Nowe przepisy w prawie pracy, które zaczęły obowiązywać w Polsce w dniu 4 maja 2019 roku budzą pewne wątpliwości. Dotyczy to obecnie zasad przetwarzania danych i składania oświadczeń w zakresie potrzebnym do prawidłowego funkcjonowania funduszu socjalnego.
Jakie przepisy obowiązują obecnie, gdy mowa jest o gromadzeniu i przetwarzaniu danych na potrzeby Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS)?
4 maja 2019 roku zaczęła obowiązywać ustawa z dnia 21 lutego 2019 roku o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania RODO (Dz.U. poz. 730). Obszarem, który również objęty został nowymi przepisami jest fundusz socjalny przedsiębiorstw.
Zgodnie z tą ustawą, udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z funduszu socjalnego w celu przyznania ulgowej usługi, świadczenia bądź dopłaty z ZFŚS, następuje w formie oświadczenia. Teoretycznie więc pracodawcy powinni mieć jasność co do podstaw przetwarzania takich danych, co jeszcze niedawno budziło spore wątpliwości. Bowiem po 25 maja 2018 roku, gdy zaczęliśmy stosować zasady RODO już w praktyce gospodarczej, były na tym polu różnice interpretacyjne.
Tymczasem obecne unormowanie niestety nie wszystko precyzuje i wyjaśnia. Wątpliwości budzi już sam charakter oświadczenia. Ustawa mówi o tym, że podstawą przetwarzania danych jest oświadczenie, czyli zgoda osoby uprawnionej. Tymczasem inni eksperci prawa pracy twierdzą, że zgoda sama w sobie nie jest podstawą do przetwarzania danych osobowych. Dotyczy to zarówno danych pracownika, jak i danych dotyczących członków jego rodziny.
Jakie dane potrzebne są pracodawcy, by prawidłowo rozporządzać funduszem socjalnym w przedsiębiorstwie?
W przypadku chęci skorzystania z jakichkolwiek świadczeń z ZFŚS, pracodawca ma obowiązek ustalić sytuację socjalną pracownika jako osoby uprawnionej. Do tego konieczne jest podanie danych dotyczących jego samego, jak i członków jego rodziny. Tymczasem zgoda (jako podstawa przetwarzania takich danych) jest z założenia dobrowolna i w każdym momencie może zostać wycofana. Tym samym oparcie przetwarzania danych na tej podstawie jest mocno wątpliwe, gdyż mogłoby doprowadzić do sytuacji uniemożliwienia realizacji obowiązków pracodawcy. Dlatego w tym przypadku zgoda jest zbędna, a ewentualne jej pobieranie komplikuje sprawy.
Ponadto, dane osobowe, które pracodawca przetwarza na potrzeby ZFŚS, dotyczą nie tylko pracownika, ale częstokroć członków jego rodziny. I tu powstaje dylemat, jak w zgodzie z najnowszymi przepisami, przekazać dane członka rodziny. Czy wystarczy oświadczenie pracownika, czy też lepiej, by złożył je członek rodziny osobiście. Ustawa w tym zakresie niczego nie precyzuje. Zarówno sama ustawa o ZFŚS, jak i uzasadnienie do ustawy wdrażającej RODO nie wskazują, czy oświadczenie powinna złożyć osoba ubiegająca się o wypłatę świadczeń, czy też członek rodziny, którego dane są przetwarzane.
Co w powyższej kwestii radzą eksperci?
Zdaniem niejednego z nich, taka zgoda powinna zostać udzielona odrębnie, czyli zarówno przez pracownika, jak i członka jego rodziny. Niektórzy z nich powołują się tutaj na samo brzmienie art. 8 ust. 1a ustawy o ZFŚS, gdzie mówi się o udostępnieniu danych osoby uprawnionej. Tutaj ewidentnie ustawodawca posłużył się liczbą pojedynczą, a do jednej zgody za pracownika i członka rodziny wymagane byłoby zastosowanie liczby mnogiej.
Z kolei zdaniem innych ekspertów sytuacja wygląda nieco inaczej. Przy czym istotne jest, czy osobą uprawnioną do uzyskania świadczenia i wnioskującą jest pracownik, czy też sam członek rodziny, z pominięciem pracownika. W pierwszym przypadku oświadczenie dotyczące sytuacji socjalnej składane będzie przez samego pracownika, zarówno wobec jego danych osobowych, jak i członków jego rodziny. Oświadczenie składa bowiem nie członek rodziny, a pracownik, gdyż to jego sytuacja socjalna jest badana.
Natomiast w drugim przypadku (osobą uprawnioną do uzyskania świadczenia socjalnego jest członek rodziny), oświadczenie składa członek rodziny.
