Wypowiedzenie warunków pracy i jego zasady

W sytuacji, gdy pracodawca ma taką potrzebę, może dokonać przeniesienia pracownika do innego działu i zmienić mu zakres obowiązków bądź też wynagrodzenie. Dokonać tego można w praktyce poprzez wypowiedzenie warunków pracy, czyli wypowiedzenie zmieniające. W przepisach wyznaczono dość jasne zasady, które określają, jak należy pogodzić w tej sytuacji ochronę pracownika z interesami pracodawcy. Poniżej uwagi i spostrzeżenia jakie w tym zakresie prezentuje dr Małgorzata Kochanowicz, radca prawny z Uniwersytetu WSB Merito.

Co zatem jest istotne w kontekście zasad dotyczących wypowiedzenia warunków pracy?

Zasadniczo zdarza się, iż pracodawca będzie miał potrzebę przeniesienia pracownika do innego działu i dokonania zmiany jego zakresu obowiązków, bądź też wynagrodzenia. W takiej sytuacji będzie on mógł zastosować wypowiedzenie zmieniające zwane też wypowiedzeniem warunków pracy. Przepisy dość jasno określają zasady jak należy wówczas pogodzić ochronę pracownika z interesami pracodawcy.

W praktyce gospodarczej najczęściej mamy do czynienia z wypowiedzeniem umowy o pracę, lecz oprócz tej formy wypowiedzenia istnieje również wypowiedzenie warunków umowy o pracę. W przypadku wypowiedzenia umowy o pracę pracodawca decyduje się na zakończenie współpracy z danym pracownikiem i osoba taka traci status pracownika. W przypadku z kolei wypowiedzenia warunków umowy o pracę pracodawca w dalszym ciągu wyraża chęć współpracy z daną osobą, a zmianie ulegają warunki pracy. Osoba taka, która otrzyma takie wypowiedzenie, nadal ma szanse zachować status pracownika.

Przykładowo założyć zatem można, iż w danej jednostce organizacyjnej pracę wykonuje zbyt duża liczba pracowników. Z kolei w innej jednostce organizacyjnej brakuje pracowników, chociażby do prowadzenia dokumentacji. Wówczas pracodawca nie musi wypowiadać umowy o pracę pracownikowi jednostki, gdzie jest zbyt duża obsada i rozpisywać konkursu na nowe stanowisko w jednostce, gdzie są braki kadrowe. Może on bowiem skorzystać z przewidzianej w kodeksie pracy możliwości wypowiedzenia zmieniającego warunki umowy o pracę, co jest rozwiązaniem korzystnym zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy.

Inną opcją umożliwiającą przeniesienie pracownika do drugiej jednostki jest sytuacja powierzenia pracownikowi innej pracy. Takie działanie pracodawcy musi być jednak uzasadnione jego potrzebami, a okres powierzenia innej pracy nie można przekraczać 3 miesięcy w roku kalendarzowym. Poza tym nowe warunki pracy nie mogą powodować obniżenia wynagrodzenia i muszą odpowiadać kwalifikacjom pracownika.

Jeszcze inne rozwiązanie dotyczy tego, iż możliwa jest zmiana warunków umowy o pracę, która może nastąpić z inicjatywy każdej ze stron stosunku pracy. Wystąpienie z taką propozycją stanowi w istocie ofertę zgodnej modyfikacji warunków umowy, do której stosuje się odpowiednio przepisy art. 66 kodeksu pracy, a następnie przepisy kodeksu cywilnego.

O czym należy pamiętać w kontekście wypowiedzenia warunków pracy?

