Okazuje się, iż przedsiębiorstwo, które przejęło inny zakład pracy ma niecały miesiąc na uruchomienie programu Pracowniczych Planów Kapitałowych, a co za tym idzie, nie jest w stanie dochować niektórych terminów ustawowych, jak na przykład tych przewidzianych dla konsultacji ze związkami zawodowymi.
Za niezałożenie w przedsiębiorstwie programu Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK) w terminie grozi kara grzywny, a jak się to ma do przedsiębiorstwa, które pozyskało pracowników w drodze transferu i nie ma możliwości dochowania terminów ustawowych?
W świecie ekspertów mówi się, że ustawa z 4 października 2018 roku (Dz.U. z 2020 r. poz. 1342) nie jest doskonała z punktu widzenia techniki legislacyjnej, co sprawia trudności interpretacyjne. Jej szczególną słabością są przepisy wyznaczające obowiązkowe terminy związane z założeniem PPK. Dotyka to szczególnie przedsiębiorstw powstałych po 1 stycznia 2021 roku, które przejęły pracowników i wstąpiły w prawa i obowiązki dotychczasowych pracodawców, gdyż one na założenie PPK miały niecały miesiąc. Cała masa firm nie ma o tym wiedzy, a przecież kara grzywny w przypadku niezachowania terminu wynosi 1,5% funduszu wynagrodzeń.
Jakie są ustawowe terminy związane z PPK dla podmiotów, które powstały po 1 stycznia 2021 roku, w tym tych, którzy pozyskali pracowników w wyniku ich transferu?
W odróżnieniu od podmiotów funkcjonujących na dzień 31 grudnia 2019 roku i zatrudniających mniej niż 20 osób, objętych ustawą o PPK od 1 stycznia 2021 roku (tzw. IV etap) i mających czas do 23 kwietnia 2021 roku na zawarcie umowy o zarządzanie PPK z wybraną instytucją finansową, a do 10 maja 2021 roku mających obowiązek zawarcia umów o prowadzenie PPK, te, których byt rozpoczął się po 1 stycznia 2021 powyższe terminy nie obowiązują.
One natomiast zakładają PPK na zasadach ogólnych, które mówią, że umowa o zarządzanie PPK powinna zostać zawarta nie później niż 10 dni roboczych przed dniem, w którym w stosunku do pierwszej osoby zatrudnionej dany podmiot ma obowiązek zawrzeć umowę o prowadzenie PPK. Należy zatem najpierw ustalić datę graniczną zawarcia umowy o prowadzenie PPK, przypadającą chronologicznie później niż data graniczna zawarcia umowy o zarządzenie PPK i dopiero cofnąć się na osi czasu.
Umowę o prowadzenie PPK zawiera się po upływie trzeciego miesiąca zatrudnienia w danym podmiocie, jednakże nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął ten trzymiesięczny okres. Do tego wlicza się okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy, które miały miejsce w danym podmiocie zatrudniającym lub z poprzednich 12 miesięcy, które miały miejsce w innych podmiotach zatrudniających, jeśli na mocy odrębnych przepisów, obecny zatrudniający jest następcą prawnym w stosunkach prawnych nawiązanych przez poprzedniego pracodawcę. Uwzględnia to zatem okres zatrudnienia u pracodawcy przed transferem pracownika w ramach przejścia zakładu pracy, o czym mówią zapisy kodeksu pracy.
Jak w praktyce wygląda kwestia związana z PPK dla przedsiębiorstw powstałych po 1 stycznia 2021 roku i zatrudniających pracowników w wyniku przejęcia ich w ramach przejścia zakładu pracy?
Zakład pracy powstały po 1 stycznia 2021 roku zatrudniający pracowników w wyniku ich przejęcia w ramach przejścia zakładu pracy, jest zobowiązany ustawą o PPK do założenia PPK na zasadach ogólnych, ale z uwzględnieniem stażu pracy przejmowanych pracowników, który nabyli oni przed przejściem. Przykładowo, jeśli dany transferowany pracownik ma wypracowany minimum trzymiesięczny okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, to obecny pracodawca musi niemal natychmiast zapisać go do PPK, bo umowę o prowadzenie PPK trzeba zawrzeć już do 10 dnia kolejnego miesiąca. To z kolei wymusza kolejny termin, a mianowicie termin zawarcia umowy o zarządzanie, który mija 10 dni roboczych przed upływem terminu na zawarcie umowy o prowadzenie PPK. To oznacza, że w takiej wyjątkowej sytuacji, aczkolwiek całkiem możliwej, pracodawca ma niecały miesiąc na wszystkie formalności.
Dla zobrazowania powyższej sytuacji przykładem jest przedsiębiorstwo X, które istnieje od 1 lutego 2021 roku i zatrudnia pracowników przejętych transferem, przy przejściu zakładu pracy, którzy wypracowali co najmniej trzymiesięczny okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy oraz podlegają z automatu zapisowi do PPK, ponieważ nie ukończyli 55 roku życia. Przedsiębiorstwo X powinna zawrzeć umowy o prowadzenie PPK do 10 marca 2021 roku, a ostateczny termin na zawarcie umowy o zarządzanie wypada 24 lutego 2021 roku.
Czy okoliczności dotyczące transferu pracowników i zbyt krótkiego czasu na wywiązanie się z obowiązku założenia PPK i spełnienia dalszych formalności z tym związanych zwalniają pracodawcę z obowiązku współdziałania ze stroną społeczną?
