Pracodawcy nie przestrzegają przepisów o pracy zdalnej

Z najnowszych danych pochodzących z Państwowej Inspekcji Pracy wynika, iż aż 61,0% kontrolowanych pracodawców narusza przepisy o pracy zdalnej. W tym kontekście eksperci są jednak zgodni, podkreślając, iż winne temu jest nadmierne sformalizowanie regulacji wprowadzonych w roku ubiegłym, a dotyczących właśnie pracy wykonywanej na odległość.

Co zatem wiemy o przestrzeganiu przepisów dotyczących pracy zdalnej?

Z pierwszych wyników kontroli pracodawców stosujących pracę zdalną, która przeprowadzona została przez pracowników Państwowej Inspekcji Pracy za rok 2023 wynika, iż wielu pracodawców narusza przepisy o pracy wykonywanej na odległość. W tym kontekście warto wiedzieć, iż od 7 kwietnia ubiegłego roku mamy w kodeksie pracy kompleksową regulację pracy zdanej i od tej pory przedstawiciele inspekcji pracy sprawdzają, jak przedsiębiorstwa radzą sobie z nowymi obowiązkami. Niestety mamy tutaj do czynienia z długą listą naruszeń obejmujących w zasadzie wszystkie obszary kontrolne dla pracy zdalnej. Z jednej strony zatem uchybienia te dotyczą aspektów formalnych, jak chociażby niepełna treść porozumień i regulaminów w sprawie pracy zdalnej, brak prawidłowych konsultacji, czy nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji, a z drugiej dotyczy to warunków zatrudnienia, a w tym zwłaszcza braku pokrycia kosztów home office.

Z podsumowania przygotowanego przez urzędników Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) wynika, iż ponad połowa kontrolowanych przedsiębiorstw ma na sumieniu jakieś grzechy, gdy chodzi o stosowanie pracy zdalnej. Jak jednak zauważa Katarzyna Siemienkiewicz, ekspert do spraw prawa pracy w Polskim Towarzystwie Gospodarczym, nie jest to zapewne mały odsetek, lecz na pewno nie jest on alarmujący. Zwłaszcza, gdy weźmiemy pod uwagę to, że nie są to uchybienia, które ingerują w uprawnienia pracownicze, czy też bezpieczeństwo zatrudnionych. Na pewno jednak efekty kontroli są wskazówką dla pracodawców, aby dokonali przeglądu swojej dokumentacji pod kątem zgodności z nowymi przepisami.

Przedstawiciele inspekcji pracy podkreślają jednocześnie, że oczywiście kontrole nie odbywały się w miejscu świadczenia pracy zdalnej, na co nie pozwalają przepisy, lecz były skoncentrowane na weryfikacji dokumentacji i dopełnienia obowiązków formalnych przez pracodawców.

W tym kontekście przedstawiciele pracodawców tłumaczyli się z kolei nieczytelnością wprowadzonych do kodeksu pracy regulacji pracy zdalnej, a w tym licznym odesłaniem do innych przepisów. Wskazywali oni ponadto, iż regulacje te są zbyt szczegółowe i skomplikowane, a poza tym podnoszono:

• krótki czas obowiązywania nowych przepisów
• wątpliwości interpretacyjne dotyczące ich stosowania
• brak jednolitej wykładni i stanowisk urzędowych w kwestiach budzących wątpliwości

Poza tym pracodawcy skarżyli się również na to, iż de facto przerzucono na nich konieczność wprowadzenia istotnych uregulowań w zakresie pracy zdalnej w porozumieniach czy też regulaminach.

Jak podkreśla Robert Lisicki, radca prawny oraz dyrektor departamentu pracy Konfederacji Lewiatan, należy mieć na uwadze, iż kontrole te dotyczą krótkiego okresu po wejściu w życie nowych rozwiązań, a zatem tak naprawdę okresu, podczas którego wszyscy uczymy się stosowania nowych regulacji. Niewątpliwie też sami inspektorzy pracy w swym sprawozdaniu podkreślają, że wyniki kontroli przestrzegania przepisów przy zatrudnianiu pracowników w formie zdalnej nie wskazują na rażące zaniedbania, jak również w postępowaniu pracodawców nie zaobserwowano praktyk, które miałyby służyć obejściu obowiązujących przepisów.

Jakie zatem są przyczyny naruszania przez pracodawców przepisów o pracy zdalnej?

Eksperci podkreślają, iż winą za taki stan rzeczy obarczyć należy nadmierny formalizm przepisów. Sytuacja ta była już przez partnerów społecznych sygnalizowana na etapie prac legislacyjnych, gdzie podkreślano, że regulacje są obarczone dużą dozą formalności. Praca zdalna z założenia miała być elastyczna, a tymczasem została zbiurokratyzowana i wyniki kontroli po prostu to potwierdzają.

