Warunki delegowania cudzoziemca

Delegowanie pracownika do pracy w innym kraju mylone jest często z pojęciem podróży służbowej, jednakże są to kompletnie inne zagadnienia, rządzące się odmiennymi zasadami i podporządkowane innym przepisom.

Czym różni się zatem delegowanie pracownika od jego podróży służbowej?

Otóż delegowanie pracownika dla pracodawcy, czyli przedsiębiorstwa wysyłającego, jest jednoznaczne z kierowaniem go do czasowego wykonywania pracy w drugim przedsiębiorstwie zwanym przyjmującym i mającym swą siedzibę w innym kraju. Natomiast podróż służbowa to nic innego jak wykonywanie pracy na rzecz i polecenie pracodawcy, lecz nie w miejscu prowadzenia działalności i siedziby, a poza tą miejscowością, a zatem poza stałym miejscem świadczenia pracy przez zatrudnionego, które wskazane jest w umowie o pracę.

Dodatkowo z orzecznictwa sądowego wywnioskować można, iż delegowanie pracownika jest możliwe min. w sytuacji, gdy:

• pracodawca zawarł umowę o świadczenie usług z innym przedsiębiorstwem i kieruje tam pracownika do tymczasowego wykonywania pracy i jest to wymagane w celu wywiązania się z umowy między przedsiębiorstwami lub
• pracodawca deleguje swojego pracownika do przedsiębiorstwa należącego do tej samej grupy przedsiębiorstw.

Podróż służbowa natomiast ma incydentalny, krótkotrwały i tymczasowy charakter oraz jest przeprowadzana w celu wykonania określonego zadania i nie ma konieczności, by owa praca związana była stricte z zajmowanym stanowiskiem czy rodzajem wykonywanej pracy ujętym w umowie o pracę.

Kogo może delegować pracodawca?

Pracodawca może delegować zarówno pracownika będącego obywatelem Polski, jak i pracownika będącego obywatelem państwa trzeciego, który ma zatrudnienie w przedsiębiorstwie polskim, lecz ograniczone jest to warunkiem, że obcokrajowiec ten przebywa i pracuje w Polsce legalnie. Poza powyższym ograniczeniem polskie przepisy nie przewidują żadnych innych, lecz mogą się one pojawić z uwagi na konieczność respektowania przepisów imigracyjnych, które obowiązują w państwie, do którego delegowany jest pracownik obcokrajowiec.

Jakie zasady obowiązują w Unii Europejskiej i poza nią odnośnie delegowania pracowników?

Generalnie w Unii Europejskiej (UE), Europejskim Obszarze Gospodarczym i w Szwajcarii obowiązują ujednolicone zasady, które wynikają z 96/71/WE dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady, które dotyczą delegowania pracowników w ramach świadczenia usług. Zapisy ww. dyrektywy zostały implementowane do krajowych porządków prawnych państw należących do UE, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii.

W przypadku delegowań do innych krajów niż powyżej wymienione, trzeba koniecznie pamiętać o:

• obowiązku zawarcia z delegowanym pracownikiem, w umowie lub porozumieniu o oddelegowaniu, informacji o czasie wykonywania pracy za granicą oraz o walucie, w której będzie wypłacane pracownikowi wynagrodzenie w czasie wykonywania pracy za granicą
• fakcie, iż obowiązki, które wynikają z polskiej ustawy o delegowaniu pracowników znajdą także zastosowanie, jeśli zaistnieje konieczność zweryfikowania jakie dodatkowe obowiązki ciążą na pracodawcy delegującego pracowników na terytorium kraju docelowego i jakie tam obowiązują przepisy

Wynagrodzenie delegowanego pracownika od pracodawcy, którego przedsiębiorstwo ma siedzibę w Polsce, wypłacane jest na takich samych zasadach, jak podczas wykonywania pracy w Polsce, a to oznacza, że delegowany pracownik otrzymuje wszystkie składniki wynagrodzenia, jakie należne mu są w Polsce, podstawy do obliczania wynagrodzenia oraz jego składniki są takie same jak pracownika pracującego w Polsce, lecz sama kwota wynagrodzenia może się różnić od kwoty wynagrodzenia pracownika wykonującego tę samą pracę w naszym kraju, bo dostosowana być musi do wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w kraju delegowania.

