Przedsiębiorstwa zatrudniające obcokrajowców będą miały potencjalnie duży problem z ich rozliczeniem, jeśli nie posiadają oni polskiego numeru PESEL lub NIP. Sprawę wyjaśniło Ministerstwo Finansów (MF) i jak się okazuje, poważne kłopoty płatników pojawią się już na początku przyszłego roku.
Kogo i kiedy mogą dotyczyć kłopoty związane z rozliczeniem obcokrajowców?
Otóż okazuje się, że wszyscy płatnicy, którzy po zakończeniu roku 2020, do dnia 31 stycznia roku kolejnego są zobowiązani sporządzić informacje PIT-11, będą mieli problem z wywiązaniem się ze swego obowiązku i będą narażeni na poważne konsekwencje, w tym odpowiedzialność karną w przypadku, kiedy zatrudniony przez nich obcokrajowiec nie posiada nadanego polskiego numeru PESEL lub NIP.
Czy to jest nowa sytuacja dla przedsiębiorców zatrudniających cudzoziemców?
O dziwo to nie jest nic nowego. Ten problem pojawia się każdego roku, jednakże w minionych latach Ministerstwo Finansów nie respektowało obowiązku wpisywania przez płatników numerów PESEL lub NIP pracowników spoza naszych granic przy wypełnianiu formularza PIT-11 przy wysyłce elektronicznej. Można było w odpowiednich polach podać na przykład ciąg jedynek bądź dziewiątek.
Co się stało, że w tym roku problem okazał się być poważny?
Wszystko za sprawą komunikatu wydanego przez Ministerstwo Finansów, który został opublikowany 26 listopada na stronie MF, a który brzmiał „Płatnik (pracodawca) ma obowiązek wpisać w formularzu prawidłowy NIP lub PESEL podatnika (swojego pracownika). Błędem jest wpisywanie ciągu tych samych cyfr (jak 1111111111 czy 9999999999). Brak właściwych danych w formularzu przekazanym do urzędu skarbowego uniemożliwi bądź utrudni podatnikowi (pracownikowi) wywiązanie się z obowiązków w PIT”.
Czy epidemia COVID-19 ma wpływ na tę niekorzystną sytuację?
Sprawę opisuje Grzegorz Niebudek, adwokat, doradca podatkowy i partner zarządzający w kancelarii LTCA, który nawiązuje do stanu epidemii COVID-19. Z jego wiedzy wynika, że zatrudniający obcokrajowców zrzucają winę na opieszałość pracowników urzędów gmin, którzy z uwagi na pandemię i pracę w okrojonych składach osobowych, nie wyrabiają się z pracą dotyczącą nadawania numerów PESEL osobom przyjeżdżającym z zagranicy. Twierdzi on wręcz, że korespondencja w tej sprawie trafia często do skrzynek odbiorczych i nie jest przez dłuższy czas rozpatrywana.
Czy numer NIP jest konieczny, czy można go zastąpić numerem PESEL i odwrotnie?
Jak wyjaśnia Emilia Piechota, dyrektor w dziale doradztwa prawnopodatkowego w PwC, obcokrajowcy, którzy nie mogą zameldować się w Polsce, mogą złożyć wniosek o nadanie numeru PESEL, jednakże są zobowiązani do wskazania podstawy prawnej zastosowania takowej procedury. Niestety podstawą prawną nie są w tym przypadku przepisy podatkowe, które nie wymuszają uzyskania przez zatrudnionego obcokrajowca numeru PESEL, i tu rodzi się kolejny problem. Rozwiązanie przynoszą zapisy ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz.U. z 2020 r. poz. 170 ze zmianami), które wskazują, iż osoby, które z różnych powodów nie mogą uzyskać numeru PESEL, a są podatnikami w Polsce, czyli podlegają obowiązkowi ewidencyjnemu, winni posługiwać się numerem NIP w sprawach dotyczących fiskusa. Niestety z praktyki ekspertki Emilii Piechoty dowiedzieć się można, że urzędnicy skarbowi rozpatrują negatywnie wnioski o NIP właśnie z powodu braku meldunku.
Co sprawia, że urzędnicy nie nadają numerów PESEL „od ręki”?
