W przeciągu najbliższych trzech lat powstać ma narzędzie informatyczne do obsługi kadrowo-księgowej dla najmniejszych przedsiębiorców. Pracodawcy generalnie są przychylnie nastawieni do tego pomysłu, lecz nie podoba im się to, że wraz z powzięciem decyzji o wejściu do tego systemu, nie będzie możliwości wycofania się z niego.
Co zatem wiemy dziś o nowym narzędziu informatycznym do obsługi kadrowo-księgowej dla najmniejszych przedsiębiorców?
Otóż 23 stycznia bieżącego roku weszła w życie zasadnicza część ustawy z 16 listopada 2022 roku o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów (Dz.U. z 2022 r. poz. 2754). Przepisy tej ustawy wpisują się w realizację kamienia milowego numer A51G z Krajowego Planu Odbudowy i Wzmacniania Odporności. Owa nowa regulacja jest podstawą do przygotowania systemu teleinformatycznego, którego zadaniem będzie ułatwienie zawierania umów o pracę, umów zlecenia czy też umów uaktywniających, dzięki wykorzystaniu gotowych formularzy. Narzędzie przeznaczone będzie dla mikroprzedsiębiorstw oraz podmiotów zatrudniających do 9 osób, a także dla rolników i rodziców angażujących nianie.
Generalnie system pozwolić ma na zdalne zawarcie umowy oraz na jej zmianę, rozwiązanie i obsługę wygaśnięcia. Umożliwić ma on również prowadzenie dokumentacji pracowniczej oraz zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych, jak i obliczenie podatku PIT oraz składek na rzecz ZUS. Nowe rozwiązanie informatyczne będzie zintegrowane z systemem praca.gov.pl oraz biznes.gov.pl.
Zdaniem przedsiębiorców sam pomysł jest dobry i ma szansę skłonić do wychodzenia z szarej strefy tych pracodawców, dla których formalności związane z powierzeniem pracy są zbyt uciążliwe. Ma on jednak niestety również i mankamenty, jak chociażby to, iż zgoda stron obsługi umowy za pośrednictwem systemu nie może zostać odwołana. W uzasadnieniu autorzy projektu ustawy tłumaczyli, iż dzięki temu pracodawca uniknie wzrostu kosztów obsługi umowy po rezygnacji z systemu, wskutek czego musiałby zatrudnić księgowego bądź też kupić program kadrowo-płacowy. Jak jednak podkreśla Katarzyna Siemienkiewicz, ekspert Pracodawców RP, to dziwne tłumaczenie i rozwiązanie, bowiem może zniechęcić wręcz do korzystania z tego systemu. Takie rozwiązanie nie powinno działać na zasadzie przymusu, lecz wyboru, bowiem mamy przecież do czynienia ze swobodą prowadzenia działalności gospodarczej.
Swoje zastrzeżenia wobec nieodwołalności zgody, już na etapie procedowania projektu, zgłaszali również przedstawiciele między innymi Sądu Najwyższego. Sędziowie podkreślali, iż: „Jeśli relacja prawna między stronami kształtowana będzie w systemie informatycznym to nie będzie dopuszczalne kontynuowanie jej w formie tradycyjnej. Nie wydaje się to trafne. Po pierwsze zupełnie niezrozumiałe jest zakazanie tego, gdyby miało dokonywać się za zgodą obu stron. Po drugie (…) należałoby raczej przyjąć dopuszczalność cofnięcia tej zgody autonomicznie przez każdą ze stron. Jeśli bowiem jedna z nich zorientuje się, że korzystanie z systemu nie tylko nie spełnia pokładanych w nim nadziei, lecz wręcz utrudnia funkcjonowanie, choćby z powodu wadliwości technicznej systemu, to wówczas niemożliwe będzie zrezygnowanie z niego. Ta regulacja może zatem zniechęcać do korzystania z systemu, zwłaszcza na początku, gdy dopiero jest wprowadzany”
Taka konstrukcja w praktyce sprzyjać może dokonywaniu zbędnych i pozornych czynności, bowiem żeby wyjść z systemu, strony będą rozwiązywały w nim umowy i zawierały je od razu takie same w sposób tradycyjny. Poza tym w praktyce, z różnych względów, świadczeniobiorca może zorientować się, iż nie radzi sobie z obsługą systemu, zatem nie powinien on stawać się wręcz jego więźniem. Regulacja ta sprawiać będzie również wywieranie nacisku na zawieranie umów, pod warunkiem zgody na korzystanie z systemu.
Z kolei zastrzeżeń do projektowanych przepisów nie mają przedstawiciele Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) wskazując, iż brak możliwości odwołania zgody nie stanowi problemu w kontekście przepisów związanych z RODO, gdzie zasadą jest, że zgodę można odwołać w każdym czasie. Przedstawiciele UODO wskazują, iż nie mamy tutaj do czynienia ze zgodą na przetwarzanie danych osobowych, o której mowa jest w art. 4 pkt 11 RODO.
Co jeszcze ma znaczenie w kontekście nowego systemu informatycznego dla mikroprzedsiębiorstw?
