Panujący już prawie rok stan zagrożenia epidemicznego spowodował, iż systemy premiowe dla pracowników stają się coraz mniej atrakcyjne. Pracodawcy bowiem zmuszeni zostali do modyfikowania zasad przyznawania dodatkowych bonusów, poszukując koniecznych oszczędności. Nie zawsze jednak dokonują tego zgodnie z prawem, przez co zmiany przez nich dokonywane mogą okazać się nieskuteczne.
Jak zatem epidemia wpłynęła na zmiany w zakresie systemów premiowych?
Generalnie dla wielu przedsiębiorców epidemia oznacza konieczność ograniczania kosztów, co dotyka również kosztów osobowych, takich jak różnego rodzaju świadczenia dodatkowe (przykładowo nagrody czy też premie). Wielu przedsiębiorców już w ubiegłym roku zawiesiło wypłatę takich dodatkowych świadczeń, bądź też zmieniło zasady ich wypłacania. Tego typu działania podjęte zostały w celu dostosowania się do gorszych warunków gospodarowania bądź spodziewanych gorszych wyników finansowych.
Skutkiem takich działań jest wprowadzenie wielu zmian generalnie niekorzystnych dla pracowników, którzy finalnie otrzymają mniej pieniędzy. Jest to szczególnie widoczne w odniesieniu do premii rocznych, których przyznanie ma zazwyczaj miejsce na początku kolejnego roku, a wypłata w II kwartale.
Czy zatem takie działania i decyzje pracodawców były zgodne z prawem?
Okazuje się, iż nie wszystkie tego typu decyzje podejmowane były zgodnie z prawem, a to może oznaczać, iż pracownikom przysługiwać będą roszczenia o wypłatę świadczeń. Z uwagi na to, iż okres ich przedawnienia wynosi 3 lata, pracownicy wcale nie musza się spieszyć ze składaniem pozwów z żądaniem zapłaty, czekając na poprawę sytuacji gospodarczej czy też moment zmiany pracodawcy.
Należy też pamiętać, iż czynnikiem inicjującym konieczność wypłaty może być również kontrola Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), przeprowadzona na wniosek jednego z pracowników. Poza tym decyzje pracodawców podejmowane w latach 2020 i 2021 mogą mieć też przełożenie na wypłatę dodatkowych świadczeń w latach kolejnych, gdyż problemy finansowe przedsiębiorstw nadal nie ustają i poszukiwanie oszczędności może być jeszcze przez długi czas potrzebne.
Stąd też warto już teraz dokonać analizy podjętych kroków mających na celu wprowadzenie oszczędności, by określić ryzyko i rozważyć ewentualne działania naprawcze. Ocena poziomu ryzyka zależeć będzie w głównej mierze od rodzaju wypłacanego świadczenia dodatkowego, jak i decyzji je ograniczających podjętych przez pracodawcę.
Jakie zatem możliwości działania ma pracodawca w kontekście nagród?
Otóż nagroda jest najczęściej dodatkowym świadczeniem pieniężnym przyznawanym pracownikowi za wzorowe wypełnianie obowiązków pracowniczych, przejawy dodatkowej inicjatywy w pracy czy też podnoszenie wydajności i jakości pracy. Co do zasady nagroda jest świadczeniem uznaniowym, tym samym jej przyznanie zależy wyłącznie od woli pracodawcy.
Jednakże coraz częściej spotyka się tworzenie wewnętrznych systemów i zasad przyznawania nagród w przedsiębiorstwach, gdyż należy pamiętać, iż pomimo uznaniowego charakteru dodatkowego świadczenia jakim jest nagroda, pracodawca musi przestrzegać zakazu dyskryminacji i nakazu równego traktowania pracowników. Zatem stworzenie wewnętrznych regulacji w tym zakresie pozwoli na przyznawania nagród bez ryzyka naruszenia powyższych przepisów.
Generalnie zawieszenie wypłacania nagród wskutek sytuacji finansowej pracodawcy czy też kryzysu gospodarczego na rynku nie kreuje po stronie pracodawcy ryzyka kwestionowania takiej decyzji w przyszłości, pod warunkiem jednakże, iż nagrody nie są w rzeczywistości premiami.
