Digitalizacja dokumentów coraz szerzej wkracza do przedsiębiorstw i sfery życia gospodarczego. Jednak nie wszystkie podmioty się na nią godzą. Okazuje się, iż na składanie niektórych oświadczeń w postaci elektronicznej nie chcą godzić się chociażby Polski Fundusz Rozwoju (PFR), Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) czy też część instytucji finansowych. Jednak zakaz ze strony tych instytucji nie wynika z przepisów, jak i nie ma sankcji za niezachowanie formy pisemnej. Zatem jest ona również możliwa w przypadku Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK).
Jak obecnie przedstawia się sytuacja z digitalizacją dokumentów?
Panujący nieustannie już od ponad pół roku stan epidemii wymusił na przedsiębiorcach rozpoczęcie digitalizacji wielu procedur na linii pracodawca-pracownik. Wpływ na to ma częsta nieobecność w pracy wynikająca z pracy zdalnej, jak i ograniczenia w kontaktach. To bowiem znacznie utrudnia uzyskanie własnoręcznych podpisów.
Konieczność przesyłania dokumentów w celu ich podpisania jest z kolei logistycznym wyzwaniem, generującym straty czasu i kreującym dodatkowe koszty. Stąd można rzecz, iż używanie papieru w obecnych okolicznościach wiąże się z dużymi utrudnieniami i jest po prostu nieefektywne.
Tymczasem właśnie w tej chwili kilkadziesiąt tysięcy polskich przedsiębiorców kończy wdrażanie Pracowniczych Planów Kapitałowych. Generalnie PPK mają na celu gromadzenie środków finansowych na starość, co też powoduje, iż są stosunkowo mocno rozbudowane w zakresie różnych uprawnień pracowniczych, jak i obowiązków pracodawców.
Zgodnie z ustawą z dnia 4 października 2018 roku o Pracowniczych Planach Kapitałowych, w jej ramach może funkcjonować około 20 różnego rodzaju oświadczeń czy też informacji, które mogą składać pracownicy lub które jest zobowiązany przekazywać pracodawca. A należy pamiętać, iż liczbę tę trzeba przemnożyć przez liczbę pracowników.
Oczywiście nie wszystkie oświadczenia składane będą w tym samym czasie i ciągle. Mamy zatem do czynienia z oświadczeniami jednorazowymi, jak chociażby:
- informacja o możliwości oszczędzania w PPK złożona osobie 55+
- informacja o możliwości dokonywania wpłat dodatkowych
- informacja o możliwości obniżenia wpłaty podstawowej
Inne z kolei składane będą tylko w przypadku określonych okoliczności, jak chociażby:
- oświadczenie pracownika w przedmiocie wypłaty transferowej
- rezygnacja z oszczędzania
A jeszcze inne mają charakter cykliczny, jak:
- informacja o możliwości ponowienia deklaracji o nieoszczędzaniu w końcówce czteroletniego okresu, z upływem którego następuje ponowny automatyczny zapis do PPK
Generalnie każde ze złożonych oświadczeń wymaga od pracodawcy oceny, podjęcia określonych czynności, jak i ich archiwizacji. A im więcej takich dokumentów i pracowników, tym wzrasta zaangażowanie pracownika w zarządzanie taką dokumentacją.
Czy zatem można w tym przypadku przejść na formę elektroniczną?
Otóż patrząc na liczbę dokumentów, postępującą cyfryzację i możliwości technologiczne, jak i obecną sytuację epidemiczną, możliwość wymiany tej dokumentacji w formie elektronicznej wydaje się mocno uzasadniona.