Zasady panujące w UE, Europejskim Obszarze Gospodarczym i w Szwajcarii różnić się będą w zależności od czasu trwania delegowania, a zatem, czy będzie to delegowanie krótkoterminowe, czy długoterminowe.

Jak różnią się zasady odnośnie krótkoterminowego delegowania pracowników i delegowania długoterminowego?

Jako delegowanie krótkoterminowe rozumie się delegowanie trwające nie dłużej niż 12 miesięcy, które może zostać przedłużone do 18 miesięcy. W tym celu pracodawca zobowiązany jest powiadomić wraz z uzasadnieniem stosowny urząd kraju, do którego delegowany jest jego pracownik.

Zasadą główną w przypadku delegowania krótkoterminowego jest konieczność zagwarantowania pracownikowi przez pracodawcę identycznych warunków zatrudnienia jak te, które obowiązują w kraju przedsiębiorstwa przyjmującego, a w szczególności dotyczą one:

• minimalnych okresów odpoczynku
• maksymalnego czasu pracy
• minimalnego wymiaru płatnych rocznych urlopów
• wynagrodzenia
• bezpieczeństwa i higieny pracy
• równego traktowania niezależnie od płci
• warunków zakwaterowania
• dodatków i zwrotów za koszty podróży
• wyżywienia

Ważnym jest to, iż jeśli polskie warunki zatrudnienia są dla delegowanego pracownika korzystniejsze niż warunki w kraju delegowania, to w tym przypadku stosuje się polskie warunki pracy podczas delegowania.

Delegowanie długoterminowe to takie, które trwa dłużej niż 12 miesięcy lub powyżej 18 miesięcy w przypadku przedłużenia się delegowania krótkoterminowego. Pracodawca ma wówczas obowiązek zagwarantować swemu delegowanemu do innego państwa członkowskiego UE pracownikowi wszelakie warunki zatrudnienia, jakie obowiązują w tym kraju z wyjątkiem przepisów, które dotyczą:

• procedur i warunków zawierania i rozwiązywania umowy o pracę
• klauzul o zakazie konkurencji
• uzupełniających pracowniczych planów kapitałowych

Jakie są zasady odnoszące się do ubezpieczenia delegowanego pracownika?

Zasadniczo pracownik jest ubezpieczony w kraju, w którym świadczy pracę, a to oznacza, że pracownik delegowany do innego kraju, musi tam być ubezpieczony. Przepisy jednak dopuszczają, by pracownik pozostał ubezpieczony w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) w Polsce i by składki za jego ubezpieczenie odprowadzane były do naszego krajowego organu rentowego. Warunkami koniecznymi do takiej możliwości są:

• okres delegowania pracownika nie może przekraczać 24 miesięcy
• delegowany pracownik bezpośrednio przed delegowaniem musi być ubezpieczony w Polsce co najmniej miesiąc

Na powyższą okoliczność ZUS wydaje ubezpieczonemu stosowne zaświadczenie o nazwie A1 niezależnie od posiadanego przez ubezpieczonego obywatelstwa. W tym zakresie każdego obowiązywać będą takie same zasady, lecz osoby pochodzące spoza UE muszą okazać dodatkowe dokumenty i uprawnienia wymagane w kraju, do którego są delegowane, jak np.:

• prawo do pobytu i pracy w Polsce (obligatoryjnie)
• dokument pobytowy w postaci wizy (fakultatywne)

Na jakich zasadach delegować można obywateli Ukrainy, którzy są legalnie w Polsce?

