Zasady urlopów w czasie epidemii

Panujący stan epidemii wywołanej możliwością zakażenia wirusem SARS-CoV-2 wpływa niekorzystnie na różne dziedziny życia gospodarczego. Pracodawcy, pozbawieni często możliwości wykonywania działalności gospodarczej, poszukiwali przeróżnych form ograniczenia ponoszonych kosztów. Zaczęli też zmuszać pracowników do wzięcia urlopów, zarówno płatnych, jak i bezpłatnych.

Jak zatem kryzys wpłynął na sytuację urlopową pracowników?

Tak naprawdę wprowadzony z dnia na dzień lockdown gospodarki spowodował, iż pracodawcy zostali pozbawieni możliwości prowadzenia działalności gospodarczej. Zaczęli gwałtownie poszukiwać oszczędności, a w tym względzie fundusz wynagrodzeń jest zawsze dużym obciążeniem dla każdego z nich.

Generalnie największe oszczędności daje zwolnienie pracowników, jednakże sprawdza się ono tylko na krótką metę. W dłuższej perspektywie bowiem już niekoniecznie jest racjonalne. Kryzys wywołany koronawirusem ma charakter przejściowy i kiedyś dobiegnie końca, a wówczas pracodawca będzie musiał poszukiwać nowych pracowników, co wcale może nie być takie łatwe.

Ponadto dość szybko wprowadzono przeróżne rozwiązania pomocowe, których celem była ochrona miejsc pracy. Stąd też spora grupa przedsiębiorców zdecydowała się utrzymać stan zatrudnienia. Pracownicy często jednak mieli wolne z powodu przestoju i pracodawcy obawiali się, iż w momencie jak już będą mogli ponownie prowadzić swą działalność, zaczną oni korzystać z urlopów. Stąd też zaczęli ich zachęcać i nakłaniać do wykorzystywania urlopów, zamiast przestojów.

Jakie są prawne podstawy urlopów?

Zasady urlopów opisuje art. 163, par. 1 kodeksu pracy. Zgodnie z nim urlopy powinny być udzielane według planu ustalonego przez zatrudniającego, z uwzględnieniem wniosków pracowników, jak i koniecznością zapewnienia normalnego trybu pracy przedsiębiorstwa.

A z kolei na bazie art. 161 i 168 kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek udzielić urlopu pracownikowi w tym roku, w którym nabył on do niego prawo. Z kolei wypoczynku niewykorzystanego w danym roku należy udzielić najpóźniej do 30 września roku następnego.

Tak sformułowane przepisy prowadziły do wniosku, iż właściwie pracodawca ma prawo wysłać pracownika na urlop zaległy. I potwierdzeniem takiego stanowiska był chociażby wyrok Sądu Najwyższego (SN) z dnia 24 stycznia 2006 roku (sygn. akt I PK 124/05), gdy SN uznał, iż pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop nawet wówczas, gdy ten nie wyraża na to zgody.

W ostatnim czasie nasiliły się też sytuacje, gdy pracodawcy próbowali wysyłać swych pracowników na urlop bezpłatny, jednakże takie działanie nie było zgodne z prawem. Urlopu bezpłatnego pracodawca może udzielić pracownikowi jedynie na jego pisemny wniosek.

A jak sytuacja z urlopami zmieniła się od 24 czerwca 2020 roku?

Otóż tego dnia weszła w życie ustawa z dnia 19 czerwca 2020 roku o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych na zapewnienie płynności finansowej przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1086), zwana tarczą antykryzysową 4.0. W myśl jej postanowień dodano art. 15gc do specustawy z dnia 2 marca 2020 roku, który brzmi:

„w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca może udzielić pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu, a pracownik jest obowiązany taki urlop wykorzystać.”

Tym samym regulacja ta tak naprawdę usankcjonowała stosowaną już od dawna praktykę wysyłania pracowników na zaległe urlopy. Z kolei analizując nowy przepis wyraźnie widzimy, iż:

• rozwiązanie dotyczy wyłącznie urlopów zaległych
• zatrudniający może narzucić termin wykorzystania urlopu zaległego, pomijając plan urlopowy
• pracodawca ma prawo tak postąpić wbrew woli pracownika, a już szczególnie bez konieczności uzyskania od niego zgody
• pracodawca może w ten sposób dysponować zaległym urlopem pracownika w wymiarze do 30 dni
• pracodawca ma prawdo podzielić zaległy urlop i nakazać jego wykorzystywanie na raty

Jakie jeszcze uprawnienia ma pracodawca względem pracownika i urlopu?

Otóż w zgodzie z art. 167 kodeksu pracy pracodawca ma prawo odwołać pracownika z urlopu jedynie wówczas, gdy jego obecności w zakładzie pracy wymagają okoliczności nieprzewidywane w chwili udzielania urlopu. Tym samym, jeśli podczas urlopu zmienią się okoliczności (przykładowo odmrożona została branża pracodawcy), wówczas pracodawca może odwołać pracownika z urlopu.

Jednakże w tej sytuacji pracodawca ma obowiązek pokrycia kosztów poniesionych przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu (przykładowo opłaty za pobyt w miejscu odbywania odpoczynku, jak i przejazd z powrotem).

Skoro obecnie pracodawca ma uprawnienia, by określić termin wykorzystania przez zatrudnionego zaległego urlopu, to tym samym ma też możliwość jego przesunięcia. Zgodnie z art. 164 kodeksu pracy przesunięcie terminu urlopu jest dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeśli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. I w tym przypadku przepisy nie przewidują zwrotu poniesionych kosztów, choć ugruntowana praktyka jest taka, iż na pracodawcy taki obowiązek ciąży.

O takich sytuacjach mowa jest chociażby w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gorzowie Wielkopolskim z dnia 28 kwietnia 2010 roku (sygn. I SA/Go 56/10). Sąd ten stwierdził bowiem, iż w sytuacji, w której pracodawca zwraca konkretne koszty, które pracownik już poniósł w związku z zaplanowanym urlopem (przy czym, jeśli pokrywa je do wysokości faktycznie poniesionej, udokumentowanej przez pracownika) nie stanowi to przysporzenia majątkowego po stronie zatrudnionego. Tym samym od wartości takich świadczeń nie jest odprowadzana zaliczka na PIT, ani też naliczane składki ZUS.

Samo przesunięcie urlopu możliwe jest też na wniosek pracownika, jednakże pracodawca nie jest zobowiązany taki wniosek rozpatrzyć pozytywnie. Kodeks pracy zastrzega też, iż takie przesunięcie musi wynikać z ważnych przyczyn leżących po stronie pracownika.

Podsumowując, w ramach tarczy 4.0 pracodawca dostał kolejne uprawnienie, które pozwala mu wysłać pracownika na zaległy urlop z zeszłego roku w terminie przez niego wskazanym i bez uzyskiwania zgody pracownika. Ma to być forma pomocy dla pracodawców, by tak mogli gospodarować zaległymi urlopami, powodując jak najlepsze wykorzystanie czasu, gdy pracownik jest w pracy.