Zasady odrzucania wniosków o pracę zdalną

Nowe zasady dotyczące pracy zdalnej zaczną obowiązywać w Polsce od 7 kwietnia bieżącego roku. Zarówno jednak pracodawcy, jak i pracownicy, powinni wiedzieć, iż w praktyce niemalże każdy wniosek o pracę zdalną pracodawca będzie mógł odrzucić. W błędzie bowiem są ci, którzy sądzą, iż zawsze trzeba go zaakceptować, gdy pracownik jest w grupie uprzywilejowanej. Z praktyki wynika bowiem, iż kobiecie w ciąży, bądź też rodzicowi dziecka z niepełnosprawnością, również można odmówić pracy zdalnej, jeśli odmowę taką uzasadnia organizacja pracy bądź rodzaj wykonywanej pracy.

Jak zatem podejść do zagadnienia możliwości odrzucenia wniosku o pracę zdalną?

Co do zasady wykonywanie pracy w formie zdalnej podlega uzgodnieniu przez pracodawcę i pracownika. Jednakże nowo dodany art. 67.19 par. 6 kodeksu pracy, który zacznie obowiązywać od 7 kwietnia 2023 roku, posługuje się wyrażeniem „pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika”, wymieniając kategorię uprzywilejowanych pracowników, mogących taki wniosek złożyć. Kategorie te obejmują pracownika, który:

• jest w ciąży
• wychowuje dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia
• jest rodzicem dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu
• jest rodzicem dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności, określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych
• jest rodzicem dziecka posiadającego opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych
• sprawuje opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności

W tym kontekście wiele osób na podstawie tego przepisu wyciąga mylny wniosek, jakoby pracodawca nie miał wyjścia i w wyżej wymienionych sytuacjach musiał wniosek pracownika o pracę zdalną uwzględnić. Jednak tak nie jest, bowiem przepis w dalszej części wprowadza uszczegółowienie, zgodnie z którym pracodawca nie musi uwzględniać wniosku, jeżeli nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj wykonywanej pracy przez pracownika. To zaś oznacza, iż obowiązek pracodawcy zezwolenia na pracę zdalną nawet wobec tak uprzywilejowanej grupy pracowników, nie jest bezwzględny, a owo uprzywilejowanie ma swe granice. Przy czym nałożenie takowych granic pracodawca będzie musiał już uzasadnić.

O czym zatem powinien pamiętać pracodawca i pracownik w kontekście uzgodnienia pracy zdalnej?

Zgodnie z nowymi przepisami pracodawca jest uprawniony do określenia na poziomie wewnątrzzakładowym grupy bądź też grup pracowników, wobec których praca zdalna będzie mogła być stosowana. Tym samym możliwym jest wyodrębnienie przez pracodawcę, na podstawie obiektywnego kryterium, takiej grupy pracowników, która będzie mogła wykonywać pracę zdalną. To jednocześnie przesądzi o tym, które grupy pracowników nie będą do tego uprawnione. Niewątpliwie takim obiektywnym kryterium jest chociażby wspomniana już wcześniej organizacja pracy bądź też jej rodzaj. Wprawdzie wprost przepisy kodeksu pracy nie mówią o tym, jednak uznać trzeba, iż oceny w tym zakresie dokonywać należy w odniesieniu do indywidualnych przypadków, oczywiście przy poszanowaniu zasady równego traktowania i niedyskryminacji.

Samą organizację pracy rozumieć należy poprzez odpowiednie rozplanowanie procesu świadczenia pracy, zapewniając jej optymalizację i największą efektywność. Należy to rozpatrywać w wymiarze zarówno osobowym, jak i technicznym, a najlepszy przykład, obrazujący zapewnienie właściwej organizacji pracy, zauważyć można w sektorach produkcyjnych, gdzie praca musi być wykonywana w ruchu ciągłym, a pracodawca w tym celu poleca pracownikom jej wykonywanie w systemie zmianowym. Przy takiej organizacji pracy nie będzie możliwym jakiekolwiek jej wykonywanie w formie zdalnej.