Ustawa o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa zwana także specustawą ukraińską pozwala Ukraińcom, którzy legalnie przebywają w Polsce i to niezależnie od podstawy tej legalności i którzy są uprawnieni do pracy w Polsce, świadczyć pracę w naszym kraju bez jakichkolwiek dodatkowych zezwoleń, a po stronie ich pracodawców jest jedynie obowiązek zawiadamiania urzędu pracy o fakcie rozpoczęcia wykonywania przez nich pracy w terminie 14 dni od dnia podjęcia pracy.

A zatem wydawać by się mogło, że skoro obywatel Ukrainy może legalnie pracować w Polsce, to również możliwe jest delegowanie go do innego kraju. Tak jednakże nie jest, mimo że z naszej perspektywy krajowej nie ma ku temu żadnych przeciwskazań, to jednak okazuje się, że obywatelstwo ma znaczenie dla kraju delegowania. Obywatelstwo pracownika może wpłynąć na to, z jakimi jeszcze formalnościami trzeba będzie się uporać. Trzeba pamiętać, że decyzja o delegowaniu pracownika do kraju spoza UE wymusza respektowanie przepisów kraju delegowania, a w szczególności koniecznym jest by zweryfikować, czy przepisy obowiązujące w kraju delegowaniu traktują pobyt tego pracownika za legalny, czy być może wymagane jest uzyskanie dla niego np. zezwolenia na pracę. Co prawda przepisy wielu państw UE, z uwagi na specyficzną sytuację obywateli Ukrainy, przewidują specjalne ułatwienia lub wręcz zwolnienia z obowiązku uzyskania zezwolenia na pracę, lecz aby mieć tego pewność w danym kraju, warto pokusić się o potwierdzenie szczegółów warunków delegowania u prawników imigracyjnych tego kraju.

Co ważne, w myśl specustawy ukraińskiej, wyjazd obywatela Ukrainy z naszego kraju na okres przekraczający 1 miesiąc pozbawia go możliwości korzystania z uprawnień przewidzianych w tym akcie prawnym i nie ma od tej zasady żadnych wyjątków. A zatem delegowanie Ukraińca podlegającego pod specustawę ukraińską na okres dłuższy niż 1 miesiąc sprawia, że automatycznie traci on prawo pobytu w Polsce na podstawie tego dokumentu.

Pracodawca chcący oddelegować do pracy w innym kraju swego pracownika, który jest cudzoziemcem, poza ustaleniem, czy w kraju delegowania będzie on posiadał prawo do pobytu i pracy, winien pamiętać o:

• uzyskaniu certyfikatu polskiej rezydencji podatkowej z urzędu skarbowego
• uzyskaniu zaświadczenia A1 z organu rentowego
• zawarciu porozumienia o oddelegowaniu
• dopełnieniu wszelakich dodatkowych formalności zgodnie z krajowymi przepisami oraz przepisami kraju delegowania

Podsumowując, mylone są często pojęcia odnoszące się podróży służbowej i delegowania pracownika, natomiast przepisy doskonale rozróżniają te dwa określenia mówiąc, iż podróż służbowa jest wówczas, kiedy pracownik incydentalnie wykonuje swą pracę na polecenie pracodawcy poza miejscowością siedziby pracodawcy lub poza miejscem, które wskazane jest w umowie o pracę, a delegowaniem można uznać kierowanie swojego pracownika przez zatrudniającego do pracy w drugim przedsiębiorstwie, którego siedziba jest w innym kraju. Należy wówczas pamiętać, iż pracownik jednocześnie podlega pod przepisy krajowe, ale także pod przepisy obowiązujące w kraju delegowania i ważne jest to, że jeśli polskie warunki zatrudnienia są dla delegowanego pracownika korzystniejsze niż warunki określone w kraju delegowania, to wobec tego pracownika stosuje się warunki polskie.