Zasady przygotowania przedsiębiorstwa na sytuację awaryjną

Rozwijająca się epidemia koronawirusa powoduje wiele dynamicznych zmian, również na rynku pracy. Przed dużymi dylematami i wyzwaniami stają obecnie pracodawcy, dostosowując się do nowych warunków funkcjonowania, które zmieniają się z dnia na dzień. Warto w tym miejscu zastanowić się nad różnymi aspektami funkcjonowania tak przedsiębiorstwa, jak i pracowników, w nowych warunkach związanych z epidemią koronawirusa.

Czy i jakie wdrożyć procedury zapobiegania i przeciwdziałania zakażeniom w miejscu pracy?

W chwili obecnej wielu pracodawców decyduje się na wdrażanie wewnętrznych procedur postępowania w sytuacji zagrożenia epidemiologicznego. I tego typu działania należy oceniać jak najbardziej pozytywnie. By jednak przyniosły one właściwy skutek, powinny one być oparte o zalecenia związane z koronawirusem wydane przez Światową Organizację Zdrowia (WHO), Główny Inspektorat Sanitarny (GIS) czy też inne uprawnione organy. Tego typu zalecenia, pomimo niewiążącego charakteru, zawierają jednak wiele cennych wskazówek, jak pracodawca może obecnie zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy.

Odpowiednia procedura wewnętrzna zakładu pracy powinna przewidywać między innymi następujące kwestie:

• sposób organizacji pracy w przypadku braków kadrowych
• metoda powiadamiania partnerów biznesowych o ewentualnych opóźnieniach w zleceniach
• w przypadku korporacji międzynarodowych, możliwość przekazania części pracy do biur położonych w państwach niedotkniętych epidemią

Równie istotne jest też wprowadzenie do takich procedur mechanizmów prewencyjnych, których zadaniem będzie zapobieganie ewentualnym brakom kadrowym. Mowa tutaj chociażby o takich elementach, jak:

• formy wsparcia dla pracowników w zakresie zapewnienia opieki nad dziećmi
• środki prewencyjne dla pracowników, którzy ostatnio podróżowali do państw z licznymi przypadkami zachorowań
• rekomendowanie pracownikom ograniczenia aktywności poza godzinami pracy (uczestnictwo w spotkaniach towarzyskich, odwiedziny w galeriach handlowych itp.)
• prowadzenie procesów rekrutacyjnych wyłącznie drogą mailową
• korzystanie z możliwości kierowania pracowników do pracy zdalnej (GIS wskazał, iż obecnie praca zdalna powinna być zalecana wszędzie tam, gdzie jest możliwa)

Co istotne, raz wprowadzona procedura (okazując się skuteczną), może być wykorzystywana przez pracodawcę w przyszłości, będąc pomocną nie tylko w sytuacji zagrożenia epidemiologicznego. Niska frekwencja może bowiem być spowodowana również innymi czynnikami.

Kiedy może być konieczna weryfikacja oceny ryzyka zawodowego?

Rozprzestrzenianie się wirusa może spowodować konieczność weryfikacji oceny ryzyka zawodowego. Może się bowiem zdarzyć, iż ryzyko na niektórych stanowiskach (osób często podróżujących, pracowników sklepów, przedstawicieli przedsiębiorstw farmaceutycznych) ulegnie znaczącej zmianie i powinno być na nowo oszacowane. I pomimo trudności oraz czasochłonności, może okazać się konieczne z punktu widzenia oceny ewentualnej odpowiedzialności pracodawcy.

By z kolei taką ponowną ocenę ryzyka zawodowego wykonać, należy powołać specjalny zespół, w skład którego wejdą osoby z odpowiednim przeszkoleniem oraz przedstawiciel pracowników, zatrudniony na stanowisku, którego ocena dotyczy. Poza zidentyfikowaniem zagrożeń, niezbędnym jest też nowe oszacowanie ryzyka.

Jakie ułatwienia dla pracowników w kontekście zmian w zakresie czasu pracy są godne rozważenia?

Na pewno pracodawcy mogą wziąć pod uwagę zmiany w zakresie czasu pracy i skorzystać z wszelkich możliwości pozwalających na zapewnienie pracownikom większej elastyczności. Dobrym rozwiązaniem może okazać się wprowadzenie ruchomego czasu pracy, szczególnie w przypadku konieczności zapewnienia opieki dzieciom.

W przypadku osób, którym powierzono zdalne wykonywanie pracy, godnym zastanowienia jest wprowadzenie zadaniowego czasu pracy, który wykluczy po stronie pracodawcy konieczność ewidencjonowania czasu pracy.

Pracodawcy mogą też przyznać pracownikom dodatkowe dni urlopu, jak i zwolnić ich z obowiązku wykonywania pracy, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

Czy pracodawca winien zmienić zasady premiowania?

Niewątpliwie sytuacja z epidemią może spowodować, iż znacząco pogorszą się wyniki finansowe większości przedsiębiorstw. Zatem może też być tak, iż w danym przedsiębiorstwie, wskutek braków kadrowych, premie produkcyjne czy za wyniki nie będą przysługiwać nikomu.

Pracodawcy oczywiście mogą zmienić zapisy zasad premiowania, tym niemniej nie jest to ich obowiązek, a nadto należy pamiętać też i o tym, iż sami pracodawcy będą mieli trudniejszą sytuację finansową. Stąd też trudno oczekiwać, by pracodawcy dokonywali zmian na tym polu.

Czy można odizolować pracownika, który ma podejrzenie zakażenia koronawirusem?

Pracodawca nie może w sposób stały izolować pracownika z podejrzeniem choroby. Może odmówić dopuszczenie do pracy i skierować na badania lekarskie. Wszelkie inne formy izolowania mogą być postrzegane jako szykanowanie i dyskryminacja.

