Pracownicy nadużywają nowych uprawnień urlopowych

W praktyce okazuje się, iż pracownicy zaczynają nadużywać nowych uprawnień urlopowych w postaci wolnego z powodu siły wyższej. Dla niektórych zatrudnionych jest to po prostu kolejny sposób na absencję w pracy, a pracodawcy nie zawsze mogą zapobiegać nieprawidłowościom z tego tytułu. Jednocześnie też w walce z takimi uchybieniami nie są oni zupełnie bezsilni.

Jak zatem podejść do zagadnienia nowych uprawnień urlopowych w postaci wolnego z tytułu siły wyższej?

Praktyka pokazuje, iż zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej już się w Polsce przyjęło. W powyższym aspekcie nowy urlop wprowadzony został 26 kwietnia bieżącego roku i zatrudnieni mogą wnioskować o niego w przypadku pilnych spraw rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, gdy jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. Zwolnienie to przysługuje w wymiarze 2 dni i jest płatne w wysokości połowy wynagrodzenia, a pracownicy bardzo chętnie z niego korzystają. Poza tym pojawiają się już również i sygnały o nadużyciach w tym zakresie.

Jak podkreśla Marcin Frąckowiak, radca prawny z kancelarii Sadkowski i Wspólnicy oraz ekspert Business Centre Club, w praktyce okazuje się, iż zwolnienie jest swego rodzaju furtką do żądania dodatkowego dnia wolnego, nie zawsze wówczas jednak, gdy faktycznie okoliczności tego wymagają. Jest już sporo sygnałów od pracodawców, gdzie wniosek o skorzystanie ze zwolnienia od pracy z tytułu siły wyższej pojawia się nagle w trakcie dnia pracy, chociażby po trudnej rozmowie z przełożonym czy też zaraz po wydaniu polecenia wykonania zadania służbowego, które nie spodobało się pracownikowi. Jako uzasadnienie pracownicy podawali w tych przypadkach, iż dostali pilny telefon od bliskiej osoby.

W powyższym kontekście pracodawcy coraz częściej zastanawiają się nad tym w jakich przypadkach mogą oni odmówić udzielenia takiego zwolnienia, lecz sprawa nie jest łatwa, gdyż zatrudniający mają ograniczone możliwości uprzedniej weryfikacji wniosku, jak również żądania dokumentów na potwierdzenie wskazywanych w nim okoliczności. Prawnicy podkreślają jednakże, iż prawidłowość wykorzystania zwolnienia może być zweryfikowana po fakcie i podważana chociażby ze względu na nadużycie prawa. Jednocześnie odmowę wyrażenia zgody na takie wolne od pracy ułatwić może pracodawcom sama treść wniosku pracownika, bowiem wzięcie wolnego trzeba uzasadnić powołując się na wystąpienie zdarzenia, które będzie można zakwalifikować do kategorii „działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem”. Należy bowiem jasno podkreślić, iż tylko na takie sytuacje zwolnienie może być udzielone. Zatem to, czy wniosek dotyczy takiego zdarzenia, może budzić wątpliwości pracodawców i być podstawą do odmowy udzielania wolnego w tym zakresie.

Stąd też w praktyce pracodawcy mogą kwestionować czy w danym przypadku mamy do czynienia z siłą wyższą albo też, czy sprawa pracownika ma charakter rodzinny. Ta druga kwestia w miarę stosowania nowej regulacji pojawia się coraz częściej jako wątpliwość, bowiem tak do końca nie wiadomo, czym są owe sprawy rodzinne, które pojawiają się w przepisie i to w dodatku pilne bądź też spowodowane chorobą lub wypadkiem. Nie wiadomo, czy chodzi tutaj o zdarzenia dotyczące rodziny i o jaką rodzinę miałoby tutaj chodzić. Poza tym nie wiadomo czy ustawodawca miał również na myśli związki nieformalne, bądź też osoby pozostające we wspólnym gospodarstwie domowym. Jak podkreśla Robert Lisicki, ekspert Konfederacji Lewiatan, kwestie te budzą wątpliwości, bowiem art. 148.1 kodeksu pracy, w odróżnieniu od innych regulacji kodeksowych, nie wskazuje o których członków rodziny tutaj chodzi. Pojawiają się wręcz tendencje, by regulacje te odnosić chociażby do kręgu najbliższej rodziny.

Jak zatem podejść do wątpliwości pracodawców odnośnie do prawidłowości udzielania zwolnienia z tytułu siły wyższej?

Odnośnie do wątpliwości pracodawców przedstawiciele Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej tłumaczą, iż na definicję spraw rodzinnych ujętych w kodeksie pracy spojrzeć należy szeroko, bowiem nie można ustanowić zamkniętego katalogu spraw rodzinnych, do których miałby zastosowanie ów art. 148.1 kodeksu pracy. W tym kontekście sprawy rodziny dotyczą życia prywatnego pracownika oraz całokształtu sytuacji, w której się on znajduje.

Jak zatem zauważa Robert Lisicki, urzędnicy resortu rodziny opowiadają się tu za jedną z koncepcji, która pojawia się na rynku i w tym ujęciu pojęcie spraw rodzinnych może dotyczyć małżonków, krewnych, rodzeństwa, dzieci, dziadków, a także powinowatych czy też osób przysposobionych.

W powyższym kontekście stanowisko urzędników resortu rodziny uzupełnione jest stanowiskiem Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdzie w wyjaśnieniach można odnaleźć sugestię, iż kwestia pozostawania w nieformalnym związku partnerskim nie powinna być brana pod uwagę, a jedynie pozostawanie we wspólnym gospodarstwie domowym winno być istotne. Takie stanowisko uzasadnione jest zakazem dyskryminacji w zatrudnieniu.

Pracodawcy jednakże mają wątpliwości, czy sprawy rodzinne mogą się wiązać wyłącznie z incydentami dotyczącymi poszczególnych członków rodziny, czy też również ze zdarzeniami mogącymi wywoływać straty materialne rodziny. W tym kontekście wyjaśnienia urzędników resortu rodziny nie dają jednoznacznej odpowiedzi.

Jak zatem podkreśla Marcin Frąckowiak, zwolnienie od pracy powinno przysługiwać również w sytuacjach związanych z uszkodzeniem czy też zniszczeniem mienia, chociażby w razie zalania mieszkania, pod warunkiem jednakże, iż wymagana będzie natychmiastowa obecność pracownika. Czyli zwolnienie będzie przysługiwało, gdy sąsiad zadzwoni, że właśnie zalewa mieszkanie, jak i też wówczas, gdy z mieszkania pracownika wycieka woda. Nie ma przy tym znaczenia, czy sytuacja powyższa wywołana została zaniedbaniem pracownika czy też nie.

Jednocześnie nie ma podstaw do tego, by z tego zwolnienia skorzystać chociażby w trakcie remontu mieszkania, bowiem na ten cel pracownik powinien przeznaczyć urlop wypoczynkowy.

Nieco inaczej sprawę tę widzi dr Dominika Dorre-Kolasa, radca prawny oraz partner w kancelarii Raczkowski, podkreślając, iż wszystko zależy od okoliczności danego przypadku. Gdy bowiem sąsiad zalał mieszkanie pracownika tak, że tylko natychmiastowa obecność pozwoli na umniejszenie szkody, dzięki czemu mieszkanie będzie nadawało się do użytku, wówczas są podstawy do zastosowania tego zwolnienia. Mamy tutaj bowiem do czynienia z siłą wyższą, bowiem pracownik nie ma na tę sytuację wpływu, a dane zdarzenie jest od niego niezależne. Inaczej będzie jednak wówczas, gdy pracownik wychodząc z domu nie zakręcił kranu i zalał sąsiada. Zwolnienie przysługiwać będzie również w sytuacji, gdyby powodem zalania sąsiada przez pracownika była pęknięta rura.

Jak podkreśla dr Dominika Dorre-Kolasa, przypadki, gdy art. 148.1 kodeksu pracy będzie można zastosować, muszą być dość wyjątkowe, a zatem zwolnienia wcale nie trzeba powszechnie udzielać.

W powyższym kontekście zestawienie takich określeń jak:

• siła wyższa
• pilna sprawa
• niezbędna natychmiastowa obecność pracownika

stanowią dość czytelne wskazówki, iż nie chodzi tutaj o sprawy błahe. Stąd też przenosząc analizowaną regulację na grunt konkretnej sprawy należy koncentrować się nie tyle na tym, którego członka rodziny dotyczyła nagła sprawa rodzinna, ile na tym, czy rzeczywiście natychmiastowa obecność pracownika jest niezbędna.

Tym samym zastosowanie tegoż zwolnienia będzie możliwe chociażby w sytuacji, gdy chodzi o wypadek komunikacyjny z udziałem dalszego krewnego pracownika i konieczność pozyskania krwi do zabezpieczenia operacji o rzadkiej grupie, którą ma ów pracownik.

Podobnie w tym temacie wypowiadają się również urzędnicy resortu rodziny, podkreślając w swym stanowisku, iż: „Przepis nie przyznaje prawa do zwolnienia we wszelkich przypadkach wystąpienia wypadku lub choroby, ale tylko wtedy, jeżeli występują one w kontekście rodzinnym oraz mają charakter pilny, a także powodują, że niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika, który w związku z tymi okolicznościami nie może w danym czasie pozostawać w dyspozycji pracodawcy.”

Istotnym jest, na co zwraca uwagę dr Dominika Dorre-Kolasa, by pilna sprawa rodzinna była spowodowana chorobą lub wypadkiem. Tym samym w takim zakresie nie będzie mieścić się zwykłe przeziębienie u opiekunki czy członka rodziny, gdyż takowe trudno rozpatrywać w kategorii działania siły wyższej. Wypadek z kolei powinien uzasadniać zaistnienie pilnej sprawy rodzinnej. Tym samym założyć należy, iż takową nie będzie chociażby wybuch gazu w innym lokalu znajdującym się w budynku wielomieszkaniowym, gdzie znajduje się mieszkanie zarobkowo wynajmowane przez pracownika.

Należy zważyć na to, iż regulacja określona w art. 148.1 kodeksu pracy służy temu, by przy zaistnieniu przewidzianych przesłanek pracownik zachował prawo do połowy wynagrodzenia, a nie tylko usprawiedliwił swoją nieobecność czy też konieczność natychmiastowego opuszczenia miejsca pracy. Pracownik zawsze jest bowiem obowiązany do usprawiedliwienia swojej nieobecności w pracy, a czym innym jest uznanie nieobecności za usprawiedliwioną i pozwalającą na zachowanie prawa do połowy wynagrodzenia, które przysługuje w przypadku zwolnienia z powodu siły wyższej. Niewątpliwie pracodawca może dać zwolnienie wszystkim pracownikom, lecz ustawodawca go do tego nie zobowiązuje.

Z kolei Marcin Frąckowiak podkreśla, iż teoretycznie z wykładni językowej przepisów wynika, że prawo do zwolnienia przysługuje tylko w sytuacjach nieplanowanych i nagłych, a zatem pilnych, mających związek ze zdarzeniem rodzinnym oraz wynikających z choroby lub wypadku. Jest to jednak tylko teoria, bowiem przepis jednocześnie nie umożliwia żądania od pracownika przedstawienia jakiegokolwiek dowodu na potwierdzenie powyżej wymienionych zdarzeń. Pytanie więc czy lepiej nie byłoby, by pracownik doniósł jednak, chociażby post factum, jakiś dowód, iż owe zdarzenie naprawdę miało miejsce. Do tego jednak potrzebna byłaby korekta tegoż przepisu.

Jak jeszcze spojrzeć można na zagadnienie udzielenia urlopu z powodu siły wyższej?

Jak podkreśla dr hab. Małgorzata Mędrala, radca prawny oraz profesor Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, generalnie jako niezbędne do skorzystania z uprawnienia w postaci urlopu z powodu siły wyższej uznać należy jedynie wskazanie konkretnego zdarzenia, noszącego znamiona występowania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych, spowodowanych chorobą lub wypadkiem, które wymaga natychmiastowej obecności pracownika. Wskazanie to powinno być na tyle precyzyjne, by pracodawca mógł je zakwalifikować do trybu wynikającego z art. 148.1 kodeksu pracy.

W praktyce zdarzyć się może, iż pracownik błędnie zakwalifikuje podstawę do zwolnienia od pracy. Wówczas pomimo braku spełnienia przesłanek ustawowych do skorzystania z urlopu z powodu siły wyższej, okazać się może, że zdarzenie takie będzie kwalifikowało się na skorzystanie z instytucji urlopu okolicznościowego czy też zwolnienia w celu załatwienia spraw osobistych za odpracowanie.

Warto pamiętać, iż przepisy nie wymagają udokumentowania przez pracownika zdarzenia uzasadniającego zwolnienia i co do zasady takie żądanie ze strony pracodawcy nie będzie proporcjonalne. Jednakże w sytuacji, gdy pracodawca będzie miał wątpliwość co do prawdziwości oświadczenia pracownika, jak chociażby wówczas, gdy inne osoby spotkały pracownika w tym samym dniu przy wykonywaniu czynności niemających nic wspólnego z nagłym zdarzeniem czy też, gdy publicznie pochwalił się zdjęciem z wyjazdu na portalu społecznościowym, złożenie wniosku może być oceniane przez pracodawcę w trybie art. 8 kodeksu pracy, czyli nadużycia prawa. W takiej sytuacji pracodawca może poprosić pracownika o wytłumaczenie czy też uprawdopodobnienie danej sytuacji i wówczas ewentualne dokumenty bądź też ich fragmenty powinny być okazywane jedynie do wglądu i wyłącznie w zakresie umożliwiającym uprawdopodobnienie zdarzenia.

Bardzo ważnym jest również, iż ze względu na brak ustawowej definicji członka rodziny na potrzeby omawianej regulacji, w przeciwieństwie chociażby do urlopu opiekuńczego, możliwe jest w tym przypadku szerokie rozumienie rodziny, oparte także na więziach faktycznych i nieformalnych. Jednocześnie należałoby zwrócić uwagę na to, iż przykładowo w dyrektywie work-life balance pod pojęciem krewnego rozumie się również osoby pozostające w związkach partnerskich, jeśli prawo krajowe uznaje takie związki. W polskich przepisach funkcjonuje jednak pojęcie osoby pozostającej we wspólnym gospodarstwie domowym, a zatem dopuszczalna wydaje się szeroka interpretacja więzi rodzinnych.

Podsumowując, nowelizacja kodeksu pracy z 26 kwietnia bieżącego roku wprowadziła nowe uprawnienie urlopowe dla pracowników w postaci urlopu z powodu siły wyższej. Z uprawnieniem tym wiążą się niestety całkiem poważne i konkretne wątpliwości interpretacyjne, a dla niektórych zatrudnionych zaczęło ono stanowić po prostu kolejny sposób na legalną absencję w pracy. W powyższym kontekście pracodawcy nie mogą zapobiegać uchybieniom i nieprawidłowościom w tym zakresie, jednakże nie są oni zupełnie bezsilni wobec nieuczciwego postępowania pracowników.