Nadgodziny, a praca zdalna

Tworzone są obecnie przepisy dotyczące pracy zdalnej, które mają znaleźć się w kodeksie pracy, zastępując najprawdopodobniej będące już tam zapisy o telepracy. I podczas rozmów i konsultacji w ramach Rady Dialogu Społecznego (RDS) omawiane są poszczególne, budzące jeszcze wątpliwości, elementy tych przepisów. Jednym z problemów jest też sposób rozliczania nadgodzin przy ewentualnym wykonywaniu pracy w sposób zdalny. Mówi się w tym kontekście o ewentualnym zastosowaniu ryczałtu.

Jak zatem podejść do tematu nadgodzin przy świadczeniu pracy w sposób zdalny?

Generalnie ryczałt jako rozwiązanie planowany jest do zastosowania przy rozliczaniu kosztów ponoszonych przez pracownika. Mowa tutaj o kosztach związanych z korzystaniem z prywatnego sprzętu pracownika czy też zużyciem mediów. Podczas rozmów w ramach RDS okazało się, iż ryczałt może okazać się przydatnym również w innym kontekście.

Urzędnicy resortu pracy uważają bowiem, iż wobec osób pracujących zdalnie może on znaleźć zastosowanie również w odniesieniu do rozliczania pracy w godzinach nadliczbowych. Jest to jednak rozwiązanie nieoczywiste i nietypowe w tym kontekście. Dotychczas bowiem stosowane było w odniesieniu do pracowników mobilnych (chociażby kierowców czy też przedstawicieli handlowych). Niewątpliwie jednak może być ono przydatne dla pracodawców, szczególnie, gdy nadgodziny są przewidywane z uwagi choćby na realizację terminowego projektu.

Co na temat ryczałtu mówią obecne przepisy kodeksu pracy?

Otóż do ryczałtu odnosi się art. 151.1 par 4 kodeksu pracy (KP). Przepis ten pozwala zastąpić ryczałtem wynagrodzenie wraz z dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych, jednakże jego wysokość musi odpowiadać wymiarowi pracy w nadgodzinach.

Ryczałt jako taki nie jest jednak rozwiązaniem uniwersalnym, gdyż można go stosować jedynie wobec osób wykonujących pracę stale poza zakładem pracy. Celem bowiem tych przepisów jest uproszczenie ewidencji godzin pracy i rozliczania wynagrodzeń.

Jak zauważa Robert Stępień, radca prawny, partner założyciel PCS/Littler, nie ma żadnych wątpliwości, iż ryczałt można wypłacać w przypadku pracy zdalnej polecanej pracownikowi na podstawie regulacji wynikających z tarczy antykryzysowej. Na pewno też można go wypłacać w odniesieniu do telepracy, która z założenia zakłada regularność jej wykonywania w formie zdalnej.

Można go też stosować w takich sytuacjach, gdy pracownik w sposób powtarzalny wykonuje pracę zdalnie, przykładowo kilkanaście dni w miesiącu. Wątpliwości o możliwości stosowania ryczałtu pojawią się jednak wtedy, gdy praca zdalna wykonywana jest sporadycznie.

By to właściwie ocenić należy spojrzeć na cel przepisów o ryczałcie, który mówi, iż chodzi o to, by ułatwić rozliczanie nadgodzin w tych przypadkach, gdy nie ma możliwości precyzyjnej kontroli. I właśnie taka sytuacja ma miejsce przy wykonywaniu pracy w formie zdalnej, zarówno w sytuacji, gdy pracownik świadczy pracę wyłącznie zdalnie, jak i wówczas, gdy pracuje częściowo zdalnie, a częściowo w siedzibie przedsiębiorstwa. Oba te przypadku stanowią podstawę do płacenia ryczałtu za nadgodziny.

Czy zatem jest coś w przepisach o ryczałcie, co budzi wątpliwości?

Okazuje się jednak, iż pewne kwestie budzą wątpliwości ekspertów. Urzędnicy resortu pracy podkreślają bowiem, iż dopuszczalność stosowania ryczałtu dotyczy stałej pracy poza zakładem pracy, a mamy z nią do czynienia, jak wskazuje orzecznictwo sądowe, przy powtarzających się, zaplanowanych okresach pracy.

Jednakże w ocenie Roberta Stępnia przy stosowaniu pracy zdalnej na podstawie specustawy z dnia 2 marca 2020 roku nie ma znaczenia czy możemy tutaj mówić o „zaplanowanych okresach pracy” czy też nie. Liczy się bowiem to jak faktycznie wygląda samo wykonywanie pracy. Jeśli zatem pracownik świadczy ją zdalnie, to istnieje duża zasadność płacenia ryczałtu.

Z kolei doktor Magdalena Zwolińska, adwokat, partner w Kancelarii NGL Wiater uważa, iż zważając na orzecznictwo Sądu Najwyższego możliwość stosowania ryczałtu do rozliczania nadgodzin przy pracy zdalnej należy uznać za zupełnie wyjątkową. Warunkiem bowiem wypłaty ryczałtu jest co najmniej świadomość pracodawcy, iż pracownik świadczy lub będzie świadczył pracę w godzinach nadliczbowych z jednoczesną, choćby dorozumianą, akceptacją jej wykonywania. Ponadto samo ustalenie ryczałtu zwalnia z ewidencjonowania czasu pracy, gdy wykonuje się pracę ponadnormatywną, a dokładna kontrola liczby przepracowanych nadgodzin jest wysoce utrudniona.

Jednocześnie, zgodnie z zapisami specustawy z dnia 2 marca 2020 roku, na polecenie pracodawcy pracujący zdalnie ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonywanych czynności, uwzględniając opis tych czynności, datę i czas ich wykonania. Tym samym, jeśli osobie wykonującej pracę w formie zdalnej wydano takie polecenie, to w sposób oczywisty wyklucza to możliwość zastosowania ryczałtu za nadgodziny.

Kluczowym zagadnieniem jest tutaj bowiem świadomość pracodawcy, iż dana osoba pracuje w nadgodzinach, a czas pracy nie jest możliwy do ewidencjonowania. Tymczasem współczesna technologia prawie zawsze umożliwia określenie czasu pracy osoby pracującej zdalnie, czy to na sprzęcie komputerowym należącym do pracodawcy, czy też podłączonym do stosownej sieci.

Podsumowując, stosowanie ryczałtu na podstawie przepisów dziś występujących w kodeksie pracy w odniesieniu do rozliczania nadgodzin przy wykonywaniu pracy w formie zdalnej wcale nie jest takie oczywiste. Teoretycznie jest to jak najbardziej możliwe i charakter tak wykonywanej pracy uzasadnia takie podejście, jednakże już konstrukcja obecnych przepisów budzi wątpliwości w tym względzie. Należy zatem poczekać na konkrety w odniesieniu do tworzonych przepisów o pracy zdalnej, gdyż być może znajdą się tam takie zapisy, które te wątpliwości usuną.