Jak praca zdalna wpłynęła na przedsiębiorstwa i gospodarkę

Epidemia wirusa SARS-CoV-2 wywołującego chorobę COVID-19 sprawiła, iż od wiosny ubiegłego roku mamy do czynienia z wykonywaniem pracy w formie zdalnej na niespotykaną dotąd skalę. Wprawdzie osób pracujących w formie home office nie jest już tak dużo, jak na początku epidemii, tym niemniej skala tego zjawiska nadal jest całkiem duża. Warto zatem zastanowić się, jaki wpływ miała praca zdalna na przedsiębiorstwa i gospodarkę i jak zmieniło się jej postrzeganie przez pracodawców.

Jak zatem praca zdalna wpłynęła na gospodarkę i politykę przedsiębiorców?

Generalnie błąd popełnili ci pracodawcy, którzy uznali, iż czas epidemii należy przeczekać, gdyż marazm jest po prostu zaraźliwy. Ciekawym przykładem jest jedno z warszawskich przedsiębiorstw, które przed epidemią zajmowało się dostarczaniem do biur w stolicy warzyw i owoców. Przygotowywane przez to przedsiębiorstwo przekąski trafiały do ponad 2 tys. miejsc, a pracownicy realizowali kilkadziesiąt tysięcy dostaw tygodniowo.

Tymczasem epidemia spowodowała cięcie w tym przypadku z dnia na dzień. Pracownicy przeszli na zdalne wykonywanie obowiązków, a jeżeli nawet pracowali w biurze to wprowadzono zakazy wejścia na teren zakładów pracy ludzi spoza personelu. I osoby zarządzające przedsiębiorstwem nie postawiły na przeczekanie, lecz wybrały inną strategię działania. W kilka tygodni po marcowym lockdownie mieli już bowiem gotową nową usługę. Otóż zrobili kupony na paczki, które pracodawca mógł rozdawać pracownikom. A paczki docierały pod wskazany adres. W przeciągu kilku miesięcy przedsiębiorstwo zrealizowało ponad 100 tys. paczek, co miało wpływ zarówno na budżet firmy, jak i motywację w zespole pracowników, który dostał wyzwanie i mu sprostał.

Jak zauważa Grzegorz Rajca, psycholog organizacji i HR z przedsiębiorstwa Colliers, epidemia postawiła pracodawców przed nowymi, nieoczekiwanymi wyzwaniami. Zatem mieliśmy do czynienia z egzaminem z zarządzania zasobami ludzkimi, ale też i podstawami psychologii, inżynierii produkcji czy też ekonomii.

Czy praca zdalna była czymś zupełnie nowym?

Otóż oczywiście nie, gdyż sama praca zdalna i różne formy elastyczności nie są niczym nowym. Tego typu rozwiązania pojawiały się już w gospodarce, lecz nigdy nie na taką skalę. Niewątpliwie wcześniej w wielu przedsiębiorstwach pojawiał się opór czy też wątpliwości związane z wdrożeniem pracy zdalnej.

Można było usłyszeć, iż w danym przedsiębiorstwie nie da się wprowadzić pracy zdalnej, tymczasem epidemia spowodowała, iż home office stał się koniecznością, a co za tym idzie, da się go wprowadzić w życie.

Obecnie natomiast trudno już wycofać się z podjętych decyzji i praca hybrydowa (łączenie pracy zdalnej z pracą w biurze) jest już standardem. Obecnie pracodawcy zamierzający ściągnąć pracowników na stałe do biura ryzykują tym, iż najlepsi pracownicy odejdą, znajdując zatrudnienie u konkurencji, oferującej większą elastyczność w tym względzie.

Zdaniem Grzegorza Rajcy praca zdalna w wymiarze 1-2 dni w tygodniu nie stanowi żadnej różnicy, jeżeli natomiast jej wymiar jest dłuższy, potrzebna jest już wręcz rewolucja, także w myśleniu. Sytuacja, gdy spotkanie członków zespołu w biurze będzie raczej wyjątkiem niż regułą, wymaga zmian w wielu obszarach funkcjonowania przedsiębiorstwa, jak chociażby:

• konieczność zapewnienia infrastruktury do spotkań hybrydowych
• zmiana sposobu komunikacji
• koordynowanie wspólnych działań
• wzmocnienie kompetencji z zakresu zarządzania zespołami rozproszonymi wśród kadry menedżerskiej

Niewątpliwie kluczowym aspektem jest też wydajność pracy. W okresie epidemii przeprowadzonych zostało wiele badań ankietowych, gdzie respondenci deklarowali, iż efektywność ich pracy w trybie zdalnym jest zbliżona do efektywności w biurze. Padały wręcz deklaracje: „To, co zajmowało mi w biurze trzy godziny, w domu zrobiłem w godzinę”.

