Kilka dni temu opublikowany został rządowy projekt nowelizacji kodeksu pracy, który reguluje kwestię pracy zdalnej na stałe. Projekt ten oceniany jest dość pozytywnie, jednakże posiada także pewne mankamenty.
Jak prezentował się poprzedni projekt nowelizacji kodeksu pracy odnośnie kwestii pracy zdalnej?
Poprzednia wersja projektu nowelizacji kodeksu pracy (KP) przewidywała, że każda ze stron stosunku pracy może złożyć wiążący wniosek w sprawie świadczenia pracy w formie zdalnej jedynie w ciągu trzech miesięcy od dnia podjęcia pracy zdalnej. Jeśli wniosek zostanie złożony przez zatrudnionego po tym terminie, pracodawca nie musi, ale może go uwzględnić w miarę możliwości. Natomiast jeśli pracodawca, który chciałby, by pracownik powrócił do pracy w biurze po upływie trzech miesięcy od dnia podjęcia przez pracowania pracy w formie zdalnej, musi porozumieć się w tej kwestii z tym pracownikiem lub zastosować wypowiedzenie zmieniające.
Taki tryb obowiązuje obecnie w przypadku świadczenia pracy w formie telepracy, która ma zostać zastąpiona właśnie nowymi przepisami odnośnie pracy zdalnej.
Jakie są założenia nowego projektu nowelizacji kodeksu pracy w kontekście pracy zdalnej?
Założenia nowego projektu kodeksu pracy są nieco inne niż założenia jego poprzedniej wersji. Jedna z głównych zmian dotyczy możliwości rezygnacji z wykonywania obowiązków na odległość i powrotu do biura, polegająca na prawie pracownika do złożenia swojemu pracodawcy wiążącego wniosku w tej sprawie w każdym momencie. Tożsamo będzie mógł postąpić pracodawca, jeśli uzna, iż podwładny pracujący zdalnie ma świadczyć pracę w siedzibie przedsiębiorstwa. Wtedy będzie on mógł dokonać tego w dowolnym czasie.
Zmiana ta stanowi swoiste uelastycznienie zasad pracy na odległość, na czym zależało szczególnie pracodawcom z uwagi na obawy wdrożenia pracy zdalnej na stałe przy ciągle zmieniającej się sytuacji w polskiej gospodarce i trudnościach w przewidywaniu przyszłości odnośnie zapotrzebowania na pracę.
Jakie wady ma nowy projekt nowelizacji kodeksu pracy według ekspertów?
Małgorzata Lorenc z Doradztwa Kadrowego Lorenc podkreśla, że proponowane przez rząd RP nowe rozwiązania mają nie tylko zalety, ale również i wady. Przedstawia problem na podstawie przykładu, gdzie zatrudniający decydujący się na szersze stosowanie w swym przedsiębiorstwie pracy zdalnej. W tym celu zawiera on z reprezentacją podwładnych stosowne porozumienie, a w konsekwencji kupuje nowy sprzęt do pracy w domu, sporządza nową wersję oceny ryzyka zawodowego i czyni wszelkie inne kroki w celu zminimalizowania kosztu wynajmu biur, zmniejszając powierzchnię z trzech niezależnych pomieszczeń na jedno. Wszystko byłoby w porządku, gdyby nie chęć powrotu pracowników do biura po półrocznej pracy on-line, którzy składają w tej sprawie wiążące wnioski. Pojawia się w tym momencie problem, ponieważ pracodawca ograniczył powierzchnię biura i zainwestował w nowy sprzęt do pracy zdalnej.
Podobne ryzyko wystąpić może także w sytuacji całkiem odwrotnej, a więc w przypadku, kiedy pracodawca zdecyduje o zmianie miejsca pracy podwładnych z home-office na pracę w biurze przedsiębiorstwa. Pracownicy pracujący zdalnie przystosowali swoje zasady panujące w domu oraz często również np. zrezygnowali z posiadania samochodu czy opiekunki dla dziecka, które były zbędne w czasie pandemii i panujących obostrzeń. Jeśli nowelizacja KP wejdzie w życie w brzmieniu ostatniego rządowego projektu, pracownik będzie zobowiązany do powrotu do pracy w biurze w ciągu 30 dni od dnia otrzymania wniosku w tej sprawie, chyba, że porozumie się on z pracodawcą inaczej. Tyle samo czasu będzie miał pracodawca na przygotowanie miejsca pracy pracownikowi powracającemu z pracy zdalnej do pracy w biurze przedsiębiorstwa.
