Outsourcing procesów rekrutacji – dla kogo i po co?

Outsourcing to korzystanie z zewnętrznych źródeł, przekazywanie zadań i projektów do realizacji firmom zewnętrznym. Wkracza on w coraz więcej obszarów naszego życia, nie tylko zawodowego, ale i prywatnego. Podstawą do korzystania z tego rodzaju usług jest wydzielenie z naszych działań obszaru tych obowiązków, których nie będziemy wykonywać ani osobiście, ani samodzielnie. Jak działa outsourcing procesów rekrutacji?

Outsourcing procesów rekrutacji, czyli w skrócie RPO (ang. Recruitment process outsourcing) jest jedną z podstawowych form outsourcingu procesów biznesowych, w ramach których pracodawca zleca wykonanie większości lub wszystkich procesów rekrutacyjnych firmom zewnętrznym. Pierwszą tego typu usługę wykonano w latach 90. XX wieku w Stanach Zjednoczonych. Najwięcej programów RPO o najwyższym stopniu rozwinięcia obserwujemy w Wielkiej Brytanii i właśnie w USA.

Poszukiwany pracownik idealny?

W obecnych czasach mówi się, że to nie kandydat poszukuje pracy, a praca poszukuje kandydata. Mamy bowiem do czynienia z najniższym od wielu lat wskaźnikiem bezrobocia w naszym kraju. W 2019 roku wyniósł on zaledwie 3,2%, co stanowi poziom, jakiego nie widzieliśmy od 30 lat. W związku z tym, poszukiwanie pracownika nie jest już takie łatwe, jak było jeszcze kilka lat temu.

Proces rekrutacyjny powinniśmy przeprowadzić starannie i skrupulatnie. By przyniósł owocne rezultaty, nie może być prowadzony bez odpowiedniego przygotowania i poznania rynku pracy. Dlatego też coraz częściej pracodawcy sięgają po nowe rozwiązania i korzystają z narzędzi outsourcingu.

Outsourcing procesów rekrutacji – zewnętrzne firmy rekrutacyjne

Z outsourcingu procesów rekrutacji korzystają najczęściej firmy, w których występuje duża rotacja pracowników. Zlecanie usług specjalistycznym firmom rekrutacyjnym pozwala zmniejszyć tę liczbę nawet o ponad połowę. Rozwiązanie to wybierają zwykle duże firmy z branży IT, telekomunikacyjnej, farmaceutycznej, energetycznej czy handlowej. Co więcej, również firmy produkcyjne oraz inwestorzy są nim zainteresowani. Idealny outsourcing powinien wiązać ze sobą firmy na wiele lat, w ciągu których współpraca między podmiotami się zacieśnia. Z biegiem czasu zewnętrzna firma rekrutacyjna staje się bowiem częścią organizacji klienta.

Zewnętrzne firmy, zawodowo zajmujące się przeprowadzaniem procesów rekrutacji, posiadają odpowiednie narzędzia umożliwiające pozyskiwanie i weryfikację pracowników. Nie bez znaczenia jest tu również szeroko rozbudowany dział HR. Dostawca usługi RPO zajmuje się kompleksową organizacją wszystkich etapów rekrutacji. Obciążony jest odpowiedzialnością za prawidłowe wykonanie analizy potrzeb klienta oraz określenie cech pożądanego potencjalnego pracownika. Następny jego krok to dopasowanie odpowiedniej strategii rekrutacyjnej do potrzeb i ogólnej charakterystyki firmy. Ostatecznie rekrutacja kandydatów na określone stanowiska kończy się takimi działaniami jak podpisanie umowy i onboarding. Coraz więcej agencji świadczących usługi outsourcingu rekrutacji zajmuje się tym procesem od początku do końca. Ta kompleksowa opieka nad kandydatem do pracy skutkuje większą pewnością działania, a wprowadzenie pracownika na nowe stanowisko umożliwia mu szybszą adaptację w nieznanym miejscu pracy. Potrzeby rekrutacyjne są jednak określane indywidualnie dla każdego ze zleceniodawców. Zewnętrzna firma rekrutacyjna może zająć się tylko niektórymi z nich bądź przeprowadzić całość procesu.

Obowiązki firm outsourcingowych

Główne działania, jakie podejmują agencje rekrutacji, polegają na wyszukiwaniu na rynku pracy prawdziwych perełek, tak zwanych talentów. Ponieważ posiadają oni doświadczenie na różnych stanowiskach, stanowią najbardziej pożądany cel pracodawcy. Działania te są zgodne z zasadami odpowiednio przemyślanego marketingu rekrutacyjnego. Agenci cechują się bardzo dobrą znajomością rynku pracy, dzięki czemu dbają o to, by oferty zatrudnienia znalazły się w najbardziej poczytnych miejscach – portalach, gazetach, forach branżowych, tablicach ogłoszeń. Często dokonują również rekrutacji już na etapie wyższej edukacji przyszłych kandydatów – wkraczając na kampusy uczelni wyższych.