Zasadniczo pracodawca decydując się na zastosowanie wypowiedzenia zmieniającego warunki umowy o pracę powinien zapewnić pracownikowi stanowisko odpowiadające jego kwalifikacjom. Poza tym wypowiedzenie zmieniające warunki umowy o pracę powinno spełniać wymagania przewidziane w przepisach kodeksu pracy, a zatem zawierać:

• określenie pracodawcy oraz pracownika
• określenia umowy o pracę, której warunki się wypowiada
• wskazanie zakresu wypowiadanych warunków umowy o pracę
• wskazanie nowych warunków umowy o pracę, jak chociażby miejsca wykonywania pracy czy też rodzaju pracy
• uzasadnienie decyzji
• pouczenie o prawie wniesienia odwołania do właściwego sądu pracy, ze wskazaniem adresu sądu i terminu, do którego należy złożyć pozew
• pouczenie, iż jeśli pracownik przed upływem połowy okresu wypowiedzenia nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia nowych warunków umowy o pracę, równoznaczne to będzie z wyrażeniem zgody na proponowaną zmianę warunków umowy o pracę
• informację, z jakim dniem umowa o pracę zostanie rozwiązana, w przypadku odmowy przyjęcia zaproponowanych warunków umowy o pracę
• zobowiązanie pracownika do wykorzystania urlopu wypoczynkowego za dany rok w przysługującym wymiarze, w przypadku odmowy przyjęcia zaproponowanych warunków umowy o pracę

Istotnym jest, iż pracownik może odmówić przyjęcia zaproponowanych warunków pracy i jeśli dokona takiego wyboru, wówczas umowa o pracę rozwiązuje się z upływem okresu wypowiedzenia. Na tej podstawie pracownik przestaje mieć status pracownika w danej organizacji.

W sytuacji jednak, gdy pracownik do czasu połowy okresu wypowiedzenia nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków, uważa się, iż wyraził on zgodę na warunki wskazane przez pracodawcę. Ważnym jest, by wypowiedzenie zmieniające warunki umowy o pracę zawierało pouczenie odnośnie do tego prawa pracownika. Gdy pracodawca takiego pouczenia nie zamieści, wówczas pracownik ma prawo złożyć oświadczenie o odmowie przyjęcia zaproponowanych przez pracodawcę warunków do końca okresu wypowiedzenia.

Podkreślić należy, iż jedyną możliwością z jakiej skorzystać może pracownik, nie chcąc przyjąć nowych warunków umowy o pracę, jest wniesienie powództwa do sądu pracy. Wypowiedzenie zmieniające warunki umowy o pracę powinno również zawierać pouczenie w tym zakresie. Jeżeli w wyniku przeprowadzonego postępowania sąd ustali, iż wypowiedzenie warunków umowy o pracę odbyło się bez podstawy prawnej, może orzec o jego bezskuteczności. Jeżeli natomiast umowa uległa już rozwiązaniu, orzec może albo o przywróceniu pracownika do pracy na poprzednich warunkach, bądź o odpowiednim odszkodowaniu.

Co jest zatem istotne w kontekście spełnienia warunków, by sąd nie zakwestionował podstaw zmiany warunków umowy o pracę?

Generalnie wiele wskazówek odnośnie do tego jakie wymogi należy spełnić, by sąd nie zakwestionował zmiany warunków umowy o pracę, znaleźć można w dotychczasowym orzecznictwie sądowym. Na pewno ważnym w tym zakresie jest orzeczenie Sądu Najwyższego z 25 stycznia 2012 roku (sygn. akt II PK 102/11), gdzie sędziowie wskazali iż: „Wypowiedzenie umowy o pracę jest nieuzasadnione zarówno wtedy, gdy wskazana w nim przez pracodawcę przyczyna okazała się pozorna (fikcyjna, nierzeczywista, nieprawdziwa, nieistniejąca), jak i wówczas, gdy przyczyna ta faktycznie zaistniała i w ocenie pracodawcy uzasadniała wypowiedzenie, lecz – ze względu na jej wagę lub charakter – była niewystarczająca dla rozwiązania stosunku pracy”.

Poza tym warto również zwrócić uwagę na wyrok Sądu Najwyższego z 10 stycznia 2023 roku (sygn. akt I PSKP 25/22), gdzie podkreślono, iż zgoda pracownika na gorsze warunki pracy nie powinna budzić wątpliwości, czyli musi zostać wyrażona w sposób jednoznaczny. Tym samym porozumienie zmieniające warunki pracy zawarte może być przez każde zachowanie się stron, które ujawnia ich wolę w sposób dostateczny, a również w sposób konkludentny. A zatem bierności pracownika w wyrażaniu zgody nie można rozumieć tak, iż akceptuje on zmianę postanowień umownych.