Jakie jeszcze założenia zmian w kodeksie pracy są w nowym rządowym projekcie nowelizacji tego dokumentu?
Nowe przepisy jednoznacznie wskazują, iż z inicjatywą wykonywania pracy w formie home-office mogą wystąpić obie strony stosunku pracy, a więc i pracodawca, i pracownik. Wówczas na tę okoliczność muszą dokonać stosownego uzgodnienia.
Pracodawca będzie mógł jednostronnie skierować zatrudnionego do pracy zdalnej, jeśli w dotychczasowym miejscu, a więc w biurze przedsiębiorstwa, nie jest w stanie zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Warunkiem będzie jednak, że ten brak możliwości wynika z siły wyższej, jak na przykład pożar biura, czy poważna awaria w przedsiębiorstwie, a nie z przyczyn zależnych od pracodawcy. Dodatkowym warunkiem będzie złożenie przez pracownika oświadczenia, iż posiada optymalne warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy w formie zdalnej. Zmiana w KP w tej materii wymusza złożenie tego oświadczenia przed wydaniem polecenia przełożonego pracy podwładnego poza biurem przedsiębiorstwa, ponieważ wcześniejsze oświadczenia tracą moc. Zmiana warunków lokalowych i technicznych, która uniemożliwi wykonywanie obowiązków zdalnie, będzie wymagała podania tej informacji zatrudniającemu, a w konsekwencji pracodawca cofnie wydane wcześniej polecenie.
Zmianie ulegnie forma i wymiar pracy zdalnej polegająca na doprecyzowaniu kwestii miejsca świadczenia pracy zdalnej, które każdorazowo musi być uzgadniane z pracodawcą, a to oznacza, że jeśli pracownik chce zmienić miejsce świadczenia pracy w formie zdalnej, musi uzyskać na to zgodę przełożonego.
Pracodawca nie będzie mógł odmówić pracy poza biurem w przypadku złożenia o to wniosku przez niektórych pracowników, jeśli oczywiście jest to możliwe z punktu widzenia organizacji pracy lub jej charakteru. Nowy rządowy projekt rozszerza listę takich grup pracowników o:
- sprawujących opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny
- sprawujących opiekę nad osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym
- posiadających orzeczenie o niepełnosprawności (umiarkowanym lub znacznym)
Wydłuży się termin z 5 na 7 dni na poinformowanie pracownika przez pracodawcę o odmowie pracy zdalnej i powodach tej decyzji. Powodem odmowy może być rodzaj świadczonych obowiązków przez pracownika na rzecz przedsiębiorstwa.
Zapisy nowego rządowego projektu nowelizacji KP doprecyzowują kwestię obowiązku pracodawcy, wobec pracownika oddelegowanego do pracy zdalnej, zapewnienia zatrudnionemu urządzeń technicznych oraz ekwiwalentu lub ryczałtu z tytułu ponoszonych przez niego kosztów na rzecz świadczenia pracy w formie zdalnej. Trzeba będzie brać pod uwagę normy użycia energii elektrycznej i koszty dostępu do łączy telekomunikacyjnych.
W poprzedniej wersji projektu nowelizacji KP był wymóg nałożony na pracodawcę określenia zasad ochrony danych przekazywanych pracownikowi wykonującemu pracę w formie zdalnej oraz przeprowadzenia szkolenia w tym zakresie. Wersja obecna mówi, że przedsiębiorstwa mają mieć określone procedury ochrony danych osobowych na potrzeby wykonywania pracy zdalnej przez pracowników. Oznacza to, że wprowadzone zostaną nowe, dodatkowe regulacje dotyczące posługiwania się danymi osobowymi w razie pracy poza siedzibą.
