Praca zdalna z zagranicy i jej konsekwencje

Generalnie nikt już nie ma wątpliwości, iż w związku z epidemią wirusa SARS-CoV-2 wywołującego chorobę COVID-19 mamy do czynienia z wieloma zmianami i zawirowaniami na wielu płaszczyznach, w tym również i na rynku pracy. W tym zakresie najbardziej widocznym efektem zmian jest znaczący wzrost popularności pracy zdalnej. Gdy taka forma pracy świadczona jest z zagranicy, pracodawcy powinni pamiętać o wielu elementach, których uregulowanie w wewnątrzzakładowych regulaminach byłoby wskazane.

O czym zatem powinni pamiętać pracodawcy w kontekście pracy zdalnej z zagranicy?

Na wykonywanie przez pracowników pracy z formie zdalnej zdecydowało się w ostatnim czasie wielu przedsiębiorców, w tym również i takich, którzy przed wybuchem epidemii bardzo sceptycznie podchodzili do wizji pracownika wykonującego swe obowiązki w domu. I wiele wskazuje na to, iż praca w warunkach home office pozostanie z nami na dłużej, stając się już nieodłącznym elementem rynku pracy.

Problemem jednak jest jej osadzenie i uregulowanie w przepisach prawa. Na chwilę obecną wykonywanie pracy w formie zdalnej oparte jest o specustawę covidową z 2 marca 2020 roku, jak i ewentualnie o telepracę, będącą w kodeksie pracy, jednakże nie przystającą w wielu elementach do wymagań współczesnego rynku pracy. Wprawdzie trwają obecnie konsultacje społeczne, których celem jest uregulowanie zasad pracy na stałe i wpisanie jej do kodeksu pracy, jednakże trudno przewidywać, kiedy nowe przepisy wejdą w życie i jaki będzie ich ostateczny kształt. Stąd też obecnie prawidłowe i efektywne ustalenie zasad pracy zdalnej wciąż jest nie lada wyzwaniem zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Powstaje bowiem mnóstwo pytań i wątpliwości, czy dane rozwiązanie jest dopuszczalne oraz o czym winien pamiętać pracodawca, wprowadzając do swego przedsiębiorstwa home office dla zatrudnionych.

I jednym z zagadnień budzących sporo wątpliwości w tym zakresie jest możliwość świadczenia pracy zdalnej z zagranicy. W tym względzie bowiem wizja wykonywania pracy zdalnej z zagranicy, na egzotycznej wyspie bądź zatrudniania cudzoziemca z pominięciem długotrwałego procesu uzyskiwania dla niego pozwolenia na pracę jest dla wielu bardzo kusząca. Należy jednak mieć na uwadze, iż jest sporo aspektów prawnych, które należy znać, by praca zdalna z zagranicy była legalna i efektywna.

Jaki jest zatem obecny stan przepisów prawa pracy odnośnie pracy zdalnej?

Zasadniczo wykonywanie pracy w formie zdalnej oparte jest o specustawę covidową z 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych i wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1842 ze zm.).

W art. 3 specustawy covidowej dodano zapis, w myśl którego pracodawca w związku z epidemią może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania. Wykonywanie obowiązków służbowych w ten sposób jest możliwe, gdy pracownik ma do tego umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe i pozwala na to rodzaj pracy.

W tym przypadku narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy w sposób zdalny powinien zapewnić pracodawca. Przy czym możliwe jest korzystanie z narzędzi należących do pracownika, jeżeli umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych, danych osobowych czy też innych informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Ów przepis art. 3 specustawy covidowej ma takie brzmienie, iż jest on ustanowiony w związku z epidemią i pracodawca samodzielnie może pracownikowi nakazać wykonywanie pracy w warunkach home office na czas oznaczony. Generalnie nic jednak nie stoi na przeszkodzie, by pracodawca i pracownik uregulowali kwestię wykonywania takiej pracy w formie zdalnej na bazie porozumienia czy też nawet by pracodawca wyraził zgodę na taki rodzaj świadczenia pracy na podstawie wniosku pracownika. Pamiętać jednakże należy, by takie porozumienie zawarte było na czas oznaczony, w przeciwnym bowiem przypadku będziemy mieć do czynienia z unormowaną w kodeksie pracy telepracą z jej wszystkimi dodatkowymi wymogami.

