Ochrona danych osobowych ma obecnie coraz większe znaczenie, zwłaszcza tych uzyskiwanych podczas procesu rekrutacji nowych pracowników. Niezwykle istotnym aspektem staje się nie tylko pozyskiwanie tych danych, ale także ich ochrona i wprowadzanie odpowiednich rozwiązań umożliwiających ich przetwarzanie.
Przede wszystkim należy pamiętać, aby kandydat w swoich dokumentach rekrutacyjnych dopisywał klauzulę o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych. Przepisy niezwykle precyzyjnie regulują również kwestię przechowywania przesłanych aplikacji pracowników. W przypadku, gdy kandydaci nie wyrażą zgody na przetwarzanie ich danych w dalszych procesach rekrutacyjnych, pracodawca zobowiązany jest usunąć je niezwłocznie po ich zakończeniu. Brak spełnienia tego restrykcyjnego wymogu, może wiązać się z poważnymi konsekwencjami prawnymi.
W obecnych procesach rekrutacyjnych, zwłaszcza na stanowiska wyższego szczebla, ilość gromadzonych informacji jest ogromna. Coraz chętniej pracodawcy sięgają również do portali internetowych i serwisów społecznościowych w celu uzyskania mniej formalnych informacji np. na temat hobby czy zainteresowań kandydatów. Przepisy nie zabraniają takich praktyk, jednak zalecają ostrożność przy ich wykorzystywaniu, w celu uniknięcia ewentualnych roszczeń ze strony kandydata.
Niedopuszczalne jest natomiast potwierdzanie lub weryfikowania prawidłowości zawartych w aplikacji informacji np. na temat ukończonych na uczelni studiów wyższych, kursów a także uzyskiwanie informacji od byłego pracodawcy na temat kandydata. Pracodawca może jedynie zażądać dokumentów potwierdzających uzyskane wykształcenie lub przebieg zatrudnienia.
Warto tutaj wspomnieć o nowym projekcie ustawy, jaki trafił obecnie do Sejmu. Traktuje on bowiem o możliwości podania swoich danych osobowych przez pracownika wyłącznie na konkretne żądanie pracodawcy. Zmiany te dotyczą m.in. takich danych wrażliwych jak: data urodzenia czy miejsce zamieszkania. Udostępnienie tych informacji przez kandydata do pracy może nastąpić tylko i wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania obowiązków zawodowych na określonym stanowisku. Kodeks pracy przewiduje, iż informacje dotyczące wykształcenia, dotychczasowego doświadczenia zawodowego kandydata do pracy mogą być pozyskiwane tylko i wyłącznie na potrzeby danego procesu rekrutacyjnego. Pracodawca może domagać się takiej wiedzy szczegółowej na temat kandydata, zależnie od tego czy stanowisko wymaga np. pracy tylko fizycznej, czy umysłowej z wykorzystaniem konkretnej wiedzy i specjalistycznego doświadczenia. Wielu pracodawców ma wiele wątpliwości w związku z wcielaniem w życie tych przepisów. Zwłaszcza zapis mówiący o tym, iż takie dane mogą zostać dopiero udostępnione po podpisaniu umowy o pracę, wzbudza najwięcej kontrowersji. W procesie rekrutacji informacje dotyczące wykształcenia oraz doświadczenia zawodowego są jednak kluczowe do podjęcia prawidłowej decyzji o zatrudnieniu właściwego kandydata do pracy, zwłaszcza na stanowiska specjalistyczne.
Podważanie wiarygodności kandydata bez jego zgody może jednak wiązać się z licznymi konsekwencjami dla pracodawcy, zatem prawidłowa interpretacja oraz przestrzeganie przepisów dot. RODO staje się dla wielu przedsiębiorców kluczowa. Wprowadzone przepisy mają bowiem za zadanie chronić dane potencjalnych pracowników, a także umożliwiają dochodzenie roszczeń odszkodowawczych w wypadku naruszenia ich dóbr osobistych.
Ekspert w dziedzinie HR oraz rynku pracy z wieloletnim doświadczeniem. Praca w branży HR pozwoliła na poznanie wielu ciekawych technik rekrutacyjnych. Na blogu udziela porad a także opisuje procesy związane z prowadzeniem rekrutacji bądź też firmy.