Poza problemami natury kadrowej pojawiają się również kłopoty proceduralne. Otóż zapisy ustawy o ewidencji ludności obowiązujące od 2018 roku jasno precyzują, że PESEL jest nadawany cudzoziemcowi automatycznie wyłącznie z dopełnieniem obowiązku meldunkowego, stałego bądź czasowego na ponad 30 dni. Jak podkreśla Grzegorz Niebudek, wielu obcokrajowców przebywających i pracujących w Polsce, z różnych powodów tego meldunku nie posiada. Bariery mogą być różne, od prozaicznej przymusowej kwarantanny, przez brak znajomości języka polskiego, aż do kłopotów z udokumentowaniem stałego miejsca zamieszkania.
Jak zatem cudzoziemiec może uzyskać numer PESEL?
Istnieją ku temu dwie drogi:
- z urzędu, jeśli cudzoziemiec ma stały meldunek lub czasowy meldunek powyżej 30 dni
- na wniosek, który obcokrajowiec składa wraz z załącznikami
Natomiast właściwe organy przyjmujące wioski o uzyskanie numeru PESEL to:
- organ gminy właściwy dla miejsca zameldowania pracownika (podatnika)
- organ gminy właściwy dla siedziby pracodawcy w przypadku braku możliwości zameldowania się pracownika (podatnika)
- Urząd Dzielnicy Warszawa-Śródmieście, gdy pracownik (podatnik) jeszcze nie pracuje lub siedziba pracodawcy jest poza granicami Polski.
Czy obcokrajowiec, który nie posługuje się językiem polskim ma jakiekolwiek wsparcie w tym zakresie?
Na wielu płaszczyznach życia gospodarczego w Polsce, obcokrajowcy mają wsparcie językowe. Na portalu Gov.pl podane są niezbędne informacje o możliwościach uzyskania numeru PESEL w języku angielskim oraz ukraińskim.
Jakie konsekwencje grożą zatrudniającemu i zatrudnionemu za niezłożenie PIT-11 w terminie?
Przedsiębiorca jest zobowiązany w terminie do 31 stycznia 2021 roku złożyć do urzędu PIT-11 za rok 2020 za zatrudnionego i do 28 lutego 2021 roku przekazać go zatrudnionemu. Jeśli tego nie uczyni, jest narażony na konsekwencje karne z artykułu 79 kodeksu karnego. Natomiast pracownik, który od pracodawcy nie otrzyma w terminie powyższego dokumentu, będzie miał kłopot z rozliczeniem się z urzędem skarbowym, ponieważ nie będzie miał szans uzyskania dostępu do usługi „Twój e-PIT”.
Czy sejmowe rozwiązania przyniosą pomoc w tej kłopotliwej i patowej sprawie?
Jest takowa szansa, ponieważ do Sejmu RP trafił niedawno projekt nowelizacji prawa celnego i niektórych innych ustaw, w myśl której numer PESEL będzie mógł być nadany obcokrajowcom, dla których meldunek w Polsce stanowi problem, a nie posiadają oni niepodatkowych podstaw prawnych, by ten identyfikator otrzymać. Jeśli procedowanie tej zmiany nie przeciągnie się w czasie i wejdzie ona w życie na początku 2021 roku, to i tak nie będzie go można zastosować do rozliczenia roku 2020, wyjaśnia Emilia Piechota. Jak zatem zauważa Grzegorz Niebudka, niezbędne są szybkie rozwiązania doraźne do rozliczenia 2020 roku, najlepiej te stosowane w ubiegłych latach, gdzie można było „obejść” przepisy wpisując rząd jednakowych cyfr w miejsce numeru PESEL lub NIP.
Podsumowując, nie lada problem pojawił się z chwilą wejścia w życie treści komunikatu wydanego przez MF, który ujrzał światło dzienne 26 listopada 2020 roku poprzez opublikowanie go na stronach MF. Od tego momentu w polach PESEL lub NIP w formularzu PIT-11 nie można posługiwać się wyimaginowanym numerem składającym się z ciągu tych samych cyfr, jak w latach ubiegłych, a koniecznym jest podanie właściwego numeru, a jak się okazuje, to wcale nie jest takie proste, by go w Polsce uzyskać. Z pomocą mogą przyjść rozwiązania sejmowe, jednakże do czasu ich ustanowienia problem wydaje się być nierozwiązywalny.
Ekspert Łukasz swoje wieloletnie doświadczenie na rynku pracy postanowił przekazać także na naszym blogu. Jego artykuły dotyczą aktualnych zmian gospodarczych a także tych na rynku pracy. Z chęcia udzieli porad pracodawcą, którzy prężnie rozwijają swoje firmy.