Dlaczego niektórzy eksperci uważają, że wystarczy oświadczenie złożone przez pracownika?
Wynika to z faktu, iż przede wszystkim badana jest sytuacja socjalna pracownika. Przykładowo okoliczność, ile członków rodziny posiada pracownik oraz jaki oni osiągają przychód decyduje o sytuacji materialno-rodzinnej tego pracownika. Nawet badanie sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej zawsze odnosi się do osoby uprawnionej do korzystania z funduszu socjalnego i to właśnie ta osoba powinna złożyć oświadczenie.
Te zasady nie są jednak takie jednoznaczne. Prześledźmy zatem dwie hipotetyczne sytuacje, związane z uzyskiwaniem pomocy z ZFŚS:
- pracownik wnosi o przyznanie zapomogi z uwagi na ciężką sytuację materialną, związaną z chorobą żony
W takiej sytuacji oświadczenie składa pracownik, podpisując się pod nim, gdyż jest to jego oświadczenie o sytuacji materialnej. Ponadto pracownik będzie beneficjentem środków z ZFŚS swojego pracodawcy.
- pracownik został oddelegowany do pracy za granicą na dłuższy okres
Tymczasem w regulaminie ZFŚS jest mowa o dofinansowaniu „wakacji pod gruszą” dla pracowników i członków ich rodzin, przy czym wniosek może składać pracownik lub członek jego rodziny. W tym przypadku wniosek złoży żona, tym samym ona powinna podpisać stosowne oświadczenie, podpisując się pod nim.
Jednocześnie pracownik składający oświadczenie o stanie rodzinnym, wskazując dane osobowe członków rodziny, nie ma obowiązku uzyskiwać ich zgody na przekazanie tych danych pracodawcy. Tutaj przepisy jasno precyzują, że istnieje podstawa prawna do pozyskiwania i przetwarzania danych osobowych członków rodziny pracownika na potrzeby ZFŚS.
A co w sytuacji, gdy dane osobowe członków rodziny stanowią dane szczególnej kategorii?
Cóż, taka sytuacja występuje dość często. Przecież do określenia sytuacji socjalnej pracownik musi również przekazywać pracodawcy informacje o stanie zdrowia swojego małżonka czy dzieci. W tej sytuacji pracodawca wchodzi w posiadanie danych wrażliwych osób trzecich. W tej sytuacji przepisy już stają się bardziej przejrzyste. Podstawą prawną jest w tym przypadku art. 9, ust.2.lit.a RODO. Tym samym oświadczenie składa sam członek rodziny, gdyż to od jego decyzji zależy czy i w jakim zakresie pozwoli on na przetwarzanie danych dotyczących swego stanu zdrowia.
Z kolei zdaniem innych ekspertów, również i w takim przypadku oświadczenie winien złożyć sam pracownik, gdyż to on jest stroną w stosunku do pracodawcy. Należy też pamiętać o tym, że przetwarzanie jakichkolwiek danych szczególnej kategorii (w tym przede wszystkim dane o zdrowiu pracownika czy członków jego rodziny) powinno dotyczyć tylko takich danych, które są niezbędne w celu prawidłowego przyznawania świadczeń z funduszu socjalnego. To pracodawca musi ocenić, które dane są niezbędne, a które mogą być uznane za nadmiarowe. W tej sytuacji będzie miała zastosowanie zasada niezbędności danych do realizacji obowiązku prawnego.
Co prawda słyszy się też głosy, że przetwarzanie danych osobowych szczególnej kategorii członków rodziny pracownika, nie wymaga uzyskiwania zgody tej osoby. Jednak są one raczej nieuprawnione. Pracodawca ma co do zasady obowiązki względem pracowników, a nie członków ich rodzin. Tymczasem korzystanie z funduszu socjalnego nie stanowi obowiązku pracownika, a jego uprawnienie. Tym samym, przetwarzanie wrażliwych danych osobowych członków jego rodziny, powinno być poparte wyraźną zgodą osoby, której dane dotyczą.
Podsumowując, jak widzimy przetwarzanie danych osobowych w zgodzie z najnowszymi przepisami prawa pracy, uwzględniającymi ostatnie zmiany w tym zakresie, wciąż wzbudza wątpliwości interpretacyjne. Niestety w głównej mierze wynikają one z nieprecyzyjnych sformułowań stosowanych we wprowadzanych w życie ustawach.
Ekspert w dziedzinie HR oraz rynku pracy z wieloletnim doświadczeniem. Praca w branży HR pozwoliła na poznanie wielu ciekawych technik rekrutacyjnych. Na blogu udziela porad a także opisuje procesy związane z prowadzeniem rekrutacji bądź też firmy.