Generalnie ustawa o PPK mówi o konieczności zachowania formy pisemnej jedynie w przypadku trzech dokumentów, mianowicie:
- deklaracja pracownika o nieoszczędzaniu
- oświadczenie uczestnika PPK o braku zgody na wypłatę transferową
- wniosek osoby zatrudnionej o ponowne dokonywanie wpłat po okresie rezygnacji z oszczędzania w PPK
Co też nader istotne w powyższym kontekście, to fakt, iż ustawa o PPK nie zastrzega dla powyższych oświadczeń formy pisemnej pod rygorem nieważności. Zatem zgodnie z art. 73 kodeksu cywilnego (KC) oświadczenie woli złożone bez zachowania formy pisemnej jest skuteczne i ważne. Zastrzeżenie formy pisemnej bez rygoru nieważności skutkuje jedynie tym, iż w razie sporu nie jest dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności. Jednakże pomimo niezachowania tej formy, wspomniane dowody będą dopuszczalne, jeżeli obie strony wyrażą na to zgodę albo fakt dokonania czynności prawnej zostanie uprawdopodobniony za pomocą dokumentu.
Zatem tak naprawdę nic nie stoi na przeszkodzie, by oświadczenia wymienione powyżej, w odniesieniu do których ustawa o PPK mówi o zachowaniu formy pisemnej, były składane w innej formie niż pisemna, czyli chociażby dokumentowej lub elektronicznej.
Wprawdzie PFR, PIP, jak i część instytucji finansowych ma w tym względzie odmienne zdanie, podnosząc, iż do zachowania ważności składanych oświadczeń koniecznym jest zachowanie formy pisemnej. Niemniej to z przepisów nie wynika i takie podejście należy odrzucić ze strony prawnej. PIP wprawdzie może kwestionować inne rozwiązania pracodawcy w ramach swych uprawnień kontrolnych, jednak w praktyce brak jest sankcji z tego tytułu. Nie można bowiem twierdzić, iż pracodawca nie prowadzi wymaganej dokumentacji w zakresie PPK, gdyż jak najbardziej ją prowadzi, tyle, że w innej formie niż pisemna, czego przepisy nie wykluczają.
Oczywiście stosowanie formy elektronicznej, z wymaganym podpisem kwalifikowanym, wobec wszystkich pracowników i do składania wszystkich oświadczeń w praktyce będzie zapewne niemożliwe, gdyż mało pracowników dysponuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym. I w tej sytuacji najlepszym rozwiązaniem wydaje się forma dokumentowa, pozwalająca połączyć rozwiązania elektroniczne z pewnością obrotu dokumentami.
Jak zatem prawidłowo prowadzić dokumentację związaną z PPK?
Otóż w przypadku pozostałych oświadczeń i dokumentów dotyczących PPK (poza 3 wymienionymi w poprzednim akapicie) ustawa o PPK nie wskazuje formy ich składania. Zatem zgodnie z art. 60 KC wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej.
Zatem pracodawca może dość swobodnie określić formę dokumentów składanych w ramach PPK, przy czym powinien wziąć pod uwagę takie rozwiązanie, które pozwoli na ustalenie:
- kto złożył dane oświadczenie
- komu zostało ono złożone
- w jakim czasie
- jaka była jego treść
- kiedy został wykonany obowiązek pracodawcy
- do kogo dana informacja dotarła
Te elementy są wręcz kluczowe z punktu widzenia ochrony interesów pracodawcy. Wynika to z faktu, iż większość oświadczeń związanych z PPK kreuje po stronie pracodawcy określone zobowiązania i jego odpowiedzialność, w tym również na poziomie wykroczeń zagrożonych grzywną do 1 mln zł i więcej.
Mając powyższe na uwadze należy zdecydowanie odrzucić formę ustną takich oświadczeń i informacji. Co prawda spełniać ona będzie wymogi powołanego już art. 60 KC, jednak w żaden sposób nie powoli na zabezpieczenie interesów pracodawcy.
Generalnie pracodawca może zatem narzucić w swej organizacji wersję pisemną powyższych oświadczeń i informacji. To jednak wiązać się będzie z koniecznością zarządzania dużą liczbą dokumentów papierowych, przetwarzania ich i archiwizowania. Poza tym sam obieg dokumentów papierowych wymaga dodatkowych zasobów kadrowych. Stąd też uznać należy takie rozwiązanie za mało korzystane, szczególnie dziś, gdy trwa epidemia, spora część pracowników pracuje zdalnie i powinniśmy unikać kontaktów.
Co zatem byłoby obecnie najlepszym rozwiązaniem dla prowadzenia dokumentacji PPK?
