Dokumenty firmowe – jak długo i gdzie bezpiecznie je przechowywać?

Podczas prowadzenia jakiejkolwiek działalności gospodarczej istotną kwestią jest zapewnienie bezpieczeństwa danych. Każde nowoczesne przedsiębiorstwo, chcąc cieszyć się zaufaniem kontrahentów, powinno korzystać z systemu, który zagwarantuje danym ochronę przed utratą bądź zniszczeniem. W jaki sposób przechowywać dokumenty firmowe? Co zrobić, aby dane w nich zawarte były bezpieczne?

Jak długo przechowywać dokumenty firmowe?

Zgodnie w aktualnie obowiązującym w Polsce prawem wszelkie dokumenty podatkowe, dokumenty z ZUS-u złożone od 2012 roku oraz umowy o dzieło dot. nieruchomości należy przechowywać przez 5 lat. Z kolei dokumentację pracowniczą kadry zatrudnionej od 2019 roku oraz dokumenty z ZUS-u złożone do końca 2011 roku powinny być dostępne przez 10 lat. Dokumenty, takie jak dowody zapłaty za należności okresowe, dotyczące sprzedaży pojazdów czy potwierdzenia opłaty OC, trzeba przechowywać przez okres 3 lat.

Gdzie przechowywać dokumenty firmowe?

Większość przedsiębiorstw decyduje się na samodzielne przechowywanie archiwalnych dokumentów firmowych. Jednak każdy przedsiębiorca musi mieć świadomość, że przechowywanie ich tylko w formie papierowej w siedzibie firmy nie zapewnia dostatecznego bezpieczeństwa. Dokumentacja przechowywana tylko w biurze może dostać się w niepowołane ręce, a zdarzenia losowe, takie jak pożar czy zalanie pomieszczenia, w którym znajdują się teczki z dokumentami, sprawiają, że tracimy całą dokumentację. Dlatego też dokumenty firmowe powinny być również gromadzone i przetwarzane w wirtualnej chmurze firmowej, nad którą pieczę sprawuje zewnętrzny dostawca usług dla firm.

Chmura dla firm

Tego rodzaju usługa oparta na składowaniu danych w modelu IaaS, gwarantuje pełne bezpieczeństwo. Chmura dla firm oferowana przez dostawcę usług biznesowych INEA, dostarczana jest w klastrze High Availability, w zewnętrznym Data Center. Przedsiębiorca ma możliwość wyboru usługi w oparciu o współdzieloną lub dedykowaną infrastrukturę IT oraz zyskuje gwarancję niezawodności, elastyczność oraz skalowalność oferty. Pełna integracja danych w jednym miejscu sprawia, że firma zyskuje dostęp do dokumentów firmowych zawsze i wszędzie. Aby maksymalnie zadbać o bezpieczeństwo danych firmowych, konieczne jest również tworzenie ich kopii w formie backupu.

Czym jest backup?

Backup to nic innego, jak kopia zapasowa danych. Wyszczególnia się dwa podstawowe rodzaje backupu – wewnętrzny i zewnętrzny. Pierwszy z nich, jak sama nazwa wskazuje, opiera się na samodzielnym tworzeniu i przechowywaniu kopii dokumentów. Backup zewnętrzny oznacza z kolei zlecenie ochrony danych wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej. Tego typu podmioty dysponują zazwyczaj znacznie lepszymi systemami ochrony danych niż ich klienci, co wynika ze stosowania przez nie zaawansowanych technologii. Wybór dwóch rodzajów backupów to pełne bezpieczeństwo zgodnie ze złotą regułą backupu 3-2-1.

Zewnętrzna kopia zapasowa – dlaczego warto ją posiadać?

Obecnie coraz popularniejszą formą ochrony przed utratą lub zniszczeniem danych jest backup danych dla firm, który realizowany jest za pomocą serwerów zewnętrznych. Ten rodzaj usług oferowany jest przez wyspecjalizowane przedsiębiorstwa, a korzystanie z nich wiąże się z licznymi korzyściami, do których należą m.in.:

• brak konieczności dysponowania własną infrastrukturą do przechowywania danych,
• gwarancja pełnego bezpieczeństwa poprzez wykorzystywanie protokołu SSL podczas przesyłania danych,
• lokalizacja danych w innym miejscu niż siedziba firmy, co pozwala na ich odzyskanie w przypadku zniszczenia budynku należącego przedsiębiorstwa,
• brak konieczności ponoszenia kosztów odzyskiwania utraconych danych, które często są bardzo wysokie.

Wykupując zewnętrzny backup danych dla firm,możemy być całkowicie pewni, że dokumenty przedsiębiorstwa nie dostaną się w niepowołane ręce. Ataki hakerów stają się coraz większym problemem na całym świecie, a skutki działań są często nieodwracalne i wiążą się z ogromnymi stratami.

Kolejnym czynnikiem wpływającym na utratę lub zniszczenie danych są błędy pracowników, przed którymi, jak wiadomo, trudno się ustrzec. Istotnym elementem w przetwarzaniu i przechowywaniu danych jest przestrzeganie zasad wynikających z RODO oraz GIODO. Zagwarantowanie zgodności działań z tymi prawami wiąże się z koniecznością dokładnej ich znajomości, co jest dodatkowym utrudnieniem. Wyspecjalizowane przedsiębiorstwa oferujące backup danych dla firm odznaczają się doskonałą orientacją w przepisach RODO i GIODO, ograniczając ryzyko braku zgodności z prawem.

Chcąc zapewnić długoterminowe bezpieczeństwo dokumentom firmowym, warto zainwestować w backup danych dla firm, oferowany przez wyspecjalizowaną instytucję. Tego typu usługi oferowane są np. przez operatora INEA, który od kilku lat słynie w Polsce z jakości i innowacyjności swoich rozwiązań teleinformatycznych, a także posiada Data Center spełniające standardy TIER III.