Okazuje się, iż już niedługo pracodawcy będą musieli dokonać inwestycji w podstawki, klawiatury i myszki do pracy dla pracowników korzystających z laptopów. W przeciwnym wypadku będą musieli oni chociażby podnieść ryczałty za pracę zdalną, w sytuacji, gdy takowych inwestycji nie poczynią. Wynika tak z potencjalnej zmiany rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.
Jakich zmian przepisów zatem należy spodziewać się w najbliższym czasie odnośnie do pracowników korzystających z laptopów?
Obecnie przedstawiciele Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej przygotowali projekt zmiany rozporządzenia z 1 grudnia 1998 roku w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Został on skierowany do konsultacji społecznych i może już niedługo spowodować całkiem spore zamieszanie w przedsiębiorstwach, gdzie pracownicy pracują przy laptopach i nie ma przy tym znaczenia czy praca ta odbywa się w biurze czy też w formie zdalnej.
Okazuje się, iż owa nowelizacja, która miała zapewnić pracującym zdalnie prawo do refundacji okularów, wprowadzi również powszechny obowiązek doposażenia pracowników pracujących przy laptopach. Pracodawcy zatem będą musieli zapewnić im monitory stacjonarne bądź podstawki zapewniające ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu oraz dodatkowo klawiatury i myszy.
Jak podkreśla Piotr Wojciechowski, adwokat i ekspert prawa pracy, pracodawcy muszą pamiętać, iż prawo pracy nakłada na nich odpowiedzialność za zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy bez względu na to, gdzie owa praca się odbywa. Jednakże w zależności od tego, gdzie faktycznie praca będzie miała miejsce, zmiany będą inaczej wdrażane.
W odniesieniu do pracowników zdalnych pracodawcy powinni zadbać o aktualizację informacji o warunkach pracy przy laptopach, by uwzględniała ona nowe elementy takiego stanowiska pracy. Z kolei zatrudnieni zdalnie powinni złożyć na nowo oświadczenie, iż ich stanowisko spełnia zmienione wymogi. W tej sytuacji zasadnicze pytanie dotyczy tego, kto ponosi koszty doposażenia stanowiska pracy w domu, w tym wymagane przez nowe przepisy monitory bądź też podstawki, klawiatury i myszy. Jeżeli bowiem pracownik, to winno to znaleźć odzwierciedlenie w wysokości należnego mu zryczałtowanego zwrotu dodatkowych kosztów pracy zdalnej. W innym przypadku natomiast przedstawiciele urzędu skarbowego którzy dokonają kontroli po wejściu w życie nowelizacji rozporządzenia, uznać mogą, iż wcześniej stawka ryczałtu czy ekwiwalentu była zawyżona, na co zwraca uwagę Bartosz Tomanek, adwokat i partner zarządzający zespołem PCS/Littler w Gdańsku.
Dla pracodawców zatem lepszym rozwiązaniem byłoby sfinansowanie i dostarczenie takiego dodatkowego wyposażenia pracującym zdalnie, bowiem bez niego mogą oni odmówić pracy przy laptopie, jako urządzeniu niezgodnym z nowymi regulacjami. To jednakże nie oznacza automatycznego powrotu do pracy stacjonarnej.
Z kolei w odniesieniu do pracowników pracujących w biurze nie ma wątpliwości, że zmiany oznaczają obowiązek dostosowania stanowisk pracy przy laptopach do nowych wymagań. Zdaniem Bartosza Tomanka, paradoksem nowych przepisów może być to, iż nowelizacja rozporządzenia, która miała doprecyzować obowiązki w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy w przypadku pracy zdalnej, może najmocniej odbić się na pracy w biurach. Okazać się bowiem może, iż po zmianach pracujący zdalnie dokupią sobie podstawki pod laptopy na własny koszt i oświadczą pracodawcom, że ich stanowiska pracy spełniają wymogi ergonomii, a w przypadku stanowisk urządzonych w biurach, obowiązek sfinansowania wyposażenia wymaganego w nowych przepisach będą mieć pracodawcy. Oczywiście mogą oni zamiast inwestowania w dostosowanie stanowisk biurowych zdecydować się na wysłanie osób pracujących przy laptopach do domu. Wystarczy wówczas podniesienie o kilka złotych ryczałtu przysługującego za pracę z domu.
Jakie zatem zmiany przewiduje projekt rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe?
Otóż projekt rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, przygotowany przez urzędników resortu rodziny, przewiduje następujące elementy:
- nie będzie już wymogu regulacji ustawienia monitora, pokrycia ekranu warstwą antyodbiciową bądź odpowiednim filtrem oraz użycia oddzielnej podstawy monitora bądź regulowanego stołu, w razie potrzeby wynikającej z indywidualnych cech antropometrycznych pracownika; będzie natomiast wymóg ustawienia monitora umożliwiającego pochylenie ekranu oraz ustawienie monitora, a także innych elementów wyposażenia w taki sposób, by nie wymuszać niewygodnych ruchów głowy i szyi
- nie będzie określonych wymogów odnośnie do klawiatury w zakresie możliwości regulacji kąta nachylenia klawiatury, jak i odpowiedniej wysokości klawiatury
- nie będzie wymogu zachowania wilgotności nie większej niż 40,0%, natomiast w przepisach znajdzie się odesłanie do określonych w odrębnych przepisach ogólnych wymagań dotyczących czynników szkodliwych i uciążliwych dla zdrowia w środowisku pracy, w tym mikroklimatu, hałasu oraz promieniowania
- w sytuacji, gdy pracownik używać będzie systemów przenośnych, w szczególności laptopów, co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, wówczas stanowisko pracy powinno być wyposażone w monitor stacjonarny bądź podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu oraz dodatkową klawiaturę i mysz
- pojawi się nowe pojęcie powierzchni roboczej i stół razem z ową powierzchnią roboczą powinny umożliwiać ergonomiczne ustawienie elementów wyposażenia stanowiska pracy, w tym zróżnicowaną wysokość ustawienia monitora ekranowego i klawiatury.; nie będzie natomiast wymogu zachowania odległości co najmniej 100 mm między klawiaturą, a przednią krawędzią stołu, a z kolei w projekcie pojawi się sformułowanie, iż miejsce pracy powinno dawać możliwość ustawienia klawiatury z zachowaniem takiej odległości od przedniej krawędzi stołu, która umożliwia podparcie dla rąk i przedramion z zachowaniem co najmniej kąta prostego między ramieniem i przedramieniem
- nie będzie szczegółowych regulacji odległości pomiędzy stanowiskami wyposażonymi w monitory, jak i wymogów odnośnie do minimalnej oraz maksymalnej odległości między monitorem, a oczami pracownika, a z kolei pojawi się stwierdzenie, iż stanowisko pracy wyposażone w monitor ekranowy powinno być tak usytuowane w pomieszczeniu, by zapewniało pracownikowi swobodny dostęp do tego stanowiska
- nie będzie uregulowań dotyczących podnóżka w zakresie wymogów odnośnie do jego konstrukcji, w który należało uprzednio wyposażyć stanowisko pracy na życzenie pracownika
Jak zatem w praktyce oceniać zaproponowane przez urzędników zmiany?
Jak podkreśla Marek Maszewski, dyrektor działu nadzoru SEKA SA, na pewno pozytywną zmianą jest ograniczenie nadmiernej szczegółowości oraz anachroniczności przepisów regulujących chociażby stopnie nachylenia monitora, czy charakterystykę powierzchni podnóżka, który ma być zapewniony przez pracodawcę na wniosek zatrudnionego. Pozytywnym jest również usunięcie wątpliwości w kwestii obowiązywania tych przepisów w odniesieniu do laptopów, w nowelizacji bowiem wskazano, iż jeśli laptopy są stosowane co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, to należy je w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy traktować tak, jak ekrany stacjonarne.
Zmiana przepisów ma jednak również i minusy, bowiem sformułowanie „połowa dobowego wymiaru czasu pracy” oznacza problemy dla pracodawców zatrudniających pracowników na nieznaczną część etatu. Do nich bowiem przepisy te również będą miały zastosowanie, co będzie miało taki efekt, że pracodawcy będą musieli ponieść nieproporcjonalnie duże koszty z tym związane. Zdecydowanie lepszym rozwiązaniem byłoby zastąpienie tego fragmentu zapisem o pracujących z wykorzystaniem monitorów ekranowych przez ponad 4 godziny dziennie.
Projekt rozporządzenia odnośnie do bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory i przewidziany w nim obowiązek refundacji zakupu okularów do takiej pracy nie ma również pełnego odzwierciedlenia w rozporządzeniu o badaniach profilaktycznych pracownika. W tym kontekście warto byłoby, by projektodawca ułatwił pracodawcom realizację zaleceń lekarzy medycyny pracy i przykładowo we wzorze zaświadczenia o braku przeciwwskazań do pracy przy monitorze przewidział dodatkowe pole, gdzie lekarz zaznaczałby konieczność stosowania okularów do takiej pracy. Obecnie bowiem zaświadczenie to jest wystawiane w sposób niesformalizowany, przykładowo na dodatkowym dokumencie, którym dysponuje pracownik, co często powoduje komplikacje przy refundacji zakupu okularów do pracy przy monitorze.
Podsumowując, projektowana nowelizacja rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe sprawia, iż wkrótce pracodawcy będą musieli zmierzyć się z nowymi wydatkami. Czeka ich bowiem doposażenie stanowisk pracy dla pracowników wykonujących swą pracę z wykorzystaniem laptopów. Będą oni bowiem musieli zainwestować w podstawki, klawiatury i myszki do pracy dla tych pracowników bądź też podnieść ewentualnie ryczałt za pracę zdalną. W tym kontekście istotnym jest, iż zmienione rozporządzenie dotyczyć będzie zarówno pracowników wykonujących pracę w sposób zdalny, jak również tych pracujących w biurze. Rozporządzenie to usuwa wiele niepotrzebnych i anachronicznych już przepisów, jednocześnie jednak wprowadza inne, niekoniecznie w pełni zrozumiałe i logiczne. Z uwagi na to, iż jest to na razie projekt, który trafił do konsultacji społecznych, należy mieć nadzieję, że jego ostateczna wersja będzie pozbawiona wskazywanych przez ekspertów minusów.
Ekspert Łukasz swoje wieloletnie doświadczenie na rynku pracy postanowił przekazać także na naszym blogu. Jego artykuły dotyczą aktualnych zmian gospodarczych a także tych na rynku pracy. Z chęcia udzieli porad pracodawcą, którzy prężnie rozwijają swoje firmy.