Organizacja pracy biura w dobie koronawirusa

Organizacja pracy biurowej w okresie panującej epidemii związanej z wirusem SARS-CoV-2 wcale nie jest taka prosta. Należy bowiem zadbać o takie elementy jak bezpieczeństwo pracy, wprowadzić ograniczenie dotyczące spotkań, jak i rotacyjną formę pracy zdalnej. I te wszystkie rzeczy warto, by znalazły się w dokumencie wewnętrznym danego przedsiębiorstwa.

Co zmieniło się w pracy biura w ostatnim czasie?

Generalnie przez ostatnie miesiące pracodawcy mierzą się z coraz to nowymi, dotąd nie znanymi wyzwaniami, związanymi z epidemią i zagrożeniem koronawirusem. To, co determinuje ostatnie działania pracodawców, to między innymi:

• zamrożenie gospodarki
• uciążliwy proces wnioskowania o dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników
• brak spójności w stanowiskach poszczególnych urzędów pracy
• potrzeba efektywnego zorganizowania pracy zdalnej

Dziś wielu pracodawców podejmuje decyzje o powrocie do pracy w biurze czy też zakładzie pracy, co jednak wymaga zupełnie odmiennego od dotychczasowego zorganizowania całego procesu w formie stacjonarnej. Pracownicy bowiem wracają, jednak na zupełnie odmiennych warunkach, które winny być zgodne z przepisami prawa pracy oraz wprowadzonymi doraźnie regulacjami antykryzysowymi i zaleceniami administracji publicznej.

Pracodawca zatem musi zorganizować powrót pracowników do pracy stacjonarnej tak, by był zgodny nie tylko z wymogami prawnymi, ale również dostosowany do indywidualnych okoliczności panujących w danym zakładzie pracy. Niespełnienie bowiem takich warunków może się wiązać z zarzutami niewywiązywania się z obowiązku zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Ponadto, wybuch epidemii w danym zakładzie pracy, to poważne skutki finansowe, jak i straty wizerunkowe.

Od czego warto rozpocząć wprowadzanie nowych zasad pracy?

Dobrym pomysłem jest uregulowanie owych nowych zasad w wewnątrzzakładowym dokumencie. To bowiem może być podstawą zabezpieczenia ryzyka ciążącego na pracodawcy. Ponadto będzie miało wpływ na poczucie bezpieczeństwa załogi, jak i podniesie komfort pracy. I pomimo, iż takie procedury nowych zasad pracy nie są obowiązkowe, to zdarza się, iż inspektorzy pracy o nie dopytują.

Co istotne, takie zapisy powinny obowiązywać nie tylko pracowników świadczących pracę z biura, lecz także wszystkie osoby, które przebywają na terenie zakładu pracy. Elementy, które w takiej wewnątrzzakładowej procedurze będą nad wyraz istotne, to:

1. Rotacyjny home office

Obecnie wielu pracodawców, którzy podjęli decyzje o powrocie pracowników do pracy w systemie stacjonarnym, nadal umożliwia jej świadczenie w formie zdalnej. Stąd też spotyka się, iż niektórzy pracownicy pracują stacjonarnie, a niektórzy zdalnie. Bądź też częściowo pracują zdalnie, a częściowo stacjonarnie. To pozwala na ograniczenie liczby osób przebywających w biurze w jednym czasie i ułatwia zarządzanie organizacją pracy w razie wykrycia przypadków zachorowań pośród załogi przedsiębiorstwa.

Istotne w tym zakresie będzie jednak zachowanie zasady równego traktowania w zatrudnieniu. Decyzja zatem o powierzeniu wykonywania pracy zdalnej określonej grupie powinna opierać się na obiektywnych przesłankach, możliwych do wykazania w razie ewentualnego sporu z pracownikiem.

2. Odizolowanie w związku z podejrzeniem COVID-19

Jeszcze niedawno kwestia ta wzbudzała poważne dyskusje, czy takie odizolowanie jest prawnie dopuszczalne. Obecnie jednak takich wątpliwości nie ma, a zostało to wręcz unormowane w rządowych wytycznych. Tym samym z chwilą wystąpienia u pracownika objawów sugerujących zakażenie, należy go niezwłocznie odsunąć od pracy i odesłać transportem indywidualnym do domu.

Zanim jednak ten transport uda się zorganizować, taka osoba powinna przebywać w odizolowanym pomieszczeniu, bez możliwości kontaktu z innymi pracownikami. Jeśli jest to tylko możliwe, to takie pomieszczenie powinno być już wcześniej wyznaczone przez pracodawcę na wypadek wystąpienia takiej sytuacji.

