Jak nie odprowadzać składek od nagród dla pracowników

Wartą zastanowienia jest sprawa w jaki sposób dokonywać wypłat nagród dla pracowników, by nie odprowadzać z tego tytułu składek ZUS. Jest kilka warunków, które takie nagrody powinny spełniać.

Co powinniśmy wiedzieć o nagrodach dla pracowników w kontekście składek ZUS?

Zasadniczo nagrody dla pracowników mają charakter uznaniowy. Tym samym pracodawca może, lecz nie musi, umieszczać nagród w wewnętrznych aktach płacowych. Generalna zasada jest taka, iż nagrody powinny gratyfikować wzorową pracę zatrudnionych, ich szczególne osiągnięcia na tym polu, bądź też odpowiedni staż pracy.

Natomiast podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, poza wynagrodzeniem chorobowym (chociaż jest ono podstawą dla składki zdrowotnej) oraz składnikami przychodu wymienionymi w rozporządzeniu składkowym.

Patrząc zatem na tę definicję, uznać należy, iż przychodem są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze, bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Tym samym przychodami są w szczególności wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różne dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop, wszelkie inne kwoty niezależnie od tego czy ich wysokość została z góry ustalona, świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Generalnie też to, czy dana należność, wypłata pieniężna lub świadczenie, jest przychodem ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustalają (szczególnie w wątpliwych sytuacjach), organy podatkowe.

Jak zatem podejść do nagród, w kontekście przychodu podlegającego opodatkowaniu i oskładkowaniu?

Generalnie panuje zasada, iż skoro nagrody mieszczą się w kategorii przychodu ze stosunku pracy, podlegają też objęciu składkami na ZUS. Jak w tej materii stwierdził Sąd Apelacyjny w Łodzi w wyroku z dnia 6 lutego 2016 roku (sygn. akt III AUa 699/15), nagrody uznaniowe wypłacane przez pracodawców pracownikom zatrudnionym w ramach stosunku pracy, niezależnie od kryteriów jakimi kieruje się pracodawca przy ich przyznawaniu, podlegają włączeniu do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Natomiast nie stanowią podstawy wymiaru składek nagrody jubileuszowe, które zgodnie z zasadami przysługują pracownikowi raz na 5 lat. Z kolei ZUS twierdzi też, iż z podstawy wymiaru składek wyłączone są nagrody jubileuszowe wypłacane w dniu rozwiązania stosunku pracy. Przy czym, pracownik obdarowany taką nagrodą musi spełniać dwa warunki:

• do nabycia prawa do nagrody z tytułu upływu kolejnych 5 lat brakuje mu mniej niż 12 miesięcy, licząc od dnia rozwiązania tego stosunku
• rozwiązanie stosunku pracy ma związek z przejściem na emeryturę, rentę inwalidzką lub świadczenie przedemerytalne

Ponadto, nie stanowią podstawy wymiaru składek również jednorazowe rekompensaty przyznawane wskutek likwidacji przez pracodawcę nagród jubileuszowych. Z kolei wówczas warunkiem jest, aby:

• likwidacja nagród jubileuszowych wynikała ze zmiany wewnętrznych przepisów
• dotychczasowe zasady przyznawania i wypłacania nagród jubileuszowych przewidywały, że nagrody jubileuszowe przysługiwały nie częściej niż co 5 lat

Jak zatem podejść do tematu nagrody jubileuszowej, ale w postaci rzeczowej?

Generalnie nagrody jubileuszowe, niezależnie od ich formy (mogą być w postaci gotówki lub rzeczowe), nie stanowią podstawy wymiaru składek. Natomiast wartość pieniężną świadczeń wypłaconych w naturze pracodawca ustala w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu.

Najczęściej jednak takiego ekwiwalentu się nie oblicza. W takiej sytuacji wartość tę ustala samodzielnie pracodawca w zależności od przedmiotu świadczenia. I tak, gdy:

• przedmiotem świadczenia są rzeczy lub usługi, które wchodzą w zakres działalności pracodawcy, wtedy ich wartość wynika z cen, które są stosowane wobec innych odbiorców
• przedmiotem świadczenia są rzeczy lub usługi, które pracodawca zakupił, wtedy wartość wynika z cen zakupu

W powyższym kontekście wyraził też swe stanowisko Sąd Apelacyjny w Katowicach w swym wyroku z dnia 15 stycznia 2016 roku (sygn. akt III AUa 1615/14), uznając, iż: „Zgodnie z par. 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia składkowego z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wyłączone są przychody uzyskane tytułem nagrody jubileuszowej (gratyfikacji), jeżeli według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat.”

Tym samym przepis ten mówi o 2 warunkach, które muszą być łącznie spełnione, by nagroda jubileuszowa w formie gratyfikacji rzeczowej nie była tytułem do oskładkowania. Mianowicie:

• zasady przyznawania nagrody jubileuszowej powinny być uregulowane w zakładowych źródłach pracy (chociażby w regulaminie wynagradzania)
• prawdo do tej nagrody, uregulowane w przepisach wewnętrznych, powinno być obwarowane zastrzeżeniem, iż przysługuje ona pracownikowi nie częściej niż co 5 lat.

A co w sytuacji, gdy jubileusz obchodzi zakład pracy i z tego tytułu przyznaje pracownikom nagrody?

Otóż, jeśli zakład pracy osiąga pewien jubileusz istnienia na rynku, wówczas przyznając z tej okazji swym pracownikom nagrody jubileuszowe, musi liczyć się z tym, iż podlegają one oskładkowaniu. Jest to bowiem nagroda z tytułu jubileuszu przedsiębiorstwa, a nie pracownika. Podobna zasada panuje też w odniesieniu do innych tytułów nagród, jak chociażby święta.

Zdarzają się też sytuacje, gdy nagrody przyznawane są w ramach konkursu. Zasadniczo konkurs to impreza lub przedsięwzięcie, w których startuje wiele osób rywalizujących ze sobą pod jakimś względem. Celem konkursu jest wyłonienie zwycięzcy, który zwykle otrzymuje jakąś nagrodę. I nagrody uzyskane w konkursach organizowanych przez pracodawców mogą być zakwalifikowane do przychodów ze stosunku pracy lub do przychodów z tak zwanych innych źródeł. I właśnie owo źródło przychodu determinuje sposób opodatkowania takiej nagrody, a tym samym i jej oskładkowania.

Elementem, który decyduje o tym, jest grupa docelowa do jakiej kierowany jest konkurs. Jeśli ma on charakter wewnętrzny, zamknięty i do udziału w nim uprawnieni są tylko pracownicy przedsiębiorstwa, wówczas nagroda stanowi przychód ze stosunku pracy. Tym samym taka nagroda stanowi podstawę do naliczenia podatku i należnych składek ZUS.

Jeżeli natomiast do konkursu oprócz pracowników przystąpić mogą inne osoby, chociażby zatrudnione na innej podstawie niż stosunek pracy lub klienci czy też kontrahenci, wówczas nagrody stanowiłyby przychód z innych źródeł. Tym samym oznacza to brak obowiązku naliczania i opłacania składek.

Podsumowując, nagroda co do zasady podlega zarówno opodatkowaniu jak i jest podstawą do naliczenia składek na ubezpieczenie społeczne. Bardzo trudno jest znaleźć w tej sytuacji takie rozwiązanie, by mogła ona nie być objęta opodatkowaniem i oskładkowaniem. Taka sytuacja dotyczy tylko nagród jubileuszowych i to tych wypłacanych pracownikowi nie częściej niż raz na 5 lat. Zatem ta forma dodatkowego wynagradzania nie stanowi alternatywy dla pracodawcy, by móc dodatkowo zmotywować pracownika, bez jednoczesnego ponoszenia kosztów opodatkowania i oskładkowania.