Z praktyki gospodarczej niestety często wynika, iż nagrody spełniają wszystkie wymogi stawiane premiom, szczególnie wówczas, gdy pracodawca określa warunki nabycia prawa do nich, przykładowo poprzez wskazanie poziomu sprzedaży do osiągnięcia. Kolejnym ryzykiem może być cykliczne przyznawanie nagrody w tych samych okolicznościach. Może być ona wówczas potraktowana jako premia.
Tym samym decyzja o zawieszeniu przyznawania nagród powinna być poprzedzona oceną, czy pracodawca rzeczywiście odnosi się do nagród określonych w art. 105 kodeksu pracy (KP), czy też może w praktyce mamy do czynienia z premią. Od takiej oceny zależeć będzie bowiem dobór odpowiednich narzędzi do zawieszenia przyznawania danego świadczenia czy też zmiany jego warunków.
A jak ewentualne zawieszenia i zmiany należy odnieść do premii?
Otóż w odróżnieniu od nagród, premie są świadczeniami, których obowiązek wypłaty wynika z zasad wdrożonych w danej organizacji. Zapisy dotyczące premii mogą być ujęte w regulaminie wynagradzania bądź w samych umowach o pracę. Są tam określone warunki, których spełnienie powoduje uzyskanie przez pracownika świadczenia, a pracodawcę zobowiązuje do jego wypłaty.
Zatem w przypadku premii pracodawca musi podjąć dodatkowe czynności formalne, by móc zawiesić jej wypłacanie. Działania, które pracodawca musi podjąć, zależą generalnie od aktu prawnego, w którym ów system premiowy został uregulowany. Mianowicie:
- gdy premia wynika z regulaminu wynagradzania, pracodawca może ją zawiesić w porozumieniu zawartym ze stroną społeczną
- jeśli premia wynika z umowy o pracę, wówczas możliwe jest zawarcie ze stroną społeczną porozumienia o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia niż te wynikające z zawartych umów o pracę (zawarcie takiego porozumienia jest możliwe u pracodawców nieobjętych układem zbiorowym pracy lub zatrudniających mniej niż 20 pracowników
Pamiętać należy, iż w obu przypadkach zawarcie porozumienia jest możliwe, o ile jest to uzasadnione sytuacją ekonomiczną pracodawcy, a okres stosowania gorszych warunków nie może przekraczać 3 lat.
Jeżeli jednak premia wynika z układu zbiorowego pracy, jej zawieszenie jest możliwe na mocy porozumienia zawartego ze związkiem zawodowym. Takie porozumienie musi zostać zgłoszone do rejestru układów zbiorowych pracy i może trwać do 3 lat.
Zawarcie porozumień czy ze związkami zawodowymi bądź stroną społeczną powoduje, iż nie trzeba już zawierać indywidualnych porozumień dokonujących tych zmian bądź wręczać wypowiedzenia zmieniające. Generalnie zawieszenie wypłacania premii zawsze wymaga zawarcia porozumienia w formie pisemnej. Stąd też z formalnego punktu widzenia nie ma możliwości, by zawiesić prawo do premii w inny sposób.
Co jeszcze jest ważne w kontekście systemów premiowych i możliwości dokonania w nich zmian?
Zasadniczo znaczna część systemów premiowych oparta jest o zrealizowanie określonych celów, które mogą być indywidualnie związane z osobą pracownika (jak chociażby uzyskaniem określonych kompetencji) bądź wykonywaną przez niego pracą (chociażby osiągnięcie określonego poziomu sprzedaży). Poza tym cele mogą dotyczyć określonego działu czy też departamentu, jak i spółki bądź też całej grupy. Cele zależą też od branży, w której funkcjonuje pracodawca, jak i obowiązków pracownika. Generalnie ich określenie ma zazwyczaj wymiar finansowy.
Same zasady premiowe często dotyczą danego roku kalendarzowego i uzależnione są od wielu czynników, zarówno zależnych od samego pracownika, jak i samej organizacji czy też otoczenia rynkowego. To zaś sprawia, iż najczęściej cele obowiązują w konkretnym roku, a w następnym mogą już ulec zmianie.