Jedyną sytuacją, gdy możliwym byłoby izolowanie pracownika, jest taka, gdyby przyszedł on do pracy z wyraźnymi objawami zarażenia koronawirusem, a samo izolowanie miałoby charakter tymczasowy, przykładowo do przyjazdu odpowiednich służb. Bowiem w takim przypadku mamy do czynienia z działaniem pracodawcy nastawionym na przeciwdziałanie rozprzestrzenianiu się koronawirusa, a nie z sytuacją stałego odizolowania pracownika.

Co jest ważniejsze dla pracodawcy, prawo pracownika do opieki czy też przykładowo zapewnienie ciągłości produkcji leków?

Nowa ustawa dotycząca specjalnych działań w związku z szerzeniem się epidemii koronawirusa wprowadza dodatkowy zasiłek opiekuńczy, który przysługuje pracownikowi w przypadku zamknięcia żłobka, przedszkola czy też szkoły (co obecnie nastąpiło na okres 2 tygodni).

Jednakże problemem dla pracodawcy może być nieobecność w pracy kluczowych, niezbędnych dla funkcjonowania przedsiębiorstwa pracowników, którzy z takiej opieki chcieliby skorzystać. I ten problem dotyczy głównie przedsiębiorstw o szczególnym znaczeniu gospodarczo-obronnym dla kraju. Mowa tutaj zatem o przedsiębiorstwach z sektora farmaceutycznego, transportowego czy też energetycznego.

Zdaniem ekspertów pracodawca może w takiej sytuacji odmówić pracownikom prawa do skorzystania z zasiłku opiekuńczego i związanego z tym zwolnienia z uwagi na wyjątkowe okoliczności, jak i charakter działalności. W tej sytuacji bowiem przykładowe zapewnienie ciągłości produkcji leków jest wartością nadrzędną nad prawem pracownika do zasiłku opiekuńczego.

Jednocześnie pracodawca może złagodzić skutki swej decyzji, udzielając pomocy w sferze znalezienia opieki nad dzieckiem czy też przyznanie na ten cel specjalnego dodatku finansowego.

Czy pracodawca może zastosować jakieś szczególne środki prewencyjne wobec cudzoziemców?

Podjęcie jakichkolwiek działań prewencyjnych wobec grupy pracowników wyłonionych na podstawie kryterium narodowościowego jest niedopuszczalne i bezcelowe, gdyż nie ma nic wspólnego z ochroną przed epidemią.

Jakiekolwiek szczególne środki zapobiegawcze mogą być wprowadzone jedynie w oparciu o obiektywne kryteria, w przeciwnym bowiem razie mogą zostać uznane za naruszenie dóbr osobistych.

Czy organy administracji rządowej mogą nałożyć na pracodawcę dodatkowe obowiązki?

Zgodnie z nową ustawą w sprawie przeciwdziałania epidemii koronawirusa, GIS lub podległe mu inspektoraty wojewódzkie mogą nałożyć na pracodawców obowiązek podjęcia określonych czynności zapobiegawczych lub kontrolnych. Co istotne, decyzje wydane przez te organy podlegają natychmiastowemu wykonaniu i nie muszą być w żaden sposób uzasadniane.

Pracodawcy nie mogą się od nich odwoływać ani ich uchylać. Mogą one też uprawniać pracodawcę do podejmowania działań, które w normalnych warunkach byłyby niedopuszczalne. W tej sytuacji interes pracowników będzie musiał ustąpić miejsca interesowi publicznemu.

Czy pracodawca będzie ponosił odpowiedzialność za dopuszczenie do pracy osoby zakażonej koronawirusem?

Co do zasady pracodawca nie poniesie odpowiedzialności w takim przypadku. Jednakże wyjątkiem mogą być sytuacje, gdy stan zdrowia pracownika ewidentnie wskazywał na występowanie zakażenia, a pracodawca pomimo to nie zdecydował się na wysłanie go na badania kontrolne. Dlatego też w przypadku uzasadnionych obaw co do stanu zdrowia, pracodawca winien natychmiast skierować takiego pracownika na stosowne badania.

Odpowiedzialność pracodawcy może powstać jeszcze w dwóch przypadkach:

• gdy zaniecha dokonania rzetelnej oceny ryzyka na stanowisku pracy (jeżeli w ogóle nie została przeprowadzona lub nie obejmuje zagrożenia związanego z koronawirusem)
• gdy nie zaopatrzy pracownika w wymagane środki ochronne

Czy takie same regulacje dotyczą osób pracujących na umowach cywilno-prawnych?

Wprowadzone specjalne przepisy dotyczą wprost osób zatrudnionych na umowach o pracę. Jednakże zdaniem ekspertów stosowanie tych przepisów i zaleceń również wobec osób zatrudnionych na umowach zlecenia czy też o dzieło jest nie tylko możliwe, ale wręcz konieczne i uzasadnione. Stosowanie bowiem podwyższonych standardów bezpieczeństwa i higieny pracy jedynie wobec części osób świadczących pracę w danym przedsiębiorstwie byłoby bezcelowe.

Podsumowując, przed pracodawcami trudny okres. Z jednej strony muszą zmierzyć się z trudniejszą sytuacją finansową, absencjami pracowników i spadkiem sprzedaży, a z drugiej mogą otrzymać polecenie podjęcia dodatkowych, kosztownych działań. Jednakże wszystko to jest spowodowane koniecznością powstrzymania rozprzestrzeniania się epidemii koronawirusa. Stanowi to też pewne doświadczenie na przyszłość, jak radzić sobie w sytuacji zagrożenia, niekoniecznie epidemiologicznego.