sekretarz

Ministerstwo Edukacji Narodowej w Warszawie

Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:

sekretarz

Ministerstwo Edukacji Narodowej
al. J.Ch. Szucha 25
00-918 Warszawa

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• Rejestruje korespondencję w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD), przyjmuje i rejestruje korespondencję prowadzoną papierowo oraz przedkłada dokumenty do podpisu Dyrektorowi Departamentu w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentacji.
• Obsługuje korespondencję w systemie EZD: za zgodą Dyrektora Departamentu wykonuje dekretacje w jego imieniu oraz przekazuje do pracowników Departamentu, a także obsługuje pisma wychodzące, w celu wsparcia bieżącej pracy.
• Prowadzi terminarz spotkań, narad i wyjazdów służbowych Dyrekcji Departamentu w celu wsparcia bieżącej pracy.
• Redaguje standardowe pisma i przepisuje zlecone teksty.
• Prowadzi tematyczne zbiory informacji i dokumentacji oraz podręczne zbiory akt Dyrektora Departamentu.
• Archiwizuje i przekazuje akta spraw do archiwum.
• Zamawia artykuły piśmienno-biurowe, eksploatacyjne i spożywcze, a także dba o estetykę sekretariatu.
• Udziela ogólnych informacji interesantom w celu zapewnienia właściwej obsługi osób kontaktujących się z Ministerstwem.

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:
permanentna obsługa klientów zewnętrznych
Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
narzędzia i materiały pracy -- komputer i inne urządzenia biurowe,
możliwość poruszania się po budynku: budynek wyposażony w windy, toaleta dostosowana dla osób niepełnosprawnych, do wykorzystania schodołaz



Inne informacje:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.
- ogłoszenie o naborze w celu zastępstwa
- stanowisko pracy mogą ubiegać się również osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego, zgodnie z przepisami art. 5 ustawy o służbie cywilnej
Do składania dokumentów zachęcamy osoby niepełnosprawne.
Oferty złożone po terminie oraz oferty niekompletne (tj. niezawierające prawidłowych i własnoręcznie podpisanych oświadczeń oraz wszystkich wymaganych dokumentów niezbędnych) zostaną odrzucone. Kopie dokumentów dot. stażu pracy / doświadczenia zawodowego, muszą potwierdzać zamknięty okres oraz wymagany obszar zatrudnienia.
Zachęcamy do skorzystania ze wzorów oświadczeń, które są dostępne na stronie BIP MEN, w zakładce "Praca - wzory oświadczeń" oraz do składania cv w formacie Europass - http://europass.cedefop.europa.eu/pl/documents/curriculum-vitae.
Ministerstwo Edukacji Narodowej rekomenduje przesyłanie oświadczenia o posiadanym obywatelstwie zamiast kopii dokumentu potwierdzającego obywatelstwo.
Przekazanie kopii dokumentów i oświadczeń dodatkowych nie jest obowiązkowe. Kopie te stanowią jednak podstawę potwierdzenia spełniania wymagań dodatkowych zawartych w ogłoszeniu.
W przypadku przedstawienia dokumentów w języku obcym należy dołączyć również ich tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego.
Kandydaci zakwalifikowani do dalszych etapów naboru zostaną powiadomieni telefonicznie lub e-mailem o ich terminie.
Nadesłane oferty, z wyjątkiem oferty wybranego kandydata, zostaną komisyjnie zniszczone.
Dodatkowe informacje można uzyskać pod nr tel. 22 34-74-244, 34-74-852.

Nasz urząd jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane
z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientacje seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.


Wymagania związane ze stanowiskiem pracy

wykształcenie: wyższe

doświadczenie zawodowe/staż pracy

1 rok doświadczenia zawodowego
na stanowisku realizującym zadania sekretarskie lub asystenckie

pozostałe wymagania niezbędne:

• dobra organizacja pracy
• odpowiedzialność
• wysoka kultura osobista
• znajomość podstaw funkcjonowania administracji publicznej, w tym służby cywilnej
• umiejętność obsługi urządzeń biurowych
• komunikacja interpersonalna
• orientacja na klienta/interesanta
• umiejętność pracy pod presją czasu
• Posiadanie obywatelstwa polskiego albo obywatelstwa innego państwa Unii Europejskiej albo obywatelstwa innego państwa, którego obywatele na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego posiadają prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

wymagania dodatkowe

• Przeszkolenie z zakresu obsługi kancelaryjnej
• Szkolenie dla sekretarek / asystentek
• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym (B1)
• umiejętność obsługi systemu elektronicznego obiegu dokumentów (EZD)
• precyzja i dokładność w komunikacji pisemnej
• poświadczenie bezpieczeństwa lub przeszkolenie w zakresie informacji niejawnych

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

• Życiorys/CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• Oświadczenie o posiadanym obywatelstwie albo kopia dokumentu potwierdzającego posiadane obywatelstwo
• W przypadku osób nieposiadających obywatelstwa polskiego - kopia dokumentu potwierdzającego znajomość języka polskiego zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie określenia rodzajów dokumentów potwierdzających znajomość języka polskiego przez osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego, ubiegające się o zatrudnienie w służbie cywilnej
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:

kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów

Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy

kopia dokumentu potwierdzającego znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym (B1) lub oświadczenie o znajomości języka angielskiego na wymaganym poziomie

kopie dokumentów potwierdzających ukończenie szkoleń wskazanych w wymaganiach dodatkowych

Dokumenty należy złożyć do: 2018-06-27
Decyduje data:stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu