Co do zasady pracodawca nie powinien przyjąć, iż w okresie wakacji, a zatem w lipcu czy sierpniu, udziela wolnego przede wszystkim rodzicom dzieci w wieku szkolnym. Tutaj należy pamiętać o tym, iż kodeks pracy rodzicom takich przywilejów nie daje, a taka polityka byłaby objawem nierównego traktowania w zatrudnieniu.
Co zatem jest istotne w kontekście rodziców oraz wyboru terminu na wzięcie urlopu?
Generalnie okres lipca i sierpnia są miesiącami, gdzie tradycyjnie pracownicy najchętniej wybierają czas na odpoczynek bądź też wakacyjne wyjazdy. Pracodawcy z kolei muszą mierzyć się z problemem braków kadrowych oraz konieczności pogodzenia nieobecności pracowników z niezakłóconym funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. Jednakże decydując o tym kto i w jakim czasie będzie mógł udać się na urlop, nie można zapominać o tym, iż nieuzasadnione różnicowanie sytuacji pracowników może mieć znamiona dyskryminacji.
Istotnym jest, iż to nie do pracownika należy decyzja, kiedy i w jakim wymiarze skorzysta z urlopu wypoczynkowego, albowiem zgodnie z kodeksem pracy to pracodawca decyduje i udziela tegoż urlopu. W wielu przedsiębiorstwach odbywa się to na zasadzie ustalonego planu urlopów, bądź też w indywidualnym porozumieniu z każdym pracownikiem. Fakt, iż to pracodawca decyduje o udzieleniu urlopu wynika przede wszystkim z tego, iż pracodawca odpowiada za utrzymanie ciągłości pracy oraz za odpowiednie obłożenie pracą każdego z zatrudnionych.
Pamiętać należy również i o tym, że pracodawca nie jest co do zasady związany wnioskami pracowników odnośnie do urlopów, jednakże powinien w miarę możliwości oraz w granicach rozsądku wziąć je pod uwagę.
W czasie wakacyjnym pojawia się zwiększone zainteresowanie urlopem ze strony pracowników, jednakże tylko część z nich będzie mogła w tym czasie z owego urlopu skorzystać. Tutaj zatem pojawiają się wątpliwości czy w przepisach mamy do czynienia z uprzywilejowanymi grupami pracowników, których sugestie co do terminu urlopu powinny być brane pod uwagę w pierwszej kolejności, czy też zasadą winno być to, że urlop w czasie wakacji szkolnych w pierwszej kolejności przysługuje pracownikom, którzy mają dzieci, bądź też, że o pierwszeństwie wyboru urlopu powinno decydować stanowisko czy też staż pracy.
Aby właściwie odpowiedzieć na powyższe kwestie należałoby przeanalizować przepisy dotyczące równego traktowania i niedyskryminacji w zatrudnieniu. W powyższym kontekście kodeks pracy określa przykłady niedozwolonego różnicowania sytuacji pracowników, stwierdzając, iż pracownicy powinni być równo traktowani w zakresie warunków zatrudnienia w tym prawa do urlopu, a w szczególności bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony, zatrudnienie w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy.
W powyższym kontekście zabroniona jest dyskryminacja zarówno pośrednia, jak i bezpośrednia. Przy czym dyskryminacja pośrednia powoduje niekorzystne dysproporcje lub szczególnie niekorzystną sytuację wszystkich lub znacznej części pracowników, których dotyczą wymienione powyżej przyczyny, na skutek pozornie neutralnego postanowienia, kryterium lub działania, chyba, że jest ono obiektywnie uzasadnione ze względu na zgodny z prawem cel, który ma zostać osiągnięty, a środki służące osiągnięciu tego celu są właściwe i konieczne. Dyskryminacja bezpośrednia z kolei polega na tym, iż pracownik z jednej czy też kilku wymienionych przyczyn jest, bądź też mógłby być, traktowany w porównywalnej sytuacji mniej korzystnie niż inni pracownicy.
Co jest zatem istotne w kontekście potencjalnego nierównego traktowania w odniesieniu do prawa do urlopu rodziców?
Generalnie ważne jest to, iż żaden przepis nie daje pracownikom będącym rodzicami pierwszeństwa w korzystaniu z urlopu wypoczynkowego w okresie wakacji szkolnych. Stąd też wyrazem dyskryminacji pośredniej mogłoby być wprowadzenie w danym przedsiębiorstwie zasady iż urlop w lipcu i sierpniu jest udzielany tylko pracownikom mającym dzieci w wieku szkolnym, a pracownikom mającym dzieci w innym wieku bądź bezdzietnym, w innym okresie. Tutaj przykładem dyskryminacji bezpośredniej byłaby z kolei odmowa udzielenia urlopu pracownikowi w okresie wakacji szkolnych z samego tylko powodu, że nie ma dziecka, podczas gdy nie przemawiają za tym inne uzasadnione okoliczności.
Tym samym pracodawca tworząc plan urlopów nie ma obowiązku uwzględniać posiadania dzieci w wieku szkolnym przez poszczególnych pracowników. Co jednak również nie oznacza, iż powinien on całkowicie pominąć tę okoliczność i potrzeby związane z rodzicielstwem bądź opieką nad dziećmi.