Telepraca bowiem jest pracą wykonywaną regularnie poza zakładem pracy, której wyniki są przekazywane pracodawcy za pośrednictwem elektronicznych środków komunikacji na odległość. To rozwiązanie nie jest obecnie zbyt popularne na polskim rynku pracy, prawdopodobnie za jego zbytnie sformalizowanie. Otóż telepraca wiąże się z następującymi obowiązkami:

• konieczność współdziałania ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników przy ustalaniu zasad telepracy
• obowiązek przeprowadzenia kontroli bhp w miejscu świadczenia telepracy
• obowiązek dostarczenia pracownikowi sprzętu i pokrywania kosztów jego serwisu i eksploatacji

A jak obecne przepisy o pracy zdalnej odnoszą się do jej świadczenia z zagranicy?

Co do zasady obecne przepisy nie regulują wprost możliwości świadczenia pracy przez zatrudnionego zdalnie za granicą, lecz również tego nie zabraniają. A porównując pracę zdalną na bazie specustawy covidowej i telepracę, to ta pierwsza jest zdecydowanie bardziej atrakcyjna i prostsza do zastosowania jej do pracy z zagranicy.

Z uwagi jednak na fakt, iż brak jest w tym względzie szczegółowych przepisów oraz by nie być posądzonym o stosowanie telepracy, pracodawca winien sam ustalić zasady wykonywania pracy zdalnej z zagranicy w regulaminie pracy zdalnej. Jest to o tyle istotne, iż dziś brakuje przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy w ramach home office, a według kodeksu pracy, to pracodawca ponosi za to odpowiedzialność, w tym również za ewentualne wypadki przy pracy.

W tym aspekcie odpowiednia procedura, w tym wskazująca chociażby minimalne warunki lokalowe czy też zasady bezpiecznego używania sprzętu elektronicznego, mają za zadanie przynajmniej częściowo uczulić pracowników na to, iż również poza zakładem pracy, w miejscu świadczenia pracy w formie zdalnej, powinni oni dbać o zdrowie i bezpieczeństwo.

Kolejną dobrą praktyką byłoby zobowiązanie pracownika do wskazania jednego czy ewentualnie dwóch miejsc świadczenia pracy w sposób zdalny, które ewentualnie mogłyby podlegać kontroli przez wskazaną komórkę bhp bądź samego pracodawcę pod kątem ryzyka, oczywiście w sposób zdalny z wykorzystaniem chociażby kamerki internetowej.

O co jeszcze powinien zadbać pracodawca w kontekście wykonywania pracy w sposób zdalny?

Kolejnym elementem, na który pracodawca powinien zwrócić uwagę, byłoby ustalenie reguł postępowania związanych z ochroną informacji poufnych, danych osobowych czy też zasad komunikowania się z pracownikiem, ewidencjonowania czasu pracy czy też zgłaszania awarii.

Pomocne będą też dodatkowe rozwiązania w postaci przeróżnego rodzaju narzędzi i aplikacji elektronicznych, których celem byłaby idea współdziałania online oraz zabezpieczania przed niepowołanym dostępem osób trzecich. Gdy pracownik pracuje poza granicami ma to szczególnie ważne znaczenie, jak i fakt, iż w takiej sytuacji nie można polegać wyłącznie na jednym laptopie, gdyż jego serwisowanie może być w praktyce trudne i nad wyraz kosztowne.

Czy pracodawca powinien zawrzeć zmiany w umowie o pracę, gdy pracownik będzie świadczył pracę w sposób zdalny z zagranicy?