Jednak efektywność biznesowa jest zjawiskiem bardziej złożonym i nie da się jej sprowadzić do indywidualnej wydajności czy też szybkości wykonywania zadań. Zasadniczo mylenie tych pojęć to pułapka, w którą pracodawca wpaść nie powinien. Obok wydajności liczy się bowiem jeszcze:

• sprawność komunikacji
• możliwość wymieniania się pomysłami
• innowacyjność

Jak zatem praca zdalna wpłynęła na pracodawców i czego od nich wymaga?

Niewątpliwie hybrydowy system pracy stawia przed pracodawcami zupełnie nowe wyzwania. Jak zauważa doktor Wojciech Warski, prezes przedsiębiorstwa telekomunikacyjnego Softex Data SA i wiceprezydent Pracodawców RP, mówienie o tym, iż w godzinę w domu można zrobić tyle, co w biurze zajmowało trzy godziny jest bzdurą. Tak może było, lecz tylko na początku epidemii. Badania prowadzone obecnie wskazują natomiast, iż 70% pracowników ocenia pracę zdalną jako mniej wydajną.

Zdaniem Wojciecha Warskiego w okresie marca i kwietnia 2020 roku, czyli początkowym stadium epidemii, przejście na home office nie było problematyczne, mobilizacja była pełna, a wszyscy zdawali sobie sprawę z nienormalności sytuacji (nie było też potrzeby wprowadzania wyrafinowanych metod kontroli). Jednak jak przy każdym zrywie, po kilku miesiącach przychodzi wypalenie i spadek motywacji. Pracownikom przestało się podobać wykonywanie obowiązków z domu i metodą faktów dokonanych przedsiębiorstwo przeszło na pracę hybrydową. To zaś wymusiło zmiany w modelu zarządzania.

Wojciech Warski dostrzega, iż w owej nowej normalności praca za biurkiem musi być precyzyjnie określona i rozliczona. Ludzie są bowiem tylko ludźmi i gdy da się im za dużo swobody, wówczas pojawia się pokusa nadużyć. Stąd też w przedsiębiorstwie Softex Data SA pracownik musi być stale dostępny, a połączenia przez Skype czy też Teams odbywają się regularnie. Nie są to długie dyskusje, a raczej krótkie przekazanie aktualnych wytycznych bądź zadań, z których rozliczenie następuje codziennie.

W zespole ludzkim przedsiębiorstwa dało się też zauważyć skutki epidemii. Mowa tutaj o gorszym stanie psychicznym i mniejszej odporności na stres. By temu przeciwdziałać organizowane są co pewien czas spotkania w realu, gdzie można opowiedzieć o tym, co się nie podoba bądź z czym ma się problem.

Jak pracodawcy powinni podejść do pracy zdalnej czy też hybrydowej, by odnaleźć się w nowej rzeczywistości?

Generalnie pracodawcy mają obecnie dużo spraw do ogarnięcia, chcąc odnaleźć się w nowej postpandemicznej rzeczywistości. Pierwszym elementem jest na pewno zweryfikowanie sprzętu, którym posługują się pracownicy. Na pewno unikać należy sytuacji, gdy pracownik z domu działa na niezabezpieczonym sprzęcie, co wręcz urąga zasadom cyberbezpieczeństwa. Poza tym koniecznym jest organizowanie spotkań i szkoleń z zakresu efektywnego wykorzystywania komunikatorów, wdrażania programu obiegu spraw czy też podnoszenia kompetencji cyfrowych.

W przyszłości spodziewać się należy popularyzacji centrów coworkingowych, będących alternatywą dla pracodawców, których zespoły pracują częściowo z domów, odległych od siedziby przedsiębiorstwa lub gdzie nie ma warunków (z uwagi na dzieci czy też mały metraż). Jest to też alternatywa dla tych, którzy po epidemii zmniejszyli swoją przestrzeń biurową.

Istotnym jest też, iż na tego typu działania pozwolić mogą sobie przedsiębiorcy skupieni wokół pracy w biurze. Inaczej sytuacja wygląda w przypadku przedsiębiorstw produkcyjnych, gdzie generalnie nie ma mowy o zorganizowaniu pracy w sposób zdalny. Tutaj nawet często wprowadzenie większego dystansu między pracownikami czy też rotacyjnego systemu pracy jest wątpliwe i trudne do zrealizowania.