W sytuacji transferu pracowników terminy na założenie PPK są tak krótkie, że zachowanie miesięcznego terminu w kwestii porozumienia ze stroną społeczną, jest wręcz niemożliwe. Dzieje się tak dlatego, że okres od dnia zatrudnienia pierwszego pracownika do dnia zawarcia umowy o zarządzanie PPK jest krótszy niż miesiąc. Brakuje więc ustawowego czasu na konsultacje ze stroną związkową lub reprezentacją pracowniczą, a więc stroną społeczną. Czy zatem pracodawca w takiej sytuacji może być zwolniony z tej części procedury? Niestety ustawa nie daje odpowiedzi na to pytanie, jednakże eksperci w tej materii są zdania, że występuje tu ewidentnie luka w prawie. Twierdzą oni, że ze względów słusznościowych pracodawca powinien przynajmniej podjąć próbę współdziałania ze stroną społeczną, mimo że w praktyce może to być wręcz niewykonalne. Powodem tego może być fakt, iż w przedsiębiorstwach, gdzie nie funkcjonują związki zawodowe, w czasie krótszym niż miesiąc pracodawcy muszą przygotować i ogłosić regulamin wyborów, przeprowadzić wybory i wyłonić reprezentację, a dopiero z nią wybrać instytucję zarządzającą PPK, a co za tym idzie:
- zgromadzić oferty instytucji finansowych (obecnie jest dostępnych 20 takowych jednostek)
- przeanalizować proponowane warunki
- wypracować porozumienie ze stroną społeczną
a dopiero wtedy zawrzeć umowę o zarządzanie PPK z wybraną instytucją.
W przypadku przedsiębiorstw funkcjonujących po 1 stycznia 2021 roku, gdzie dodatkowo sytuacja epidemiczna utrudnia kontakty, a obostrzenia covidowe zakazują spotkań, zachowanie ustawowych terminów graniczy z cudem.
W przykładowym przedsiębiorstwie X, którego byt rozpoczął się 1 lutego 2021 roku umowa o zarządzaniu musi być zawarta do 24 lutego 2021 roku, a w teorii do 24 stycznia 2021 roku mogły trwać konsultacje społeczne co do wyboru instytucji finansowej zarządzającej PPK, jednakże problem jest w tym przypadku zasadniczy, bo przedsiębiorstwa tego jeszcze wcale nie było. Jeśli pracodawca zdecydował się współdziałać w tym temacie z przedstawicielami pracowników, to w okresie od 1 do 24 lutego 2021 roku, a więc przez 24 dni, z czego poza dniami wolnymi, było 18 dni roboczych, musiał doprowadzić do wyłonienia reprezentacji załogi, dokonać wyboru instytucji finansowej, a także zawrzeć umowę o zarządzanie PPK.
Jak wygląda sytuacja transferowanych pracowników, którzy u poprzedniego pracodawcy złożyli deklaracje rezygnacji z oszczędzania w PPK?
Jeśli pracodawca zatrudni pracowników w wyniku przejęcia innego przedsiębiorstwa, gdzie pracownicy ci złożyli wcześniej deklaracje o rezygnacji z oszczędzania w PPK, nie są one wiążące u nowego pracodawcy, który tych pracowników przejął. Jest to następstwo odrębności programów prowadzonych przez poszczególnych pracodawców, a jednocześnie nie ma przepisów regulujących ewentualne przekazywanie takich deklaracji między zatrudniającymi. Pracownicy po transferze do nowego pracodawcy muszą ponownie złożyć deklaracje o rezygnacji z programu, jeśli podtrzymują swoje dotychczasowe stanowisko.
Czy nowopowstały zatrudniający ma jakiekolwiek możliwości uniknięcia negatywnych skutków zbyt krótkiego okresu na formalności związane z PPK?
Jeśli na etapie planowania transferu pracowników przewiduje się, że radykalnie skrócony czas na dokonanie formalności związanych z założeniem i wdrożeniem PPK może spowodować kłopoty z wcieleniem w życie każdego obowiązkowego elementu, wtedy trzeba odpowiednio pokierować proces przejścia zakładu aby uniknąć negatywnych skutków.
Światełkiem w tunelu wydaje się także fakt, iż całkiem niedawno do Sejmu RP wpłynął senacki projekt nowelizacji ustawy o PPK, zakładający odroczenie terminów na założenie PPK dla pracodawców z IV etapu i abolicję dla tych z II i III etapu, którzy z powodu pandemii nie dokonali czynności w tej materii w obowiązkowych terminach.
Podsumowując, transfer pracowników radykalnie skraca czas na założenie PPK i ustawodawca nie przewidział żadnej taryfy ulgowej nawet dla nowo otwieranych przedsiębiorstw, które często mają wręcz tylko niecały miesiąc na przeprowadzenie całej procedury związanej z PPK, a to jest najczęściej po prostu niewykonalne. Wydaje się, że problem ten winien być zauważalny także dla ustawodawcy, jednakże tak niestety się nie stało i dopiero kilka dni temu temat został nagłośniony dzięki senackiemu projektowi, który trafił pod obrady Sejmu RP, a który zakłada prolongatę obowiązkowych terminów na uruchomienie programu Pracowniczych Planów Kapitałowych dla podmiotów z etapu IV oraz abolicję dla zatrudniających, którzy owych terminów nie dochowali. Jak sprawa się zakończy czas pokaże.
Ekspert Łukasz swoje wieloletnie doświadczenie na rynku pracy postanowił przekazać także na naszym blogu. Jego artykuły dotyczą aktualnych zmian gospodarczych a także tych na rynku pracy. Z chęcia udzieli porad pracodawcą, którzy prężnie rozwijają swoje firmy.