Zasadniczo obowiązujące już od jakiegoś czasu przepisy o pracy zdalnej nie wykluczają workation dla pracowników. Jednocześnie przepisy te wymagają, by miejsce wykonywania pracy poza biurem uzgodnione było z pracodawcą. Stąd też nie ma przeszkód, by miejsce takie znajdowało się za granicą. Tutaj należy jednak zawsze szczegółowo przeanalizować różne przepisy, a już szczególnie kwestie podatkowe i składkowe.
Co zatem jest istotne w kontekście workation oraz pracy zdalnej wykonywanej za granicą?
Generalnie angielskie sformułowanie „workation”, pochodzące od słów work-praca oraz vacation-wakacje, przetłumaczyć można jako „pracowakacje” i polega ono na pracy zdalnej wykonywanej z różnych, atrakcyjnych turystycznie zakątków świata. Ten trend został napędzony poprzez wydarzenia epidemiczne, natomiast obecnie stał się on wyrazem nowoczesnego podejścia do pracy zdalnej. Zatem wyrażając zgodę na korzystanie z takowych pracowakacji, pracodawca wychodzi niejako naprzeciw oczekiwaniom pracowników co do większej elastyczności zatrudnienia i to niewątpliwie sprzyja również osiąganiu równowagi pomiędzy życiem prywatnym i zawodowym pracowników.
Niewątpliwie taka forma świadczenia pracy jest znacznie bardziej popularna wśród przedstawicieli zawodów, gdzie dominuje praca umysłowa, a faktyczna obecność w biurze nie jest konieczna. Jednakże jest to forma pracy zdalnej, stąd też zastosowanie znajdą tutaj zasady ogólne jej właśnie dotyczące. Pracowników wykonujących pracę w formie workation określa się często mianem cyfrowych nomadów. Tutaj bowiem, gdy pracodawca pozwala na korzystanie z takowej formy bez ograniczeń czy też w szerokim zakresie, pracownicy podróżując regularnie po całym świecie, bez konieczności korzystania w tym celu z urlopu, zamieszkują poniekąd gdziekolwiek tylko chcą.
Warto wiedzieć, iż prawo nie zabrania workation, lecz należy pamiętać o wielu kwestiach, które mogą okazać się kluczowe dla zapewnienia wykonywania pracy w tym modelu w sposób efektywny oraz bezpieczny, zarówno dla pracowników jak i pracodawców. Dotyczy to przede wszystkim osób współpracujących z pracodawcami na podstawie umowy o pracę, choć w pewnych zakresach również w zakresie samozatrudnienia.
Podkreślić należy, iż nowelizacja kodeksu pracy z 2023 roku, wprowadzająca między innymi zasady pracy zdalnej, tak naprawdę usztywniła tę formę jej wykonywania. A zatem wpłynęło to również na zjawisko workation, przynajmniej w odniesieniu do osób, które są zatrudnione na podstawie umowy o pracę. Zgodnie bowiem z aktualnymi przepisami, praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, a w tym pod adresem zamieszkania pracownika.
Stąd też samo miejsce wykonywania pracy zdalnej należy uzgodnić z pracodawcą, co oznacza, iż może on nie wyrazić zgody na wykonywanie jej w niektórych lokalizacjach. Niewątpliwie pracodawca powinien sprzeciwić się temu wówczas, gdy w miejscu proponowanym przez pracownika nie będzie możliwości zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy lub gdy wątpliwe będzie w danym miejscu przestrzeganie na odpowiednim poziomie poufności przetwarzanych przez pracownika danych osobowych. Kolejnymi zagadnieniami, na które winien zwrócić uwagę pracodawca, powinny być kwestie związane z podatkami, ubezpieczeniami społecznymi, prawem właściwym, a także potencjalne formalności imigracyjne.
O czym zatem należy szczególnie pamiętać zezwalając pracownikowi na workation?
Niewątpliwie workation stanowi utrudnienie dla pracodawcy w zakresie kontroli miejsca pracy zdalnej, a można wręcz powiedzieć, że taka kontrola jest niemożliwa. Stąd też wówczas pod znakiem zapytania pozostaje kwestia posiadania przez pracodawcę, jako administratora danych osobowych, pełnej kontroli nad danymi osobowymi, jakie przetwarza pracownik w związku ze swą działalnością. Stąd też nim pracodawca zgodzi się na workation, powinien wdrożyć zasady przewidujące odpowiednie zabezpieczenie danych osobowych i upewnić się, czy ich przestrzeganie w danym miejscu wykonywania pracy jest możliwe. Tutaj mowa jest nie tylko o skutecznym zabezpieczeniu technicznym, lecz również należy położyć nacisk na odpowiednią edukację osób dopuszczanych do przetwarzania danych osobowych.
Kolejnym elementem, na który warto zwrócić uwagę, jest kwestia prowadzenia list obecności w dostosowany do workation sposób. Listy te niewątpliwie nie mogą być papierowe, a kontrola czasu pracy powinna również przebiegać w sposób zdalny. W tym zakresie na rynku mamy już dużo rozwiązań technologicznych, pozwalających rejestrować czy też zliczać czas w sposób polegający na monitorowaniu aktywności pracowników w systemie, jednakże rozwiązania takie stanowią inną postać monitoringu, z którym związane są z kolei określone obowiązki po stronie pracodawcy. Stąd też dobrym pomysłem byłoby podjęcie dodatkowych działań dotyczących formalnego wdrożenia w zakładzie pracy monitoringu cyfrowej aktywności pracownika, a także dopełnienie odpowiednich obowiązków informacyjnych w tym aspekcie.