Zdaniem Artura Skiby, prezesa agencji rekrutacyjnej Antal, dla pracodawców ważnym egzaminem był ten z zaufania. Na początku epidemii bowiem nader często pracownicy brali udział w wideorozmowach, których obecnie jest już o 1/3 mniej. Pracodawcy coraz rzadziej sprawdzają o której ktoś zameldował się przed komputerem i ile czasu spędził na obiedzie. Coraz częściej liczy się bowiem wykonanie zadania. Tym niemniej zdarzają się sytuacje nieprawidłowe, jak chociażby praca na dwóch etatach zatajona przed pracodawcą. Zatem bezpieczna jest w tym przypadku zasada ograniczonego zaufania i rozsądnego monitoringu.

Generalnie epidemia to czas zupełnie nowych doświadczeń, jak chociażby odnośnie zorganizowania pracy na nowo (by była ona bezpieczna dla pracowników i gwarantowała ciągłość) czy też zmiany podejścia do pracy zespołu. Nawet w przedsiębiorstwach, gdzie powrócono do systemu pracy obowiązującego przed wybuchem epidemii, osoby mogą nadal pracować z domu, jeżeli o to poproszą.

Jak przyznaje Gabriel Kermiche, prezes Ecowipes, producenta artykułów higieniczno-kosmetycznych zatrudniającego 600 osób, kiedyś był on podejrzliwy do osób składających propozycję wykonywania swych obowiązków z domu, traktując to jako miganie się od obowiązków. Obecnie jednak wiem, iż istnieje potrzeba łączenia życia prywatnego z zawodowym, a epidemia nauczyła go większego zaufania do ludzi. Sprawiła również, iż godzi się on teraz na większą elastyczność w pracy.

Podobnie zdanie o home office zmienił również Ryszard Florek, właściciel i prezes zarządu fabryki okien Fakro, zatrudniającej około 3 tys. pracowników. Otóż obecnie w Fakro poproszono pracowników o powrót do pracy w biurze, uważając taką pracę za bardziej efektywną i kreatywną. Ludzie wymieniają się spostrzeżeniami, dzielą uwagami i opiniami na bieżąco. Jednak praca z domu również jest możliwa. Poza tym nadal organizowane są narady i spotkania w formie online za pośrednictwem aplikacji Teams. Zmian w tym zakresie nie przewiduje się, gdyż liczy się przede wszystkim możliwość szybkiej organizacji spotkania bez względu na to, gdzie aktualnie znajdują się pracownicy.

Czy pracodawcy popełnili błędy w owym wymuszonym epidemią przechodzeniu na pracę zdalną?

Zdaniem doktor Kaji Prystupy-Rządcy z Katedry Zarządzania Akademii Leona Koźmińskiego w Warszawie największym błędem pracodawców było założenie, iż praca zdalna nie różni się od tej wykonywanej z biura (poza narzędziami komunikacji). Oczekiwanie w tym zakresie, iż jedynie przejdziemy do rozmów twarzą w twarz do dyskusji online sprawiło, iż mieliśmy do czynienia z godzinami spędzonymi na wideo- i telekonferencjach, co było męczące i nieefektywne, skutkujące spadkiem wydajności. Stąd też obecnie niektóre przedsiębiorstwa dążą do szybkiego powrotu do biur.

Błędem pracodawców było również to, iż nie zainwestowali oni w kompleksowe rozwiązania informatyczne, które zredukowałyby bezproduktywną wymianę maili czy też calli. Zdecydowanie lepszym rozwiązaniem w tym względzie jest metoda kanban, opracowana jeszcze w latach 50-tych ubiegłego stulecia w Japonii.

We współczesnym wydaniu metoda kanban to przykładowo elektroniczna platforma, na której umieszczane są realizowane projekty. I na taką wirtualną tablicę w każdej chwili zajrzeć może szef czy też menedżer, przypominając chociażby o nadchodzącym deadline. Warto w tym miejscu przypomnieć, iż jeszcze przed epidemią statystycznie traciliśmy około 4 godzin tygodniowo na wyszukiwanie informacji w e-mailach i nagromadzonych dokumentach.

Zdaniem Kaji Prystupy-Rządcy szefowie, którzy sądzili, iż pracownicy na zdalnym będą przez 8 godzin siedzieć przed komputerem srodze się zawiedli. W biurze były przecież przerwy na kawę, papierosa czy też podgrzanie obiadu. Tymczasem praca zdalna pozbawiła pracowników tych naturalnych przerw.

