Problemy popełniane przy zwalnianiu pracowników

Zagadnienie rozwiązywania umów z pracownikami jest procesem, z którym w praktyce spotyka się każdy pracodawca i każdy pracownik działu HR. Jednakże przeprowadzenie owego procesu bez odpowiedniego przygotowania i wsparcia powiązane może być z poważnymi konsekwencjami, w szczególności dotyczącymi potencjalnych roszczeń pracowników oraz długotrwałych i kosztownych procesów sądowych. Stąd też warto do tego zagadnienia podejść z odpowiednim przygotowaniem.

Co zatem jest istotne w kontekście zagadnienia rozwiązywania umów z pracownikami?

Otóż kodeks pracy nakłada na pracodawcę, który planuje dokonać zwolnienia pracownika, wiele obowiązków. Ich niedopełnienie skutkować może odwołaniem się pracownika do sądu pracy, a w konsekwencji również uznaniem rozwiązania umowy za bezskuteczne. By tego się ustrzec należy pamiętać nie tylko o szczególnej ochronie przysługującej pracownikom czy też konsultacji związkowej, lecz również o wymogach dotyczących formy i treści oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę. Poza tym ważne są kwestie praktyczne, jak chociażby odpowiednie przeprowadzenie rozmowy dotyczącej rozwiązania umowy o pracę, sprawy dowodowe czy też doręczenie pracownikowi oświadczenia o rozwiązaniu umowy. Elementów tych jest na tyle dużo, iż doprawdy nietrudno popełnić tutaj błąd, który może okazać się dla pracodawcy bardzo kosztowny.

Generalnie jednym z najczęściej popełnianych błędów, jakie w praktyce czynią pracodawcy decydujący się na zakończenie współpracy z pracownikiem, jest brak odpowiedniego przygotowania do przeprowadzenia procesu zwolnienia tegoż pracownika. W tym aspekcie profesjonalne przygotowanie, zarówno pod względem formalnym, jak i merytorycznym, może znacznie zmniejszyć ryzyko potencjalnego procesu sądowego oraz, na ile to możliwe, ograniczyć pojawiające się po obu stronach negatywne emocje związane z procesem zwolnienia.

Zdecydowanie rozwiązaniem, po które obowiązkowo wręcz sięgać powinni pracodawcy, jest przeprowadzenie kompleksowego postępowania wyjaśniającego, które pozwoli rzetelnie i wszechstronnie ustalić całokształt okoliczności stojących za podjętą decyzją o zakończeniu współpracy z danym pracownikiem. Takie postępowanie stanowić też będzie znaczne zmniejszenie potencjalnego ryzyka przegrania procesu sądowego.

W czasie postępowania wyjaśniającego pracodawca ma szansę ustalić rodzaj i skalę naruszeń, których w rzeczywistości dopuścił się pracownik oraz określić skutki, jakie miały one dla przedsiębiorstwa bądź współpracowników. Należy też mieć na uwadze to, iż taki proces wyjaśniający może doprowadzić pracodawcę do zgoła odmiennych wniosków, mianowicie takich, iż stawiane wobec pracownika zarzuty mogą okazać się wyolbrzymione bądź po prostu nieprawdziwe.

Kolejnym składnikiem niedostatecznego przygotowania pracodawcy do rozwiązania umowy o pracę jest brak udokumentowanych naruszeń bądź innych okoliczności będących podstawą zwolnienia konkretnego pracownika. Zdarza się bowiem niejednokrotnie tak, iż pracodawca ma wobec danego pracownika zastrzeżenia, lecz nie potrafi ich udowodnić. A jeszcze często dodatkowo pracownik ten przez ostatnie lata był regularnie premiowany i otrzymywał dobre oceny.

Podczas potencjalnego procesu przed sądem pracy właśnie brak wcześniejszych zastrzeżeń do pracy, upomnień czy też rozmów dyscyplinujących jest jednym z najczęściej podnoszonych przez pracowników argumentem, który ma zaświadczyć o bezpodstawności dokonanego zwolnienia. Warto w tym miejscu podkreślić, iż choć argument powyższy nie znajduje żadnego bezpośredniego poparcia zarówno w przepisach kodeksu pracy jak i w orzecznictwie sądów (możliwość zwolnienia pracownika nie jest uzależniona w jakikolwiek sposób od wcześniejszego sięgnięcia przez pracodawcę po łagodniejsze środki dyscyplinujące), to jednak brak jakiejkolwiek reakcji na pojawiające się wcześniej naruszenia pracownika może mieć wpływ na ocenę dokonaną przez sędziów sądu i decyzję pracodawcy o rozwiązaniu umowy.

W tym miejscu warto przytoczyć stanowisko Sądu Najwyższego, którego sędziowie stwierdzili, iż chociaż niezastosowanie w przeszłości wobec pracownika kar porządkowych nie jest przeszkodą w rozwiązaniu umowy o pracę w trybie dyscyplinarnym bez wypowiedzenia, to jednak, jeżeli naruszenia obowiązków pracowniczych trwają przez długi czas i są wiadome pracodawcy, brak reakcji z jego strony może świadczyć o tym, iż nie przywiązuje on szczególnej wagi do tych uchybień. A to w bardzo istotny sposób ograniczyć może stopień winy pracownika, jaka zostanie stwierdzona, a w konsekwencji przesądzić o tym, czy rozwiązanie umowy o pracę zostanie uznane za uzasadnione czy też nie.