Zatem nietrudno wyobrazić sobie sytuację, gdy pracownik uprzywilejowany będzie z góry pozbawiony prawa do wykonywania pracy zdalnej, przykładowo już w regulaminie pracy zdalnej, z uwagi na obiektywne kryterium, jakim będzie organizacja pracy. Wówczas pracownik taki, pomimo swego uprzywilejowania, nie będzie w ogóle uprawniony do złożenia wniosku o wykonywanie pracy zdalnej, a nawet w przypadku jego złożenia, pracodawca nie będzie zobowiązany do jego zaakceptowania. Ważnym jest jednak, by pracodawca pomimo formalnego braku uprawnienia pracownika uprzywilejowanego do złożenia wniosku o wykonywanie pracy zdalnej, uzasadnił jego odmowę w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia takowego wniosku.

A jak podejść do zagadnienia określenia grupy czy też grup pracowników, uprawnionych do wykonywania pracy w formie zdalnej?

Podkreślić należy, iż określenie jaka grupa czy też grupy pracowników będą uprawnione do wykonywania pracy w formie zdalnej, a tym samym złożenie w tym zakresie odpowiedniego wniosku, nie jest jedynym ograniczeniem, na jakie natrafić może pracownik uprzywilejowany. Pracodawca może bowiem określić również z góry w jakim wymiarze praca zdalna będzie mogła być wykonywana w danych grupach. Przykładowo, pracodawca określić może w regulaminie pracy zdalnej, iż w danym dziale praca zdalna będzie mogła być wykonywana hybrydowo, czyli 3 dni w biurze i 2 dni z miejsca wykonywania pracy zdalnej. Zakładając, że pracownicy uprzywilejowani będą w grupie pracowników uprawnionych do wykonywania pracy w formie zdalnej, ograniczenia w zakresie wymiaru wykonywania pracy zdalnej będą dotyczyć również ich.

Tym samym wniosek pracownika uprzywilejowanego, uprawnionego do wykonywania pracy w formie zdalnej, będzie wiążący w wymiarze przykładowych 2 dni roboczych, a zatem wnioskowanie o pracę zdalną ponad wymiar określony z góry przez pracodawcę w regulaminie nie będzie dla niego wiążący. Co jednak nie oznacza, iż pracodawca nie musi uzasadnić odmowy uwzględnienia wniosku powyżej określonego limitu, bowiem powinno to nastąpić w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

A o czym jeszcze powinni pamiętać pracownicy uprzywilejowani w kontekście występowania z wnioskiem o pracę zdalną?

Generalnie, pomimo wyraźnego określenia w przepisach wewnątrzzakładowych jaka grupa czy też grupy pracowników, będą uprawnione do wykonywania pracy w formie zdalnej, pracownik uprzywilejowany, w przypadku odmowy uwzględniania wniosku o pracę zdalną, może chcieć zakwestionować decyzję pracodawcy. Wprawdzie przepisy nie odnoszą się do takich sytuacji, jednak z praktyki wiadomo, iż nie można wykluczyć takiego scenariusza.

W tym kontekście niezwykle ważnym jest, by określenie z góry grupy czy też grup pracowników, uprawnionych do wykonywania pracy zdalnej, odbyło się przy uwzględnieniu organizacji i rodzaju pracy oraz przy jednoczesnym poszanowaniu zasady równego traktowania i niedyskryminacji. Jeżeli bowiem pracownik uprzywilejowany miałby wątpliwości co do zasadności odmowy uwzględnienia jego wniosku o pracę zdalną, wówczas mógłby to kwestionować podnosząc zarzut naruszania wobec niego zasady równego traktowania.