Generalnie zależy to od pracodawcy. Otóż ustalona w regulaminie procedura pracy zdalnej może przewidywać, iż pracownik ma obowiązek wskazać miejsce świadczenia pracy w warunkach home office. Jest to szczególnie przydatne w odniesieniu do bhp, za które bowiem pracodawca odpowiada.

Pobyt pracownika w innym kraju może bowiem wiązać się z wieloma różnymi kwestiami do uregulowania, jak chociażby:

• uzyskanie zezwolenia na pobyt
• uwzględnienie wymogów lokalnego prawa pracy
• konieczność opłacenia lokalnych podatków bądź składek ubezpieczeniowych

Zasadniczo miejsce pracy należy do warunków jej wykonywania i powinno być określone w umowie o pracę. I jeśli pracownik postanowi, iż będzie świadczył pracę w sposób zdalny z zagranicy przez okres dłuższy niż 3 miesiące, wówczas pracodawca powinien z nim zawrzeć porozumienie zmieniające.

W sytuacji, gdy zasad pracy zdalnej pracodawca nie uregulował w regulaminie, wówczas koniecznością jest jej ustalenie, w zakresie chociażby zasad komunikacji czy też szczególnych rozwiązań związanych z ochroną tajemnicy przedsiębiorstwa czy też danych osobowych, w formie aneksu do umowy o pracę w drodze porozumienia.

A jak wykonywanie pracy w formie zdalnej z zagranicy odnosi się do sprawy cofnięcia zgody na jej wykonywanie?

Co do zasady i w zgodzie ze specustawą covidowa pracodawca ma prawo w każdej chwili cofnąć swą decyzję i odwołać pracownika z wykonywania pracy w sposób zdalny. Jeżeli jednak pracodawca wyraził zgodę na to, by pracownik pracował zdalnie z zagranicy, wówczas porozumienie bądź regulamin pracy powinno zawierać też informacje o warunkach powrotu do pracy w stałym miejscu.

Pracodawca bowiem mając świadomość, iż wyraża zgodę na pracę pracownika w odległym kraju, musi wziąć pod uwagę to, iż powrót do wykonywania pracy w biurze może potrwać co najmniej kilka dni. A uwzględniając jeszcze panujące obostrzenia związane z podróżowaniem, jak i zasady kwarantanny, założyć można, iż powrót z wykonywania pracy zdalnej z zagranicy potrwać może nawet kilka tygodni.

A jak w takim przypadku wyglądają kwestie związane z wynagrodzeniem?

Nic nie stoi na przeszkodzie, gdy pracodawca i pracownik umówią się, iż wynagrodzenie wypłacane będzie w walucie obcej bądź też przelewane na zagraniczny rachunek bankowy. Ważnym jednak jest ustalenie, kto będzie ponosił koszty dodatkowe związane z opłatą za przelew zagraniczny bądź przewalutowanie.

Z kodeksu pracy wynika bowiem, iż dodatkowy koszt związany z przelewem na rachunek zagraniczny może być potrącony z wynagrodzenia pracownika wyłącznie za jego pisemną zgodą. Jednakże kwota potrącenia musiałaby zostać dokładnie określona, gdyż pracownik nie może wyrazić zgody na potrącenie wierzytelności przyszłej w nieokreślonej kwocie.

A czy w kontekście pracy zdalnej rozważać można zatrudnienie za granicą obcokrajowca?

Generalnie możliwym jest zatrudnienie przez polskiego pracodawcę cudzoziemca, który w ogóle nie będzie odwiedzał naszego kraju. Jeżeli jednak z góry założymy, iż taka osoba będzie regularnie wykonywać pracę na odległość, to będzie musiała to czynić w oparciu o przepisy dotyczące telepracy znajdujące się w kodeksie pracy. Zatem postanowienia dotyczące tak świadczonej pracy powinny znaleźć się w zakładowym regulaminie telepracy bądź w umowie o pracę podpisywanej z takim cudzoziemcem.

