Czym jest Employer of Record na rynku pracy

W dobie zmieniającego się zapotrzebowania na siłę roboczą oraz ciągłej potrzeby optymalizacji kosztów pracy, przedsiębiorcy poszukują korzystnych finansowo oraz elastycznych sposobów na pozyskanie osób do pracy. W tym kontekście, oprócz znanych już form, takich jak chociażby outsourcing pracowniczy czy też współpraca z agencjami pracy tymczasowej, coraz częściej spotkać się można z modelem Employer of Record, czyli tak zwanego pracodawcy formalnego.

Czym zatem jest ów Employer of Record?

W ostatnim czasie mamy generalnie do czynienia z przeróżnymi zmianami na rynku pracy. Tutaj istotnymi zjawiskami jest ekspansja zagranicznego biznesu oraz zmienne zapotrzebowanie na siłę roboczą, jak i konieczność optymalizacji kosztów pracy. To wszystko zatem sprawia, iż są to czynniki skłaniające przedsiębiorców do poszukiwania korzystnych finansowo oraz wysoce elastycznych sposobów na pozyskanie osób do pracy.

W powyższym aspekcie znanymi rozwiązaniami, stosowanymi przez przedsiębiorców, są już takie formy jak outsourcing pracowniczy czy też współpraca z agencjami pracy tymczasowej, a coraz większą popularność zaczyna zdobywać nowy model, pod nazwą Employer of Record, czyli tak zwany pracodawca formalny. Jest to szczególnie popularne rozwiązanie zwłaszcza w branży IT, stosowane często w Stanach Zjednoczonych oraz w Wielkiej Brytanii. W ostatnich latach jednakże coraz częściej zaczyna być stosowane również w Polsce, a zatem warto zapoznać się z tym rozwiązaniem, poznając jego korzyści i ryzyka dla polskich przedsiębiorców.

Co do zasady Employer of Record polega na formalnym zatrudnieniu pracowników, którzy realnie świadczą pracę na rzecz innego przedsiębiorstwa, a więc oddzieleniu praw i obowiązków pracodawcy, jakie wiążą się z zatrudnieniem, od faktycznego korzystania z pracy i jej efektów. W praktyce podmiot odgrywający rolę Employer of Record realizuje wszystkie zdania pracodawcy, a zatem:

• zawiera umowę o pracę
• zgłasza pracowników do ubezpieczenia społecznego
• rozlicza wynagrodzenia
• zajmuje się organizacją czasu pracy
• realizuje obowiązki podatkowe
• odpowiada za obowiązki dotyczące ubezpieczeń
• realizuje zadania dotyczące pracowniczych planów kapitałowych

W takiej sytuacji przedsiębiorstwo korzystające z tego typu usługi skupić się może wyłącznie na zarządzaniu codziennymi czynnościami pracowników.

Tutaj nietrudno zatem dostrzec, iż rozwiązanie to jest szczególnie interesujące dla zagranicznych podmiotów, szukających rąk do pracy na polskim rynku, ponieważ umożliwia ono ominięcie formalności związanych z legalizacją pobytu i pracy, ubezpieczeniami społecznymi oraz podatkami. Rozwiązanie to pozwala również na lokalne zatrudnienie bez konieczności zakładania w danym państwie odrębnego podmiotu, który będzie odgrywał rolę krajowego pracodawcy. Tym samym mówimy o istotnym rozszerzeniu rynków, na których przedsiębiorstwa mogą korzystać ze specjalistów bądź też lokalnych pracowników fizycznych.

Niewątpliwie też zainteresowanie owym nowym modelem współpracy wynika z częstych zmian oraz poziomu złożoności polskich przepisów w zakresie zatrudnienia. Istotne jest tutaj również, iż Employer of Record może być zarówno niezależnym od przedsiębiorstwa korzystającego z usług podmiotem, jak i również lokalną spółką, należącą do zagranicznej korporacji, a więc powiązaną z nią biznesowo i organizacyjnie, która niejako w jej imieniu występuje w roli pracodawcy na lokalnym rynku, nie korzystając jednocześnie z pracy osób, które zatrudnia.

O czym jeszcze warto pamiętać w kontekście wykorzystania nowego modelu współpracy w postaci Employer of Record?

Wydaje się zatem, iż sam model Employer of Record może być interesującą alternatywą dla usług agencji pracy tymczasowej, czy też outsourcingu pracowniczego. Zasadniczym powodem jest tutaj przede wszystkim to, iż w przypadku agencji pracy tymczasowej mamy do czynienia z ograniczeniami czasowymi oddelegowania danej osoby do określonego pracodawcy użytkownika, a takie ograniczenia nie występują w przypadku Employer of Record, gdzie formalnie pracodawca pozostaje niezmienny.

Jednocześnie pamiętać należy, iż zasady współpracy z podmiotem, który oferuje rolę Employer of Record, muszą być tak ustalone, by nie spełniały one przesłanek pracy tymczasowej. Tutaj bowiem tego typu usługi są działalnością reglamentowaną i wymagają odpowiedniego wpisu do rejestru agencji zatrudnienia, a świadczenie usług bez takowego wpisu wiąże się z istotnym ryzykiem poniesienia kar finansowych.

W odniesieniu z kolei do outsourcingu pracowniczego to modelowo winien się on skupiać na określeniu i zlecaniu na zewnątrz konkretnych usług lub funkcji, które normalnie byłyby wykonywane przez pracowników zatrudnionych bezpośrednio w danym podmiocie, a nie na nawiązaniu współpracy z konkretnymi osobami. Tymczasem na takie właśnie nawiązanie współpracy pozwala na model Employer of Record, a zatem wydaje się on bardziej interesujący dla przedsiębiorstw, którym zależy na zatrudnieniu konkretnego specjalisty.