Pracodawcy powinni przede wszystkim pamiętać o tym, iż zgodnie z przepisami, pracownicy powinni być równo traktowani w zakresie:

• nawiązania i rozwiązania stosunku pracy
• warunków zatrudnienia
• awansowania
• dostępu do szkoleń w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych

Owo równe traktowanie powinno odbywać się w szczególności bez względu na:

• płeć
• wiek
• niepełnosprawność
• rasę
• religię
• narodowość
• przekonania polityczne
• przynależność związkową
• pochodzenie etniczne
• wyznanie
• orientację seksualną
• zatrudnienie na czas nieokreślony lub określony
• zatrudnienie w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy

Analizując z kolei kwestionowanie odmowy wykonywania pracy zdalnej przez pracownika uprzywilejowanego, można byłoby to rozpatrywać w kontekście warunków zatrudnienia, w odniesieniu do wybranego kryterium osobowego. Jeżeli pracownik taki doszedłby do przekonania, że pracodawca, odmawiając uwzględnienia jego wniosku o wykonywanie pracy zdalnej, naruszył wobec niego zasadą równego traktowania, wówczas mógłby wystąpić z powództwem o odszkodowanie w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę.

W tym kontekście warto również podkreślić, iż obowiązuje wówczas zasada odwróconego ciężaru dowodu, zgodnie z którą pracownik zobowiązany jest do przedstawienia faktów, z których można domniemywać istnienie dyskryminacji. Zaś celem uwolnienia się od odpowiedzialności, pracodawca musi udowodnić, że tego pracownika nie dyskryminował. Tym samym pracodawca musi wykazać, że różnicując sytuację pracownika, kierował się obiektywnymi powodami, a nie wskazanymi powyżej kryteriami zakazanymi.

Warto jednocześnie wskazać, iż określone przez pracodawcę granice pracy zdalnej, poprzez wyznaczenie zarówno grupy czy też grup pracowników uprawnionych do wykonywania pracy zdalnej oraz z uwagi na organizację pracy, nie stanowią ograniczeń o charakterze dyskryminującym czy też naruszających zasady równego traktowania, wobec pracowników uprzywilejowanych. Pracodawcy wówczas korzystają z przysługujących im uprawnień na podstawie obowiązujących przepisów prawa i stosują obiektywne kryteria, które są jednakowe dla danej grupy czy też grup pracowników, sprowadzając się do organizacji oraz rodzaju wykonywanej pracy.

Ważnym jest też, iż przed uwzględnieniem wniosku pracownika uprzywilejowanego o wykonywanie pracy w formie zdalnej, pracodawca ma prawo do zweryfikowania, czy dany pracownik faktycznie może korzystać z uprawnienia, jakim jest wiążący charakter wniosku o jej wykonywanie. W tym kontekście pozyskiwanie informacji w tym zakresie będzie zgodne z przepisami RODO, bowiem uznać należy, iż w przypadku niewykazania okoliczności uzasadniających zaliczenie pracownika do grupy pracowników uprzywilejowanych, pracodawca będzie miał prawo do odmowy uwzględnienia wniosku takowego pracownika.

Podsumowując, nowelizacja kodeksu pracy, wprowadzająca nowe zasady pracy zdalnej, wejdzie w życie w dniu 7 kwietnia bieżącego roku. Jednocześnie wprowadza ona przepis, w myśl którego istnieje grupa pracowników uprzywilejowanych, wobec których pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika o wykonywanie pracy w sposób zdalny. W błędzie są jednak te osoby, które sądzą, iż zawsze trzeba taki wniosek zaakceptować, jeżeli pracownik się w takiej grupie uprzywilejowanych pracowników znajdzie. Okazuje się bowiem, iż pracownikowi uprzywilejowanemu będzie można odmówić wykonywania pracy zdalnej, jednak odmowę taką uzasadniać powinna zarówno organizacja bądź też rodzaj wykonywanej pracy. Poza tym pracodawca musi pamiętać o tym, iż uzasadnienie odmowy musi on przedstawić pracownikowi w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.