Gdy w odpowiedzi na ogłoszenie dojdzie do zgłoszeń pierwszych kandydatów, przedstawiciele zewnętrznej firmy dokonują ich selekcji i weryfikacji umiejętności oraz doświadczenia. Sprawdzają również, czy wszystkie dane, które podał kandydat, są prawidłowe oraz zgodne z prawdą. Oficjalne przyjęcie oferty następuje dopiero wówczas, gdy odpowiednio zweryfikowano jego dane oraz referencje. Dodatkowo wykonuje się testy psychometryczne lub kompetencyjne dla uzyskania szerszego obrazu osobowości i umiejętności kandydata.

Każdy etap rekrutacji jest raportowany i analizowany, dzięki czemu potencjalny pracodawca zyskuje  kontrolę nad ich przebiegiem. Proces rekrutacji kończy się pomyślnym wdrożeniem nowego pracownika do jego obowiązków oraz jego adaptacją w nowym środowisku.

Sowelo Consulting

Jedną z firm wyspecjalizowanych w zakresie przeprowadzania „wojny o talenty” jest firma Sowelo Consulting z Krakowa. Jej przedstawiciele zapewniają dostęp do najlepszej puli kandydatów obecnych na rynku pracy, wypełniając wszystkie wyżej wymienione obowiązki firmy outsourcingowej.

Wybierając Sowelo, zyskujemy gwarancję przeprowadzenia wysokiej jakości usług rekrutacyjnych w zakresie, o jakim sami zadecydujemy. Firma dostosowuje strategię poszukiwań do wymagań pracodawcy oraz potencjalnych pracowników. Dzięki skorzystaniu z usług specjalistycznej firmy rekrutacyjnej, mamy dostęp do precyzyjnej kontroli wszelkich kosztów przeprowadzanej rekrutacji.

Kontrola rynku

Firmy  działające w Europie Środkowej i Wschodniej (region CEE) borykają się z coraz większym problemem rosnącej rotacji kadr specjalistów średniego szczebla. To wymaga nieustannego wydawania środków pieniężnych na prawidłowe przeprowadzanie kolejnych procesów rekrutacji.

Outsourcing procesów rekrutacji pozwala na zwiększenie kontroli nad rynkiem, w związku z czym stanowi pewny krok do redukcji rotacji personelu. Co więcej, firmy outsourcingowe, czuwające nad prawidłowym przebiegiem procesu rekrutacji, dbają o to, by docierać do jak najlepiej wykwalifikowanych kandydatów. Dzięki temu przyczyniają się do rekrutacji wysoko wyspecjalizowanych pracowników. Oni zaś zatrzymują się w dobrej firmie na dłużej, zmniejszając niepożądaną rotację.

Outsourcing procesów rekrutacji – zalety

Zewnętrzna firma staje się odpowiedzialna za każdy etap rekrutacji, przyjmując na siebie wszystkie obowiązki z nimi związane. Firma zlecająca wykonanie rekrutacji nie skupia się na jej przebiegu, dzięki czemu nie pochłania on jej energii i czasu. Jej przedstawiciele mogą całkowicie oddać się swoim obowiązkom, wynikającym z głównych celów działalności. Oszczędność czasu wynika przede wszystkim z działania, które nazywamy skalowalnością procesów. Polega ono na dostosowaniu liczby, przebiegu oraz kolejności procesów rekrutacyjnych w taki sposób, by zaspokoić zmieniające się potrzeby przedsiębiorstw i przedsiębiorców.

Dzięki RPO firmy (paradoksalnie) pozbywają się dodatkowych kosztów związanych z koniecznością przeprowadzenia procesu rekrutacji. Przedsiębiorcy nie muszą bowiem wydawać nakładów pieniężnych na rozbudowę działu personalnego firmy. Nieobciążeni pracą menedżerowie działu HR na pewno podziękują za to swojemu pracodawcy. W kieszeni przedsiębiorców pozostają również środki, które musieliby oni przeznaczyć na wynajem sal, opłaty reklamowe, oprogramowanie, płatne ogłoszenia. Koszt wykonania usługi rekrutacyjnej zależy przede wszystkim od wymagań klienta i uzgodnionych indywidualnie warunków współpracy.

Outsourcing procesów rekrutacji działa równie dobrze zarówno w przypadku rekrutacji do nowo budowanych zespołów, realizacji projektów o różnym czasie trwania, jak i regularnych, wewnętrznych zatrudnień w danej firmie. Dzięki profesjonalnie przeprowadzonemu procesowi rekrutacji marka Twojej firmy wzmocni się i przyciągnie do siebie jeszcze większą liczbę talentów. Jest to bowiem jedno z działań employer branding, czyli procesu, mającego na celu postrzeganie przez kandydatów do zatrudnienia określonej firmy jako pracodawcy z wyboru.