W zamian pojawiły się absurdalne zarzuty ze strony szefostwa, typu: „nie odpisujesz w pięć minut, to znaczy, że się obijasz”. I pracownicy niepewni swej pozycji lub wrażliwi na krytykę (chcąc uniknąć podobnych oskarżeń) zaczęli rzeczywiście spędzać 8 godzin przed ekranem monitora. I obecnie te osoby deklarują wyraźny spadek jakości życia, spadek samooceny oraz niższą jakość pracy.

Badania wskazują ponadto, iż 1/3 pracodawców nie zaoferowała swym pracownikom wsparcia w zakresie sprzętu elektronicznego. Poza tym 86% pytanych pracowników nie otrzymało środków na pokrycie kosztów mediów, czyli wyrównania za zwiększone opłaty za prąd, wodę czy też Internet. 10% ankietowanych odpowiedziało, iż w ich przedsiębiorstwach przeprowadzono szkolenia z zakresu obsługi narzędzi do pracy zdalnej, a 40% badanych nie dostało w tym względzie żadnego wsparcia. Stąd też generalnie pracodawcy nie powinni oczekiwać żadnych cudów w tym względzie, gdyż nie przygotowali oni swych pracowników do wykonywania zadań w formie home office. Tego egzaminu pracodawcy po prostu nie zdali.

Czy zatem rzeczywiście jesteśmy już w okresie postepidemicznym, gdy praca zdalna może być tylko wyborem, a nie przymusem?

Zdaniem Grzegorza Kulisia, eksperta BCC ds. rynku pracy i prezes zarządu agencji Weegree, należy być w tym względzie ostrożnym, analizując chociażby dane o aktualnym przyroście liczby osób zakażonych. Zatem praca zdalna czy też hybrydowa pozostanie zapewne z nami na dłużej, bądź nawet na stałe.

Grzegorz Kuliś na podstawie swego przedsiębiorstwa uważa, iż model pracy hybrydowej nazwać można wręcz swego rodzaju polisą bezpieczeństwa, gdyż jest to szansa na zadowolenie wszystkich. W zależności od działu taka praca jest inaczej zorganizowana i inne grupy pracowników w różnych okresach mogą wykonywać ją z domu. Zatem pracownicy kadr są w biurze przynajmniej do 10 dnia każdego miesiąca, handlowcy mają w tym względzie większą swobodę w zależności od zadań, a już pracownicy działu IT spotykają się w biurze tylko raz w tygodniu na odprawach.

Poza tym praca hybrydowa ma też swój wymiar finansowy, gdyż w ten sposób ograniczyć można o 30-40% niezbędną powierzchnię biurową. Jednak prawdziwym wyzwaniem, przed którym stoją pracodawcy, jest determinacja zespołu. Badanie przeprowadzone pośród szefów z branży HR pokazują, iż dla 59% z nich najważniejszym zadaniem na kolejne miesiące jest motywowanie ludzi, a zaraz potem – utrzymanie efektywności. W tym względzie owocowe czwartki i inne metody sprzed epidemii odpadają. Obecnie liczy się zadbanie o dobrostan psychiczny i fizyczny ludzi. I to nie poprzez oferowanie karnetów medycznych.

Dziś ważnym jest, by pracodawca przestał jawić się wyłącznie jako ten, który gwarantuje comiesięczne wypłaty. Powinien on bowiem deklarować konkretne wartości w zakresie ekologii czy też równouprawnienia, ponieważ skutkiem ubocznym epidemii jest też skrócenie dystansu w przedsiębiorstwie i przez to większe wymagania od tego, który zszedł z piedestału.

Podsumowując, epidemia spowodowała upowszechnienie wykonywania pracy w formie home office na niespotykaną dotąd skalę. Tak naprawdę zmianie uległo wszystko, począwszy od metod pracy, poprzez jej wydajność i efektywność, a na jej aspektach psychologicznych skończywszy. Największym błędem pracodawców było przyjęcie strategii na przeczekanie, jak i założenie, iż praca zdalna nie różni się od tej wykonywanej w biurze. Generalnie niestety pracodawcy w tym elemencie egzaminu nie zdali i dopiero uczą się odnajdywać w nowej rzeczywistości. Im szybciej jednak zrozumieją, iż powrotu do rzeczywistości sprzed epidemii nie ma i nie będzie, tym lepiej dla pracowników i całej gospodarki.