Istotnym jest również, iż długotrwałe workation z terytorium innego państwa doprowadzić może do zmiany rezydencji podatkowej. Tutaj bowiem, w zgodzie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, jeżeli osoba fizyczna ma miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, to podlega obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów. Natomiast za osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej uważa się osobę fizyczną, która posiada na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej swoje centrum interesów osobistych lub gospodarczych lub przebywa na tymże terytorium dłużej niż przez 183 dni w roku podatkowym.
Owe zasady stosować należy z uwzględnieniem zawartych umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, które Polska zawiera również z innymi krajami. To wszystko oznacza zaś, iż wskutek workation może dojść do sytuacji, gdzie w myśl zawartej umowy międzynarodowej osoba, zgodnie z własnym przekonaniem nadal mająca centrum interesów osobistych lub gospodarczych w Polsce, podlegać będzie w rzeczywistości obowiązkowi podatkowemu w innym kraju. Jest to niewątpliwie ważne dla pracodawców, bowiem muszą oni na bieżąco śledzić czy i kiedy jako płatnicy podatku dochodowego swoich pracowników odprowadzają właściwe zaliczki na podatek dochodowy. Tutaj bowiem kwotę niepotrzebnie uiszczonych zaliczek można odzyskać, jednak w razie przeoczenia terminów na złożenie odpowiedniego wniosku dotyczącego odzyskania nadpłaconego podatku, może okazać się to mocno utrudnione.
O czym jeszcze winni pamiętać pracodawcy w kontekście pozwolenia pracownikom na świadczenie pracy zdalnej w formie workation?
Otóż istotnym jest, iż workation ma wpływ również na wykonywanie przez pracodawcę obowiązków płatnika składek na ubezpieczenia społeczne. W tym kontekście ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych wskazuje, iż pracownik podlega ubezpieczeniom społecznym w Polsce, jeśli wykonuje pracę na jej obszarze. Czysto teoretycznie zatem niewykonywanie pracy na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej winno powodować konieczność wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych. Jednocześnie jednak, co jest niewątpliwie bardzo ważne, potencjalne analogiczne przepisy w kraju, z którego ma być wykonywana praca zdalna, mogą sprawić, że pracownik będzie podlegał pod tamtejszy reżim ubezpieczeń społecznych.
Niewątpliwie tutaj ułatwieniem dla pracodawcy na obszarze Unii Europejskiej są przepisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/ 2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. W akcie tym unijny ustawodawca co do zasady dąży do tego, by pracownik pracujący w większej liczbie państw członkowskich niż jedno, podlegał zabezpieczeniom społecznym w kraju macierzystym, a zatem tam, gdzie ma miejsce zamieszkania i w którym wykonuje pracę przez większą część roku. Jeśli natomiast nie jest to większa część roku, to w kraju, w którym siedzibę lub miejsce wykonywania działalności ma jego pracodawca.
W tym kontekście, o ile jednak zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym w przypadku wykonywania pracy na terytorium jakiegokolwiek państwa Unii Europejskiej są w miarę czytelne, o tyle sprawa ta komplikuje się znacznie, gdy pracownik zapragnie korzystać z workation w innym kraju, aniżeli należącym do europejskiej wspólnoty. Zdarzyć się może bowiem, iż cyfrowy nomad będzie podlegał zabezpieczeniu społecznemu w innym kraju niż Polska i pracodawca musi się tutaj odpowiednio przygotować, zbadać temat przed wydaniem zgody, czy też uchronić się przed tym, nie wydając pracownikowi zezwolenia na pracę zdalną świadczoną spoza terytorium Unii Europejskiej.
Kolejną istotną kwestią dla pracodawcy jest również sprawa dotycząca prawa właściwego. Tutaj bowiem, jak wskazuje rozporządzenie Rzym I (a zatem rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 593/2008 w sprawie prawa właściwego dla zobowiązań umownych), w zakresie w jakim strony nie dokonały wyboru prawa właściwego dla indywidualnej umowy o pracę, umowa taka podlega prawu państwa, w którym pracownik zazwyczaj świadczy pracę. A to z kolei oznacza, iż polski pracodawca może stać się podmiotem obowiązków, z których tak naprawdę nie zdaje sobie nawet sprawy.
Niewątpliwie następnym elementem, na który warto zwrócić uwagę, są sprawy związane z kwestiami imigracyjnymi. Świadcząc bowiem pracę w formie workation z terytorium jakiegoś państwa okazać się może, że z perspektywy przepisów obowiązujących w miejscu wykonywania pracy zdalnej, pobyt na terenie tego kraju wiąże się z koniecznością uzyskania odpowiedniego zezwolenia na pracę lub odpowiedniego zezwolenia na pobyt.
Podsumowując, obowiązujące od ponad roku przepisy dotyczące pracy zdalnej dotyczą również zagadnienia workation, będącego ciekawą możliwością świadczenia pracy w sposób zdalny z terytorium dowolnego państwa. Niestety jednak wachlarz zagadnień prawnych związanych z wyrażeniem zgody na taki sposób świadczenia pracy jest dość szeroki i pracodawca winien wszystkie je brać pod uwagę. Dopóki jednak ma on świadomość i przed zaakceptowaniem pracy zdalnej z terytorium danego państwa potwierdzi, że zakres związanych z tym formalności i obowiązków może zrealizować, dopóty nie ma przeszkód, by takową zgodę wyrazić.
Ekspert Łukasz swoje wieloletnie doświadczenie na rynku pracy postanowił przekazać także na naszym blogu. Jego artykuły dotyczą aktualnych zmian gospodarczych a także tych na rynku pracy. Z chęcia udzieli porad pracodawcą, którzy prężnie rozwijają swoje firmy.