3. Ponowna ocena ryzyka zawodowego

Biorąc pod uwagę stan obecny rozwoju epidemii i fakt, iż prawdopodobnie pozostanie ona w naszym krajobrazie na dłużej, wartym rozważenia jest przeprowadzenie weryfikacji i ewentualnej aktualizacji oceny ryzyka zawodowego na poszczególnych stanowiskach pracy. Dotyczy to nade wszystko tych pracowników, którzy są szczególnie narażeni na zakażenie.

Ważnym jest też, iż samo wykrycie nowych zagrożeń nie wystarczy, gdyż koniecznym jest też jego oszacowanie, czyli nadanie odpowiednich wartości

4. Tajemnice handlowe, a unikanie spotkań

Generalnie zgodnie z zaleceniami Ministerstwa Rozwoju oraz głównego inspektora sanitarnego, wszelkie spotkania organizowane w zakładzie pracy powinny trwać możliwie najkrócej i odbywać się przy otwartych drzwiach i oknach.

Tymczasem dla przedsiębiorstwa niemniej ważne są też zagrożenia związane z ochroną tajemnicy przedsiębiorstwa, danych osobowych czy też informacji, które mogłyby narazić pracodawcę na szkodę. Rolą pracodawcy jest w tym przypadku wyważenie obu tych sprzecznych ze sobą potrzeb i zaleceń.

5. Związki zawodowe również w ograniczonym zakresie

Wprowadzanie nowych wymogów sanitarnych na terenie zakładu pracy dotyczy nie tylko pracowników, ale też i przebywających na terenie zakładu pracy osób, a więc i przedstawicieli związków zawodowych. Tym samym organizacje te muszą również podporządkować się wprowadzonym przez zatrudniającego rygorom i wymaganiom.

Jeśli znajdzie się tam zapis o ograniczeniu liczby osób mogących przebywać jednocześnie w danym miejscu, związkowcy również muszą go przestrzegać. Tym bardziej, iż przedstawiciele organizacji związkowej są nader często pracownikami, a funkcja związkowa nie stawia ich ponad prawem.

6. Inspektorzy pracy również z wymogami

Zgodnie z zaleceniami do wewnątrzzakładowych zasad postępowania stosować muszą się również inspektorzy pracy, prowadzący na terenie zakładu pracy kontrole. Z wydanych przez głównego inspektora sanitarnego wytycznych wynika ponadto, iż inspektor pracy przed rozpoczęciem kontroli powinien najpierw podjąć próbę kontaktu telefonicznego z pracodawcą, by ustalić obowiązujące na miejscu procedury bezpieczeństwa.

Ponadto, kontrole inspekcji pracy, o ile to możliwe, powinny odbywać się w formie zdalnej. A jeśli już są konieczne w zakładzie pracy, powinny trwać jak najkrócej.

7. Prewencja i budowanie świadomości

Żelazną zasadą powinno być, iż wszelkie procedury wprowadzone w przedsiębiorstwie w związku epidemią COVID-19 powinny być efektywnie stosowane w praktyce. Wobec powracających z pracy zdalnej pracowników warto rozważyć przeprowadzenie szkoleń, by wskazać im zidentyfikowane zagrożenia w miejscu pracy oraz rozwiązania, których zadaniem jest ich ograniczenie.

Pracownicy powinni też zdawać sobie sprawę z faktu, iż za nieprzestrzeganie nowych zaleceń grożą poważne konsekwencje. Co też istotne to fakt, iż przestrzeganie wprowadzonych zasad musi być możliwe do skontrolowania oraz weryfikacji. Z kolei wprowadzenie przez pracodawcę regulacji nadmiernie obciążających pracowników lub niedopasowanych do specyfiki przedsiębiorstwa może nie wpłynąć na poprawę bezpieczeństwa, a wręcz przeciwnie.

Podsumowując, pracodawcy stoją przed nie lada wyzwaniem, by tak zorganizować zarówno samą pracę w zakładzie pracy, jak i ewentualne powroty pracowników z wykonywania pracy w formie zdalnej, by sprostać wszystkim wymogom, przepisom, jak i zaleceniom. A celem nadrzędnym wszystkich podejmowanych przez niego działań powinno być zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa i higieny pracy w nowych warunkach związanych z panująca epidemią i zagrożeniem zakażenia wirusem SARS-CoV-2.