Generalnie o powodzeniu przedsięwzięcia w postaci wprowadzenia systemu informatycznego dla mikroprzedsiębiorstw zaważyć może nie tylko kwestia nieodwołalności zgody. W tym kontekście pojawić się mogą też sprawy związane z zaufaniem społecznym do systemu, bowiem pojawiają się pytania, co do wykorzystania informacji z niego pochodzących. Wprawdzie projekt ustawowych przepisów ogranicza przetwarzanie danych jedynie do celów zapewnienia prawidłowego działania systemu oraz statystycznych, jednak to nie rozwiewa wszystkich wątpliwości przedsiębiorców. Pojawiają się wręcz obawy, czy nowy system nie będzie źródłem informacji dla organów kontrolnych. Jak podkreśla Katarzyna Siemienkiewicz, teoretycznie nie ma się w tym względzie czego obawiać, lecz z ostateczną odpowiedzią trzeba będzie poczekać do praktycznego zastosowania nowego systemu.
W tym kontekście również Robert Lisicki, ekspert Konfederacji Lewiatan, podkreśla, iż przedsiębiorcy obawiają się, że poprzez umieszczenie dokumentacji w rządowym systemie ich działalność będzie dokładnie monitorowana. W tym aspekcie celem zmniejszenia ewentualnych oporów przedsiębiorców przed wejściem w ten system warto byłoby postawić na odpowiednią promocję tego rozwiązania, co winno być rolą państwa we współpracy z organizacjami pracodawców.
Generalnie abstrahując od powyższych wątpliwości, sam system informatyczny może okazać się rozwiązaniem atrakcyjnym, zwłaszcza dla osób nieposiadających dużego rozeznania w przepisach i niemających wsparcia biura księgowego. Katarzyna Siemienkiewicz podkreśla ponadto, iż rozwiązaniem tym mogą być również zainteresowani przedsiębiorcy, którzy po raz pierwszy zatrudniają pracowników bądź też zleceniobiorców.
Ciekawostką jest również i to, iż już na etapie procedowania projektu, zainteresowanie systemem wykazywały również niektóre większe przedsiębiorstwa, żałując, iż ominie je możliwość zdalnego zawierania umów. Wykorzystanie zresztą narzędzi elektronicznych w tym zakresie jest już od lat postulatem całego środowiska biznesu.
A co jeszcze będzie miało znaczenie w kontekście wprowadzenia owego rozwiązania informatycznego do praktyki gospodarczej?
Generalnie o powodzeniu systemu zadecydują na pewno również rozwiązania techniczne. Jak podkreślają przedstawiciele Związku Przedsiębiorców i Pracodawców (ZPP), liczyć należy przede wszystkim na przyjazny interfejs oraz łatwość obsługi. Katarzyna Siemienkiewicz podkreśla, iż korzystanie z systemu na pewno powinno być intuicyjne i należy w nim unikać takich rozwiązań, jak chociażby zamknięty katalog wyboru odpowiedzi w formularzu, z których każda może nie pasować do sytuacji faktycznej przedsiębiorcy. Warto też, by system zawierał informacje na temat cech charakterystycznych poszczególnych umów.
Z kolei Jakub Bińkowski, ekspert ZPP podkreśla, iż warta wprowadzenia byłaby na pewno prosta ankieta, pomagająca dokonać wyboru najwłaściwszego rodzaju umowy. Owa ankieta mogłaby obejmować chociażby takie elementy, jak:
- okres i wymiar godzinowej pracy
- korzystanie z narzędzia zlecającego pracę
- nadzór nad wykonaniem pracy
- określenie tego, czy liczy się konkretny rezultat czy też stałe wykonywanie czynności
Należy również na pewno postawić na prostotę językową całego systemu, biorąc szczególnie pod uwagę fakt, iż będzie on adresowany do osób, które nie orientują się zbyt dobrze w meandrach prawa.
Podsumowując, w przeciągu najbliższych kilkunastu miesięcy prawdopodobnie powstanie narzędzie informatyczne do obsługi kadrowo-księgowej, przeznaczone dla najmniejszych przedsiębiorców, rolników, jak i rodziców zatrudniających nianie. Narzędzie to ma ułatwić zawieranie umów o pracę, umów zlecenia czy też umów uaktywniających, pozwalając na zdalne zawarcie takich umów, jak i zmianę, rozwiązanie oraz obsługę wygaśnięcia. Poza tym narzędzie ma umożliwić elektroniczne prowadzenie dokumentacji pracowniczej, zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych oraz obliczenie należnych danin publicznoprawnych. Eksperci mają jednak wątpliwości czy zawarty w projekcie ustawy zapis o tym, iż z narzędzia nie będzie można zrezygnować po jego wyborze, jest odpowiednim w tej sytuacji. W tym kontekście dopiero ostateczny projekt przepisów, jak i praktyka zapewne pokażą, jak i czy i na ile owe wątpliwości ekspertów uda się rozwiać.
Ekspert Łukasz swoje wieloletnie doświadczenie na rynku pracy postanowił przekazać także na naszym blogu. Jego artykuły dotyczą aktualnych zmian gospodarczych a także tych na rynku pracy. Z chęcia udzieli porad pracodawcą, którzy prężnie rozwijają swoje firmy.