Tutaj pamiętać należy bowiem, iż tak samo niedopuszczalnym jest mniej korzystne traktowanie zarówno pracowników będących rodzicami, jak i tych bezdzietnych, a tym samym polityka urlopowa nie powinna sprowadzać się do tego, iż co roku skorzystać z urlopu w okresie letnim mogą tylko osoby mające pod opieką małoletnie dzieci, a wskutek tego pracownikom bezdzietnym pozostaje wypoczynek poza sezonem, co może spotkać się ze skutecznym zarzutem dyskryminacji ze strony tej drugiej grupy pracowników.
Pracodawca powinien pamiętać również i o tym, iż polityka urlopowa nie powinna wyłączać ponadto takich czynników jak chociażby obłożenie pracą poszczególnych osób, organizacyjny brak możliwości skorzystania przez nich z urlopu w innym terminie, które również dotyczą osoby pracownika i celu urlopu, jakim są regeneracja oraz odpoczynek od pracy.
Niewątpliwie w praktyce zdarzać się mogą sytuacje, gdzie pracownik nie informuje pracodawcy o tym, że ma pod opieką małoletnie dziecko (nie ma on przecież obowiązku podawać tego typu informacji), a żądanie ze strony pracodawcy w tym aspekcie można poczytywać za zbytnią ingerencję w sferę prywatności. Tym bardziej fakt, iż pracodawca nie został poinformowany o tym czy i w jakim wieku pracownik ma dzieci, nie powinien ze swojej istoty determinować decyzji o terminie udzielania urlopu temuż pracownikowi.
Kolejnym dylematem jaki mają pracodawcy w zakresie planowania urlopów jest to, czy staż zatrudnienia bądź też zajmowane stanowisko powinny być traktowane jak czynniki decydujące o pierwszeństwie wyboru terminu urlopu. Tutaj należy również odnieść się do kryteriów dyskryminacyjnych zawartych w kodeksie pracy, uznając, iż tak długo jak pracodawca jest w stanie wykazać, że przyjęte przez niego zasady udzielania urlopu, a w tym decyzja odmowna dotycząca wniosku pracownika, są obiektywnie uzasadnione, tak długo może się skutecznie bronić przed zarzutem dyskryminacji w tym obszarze.
O czym jeszcze warto pamiętać w kontekście decyzji o planowaniu urlopu?
Niewątpliwie najistotniejsze jest to, iż decyzja o udzieleniu i terminie urlopu wypoczynkowego należy do pracodawcy. W przeciwieństwie bowiem do innych uprawnień związanych z rodzicielstwem, jak chociażby urlop opiekuńczy czy zwolnienia od pracy w celu sprawowania opieki nad dzieckiem do lat 14, wniosek pracownika rodzica, w szczególności odnoszący się do wymiaru oraz terminu dni wolnych, nie jest dla pracodawcy wiążący. Tym samym pracodawca może nie uwzględnić postulatu pracownika i co do zasady swojej decyzji nie musi uzasadniać, chociaż jednocześnie warto to zrobić, z uwagi na konieczność zachowania przejrzystości.
Zatem odmowa udzielania urlopu nie powinna być odczytywana jako przejaw mobbingu lub molestowania, o ile jest uzasadniona racjonalnym planowaniem organizacji pracy i nie jest nakierowana na konkretną osobę pracownika. W sytuacji natomiast, gdzie wielokrotnie wnioski urlopowe pracownika są ignorowane, nawet jeśli jest to ciągle uzasadnione kwestiami organizacyjnymi, może to świadczyć o nieodpowiednim zarządzaniu przez pracodawcę, co również może oznaczać dyskryminację.
Tutaj jednocześnie warto pamiętać o wyjątku od powyżej opisanych zasad, dotyczącym pracownicy lub pracownika przebywającego na urlopie macierzyńskim i zamierzającego skorzystać z urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po nim. Wówczas bowiem taki wniosek, ze wskazaniem terminu planowanego urlopu wypoczynkowego, o ile następuje bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, jest dla pracodawcy wiążący.
Co do zasady pracodawca tworząc plan urlopów winien z góry zaplanować rotacje pracowników w określonym czasie i zapewnić ciągłość pracy przedsiębiorstwa. Sam plan urlopów nie musi być tworzony na okresy roczne, ale chociażby kwartalne czy też półroczne. To pracodawca, korzystając z planu urlopów decyduje, kiedy udziela wolnego poszczególnym pracownikom, a ich wnioski nie są dla niego wiążące. W tym zakresie pracodawca może brać pod uwagę również czynniki organizacyjne, które zmuszają go do podjęcia takich, a nie innych decyzji. W tym kontekście analiza planów urlopowych z lat poprzednich pozwala pracodawcy zweryfikować w jakich okresach pracownicy mogli wykorzystywać urlop i czy byli w tym zakresie równo traktowani, co jest niezwykle istotne w kontekście potencjalnych kontroli.
Podsumowując, pracodawca tworząc plan urlopów nie musi uwzględniać wniosków pracowników w tym zakresie. Istotne jest również to, iż pracodawca również nie ma obowiązku, aby w okresie wakacyjnym udzielać wolnego przede wszystkim rodzicom dzieci w wieku szkolnym. Tutaj bowiem kodeks pracy takich przywilejów rodzicom nie daje i pracodawca mógłby zostać wówczas oskarżony o nierówne traktowanie w zatrudnieniu.
Ekspert Łukasz swoje wieloletnie doświadczenie na rynku pracy postanowił przekazać także na naszym blogu. Jego artykuły dotyczą aktualnych zmian gospodarczych a także tych na rynku pracy. Z chęcia udzieli porad pracodawcą, którzy prężnie rozwijają swoje firmy.