Niewątpliwie bowiem z wyników kontroli wyczytać można, iż większość wskazywanych naruszeń odnosi się do niedopełnienia obowiązków biurokratycznych ze strony pracodawców, wynikających w znacznej mierze z przeciążenia ich obowiązkami w tym zakresie. Najwięcej uchybień oraz nieprawidłowości dotyczy kwestii określania zasad wykonywania pracy zdalnej w regulaminach i porozumieniach oraz obowiązków informacyjnych.

Jak podkreśla Katarzyna Siemienkiewicz, niewątpliwie nie powinno to nikogo dziwić, bowiem problemem jest właśnie sformalizowany sposób wyrażania zgody na pracę zdalną. Taki jest zresztą efekt, gdy wprowadza się przepisy, które normują ustaloną praktykę i utrwalone zwyczaje w przedsiębiorstwach. Bywa też, że pracodawca w tej kwestii idzie na rękę pracownikowi, umożliwiając mu pracę zdalną bez dopełnienia wszystkich wymogów.

Jak podkreśla Robert Lisicki, nadmierny formalizm przepisów przejawia się chociażby w tym, iż pracodawca musi opracować zasady wykonywania pracy zdalnej, kilka informacji dla pracowników i odebrać kilka oświadczeń. Poza obowiązkami z zakresu bhp musi on również mieć informacje na temat ochrony danych osobowych, a ponadto musi przekazać informacje dotyczące jednostki organizacyjnej pracodawcy, w którego strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną, a także wskazać osobę lub organ odpowiedzialny za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę w tej formie i upoważnioną do przeprowadzenia kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

Warto w tym miejscu podkreślić, na co zwraca również uwagę Robert Lisicki, iż w trakcie prac legislacyjnych pracodawcy proponowali wprowadzenie ułatwień w zakresie home office, których nie uwzględniono niestety w ustawie. Jednym z owych ułatwień był chociażby wyższy wymiar pracy okazjonalnej, czyli 36 dni w roku kalendarzowym, zamiast obecnych 24, a drugim możliwość przechowywania dokumentacji pracy zdalnej poza aktami osobowymi pracownika. Jest to niewątpliwie celowe, bowiem akta osobowe wciąż są tam prowadzone najczęściej w wersji papierowej, a praca zdalna funkcjonuje głównie w postaci elektronicznej.

Co jeszcze ma znaczenie w kontekście przestrzegania zasad dotyczących pracy zdalnej?

Generalnie z raportu urzędników PIP wynika, iż większe zaniedbania, dotyczące zwłaszcza nieustalenia zasad pracy zdalnej w regulaminie czy też porozumieniu, występowały u małych pracodawców, natomiast średnie oraz duże podmioty miały z tym mniejsze problemy.

Tutaj Katarzyna Siemienkiewicz podkreśla, że niewątpliwie wynika to z tego, iż większe przedsiębiorstwa mają bardziej rozbudowane działy kadrowe oraz większe środki przeznaczają na monitorowanie zmian przepisów. Jednocześnie częściej mają też systemy ułatwiające zarządzanie zasobami ludzkimi, które również są pomocne w kwestii przestrzegania prawa.

Z kontroli przeprowadzonych przez inspektorów PIP wynika również, iż generalnie problemem jest nieznajomość prawa w zakresie pracy zdalnej bądź niezrozumienie przepisów dotyczących zagadnień z zakresu pracy zdalnej, co zgłaszały głównie mikro i małe podmioty. Jednocześnie skargi pracowników w tym zakresie dotyczyły chociażby nieuwzględnienia wniosku o wykonywanie pracy zdalnej, w tym odmowy udzielenia zgody na nią pracownikowi należącemu do grupy uprzywilejowanej, czy też nie wypłacanie należnego ryczałtu, jak i obniżenie wymiaru pracy zdalnej okazjonalnej, czy też dyskryminacji osób pracujących zdalnie.

Podsumowując, są już znane wyniki pierwszego raportu dotyczącego przestrzegania zasad pracy zdalnej. Kontrole przeprowadzili urzędnicy Państwowej Inspekcji Pracy i wynika z nich, iż ponad połowa pracodawców ma problem z przestrzeganiem nowych zasad dotyczących pracy wykonywanej na odległość. Tutaj jednak eksperci są zdania, iż winne takiemu stanowi rzeczy jest nadmierne sformalizowanie regulacji, które w roku ubiegłym wprowadziły pracę zdalną na stałe do polskiego kodeksu pracy.