Jednocześnie należałoby podkreślić, iż wbrew narracji spotykanej często ze strony podmiotów oferujących usługę Employer of Record, podobnie jak ma to miejsce chociażby w odniesieniu do outsourcingu pracowniczego, polskie przepisy nie regulują tego typu modelu pośredniego zatrudnienia. Nie mieliśmy też do czynienia ze zmianą podejścia polskich organów, a zwłaszcza Państwowej Inspekcji Pracy i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, wobec tego typu rozwiązań w zakresie optymalizowania sposobów współpracy z pracownikami.

Jakie jeszcze aspekty Employer of Record powinny być ważne dla potencjalnego chętnego na korzystanie z tego typu rozwiązań?

Generalnie model Employer of Record zakłada, iż podmiot oferujący tego usługi, a nie ten, który korzysta z pracy danych osób, jest formalnym pracodawcą. Gdy więc w tracie kontroli ze strony Państwowej Inspekcji Pracy czy też Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, jak i też na żądanie samego pracownika, dojdzie do ustalenia, że stosunek pracy istnieje de facto między pracownikiem, a jego faktycznym pracodawcą, to podmiot ten uznawany będzie za pracodawcę od początku zatrudnienia. To zaś niestety pociąga określone skutki finansowe, bowiem tak zidentyfikowany pracodawca będzie musiał uregulować nie tylko ewentualne wynagrodzenia, premie i pozostałe świadczenia, związane z pracą na zasadach obowiązujących u niego, lecz również zaległe składki i zaliczki na podatek dochodowy od nich wraz z odsetkami.

Niestety jest to istotne ryzyko, które bardzo rośnie zwłaszcza w kontekście zapowiadanych coraz szerszych uprawnień kontrolnych inspektorów inspekcji pracy, dotyczących ustalania istnienia stosunku pracy. Generalnie wynika to niestety z tego, iż polskie przepisy są dość restrykcyjne w odniesieniu do definiowania stosunku pracy i jego strony. A to wszystko oznacza, iż mimo istnienia formalnego pracodawcy na papierze, stosunek ten może istnieć tak naprawdę między rzeczywistym pracodawcą, a osobą, która wykonuje pracę i zgodnie z wiążącą umową o pracę, jest zatrudniona przez Employer of Record. Kluczowe jest tutaj to, jak stosunek pracy jest faktycznie skonstruowany, a nie jak został określony w dokumentacji pracowniczej, bądź też w zakładowych regulacjach.

Kolejnym ryzykiem biznesowym jest również to, iż korzystanie z modelu Employer of Record może rodzić potencjalne konflikty między podmiotem korzystającym, a właśnie Employer of Record w zakresie warunków zatrudnienia, zarządzanie wydajnością, jak i też innych kwestiach związanych z szeroko pojętym obszarem HR.

Jednocześnie warto byłoby zwrócić uwagę na przepisy ustawy z 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2509 ze zm.), z których wynika, iż prawa własności intelektualnej wytworzone przez pracowników przechodzą co do zasady na Employer of Record jako formalnego pracodawcę, a nie na przedsiębiorcę, który korzysta z tego typu usług. Może to mieć dość istotne znaczenie chociażby w odniesieniu do pracowników z branży IT oraz tworzonych przez nich programów komputerowych.

Kolejne istotne kwestie dotyczą również zmiany warunków pracy czy też zakończenia zatrudnienia, bowiem wówczas, pomimo, iż decyzję biznesowo podejmuje podmiot korzystający z pracy danej osoby, formalności dopełnić musi bezpośrednio Employer of Record, jako pracodawca. Jest to o tyle ważne, iż wszelakie koszty związane z zatrudnieniem pokrywa co do zasady rzeczywisty pracodawca, a należą do nich chociażby takie koszty, jak:

• wynagrodzenie podstawowe
• wynagrodzenie i dodatek za nadgodziny
• wynagrodzenie chorobowe
• ekwiwalent za niewykorzystany urlop
• odprawy

Jednocześnie warto dodać, iż Employer of Record co do zasady nie przyjmuje na siebie odpowiedzialności związanej z ewentualną szkodą wyrządzoną przez pracownika podmiotowi, który korzysta z takich usług.

Podsumowując, w dobie zmieniającego się zapotrzebowania na siłę roboczą, jak i konieczności optymalizowania kosztów pracy, przedsiębiorcy skłaniają się do poszukiwania korzystnych finansowo oraz elastycznych sposobów na pozyskanie osób do pracy. Tutaj oprócz znanych już form, jak chociażby outsourcing pracowniczy czy współpraca z agencjami pracy tymczasowej, coraz większą popularność zdobywa nowy model współpracy w postaci Employer of Record. Jest to tak zwany pracodawca formalny, który przejmuje obsługę pracowników, pomimo, że tak naprawdę świadczą oni pracę na rzecz innego podmiotu. Jest to dość wygodny model zatrudnienia, lecz niestety nie jest on pozbawiony wad. Tutaj jednocześnie podkreślić należy, iż nie możemy wykluczyć sytuacji, gdzie przedstawiciele inspekcji pracy czy też organu rentowego stwierdzą w którymś momencie, iż rzeczywistym pracodawcą jest podmiot korzystający z pracy pracowników, a nie formalnie zatrudniający ich Employer of Record, a tym samym dojdzie wówczas do konieczności ponoszenia dodatkowych, bardzo istotnych kosztów dla przedsiębiorstwa.