Odnośnie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP) podczas jej świadczenia w formie zdalnej, zajdą takowe zmiany, iż jeśli podczas kontroli miejsca pracy pracownika przełożony stwierdzi uchybienia w zakresie przestrzegania BHP, będzie uprawniony do wezwania pracownika do usunięcia naruszeń we wskazanym w wezwaniu terminie lub do cofnięcia zgody na świadczenia pracy w tym trybie. Wówczas pracownik wraca do pracy w siedzibie w terminie określonym przez przełożonego. Poprzednia wersja rządowego projektu nowelizacji KP przewidywała, że na pracowniku ciąży obowiązek właściwego zorganizowania stanowiska pracy zdalnej ze szczególnym uwzględnieniem ergonomii, natomiast w obecnej wersji tego dokumentu znajduje się zapis, iż organizacją stanowiska z uwzględnieniem ergonomii zajmuje się pracownik. Mimo zniesienia tego obowiązku, z jednoczesnym pozostawieniem wykonania tego zadania pracownikowi, przeciwne są w tej kwestii związki zawodowe, które optują za tym, by obowiązków BHP nie przerzucać na pracowników.
Znowelizowany KP przewiduje możliwość świadczenia obowiązku pracy w formie zdalnej również, gdy ma to miejsce okazjonalnie bądź sporadycznie, nie częściej niż 24 dni w ciągu roku. W tym celu pracownik składałby wniosek, a jednocześnie pracodawca nie miałby obowiązku ustalania konkretnych zasad takiej formy pracy w porozumieniu zawieranym ze związkami zawodowymi lub w regulaminie zakładu pracy. Przełożony byłby także zwolniony z obowiązku zapewnienia pracownikowi narzędzi pracy i wnoszenia na jego rzecz rekompensaty podwyższonych kosztów, ale też nic nie stoi na przeszkodzie, by pracodawca takową uiszczał według własnego uznania. To spore uproszczenie w tej materii w stosunku do poprzedniej wersji projektu nowelizacji KP, która przewidywała możliwość okazjonalnej lub sporadycznej pracy zdalnej w wymiarze nieprzekraczającym 12 dni w roku.
Kiedy nowelizacja kodeksu pracy wejdzie w życie?
Jeśli nowelizacja KP według najnowszego rządowego projektu zostanie zaakceptowana i dalej procedowana, to wejdzie w życie po upływie trzech miesięcy od odwołania stanu epidemii na obszarze Polski. Poprzedni projekt przewidywał, że nowe regulacje będą obowiązywać po upływie trzech miesięcy od odwołania stanu epidemii, a jeśli zostanie ogłoszony stan zagrożenia epidemicznego w związku z zakażeniami wirusem SARS-CoV-2, co w konsekwencji wywołuje chorobę COVID-19, po upływie trzech miesięcy od dnia odwołania tego stanu.
Podsumowując, szykuje się nowelizacja kodeksu pracy, której projekt przedstawił kilka dni temu rząd. Jest to kolejna wersja i w zasadnie nie wiadomo, czy w obecnej formie ma szansę wejść w życie. Zmiany dotyczą głównie wprowadzenia na stałe możliwości pracy w formie zdalnej, która zastąpi obecnie obowiązującą telepracę. Skupiono się szczególnie na możliwościach delegowania do pracy poza siedzibą przedsiębiorstwa od strony pracodawcy oraz pracownika. Ważną kwestią jest plan, by obie strony stosunku pracy miały możliwość podejmowania decyzji o przejściu w tryb pracy zdalnej, ale także, co ważne, uprawnienie do rezygnacji z pracy w tym trybie.
Ekspert Łukasz swoje wieloletnie doświadczenie na rynku pracy postanowił przekazać także na naszym blogu. Jego artykuły dotyczą aktualnych zmian gospodarczych a także tych na rynku pracy. Z chęcia udzieli porad pracodawcą, którzy prężnie rozwijają swoje firmy.