Tym samym, jeśli decyzje pracodawcy spowodowane są sytuacją wywołaną przez epidemię wirusa SARS-CoV-2 wywołującego chorobę COVID-19, sprowadzać się mogą do wyznaczenia innych celów na kolejny rok kalendarzowy, co będzie zgodne z przepisami, nie powodując żadnego ryzyka po stronie zatrudniającego. W tym zakresie nie ma znaczenia nawet to, gdyby nowe cele były znacznie trudniejsze do zrealizowania, pod warunkiem jednakże takim, iż pracodawca ma uprawnienie do ustalania zmienności celów na dany okres zapisane w systemie premiowania.
Czy jednak pracodawca ma prawo do zmiany zasad premiowania w trakcie trwania okresu premiowego?
Otóż sprawa nie jest taka jednoznaczna. Ważnym jest określenie, czy wprowadzone zmiany pogarszają sytuację pracownika. Taka konieczność wynika z faktu, iż cel ustanowiony na dany okres staje się elementem stosunku pracy, a dokładniej elementem systemu premiowego obowiązującego za dany okres premiowy. Tym samym jego zmiana na niekorzyść pracownika wymaga jego zgody, zarówno w formie porozumienia bądź też wypowiedzenia zmieniającego.
Tym samym dokonanie takiej zmiany zasad premiowania w trakcie roku i powiadomienie jedynie o niej pracowników rodzi ryzyko uznania, iż nie doszło do formalnej zmiany celów i nadal obowiązują te dotychczasowe. Jeżeli jednak cel jest zmieniany na korzyść pracownika, wówczas porozumienie czy też wypowiedzenie zmieniające nie jest potrzebne.
Należy też mieć na uwadze, iż niewyznaczania celów premiowych na kolejny okres też nie jest dobrym rozwiązaniem. Jeżeli bowiem takie uprawnienie do niewyznaczania celów nie wynika wprost z zasad premiowych, to może być uznane za zaniechanie ze strony pracodawcy. To zaś spowodować może, iż w przypadku wystąpienia pracownika z roszczeniem, sąd może odwołać się do celów obowiązujących w poprzednich okresach premiowych.
Jakie jeszcze elementy premii mogą podlegać modyfikacjom?
Pamiętać również trzeba, iż modyfikacjom podlegać mogą zarówno cele premii, jak i jej warunki (przykładowo jej wysokość, progi czy też zasady naliczania). Jednakże każdą decyzję pracodawcy należy oceniać z punktu widzenia skutków dla pracowników. Jeżeli będzie negatywny, to pracodawca powinien pamiętać o konieczności zawarcia porozumienia bądź zastosowania wypowiedzenia zmieniającego.
Jeżeli natomiast analiza podjętych przez pracodawcę działań w zakresie zmian dokonanych w systemach premiowania wykaże, iż nie zostały one dokonane skutecznie i zgodnie z planem, należy zastanowić się nad działaniami naprawczymi. Przy czym istotne jest, iż nie mogą one prowadzić do sytuacji, których efektem będzie zrzeczenie się prawa do premii przez pracowników.
Podsumowując, pracodawcy wskutek epidemii i wywołanego przez nią kryzysu gospodarczego znaleźli się w trudnym położeniu. Wielu z nich boleśnie odczuło zmiany na rynku w zakresie podaży i popytu produktów. To zaś niewątpliwie wpłynęło na ich sytuację finansową, skłaniając do poszukiwania oszczędności, również na polu kosztów osobowych. Wówczas stosunkowo najłagodniejszym celem działań oszczędnościowych stały się systemy premiowania i nagradzania. Przeprowadzając jednak oszczędności na tym polu pamiętać należy, iż zmiany w tym zakresie wiążą się z podjęciem szeregu działań formalnych, by ustrzec się przed ewentualnymi roszczeniami ze strony pracowników w przyszłości.
Ekspert Łukasz swoje wieloletnie doświadczenie na rynku pracy postanowił przekazać także na naszym blogu. Jego artykuły dotyczą aktualnych zmian gospodarczych a także tych na rynku pracy. Z chęcia udzieli porad pracodawcą, którzy prężnie rozwijają swoje firmy.