Z kolei w wyroku Sądu Najwyższego z 19 maja 2011 roku (sygn. akt III PK 75/10) podkreślono, iż rozważając zasadność wypowiedzenia umowy o pracę, trzeba brać pod uwagę nie tylko interes pracownika, ale także zasługujący na ochronę interes pracodawcy. Z takiego stanowiska wynika, iż generalnie najistotniejsze w zakresie uznania wypowiedzenia warunków pracy za prawidłowe są następujące elementy:

• wola pracownika nie powinna budzić wątpliwości i powinna być jednoznacznie wyrażona
• przyczyna wypowiedzenia warunków umowy o pracę musi być rzeczywista, prawdziwa, istniejąca oraz chroniąca interes pracodawcy

W odniesieniu do powyższego warto odnotować, iż aby interes pracodawcy był chroniony, pracodawca może wykazać, że wypowiedzenie warunków umowy o pracę wynikało z konieczności racjonalnego gospodarowania finansami organizacji. Pracodawcy bowiem są rozliczani ze sposobu wydatkowania pieniędzy, a poza tym, gdy pracodawca jest jednostką sektora finansów publicznych, w zakresie gospodarowania środkami publicznymi ciążą na nim restrykcje ustawy o finansach publicznych. Stąd też nie może dochodzić do sytuacji, iż w danej organizacji utrzymywany jest przerost zatrudnienia, kosztem środków publicznych.

O czym jeszcze warto pamiętać w kontekście zasad stosowania wypowiedzenia warunków pracy?

Niewątpliwie pracodawca może być zmuszony do zmiany warunków umowy o pracę, gdy w danej jednostce organizacyjnej mamy do czynienia z przerostem zatrudnienia, a w innej brakuje kogoś do wykonywania danych czynności. Jeżeli wówczas któryś z podwładnych spełnia kryteria kwalifikacji oraz umiejętności, może zostać do takiej jednostki organizacyjnej przeniesiony. Rozwiązanie takie jest korzystne dla pracownika, ponieważ pozwala ono na uniknięcie zastosowania wypowiedzenia umowy o pracę, a z drugiej strony umożliwia ono pracodawcy zachowanie współpracy z wykwalifikowanym pracownikiem.

Co do zasady stosowanie wypowiedzenia zmieniającego warunki umowy o pracę zamiast wypowiedzenia umowy o pracę jest działaniem dla dobra pracownika, bowiem będzie on w korzystniejszej sytuacji, gdy zostanie przeniesiony do nowej jednostki organizacyjnej z co najmniej takim samym wynagrodzeniem niż gdyby został zwolniony.

Ważnym jest, iż w takiej sytuacji kodeks pracy chroni interes pracodawcy, bowiem daje mu prawo do zmian struktury organizacyjnej. Poza tym pracodawca otrzymuje również prawo do wypowiadania warunków umowy o pracę, gdy przyczyna jest racjonalna, uzasadniona i wynika z potrzeb pracodawcy. Tyle, że pracodawca musi pamiętać tutaj o tym, iż jest on zobowiązany do stosowania sprawiedliwych kryteriów wyboru pracownika, któremu wypowiada warunki umowy o pracę w odniesieniu do jego kompetencji czy też rzetelności wykonywania obowiązków pracowniczych.

Podsumowując, zasady dotyczące wypowiedzenia warunków pracy zasadniczo różną się od wypowiedzenia umowy o pracę. W przypadku bowiem wypowiedzenia umowy o pracę pracodawca decyduje się na zakończenie współpracy z pracownikiem i osoba taka traci ów status, natomiast w przypadku wypowiedzenia warunków umowy o pracę pracodawca w dalszym ciągu wyraża chęć współpracy z podwładnym, lecz zmieniają się warunki pracy. Tak naprawdę najistotniejsze elementy dotyczące właściwego zastosowania wypowiedzenia warunków pracy dotyczą tego, iż wola pracownika nie powinna budzić wątpliwości i powinna zostać jednoznacznie wyrażona, a poza tym przyczyna wypowiedzenia warunków umowy o pracę musi być rzeczywista, prawdziwa, istniejąca oraz chroniąca interes pracodawcy.