O czym jeszcze pamiętać powinni pracodawcy podczas procesu zwalniania pracownika?

Kluczowym elementem procesu przygotowania poprzedzającego podjęcie ostatecznej decyzji o zwolnieniu pracownika powinno być dokonanie weryfikacji, czy pracownik ów nie podlega pod przepisy szczególnej ochrony. W tym kontekście chodzi o stwierdzenie czy wypowiedzenie jego umowy jest w ogóle dopuszczalne, a jeżeli tak to pod jakimi warunkami.

Pamiętać bowiem należy, iż szczególną ochroną przed zwolnieniem objęte są chociażby:

• kobiety w okresie ciąży oraz urlopu macierzyńskiego
• pracownicy przebywający na urlopie wychowawczym
• pracownicy w okresie przedemerytalnym

Chociaż trudno w to uwierzyć, to w praktyce zdarzają się w tym zakresie błędy popełniane przez pracodawców, iż nie weryfikują oni tej sytuacji, a wówczas dochodzi do przegrania przez nich spraw przed sądem pracy.

Pamiętać również należy, iż szczególną ochroną trwałości stosunku pracy objęci są pracownicy pełniący u pracodawcy konkretne funkcje społeczne. W tym kontekście mowa przede wszystkim o pracownikach zasiadających w zarządzie zakładowej organizacji związkowej, osobach pełniących funkcję społecznego inspektora pracy czy też wchodzących w skład rady pracowników.

I chociaż ochrona ta ma nieco odmienny charakter od wskazanej powyżej (związanej z wyjątkową sytuacją życiową pracownika), to w praktyce pociąga ona za sobą analogiczne konsekwencje. Formalnie rzecz biorąc pracodawca nie może bowiem takiego pracownika zwolnić, nawet dyscyplinarnie, chyba że otrzyma na to odpowiednią zgodę. Jeżeli bowiem zgody takowej nie ma, wówczas pozostaje pracodawcy powoływanie się na ewentualne nadużycie prawa do ochrony, lecz to wymaga odpowiedniego przygotowania i potwierdzenia szczególnie ciężkiego charakteru naruszeń, jakich dopuścił się dany pracownik.

Kolejne istotne elementy dotyczą chociażby tego, iż w sytuacji ochrony wynikającej z pełnionych funkcji społecznych celem samego pracownika będącego chronionym powinno być to, by pracodawca jak najszybciej został poinformowany o tytule jego ochrony. W tym kontekście wiedzieć należy, iż pracownik jest chroniony od momentu, gdy pracodawca o ochronie rzeczywiście się dowiedział. W odniesieniu natomiast do ochrony przedemerytalnej pracodawca musi samodzielnie zweryfikować tę kwestię, potwierdzając możliwość zwolnienia danego pracownika chociażby w dziale kadr.

Ważnym jest również to, iż w sytuacji niedopatrzenia odnośnie ochrony przedemerytalnej danego pracownika, wypowiedzenie pomimo przysługującej ochrony wywoła zamierzony przez pracodawcę skutek, czyli umowa ulegnie rozwiązaniu, jednakże będzie ono formalnie wadliwe. A co za tym idzie, pracownik będzie mógł złożyć odwołanie do sądu pracy, który nie tylko przywróci go do pracy na dotychczasowych warunkach, lecz także zasądzi wynagrodzenie za cały okres pozostawania pracownika bez pracy.

Warto również podkreślić, iż szczególna ochrona zatrudnienia przysługująca niektórym grupom pracowników oznacza wyłącznie zakaz wypowiedzenia, a nie zakaz rozwiązania umowy o pracę w każdym trybie. Zatem chociaż nie w pełni samodzielna, jednak istnieje możliwość zakończenia z takim pracownikiem współpracy. Stosunek pracy łączący szczególnie chronionego pracownika z pracodawcą może bowiem zostać rozwiązany w każdym momencie na skutek zawarcia przez nich porozumienia będącego wynikiem zgody woli obu stron. I żadna ochrona nie stoi temu na przeszkodzie.

Podsumowując, rozwiązanie umowy z pracownikiem jest bardzo skomplikowanym procesem, dlatego przeprowadzenie go bez odpowiedniego przygotowania i wsparcia wiązać się może z bardzo poważnymi konsekwencjami, w szczególności w postaci roszczeń pracowników oznaczających często konieczność uczestniczenia w długotrwałych i kosztownych procesach sądowych. W tym względzie warto zatem profesjonalnie przygotować się do owego procesu, zarówno pod względem formalnym jak i merytorycznym, co znacznie ogranicza ryzyko potencjalnego procesu jak i ryzyko przegrania takowego procesu. W tym kontekście warto przeanalizować obowiązki jakie na pracodawcę nakłada kodeks pracy.