Jeżeli jednak cudzoziemiec miałby pracować na stałe zdalnie w oparciu o przepisy telepracy, to pracodawca powinien pamiętać jeszcze o następujących elementach:

• kontrola miejsca pracy przed jej rozpoczęciem z uwagi na bhp
• powierzenie cudzoziemcowi odpowiedniego sprzętu i narzędzi
• wstępne badania lekarskie
• szkolenie bhp
• instruktaż stanowiskowy
• konieczność zawarcia umowy o pracę na piśmie

W zasadzie nie ma przeciwskazań, by przeprowadzić badania wstępne za granicą, o ile spełniają one polskie kryteria przewidziane w przepisach i są następnie tłumaczone na język polski. Poza tym dozwolone jest również przeprowadzenie badania online czyli tak zwanej teleporady.

Odnośnie natomiast obowiązku przeprowadzenia szkolenia z zakresu bhp przed dopuszczeniem pracownika do pracy, należy wziąć pod uwagę, iż zgodnie z art. 12e specustawy covidowej w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii dopuszcza się przeprowadzanie szkoleń wstępnych zdalnie, z wyjątkiem instruktażu stanowiskowego pracowników:

• na stanowiskach robotniczych
• ucznia/studenta na praktykach
• pracownika zatrudnionego na stanowisku, na którym występuje narażenie na działanie czynników niebezpiecznych

W zakresie natomiast zawarcia samej umowy o pracę, co do zasady wymagana jest forma pisemna. Stąd też koniecznym jest albo dostarczenie stronom stosunku pracy pocztą podpisanych egzemplarzy albo podpisanie umowy za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Co bardzo istotne w kontekście cudzoziemca pracującego w sposób zdalny z zagranicy, nawet jeżeli pochodzi on spoza krajów Unii Europejskiej, to pracodawca na terenie Polski nie ma obowiązku uzyskiwania dla niego zezwolenia na pracę. Zgodnie bowiem z art. 88 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy z dnia 20 kwietnia 2004 roku (Dz.U. z 2020 r. poz. 1409 ze zm.) zezwolenie takie jest wymagane, jeśli cudzoziemiec wykonuje pracę na terytorium Polski lub jest delegowany na terytorium Polski.

A jak można odnieść zasady wykonywania pracy za granicą w kontekście umów cywilnoprawnych?

Zasadniczo z punktu widzenia przepisów prawa sytuacja osób, które chcą świadczyć usługi zza granicy na podstawie umowy cywilnoprawnej lub umowy o świadczenie usług, jest mniej skomplikowana, i to zarówno w odniesieniu do Polaków, jak i cudzoziemców.

Takich osób bowiem nie dotyczy obowiązek wskazywania miejsca pracy, jak i kontroli odnośnie bhp. A w przypadku rozpoczynania współpracy nie ma też obowiązkowych badań wstępnych czy też szkoleń bhp. Również nie występuje obowiązek uzyskiwania zezwolenia na pracę.

Wymagana jest za to ewidencja czasu świadczenia usług, by zlecający w momencie kontroli mógł udowodnić, iż wypłacane wynagrodzenie nie było niższe, aniżeli obowiązująca w Polsce stawka minimalna.

Podsumowując, zakładać należy, iż zatrudnienie pracownika na warunkach pracy zdalnej pracującego z zagranicy jest jak najbardziej możliwe i legalne. Wprawdzie rodzi to pewne obowiązki, jednakże już po ich spełnieniu taka sytuacja jest w pełni realna. Nie można jednak zapominać, iż do pracownika przebywającego za granicą mogą mieć zastosowanie lokalne przepisy prawa pracy. I to nie tylko w odniesieniu do czasu pracy, jak i podatków bądź składek ubezpieczeniowych, ale i również w odniesieniu do innych elementów. Z kolei zatrudnienie na stałe obcokrajowca pracującego zdalnie, poza spełnieniem pewnych warunków przed podjęciem zatrudnienia, ma dla pracodawcy ten plus, iż nie ma w takim przypadku konieczności uzyskiwania dla niego zezwolenia na pracę.