiorstwo ma 10 lat na dokonanie zniszczenia dokumentacji papierowej, w sposób uniemożliwiający jej odtworzenie. Termin ten liczony jest od dnia upływu terminu odbioru dokumentacji przez pracownika.

 

Czy są jeszcze jakieś utrudnienia w procesie cyfryzacji dokumentacji?

 

W zasadzie niestety, z uwagi na nieprzystosowane przepisy, przedsiębiorstwa muszą liczyć się z koniecznością ciągłej zamiany na postać cyfrową dokumentów otrzymywanych w wersji papierowej. Dodatkowo, przepisy wprost nie sankcjonują cyfrowej komunikacji pomiędzy pracodawcą, a pracownikiem (choćby poprzez pocztę e-mail).

 

To wszystko powoduje, iż z punktu widzenia pracodawcy, prowadzenie i obsługa dokumentacji pracowniczej w wersji tylko elektronicznej, są po prostu obecnie kłopotliwe.

 

Do pełnego przejścia na system cyfrowy zniechęcają też przepisy o oddawaniu dokumentów papierowych zatrudnionym i byłym pracownikom. Procedura przewidziana w tym zakresie jest niezwykle czasochłonna. Przykładowo, przedsiębiorstwo ma obowiązek powiadomić byłych pracowników o możliwości odbioru dokumentacji papierowej w ciągu 30 dni od przekazania informacji w tej sprawie. Jeśli nie ma możliwości doręczenia informacji lub zawiadomienia byłego pracownika należy pozostawić wiadomość o możliwości ich odbioru w ciągu 7 dni od chwili pozostawienia tejże wiadomości. Skuteczne pozostawienie ma miejsce wtedy, gdy taka wiadomość znajdzie się w oddawczej skrzynce byłego pracownika, w drzwiach jego mieszkania lub w widocznym miejscu przy wejściu na posesję. Dopilnowanie powyższych wymogów może być czasochłonne i kosztowne.

 

Podsumowując, przy obecnym stanie uregulowań prawnych, na prowadzenie dokumentacji w wersji elektronicznej mogą decydować się przedsiębiorstwa dopiero rozpoczynające działalność gospodarczą. Pozostałe będą łączyć oba systemy lub pozostaną przy starszej wersji papierowej.