Wydaje się, iż obecnie najlepszym rozwiązaniem jest system, w ramach którego oświadczenia i informacje składane są w formie dokumentowej (w praktyce będą to dokumenty elektroniczne). I to rozwiązanie pozbawione jest wad prowadzenia dokumentacji w wersji papierowej.
Składając oświadczenie pracownik loguje się do wewnętrznego intranetu pracodawcy, podając login i hasło, jemu tylko znane. I takie rozwiązanie gwarantuje poprawną weryfikację takiego pracownika, co jest kluczowe, gdyż nie ma tutaj mowy o składaniu własnoręcznego podpisu.
Celem ułatwienia taka platforma powinna zawierać gotowe wzory oświadczeń pracownika, wypełnione już jego danymi przy wyborze konkretnego dokumentu. Oczywiście z wyjątkiem danych zależnych od decyzji pracownika. Takie podejście pozwoli na zachowanie integralności całej dokumentacji.
Unikać natomiast należy przyjmowania dokumentacji w postaci skanów PDF czy też zdjęć, gdyż wbrew pozorom takie rozwiązanie jest obarczone podobnymi mankamentami jak dokumentacja papierowa.
Technicznie po dokonaniu wyboru przez pracownika danego oświadczenia i uzupełnieniu formularza wymaganymi danymi wystarczy, iż kliknie on pole „wyślij”. W tym momencie system powinien przekazać informację o złożeniu oświadczenia do osób odpowiedzianych za obsługę programu PPK, jak i treść tego oświadczenia w postaci elektronicznej. Jednocześnie system powinien też wygenerować potwierdzenie dla pracownika (chociażby w postaci pliku PDF) z treścią złożonego oświadczenia i datą jego złożenia. Takie potwierdzenie będzie dla pracodawcy, jak i pracownika dodatkowym ułatwieniem.
Taki system można oczywiście rozbudować o inne funkcjonalności. Ponadto może on służyć pracodawcy do przekazywania pracownikom informacji, do których jest on zobowiązany ustawą o PPK.
Należy też pamiętać, iż zapewne nie wszyscy pracownicy mają dostęp do komputerów służbowych, zatem w przypadku osób pozbawionych takich możliwości, koniecznym byłoby udostępnienie na terenie zakładu pracy sprzętu komputerowego do ogólnego użytku, gdzie byłaby możliwość zalogowania się do systemu i złożenia określonych oświadczeń.
Jeszcze innym rozwiązaniem, coraz bardziej popularnym, jest udostępnienie przez pracodawcę powyższych funkcjonalności za pomocą aplikacji na telefon czy też zewnętrznej strony www. Takie rozwiązanie sprawi bowiem, iż pracownicy będą mieli dostęp do systemu w każdym czasie, zatem również i w domu. Należy jednak wówczas pamiętać o osobach wykluczonych cyfrowo (czyli nieposiadających dostępu do smartfona czy też domowego komputera), tworząc dla nich odpowiednie miejsce w zakładzie pracy.
Sprawdź jak wygląda usługa: Digitalizacji Teczek i dokumentów pracownika.
Podsumowując, zgodnie z aktualnym stanem prawnym, ale też w zgodzie z aktualną sytuacją epidemiczną, jak i biorąc pod uwagę efektywność pracy, prowadzenie dokumentacji związanej z obsługą programów PPK pracodawca może zorganizować w formie elektronicznej. Oczywiście przy spełnieniu odpowiednich wymogów, jednak nic nie stoi na przeszkodzie, by właśnie tak do tego podejść. I to nawet wbrew stanowiskom PFR czy też PIP, które, jak się okazuje, nie mają podstaw prawnych do żądania prowadzenia takiej dokumentacji w wersji tradycyjnej papierowej.
Ekspert Łukasz swoje wieloletnie doświadczenie na rynku pracy postanowił przekazać także na naszym blogu. Jego artykuły dotyczą aktualnych zmian gospodarczych a także tych na rynku pracy. Z chęcia udzieli porad pracodawcą, którzy prężnie rozwijają swoje firmy.