Generalnie warunki umowy o pracę nie muszą być przez pracodawcę potwierdzone w formie pisemnej. Potwierdzenie zawarcia umowy o pracę musi być w formie pisemnej, lecz nie musi już ono obejmować jej warunków.
Jak zatem podejść do problematyki potwierdzenia warunków umowy o pracę?
Otóż zgodnie z zasadą wynikającą z art. 29 par. 2 kodeksu pracy (KP) umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli natomiast umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, wówczas pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza mu na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Ustawodawca jednakże nie zdefiniował pojęcia potwierdzenia zawartej umowy, stąd też potwierdzenie samej umowy o pracę (a nie jej warunków) nie musi obejmować jej warunków.
Z kolei potwierdzić oznacza tyle, co stwierdzić bądź poświadczyć prawdziwość, wiarygodność czy też istnienie czegoś.
Ważnym jest, iż zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 20 września 1977 roku (sygn. akt I PR 67/77) niezachowanie formy pisemnej nie czyni umowy o pracę nieważną. Poza tym nie ma też wątpliwości, iż zawarcie umowy o pracę w formie elektronicznej jest równoznaczne z dokonaniem tej czynności prawnej w formie pisemnej.
Poza tym w judykaturze dominuje pogląd, iż do zawarcia umowy o pracę może dojść w sposób dorozumiany i niezachowanie formy pisemnej nie powoduje jej nieważności, na co zwraca uwagę SN w swym wyroku z dnia 4 listopada 2009 roku (sygn. akt I PK 105/09). Z kolei w wyroku z dnia 25 lutego 2009 roku (sygn. akt II PK 176/08) sędziowie SN stwierdzili, iż z zawartego w art. 29 par. 2 zd. 2 KP sformułowania wywieść można wniosek, iż w przypadku niepotwierdzenia przez pracodawcę na piśmie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, pracownikowi będzie służyć roszczenie o ustalenie na podstawie art. 189 kodeksu postępowania cywilnego. Owo potwierdzenie nie jest przy tym oświadczeniem woli i nie tworzy nowego stanu prawnego. Jest to oświadczenie wiedzy pracodawcy twierdzącego, iż warunki umowy są takie jak w potwierdzeniu. Niedopełnienie obowiązku niedotrzymania wymagań formy pisemnej przez pracodawcę nie wywiera ujemnych skutków prawnych w sferze stosunku pracy.
Co jeszcze jest ważne w kontekście pisemnego potwierdzenia zawarcia umowy z pracownikiem?
Otóż zgodnie z art. 281 par. 1 pkt. 2 KP kto będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, nie potwierdza na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy, podlega karze grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł. I ważnym jest, iż przepis ten nakłada sankcję za niedotrzymanie przez pracodawcę obowiązku potwierdzenia samego zawarcia umowy o pracę.
Jednocześnie przepis nie wprowadza sankcji za niepotwierdzenie pracownikowi rodzaju i warunków zawartej z nim umowy o pracę. Stąd też rozumieć należy, iż strony, które zdecydowały się na zawarcie umowy o prace, korzystają ze swobody wyboru w zakresie określenia rodzaju i warunków zawartej umowy.
Należy również zwrócić uwagę na to, iż wspomniane powyżej przepisy spełniają odmienną rolę. Mianowicie celem art. 29 par. 2 KP jest przede wszystkim zapewnienie pracownikowi dowodu na to, iż zawarł on umowę o określonej treści, co ułatwia dochodzenie roszczeń pracowniczych. Z kolei celem art. 281 pkt. 2 KP jest zapobieganie tak zwanemu syndromowi „pierwszej dniówki”, które to zjawisko nierzadko było wynikiem porozumienia pomiędzy pracodawcą, a pracownikiem.
Zatem zakładać należy, iż jeśli pracodawca nie zawrze z pracownikiem umowy o pracę w formie pisemnej, tylko dopuści go do wykonywania pracy, to w ten sposób dokona nawiązania z nim stosunku pracy. Ustawodawca bowiem pozwolił pracodawcy na dokonanie czynności prawnej jednostronnej w postaci pisemnego potwierdzenia ustaleń co do warunków umowy o pracę. I takie potwierdzenie jest tożsame z formą dokumentową zapisaną w kodeksie cywilnym.
W tym przypadku do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarczy złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Pracodawca zatem może dokonać potwierdzenia warunków zatrudnienia chociażby w formie e-maila, wiadomości SMS bądź za pośrednictwem faksu.
O obowiązku zachowania formy dokumentowej przesądzać winno to, czy można przypisać dane oświadczenie woli osobie, od której ono pochodzi. W tym przypadku nie ma znaczenia czy weryfikacja taka może nastąpić na podstawie samej treści dokumentu (przykładowo na podstawie badania pisma sporządzonego własnoręcznie), czy też przy uwzględnieniu sposobu złożenia owego oświadczenia (jak chociażby poprzez identyfikację numeru IP komputera, adresu e-mail czy numeru telefonu, z którego wysłano e-mail czy też wiadomość SMS.
Zatem potwierdzenie na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy nastąpić może w dowolnej formie, pod warunkiem jednakże nadania temu nośnikowi informacji cech umożliwiających ustalenie osoby składającej owo oświadczenie. Zatem pracodawca nie popełni wykroczenia, jeżeli przykładowo przed dopuszczeniem pracownika do pracy wyśle mu wiadomość SMS, gdzie określi rodzaj pracy, miejsce pracy, wynagrodzenie i termin rozpoczęcia pracy.
Zgodnie bowiem z art. 29 par. 1 KP pracodawca nie ma obowiązku składania własnoręcznego podpisu na potwierdzeniu ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Warto w tym miejscu dodać, iż zgodnie z art. 473 kodeksu postępowania cywilnego w sprawach z zakresu prawa pracy nie stosuje się przepisów ograniczających dopuszczalność dowodu ze świadków i z przesłuchania stron. Stąd też nie będzie miał zastosowania rygor ad probationem (czyli forma czynności prawnej zastrzeżona dla celów dowodowych) wskazany z art. 74 par. 1 kodeksu cywilnego, zgodnie z którym zastrzeżenie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej bez rygoru nieważności ma ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności.
Przepisu tego nie stosuje się bowiem, gdy zachowanie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej. W tym względzie bowiem SN w cytowanym już wyroku z dnia 25 lutego 2009 roku uznał, iż potwierdzenie jest oświadczeniem wiedzy, a nie woli.
Podsumowując, zgodnie z aktualnym brzmieniem przepisów warunki umowy o pracę nie muszą być przez pracodawcę potwierdzone w formie pisemnej. Poza tym kodeks pracy nie przewiduje sankcji dla pracodawcy, jeżeli ten nie potwierdzi pracownikowi rodzaju i warunków zawartej z nim umowy o pracę. Poza tym pracodawca może to uczynić w dowolnej formie, nawet za pośrednictwem e-mail bądź wiadomości SMS. Ważnym jest bowiem, by można było przypisać dane oświadczenie woli osobie, od której ono pochodzi.
Ekspert Łukasz swoje wieloletnie doświadczenie na rynku pracy postanowił przekazać także na naszym blogu. Jego artykuły dotyczą aktualnych zmian gospodarczych a także tych na rynku pracy. Z chęcia udzieli porad pracodawcą, którzy prężnie rozwijają swoje firmy.